月次売上報告書の書き方

公開: 2022-01-03

セールスマネージャーとして、あなたはあなたのプレートにたくさんを持っています。営業チームのパフォーマンスを常に監視しています。営業部門はあなたの会社のエンジンであり、それは時を刻み続けるべきです。このエンジンをすべてのシリンダーで作動させるには、営業担当者は任意の数のKPIについて報告する必要があります。

営業チーム向けの優れたCRMは、営業の進捗状況をリアルタイムで監視するための組み込みのダッシュボードとレポートを備えていますが、営業担当は月次レポートの作成方法を知っている必要があります。 CRMダッシュボードにアクセスできない投資家などの利害関係者に通知することは非常に便利です。同様に、CRMダッシュボードをいじくり回す時間がないC-Suiteを更新する必要があるかもしれません。

しかし、売上報告書を書くのは大変な作業です。あなたは上司や投資家に毎月の売上報告書を書く方法を自分自身に尋ねていることに気づきます、あなたは正しい場所に来ました。

この記事では、月次売上レポートとは何か、その構成を明らかにし、KPIごとにさまざまなタイプの月次売上レポートを数え、優れた売上レポートを作成するための実用的なヒントを共有する方法について説明します。

月次売上報告書とは何ですか？

月次販売レポートは、前月の企業内の販売活動の概要を提供します。これは、ビジネス内で発生しているさまざまな販売プロセスを反映し、販売量の傾向を示し、販売ファネルのさまざまなステップ間の数値を比較し、営業担当者のパフォーマンスの概要を示します。

セールスレポートはビジネスナビゲーターであり、セールスチームが正しい方向に進むのに役立つロードマップです。

さまざまなレポートは、全体的なパフォーマンスを最適化し、ワークフローの欠陥を明らかにするのに役立ちます。全体的なパフォーマンス、生成された収益の詳細、販売量の開発、目標に対する量の測定、顧客生涯価値など、販売のさまざまな側面についてレポートできます。

レポートでは、営業担当者と、リードの生成から取引の成立までの営業サイクルのパフォーマンスに焦点を当てることもできます。各レポートは、会社が状況を評価し、行うべき最善の決定を決定し、実行するアクションのタイプを決定するためのスナップショットです。

月次売上報告書の重要な要素

販売レポートは、タイミング、サンプル、コンテンツ、およびその他の変数が異なる場合があります。それでも、一般的な構造は常に似ています。販売レポートには、プロジェクトの現在の状態、実際の進捗状況、不完全なタスク、予想される用語、およびプロジェクトのステータスを説明するためのその他の重要な要素の簡潔な要約を含める必要があります。

すべての販売レポートに含める必要のある重要な要素があります。

プロジェクトの概要

プロジェクトの簡単な説明から月次売上レポートを開始します。概要には、レポートの目的を含め、前の期間の成果を明示的に記載する必要があります。このようにして、販売レポートの読者にプロジェクトの背景の確立されたバージョンへのアクセスを許可し、現在の期間のパフォーマンスについて公平な判断を下せるようにします。

概要

短い要約は通常、プロジェクトの高レベルの1ページの概要と、報告された期間に関連する主要なメトリックとして行われます。これは、経営幹部がレポートの完全版を読む代わりに、1ページの情報をざっと読むことができるようにするために存在します。したがって、販売レポートの要約を作成するときは、最も重要なデータに焦点を当て、それに基づいて十分な洞察と推奨事項を提供してください。

プロジェクトを効果的に要約するには、問題の月の販売数を振り返り、重要なポイントを決定します。従来、販売レポートの目的は次のことに焦点を当てています...

追求されたリードの数
発生した売上高
販売された製品の量

データの内訳

概要ページを通過するエグゼクティブの場合は、報告している販売プロセスをより詳細に説明するセクションをいくつか作成する必要があります。読者の理解を維持するために、各セクションを個別のメトリックまたはプロセスに焦点を合わせます。

レポートで言及する価値のあるプロセスに関する決定は、あなたとあなたが報告している人々です。ただし、すべてのセクションはほぼ同じ構造に従う必要があることに注意してください。各セクションには…を含める必要があります

