Comment rédiger un rapport de ventes mensuel
Publié: 2022-01-03En tant que directeur des ventes, vous avez beaucoup à faire ; en gardant constamment un œil sur les performances de votre équipe de vente. Le service commercial est le moteur de votre entreprise et il doit continuer à fonctionner. Pour faire fonctionner ce moteur sur tous les cylindres, les commerciaux doivent générer des rapports sur n'importe quel nombre d'indicateurs de performance clés.
Bien qu'un bon CRM pour les équipes de vente comporte des tableaux de bord et des rapports intégrés pour le suivi en temps réel de la progression des ventes, les commerciaux doivent toujours savoir comment rédiger un rapport mensuel. Il est plus qu'utile d'informer les parties prenantes, telles que les investisseurs, qui n'ont pas accès à votre tableau de bord CRM. De même, vous devrez peut-être mettre à jour la C-Suite, qui n'a pas le temps de fouiller dans les tableaux de bord CRM.
Mais rédiger un rapport de vente est un travail difficile. Vous vous demandez comment rédiger un rapport de ventes mensuel à un patron ou à un investisseur, eh bien vous êtes au bon endroit.
Dans cet article, nous expliquons : ce qu'est un rapport de ventes mensuel, découvrons ce qu'il comprend, comptons les différents types de rapports de ventes mensuels par KPI et partageons quelques conseils pratiques pour créer d'excellents rapports de ventes.
Qu'est-ce qu'un rapport mensuel des ventes ?
Un rapport mensuel des ventes donne un aperçu des activités de vente au sein d'une entreprise pour le mois précédent. Il reflète les différents processus de vente en cours au sein de l'entreprise, montre les tendances du volume des ventes, compare les chiffres entre les différentes étapes de l'entonnoir de vente et décrit les performances des commerciaux.
Un rapport de vente est votre navigateur commercial, la feuille de route qui aide votre équipe de vente à aller dans la bonne direction.
Divers rapports permettent d'optimiser les performances globales et de révéler les lacunes des flux de travail. Nous pouvons générer des rapports sur différents aspects des ventes, tels que les performances globales, les détails des revenus générés, le développement du volume des ventes, pour mesurer le volume par rapport aux objectifs, la valeur à vie du client, etc.
Les rapports peuvent également se concentrer sur les commerciaux et les performances de leur cycle de vente, de la génération de leads à la conclusion de la transaction. Chaque rapport est un instantané permettant à votre entreprise d'évaluer la situation, de déterminer la meilleure décision à prendre et le type d'action à entreprendre.
Valérie Kakovkina 
Les éléments clés d'un rapport de ventes mensuel
Les rapports sur les ventes peuvent différer en termes de calendrier, d'échantillons, de contenu et d'autres variables. Pourtant, la structure commune est toujours similaire. Votre rapport de vente doit inclure un résumé concis de l'état actuel du projet, de l'avancement réel, des tâches incomplètes, des conditions prévues et d'autres éléments essentiels pour décrire l'état d'un projet.
Il y a des éléments clés que chaque rapport de vente devrait contenir.
Aperçu du projet
Commencez votre rapport mensuel des ventes par une brève description du projet. L'aperçu devrait inclure l'objectif du rapport et indiquer explicitement les réalisations d'une période antérieure . De cette façon, vous accordez au lecteur de votre rapport de ventes l'accès à une version établie de l'arrière- plan du projet et lui permettez de porter un jugement impartial sur vos performances au cours de la période en cours.
Sommaire
Le bref résumé se présente généralement sous la forme d'un aperçu de haut niveau d'une page du projet et des mesures clés associées à la période rapportée. Il existe pour que les dirigeants puissent parcourir une seule page d'informations au lieu de lire une version plus complète du rapport. Par conséquent, lors de la rédaction d'un résumé de rapport de vente, concentrez-vous sur les données les plus importantes et fournissez suffisamment d'informations et de recommandations basées sur celles-ci.
Pour résumer efficacement un projet, examinez les chiffres de vente du mois en question et déterminez les principaux points à retenir. Traditionnellement, les objectifs d'un rapport de vente sont centrés sur...
- Nombre de pistes poursuivies
- Nombre de ventes générées
- Volume de produit vendu
Répartition des données
Pour les dirigeants qui dépassent la page de résumé, vous devez créer quelques sections qui expliquent plus en détail les processus de vente dont vous faites le rapport . Concentrez chaque section sur une métrique ou un processus distinct pour maintenir la compréhension des lecteurs.
La décision concernant les processus qui méritent d'être mentionnés dans un rapport vous appartient, ainsi qu'aux personnes pour lesquelles vous signalez. Mais rappelez-vous que toutes les sections doivent suivre à peu près la même structure. Chaque section doit comprendre…
- Un bref aperçu du processus discuté
- Une sélection d'indicateurs de performance clés pertinents qui soutiennent davantage le récit de votre section
- Principales conclusions et recommandations
Lorsque vous remplissez votre rapport de ventes avec des KPI, assurez-vous de fournir une explication de ce que mesure chaque article et d'établir un délai approprié . S'il y a des fluctuations dans l'ensemble de données , assurez-vous de les développer. Voici quelques idées de KPI que vous pouvez inclure dans votre rapport de ventes mensuel…
- Le nombre de transactions à chaque étape du pipeline
- Taille moyenne des transactions et valeur de chaque transaction conclue
- Taux de clôture moyen
- La durée du cycle de vente, combien de temps il faut pour conclure chaque transaction
Pour améliorer encore la qualité de votre rapport et le rendre plus accessible au public, illustrez les chiffres dont vous parlez avec des graphiques et des tableaux . Ne compliquez pas trop vos visuels. Un graphique ou un graphique déroutant, qui n'est pas pertinent pour vos données, peut gâcher l'ensemble du rapport, en attirant l'attention et l'accent sur la mauvaise chose.
Résultat
Dans cette section, le vendeur déclarant interprète les résultats de son rapport et compare les chiffres de la période rapportée aux chiffres d'une période précédente. Ensuite, ils évaluent les performances des ventes et fournissent un ensemble de résultats avec une spécification détaillée du statut. Par exemple, un achat de matériel est « terminé » ou une fourniture de pièces de rechange est « retardée ».
Si une explication plus détaillée de chaque catégorie est requise, elle doit être fournie dans une sous-section intitulée Chronologie.
La sous-section Chronologie contient des informations supplémentaires sur les jalons thématiques et se présente souvent sous la forme d'une grille avec une indication de couleur des tâches terminées et en cours. Il détaille les travaux qui ont été exécutés, le (in)conformité avec le calendrier, la date réelle d'achèvement ainsi que d'autres faits significatifs qui méritent d'être mentionnés.
Conclusion et recommandations
Le dernier élément d'un rapport de ventes mensuel fournit aux lecteurs une brève conclusion et des conseils concernant les prochaines étapes.
Dans cette section, vous devez fournir une perspective et expliquer quelle action aurait un impact sur l'avenir de l'entreprise. Suggérez quelques idées qui optimiseraient le processus et aideraient à résoudre les problèmes à l'avenir. Vous pouvez également utiliser cette partie du rapport des ventes pour offrir une explication à « pourquoi la tâche n'a pas été achevée selon le calendrier ? » ou « quels problèmes sont considérés comme des obstacles ? ”
Par exemple, pour respecter les conditions nécessaires à la réalisation d'un projet, certaines ressources peuvent être nécessaires. L'explication de cette nécessité doit être présentée en détail dans cette section.
Types de rapports de ventes par KPI
En fonction des types de KPI sur lesquels vous réfléchissez dans votre rapport de ventes mensuel, il est possible de différencier les types de rapports de ventes suivants.
Rapport KPI des ventes
Il s'agit d'un rapport de vente mensuel complet qui s'articule autour de mesures de vente de haut niveau telles que les revenus, le taux de désabonnement, la marge bénéficiaire, les ventes supplémentaires. Le principal public cible de ce rapport est les cadres de niveau C.