議論されたプロセスの簡単な概要
セクションの説明をさらにサポートする関連KPIの選択
主な調査結果と推奨事項

売上レポートにKPIを詰め込むときは、各項目が何を測定しているかの説明を提供し、適切な時間枠を確立するようにしてください。 データセットに変動がある場合は、それらを詳しく説明してください。毎月の売上レポートに含めることができるKPIのアイデアを次に示します…

パイプラインの各段階での取引数
成約した各取引の平均取引サイズと価値
平均成約率
販売サイクルの長さ、各取引の成立にかかる時間

レポートの品質をさらに向上させ、一般の人々がアクセスしやすくするために、話している図をグラフやチャートで示してください。ただし、ビジュアルを複雑にしすぎないでください。データに関係のない紛らわしいグラフやグラフは、レポート全体を台無しにし、間違ったことに注意を向けて強調する可能性があります。

結果

このセクションでは、レポート営業担当者がレポートの結果を解釈し、レポートされた期間の数値を前の期間の数値と比較します。次に、販売実績を評価し、ステータスの詳細な仕様を含む一連の結果を提供します。 たとえば、機器の購入が「完了」したり、スペアパーツの供給が「遅れ」たりします。

各カテゴリのより詳細な説明が必要な場合は、タイムラインと呼ばれるサブセクションで提供する必要があります。

タイムラインサブセクションには、トピックのマイルストーンに関する詳細情報が含まれており、多くの場合、完了したタスクと進行中のタスクを色で示すグリッドとして形成されます。それは、実行された作業、スケジュールの（不）遵守、言及する価値のある他の重要な事実に沿った実際の完了日について詳しく説明します。

結論と推奨事項

月次売上レポートの最後の要素は、読者に次のステップに関する簡単な結論とアドバイスを提供します。

このセクションでは、見通しを示し、どの行動が会社の前進に影響を与えるかを説明する必要があります。プロセスを最適化し、将来の問題を解決するのに役立ついくつかのアイデアを提案します。また、販売レポートのこの部分を使用して、「タスクがスケジュールどおりに完了しなかった理由を説明することもできます。 」または「どのような問題が障害と見なされますか？ 」

たとえば、プロジェクトを完了するために必要な条件に準拠するために、特定のリソースが必要になる場合があります。 そのような必要性の説明は、このセクションで詳細に提出する必要があります。

KPIによる販売レポートの種類

月次売上レポートに反映するKPIのタイプに応じて、次のタイプの売上レポートを区別することができます。

セールスKPIレポート

これは、収益、解約率、利益率、増分売上などの高レベルの売上指標を中心とした包括的な月次売上レポートです。このレポートの主な対象読者は、経営幹部です。

セールスKPIレポートを使用すると、セールスVP、エグゼクティブ、およびマネージャーは、最も重要な運用データと戦略データを把握できます。この情報により、必要に応じて会社の販売戦略の方針を変更できます。指定された販売目標の品質とパフォーマンスを向上させるには、これらの指標を毎月追跡することが不可欠です。

販売機会レポート

販売機会レポートは、企業が毎月生成する販売機会に焦点を当てています。企業はこのレポートを使用して、各チームメンバーが取引に勝つ能力を簡単に追跡およびベンチマークし、過去の機会パイプラインの傾向を把握します。

販売機会レポートは、パイプラインで最も重要な販売機会を特定し、それらの機会のソースを分析し、それらが生み出すことができる収益を予測します。

販売サイクル長レポート

営業サイクルの長さレポートは、営業担当者の営業目標到達プロセス全体を上から下までカバーします。これは、営業マネージャーが営業チームが営業機会を有料の顧客に変換するのにかかる時間を追跡するのに役立ちます。

このレポートでは、各営業担当者が取引を目標到達プロセスに押し下げるのにどれだけ優れているかについても概説し、それぞれの長所と短所を特定するのに役立ちます。このレポートを視覚化することで、ストールが発生している場所を確認し、リードをより迅速に変換するように営業担当者をトレーニングできます。

売上変換レポート

月次売上報告書は、前の報告書と密接に関連しています。さらに、営業チームが1か月を通して行う活動と、それらの活動がリードを顧客に変えるのにどれほど効果的であるかについて詳しく説明します。

通常、販売コンバージョンレポートは、販売目標到達プロセスの各ステップである販売担当者ごとに分析するため、販売サイクルの長さレポートよりも詳細です。標準のコンバージョントラッキングレポートには、連絡先、生成されたリード、認定されたリード、獲得したリード、および特定の期間内の変更率に関する情報が含まれます。