Le rapport KPI des ventes permet aux vice-présidents des ventes, aux cadres et aux responsables de garder un œil sur les données opérationnelles et stratégiques les plus importantes. Ces informations leur permettent de modifier le cours de la stratégie de vente d'une entreprise en cas de besoin. Il est essentiel de suivre ces mesures sur une base mensuelle pour augmenter la qualité et la performance des objectifs de vente désignés.
Rapport sur les opportunités de vente
Le rapport sur les opportunités de vente se concentre sur les opportunités de vente générées par une entreprise chaque mois. Les entreprises utilisent ce rapport pour suivre et comparer facilement la capacité de chaque membre de l'équipe à remporter des contrats et garder un œil sur les tendances des pipelines d'opportunités historiques.
Le rapport sur les opportunités de vente identifie les opportunités de vente les plus importantes du pipeline, analyse les sources de ces opportunités et prévoit les revenus qu'elles peuvent générer.
Rapport sur la durée du cycle de vente
Le rapport sur la durée du cycle de vente couvre l'intégralité de l'entonnoir de vente de vos commerciaux, de haut en bas. Il aide les responsables commerciaux à suivre le temps nécessaire à leur équipe commerciale pour convertir une opportunité de vente en client payant.
Ce rapport décrit également la capacité de chacun de vos commerciaux à faire avancer les affaires dans l'entonnoir de vente, en aidant à identifier leurs forces et leurs faiblesses. En visualisant ce rapport, vous pouvez voir où se produisent les décrochages et former vos commerciaux pour convertir les prospects plus rapidement.
Valérie Kakovkina 
Rapport de conversion des ventes
Le rapport mensuel des ventes va de pair avec le précédent. Il détaille en outre les activités de votre équipe de vente tout au long du mois et l'efficacité de ces activités pour convertir les prospects en clients.
Habituellement, le rapport sur la conversion des ventes est plus détaillé que le rapport sur la durée du cycle de vente car il analyse chaque étape de l'entonnoir des ventes, commercial par commercial. Un rapport de suivi des conversions standard inclut des informations sur les contacts, les prospects générés, qualifiés et gagnés, ainsi que les taux de modification au cours d'une période donnée .
Les appels à froid restent l'un des moyens les plus efficaces de remplir votre pipeline de ventes avec des prospects. De nombreux managers insistent pour créer le rapport des appels sortants afin d'analyser l'efficacité des activités de vente. Ce rapport permet à la fois de créer une vue d'ensemble générale et une image plus spécifique, représentant par représentant, pour l'efficacité des appels à froid.
Ce rapport inclut souvent le nombre d'appels passés , la durée moyenne d'un appel , le taux de contact , les contrats conclus et les valeurs moyennes des commandes .
Retrouvez les rapports que vous pouvez créer dans un CRM dans cet article
Comment rédiger un excellent rapport de ventes mensuel
La moyenne Le rapport mensuel des ventes présente simplement un tableau de mesures. Un grand le rapport mensuel des ventes est clair et structuré. Vous devez vous assurer que toutes les données que vous incluez dans votre document sont organisées de manière à communiquer des informations significatives sur les progrès de l'équipe commerciale et la croissance globale de l'entreprise.
Identifiez le public cible de votre rapport de ventes mensuel
Un excellent rapport mensuel sur les ventes ne se contente pas d'afficher des données pertinentes, il tient également compte des intérêts du lecteur visé. Avant de commencer à rédiger votre rapport, identifiez les parties prenantes qui le liront et ce qu'elles aimeraient savoir sur votre processus de vente.
Posez-vous les questions suivantes…
- Qui lit votre rapport ?
- Pourquoi ont-ils besoin de voir ce rapport de ventes ?
- Que savent-ils de votre processus de vente ?
- Quelle est leur façon préférée d'interagir avec l'information ?
Le rapport que vous présentez à un directeur des ventes est différent de celui que vous soumettez à un PDG ou à un investisseur. Gardez cela à l'esprit et mettez-vous à la place du lecteur pour produire un document qui aura le plus de valeur pour lui.
Imaginez que vous préparez un rapport de ventes mensuel pour un vice-président des ventes et que vous souhaitez mettre en évidence la productivité de votre équipe de vente et comment leurs actions contribuent à l'atteinte des objectifs. Sinon, vous préparez un rapport pour le service marketing et vous souhaitez vous concentrer sur les informations relatives à l'efficacité des différentes sources de prospects.
Une fois que vous savez qui consultera votre rapport de ventes mensuel, vous devriez être en mesure de définir un objectif clair pour celui-ci.
Rassemblez les données nécessaires et coupez les détails sans importance
En gardant à l'esprit l'objectif de votre rapport de ventes mensuel, vous pouvez identifier les mesures essentielles et commencer à collecter les données nécessaires. Assurez-vous de ne collecter que des données qui intéressent votre public cible, en supprimant tous les détails sans importance.
Il peut être tentant de montrer toutes vos réalisations dans un rapport mensuel, mais il est préférable d'éviter d'inclure des explications trop détaillées. Coupez votre rapport de ventes mensuel de toutes les peluches et restez concis.
Si vous rencontrez des difficultés pour découper des pièces, posez-vous les questions suivantes…
- Quels sont les points de données clés dans le cycle de vente ?
- Que montrent les données qui ont aidé pendant le processus de vente ?
- Quels domaines d'opportunités les données montrent-elles ?
- Ces données contribuent-elles à une vue d'ensemble ?
- Le lecteur a-t-il besoin de cette information ?
Si vous ne savez toujours pas s'il est nécessaire ou non d'inclure une tranche d'information spécifique dans un rapport, ne vous précipitez pas pour la supprimer du rapport. Laissez-le, mettez-le en surbrillance ou placez-le dans un document séparé pour plus tard. Ensuite, vous pouvez toujours vous y référer, si le besoin s'en fait sentir.
Identifier les tendances dans les données et préparer des explications
Une fois que vous avez rassemblé toutes les données pertinentes, analysez-les pour repérer les tendances et les modèles. S'il y a des valeurs aberrantes, notez-les. Cependant, il ne suffit pas de simplement énoncer les modèles, vous devez également développer des hypothèses sur les raisons pour lesquelles ils se produisent. Faites correspondre les métriques aux processus de vente qui ont eu lieu pendant cette période.
Posez-vous des questions descriptives…
- Pourquoi ces pics et ces creux se produisent-ils ?
- Quelle a été la performance de l'équipe en fonction de ses quotas de vente ?
- Quels changements tactiques et stratégiques se sont produits au cours de la période rapportée ?
Automatisez les rapports de ventes avec CRM
N'hésitez pas à automatiser le processus de reporting. Le reporting manuel des ventes peut être une tâche laborieuse qui nécessite beaucoup d'attention et prend beaucoup de temps. Pourquoi ne pas vous tourner vers une solution CRM pour faire le travail à votre place ?
En utilisant un logiciel CRM pour produire des rapports de ventes mensuels, vous pouvez être assuré que le processus est standard et que vous ne manquez aucun détail en raison d'une erreur humaine. Vous pouvez vous attendre à des rapports plus clairs et plus fiables. NetHunt CRM peut vous aider à générer les rapports de ventes mensuels suivants
- Rapport sur le pipeline des ventes
- Rapport sur les ventes totales
- Rapport sur les ventes par client
- Rapport sur les ventes par propriétaire
- Rapport sur les ventes par source
- Prévisions de ventes
- Temps dans le rapport d'étape
- Rapport sur les sources de leads
- Rapport de raison perdue
La meilleure chose est que tous ces rapports sont visualisés, accessibles et compréhensibles pour quiconque les consulte.
Savoir par où commencer avec les rapports de vente est la condition préalable à une prise de décision améliorée, à des efforts guidés de l'équipe de vente dans la bonne direction et à des processus commerciaux à toute vapeur.
Suivez les étapes et les conseils ci-dessus pour créer un rapport de ventes qui ne prend pas beaucoup de temps, transmet les bonnes données et apporte des résultats !