コールドコールは、販売パイプラインにリードを投入するための最も効果的な方法の1つです。多くのマネージャーは、営業活動の効果を分析するためにアウトバウンドコールレポートを作成することを主張しています。このレポートは、コールドコールの有効性について、一般的な概要と、より具体的な担当者ごとの図の両方を作成するのに役立ちます。

このレポートには、多くの場合、発信された通話の数、通話の平均時間、連絡率、成約した契約、および平均注文値が含まれます。

この記事でCRMに作成できるレポートを見つけてください右矢印

素晴らしい月次売上レポートの書き方

平均月次売上レポートは、一連のメトリックを表示するだけです。 素晴らしい 月次売上レポートはクリーンで構造化されています。ドキュメントに含めるすべてのデータが、営業チームの進捗状況と会社全体の成長に関する有意義な情報を伝達するように配置されていることを確認する必要があります。

月次売上レポートのターゲットオーディエンスを特定します

優れた月次売上レポートは、関連するデータを表示するだけでなく、対象となる読者の関心も考慮します。レポートの作成に取り掛かる前に、レポートを読む利害関係者と、販売プロセスについて知りたいことを特定します。

次の質問を自問してください…

誰があなたのレポートを読んでいますか？
なぜ彼らはこの販売レポートを見る必要があるのですか？
彼らはあなたの販売プロセスについてどのくらい知っていますか？
情報と対話するための彼らの好ましい方法は何ですか？

営業マネージャーに提出するレポートは、CEOまたは投資家に提出するレポートとは異なります。このことを念頭に置いて、読者の立場に立って、読者にとって最も価値のあるドキュメントを作成してください。

営業担当副社長の月次売上レポートを作成していて、営業チームの生産性とその行動が目標の達成にどのように貢献しているかを強調したいとします。または、マーケティング部門向けのレポートを作成していて、さまざまなリードソースの有効性に関する情報に焦点を当てたいと考えています。

毎月の売上レポートを誰が見るかがわかれば、明確な目標を設定できるはずです。

必要なデータを収集し、重要でない詳細を切り取ります

月次売上レポートの目標を念頭に置いて、どのメトリックが不可欠であるかを特定し、必要なデータの収集を開始できます。ターゲットオーディエンスに関心のあるデータのみを収集し、重要でない詳細をすべて削除するようにしてください。

月次レポートですべての成果を披露したくなるかもしれませんが、過度に詳細な説明を含めることは避けるのが最善です。すべての綿毛の毎月の販売レポートを切り取り、簡潔に保ちます。

パーツの切り出しに問題がある場合は、次の質問を自問してください…

販売サイクルの重要なデータポイントは何ですか？
データは、販売プロセス中に役立ったことを示していますか？
データはどのような機会の領域を示していますか？
このデータは全体像に貢献していますか？
読者はこの情報を必要としていますか？

レポートに含めるために特定の情報のスライスが必要かどうかまだわからない場合は、急いでレポートから削除しないでください。そのままにするか、強調表示するか、後で使用するために別のドキュメントに入れます。そうすれば、必要に応じていつでも参照できます。

データのパターンを特定し、説明を準備します

関連するすべてのデータを収集したら、それを分析して傾向とパターンを見つけます。外れ値がある場合は、それらをメモします。ただし、パターンを単純に述べるだけでは不十分であり、パターンが発生する理由についての仮説を立てる必要もあります。その間に行われた販売プロセスにメトリックを一致させます。

説明的な質問を自問してください…

なぜこれらの山と谷が起こっているのですか？
チームは販売ノルマに応じてどの程度うまく機能しましたか？
報告された期間中に発生した戦術的および戦略的変更はどれですか？

CRMを使用して販売レポートを自動化する

レポート作成プロセスの自動化を躊躇しないでください。手動の売上報告は、多くの注意を必要とし、多くの時間を費やす骨の折れる作業になる可能性があります。あなたのために仕事をするためにCRMソリューションに目を向けてみませんか？

CRMソフトウェアを使用して月次売上レポートを作成することで、プロセスが標準であり、人為的ミスのために詳細を見逃すことはありません。よりクリーンで信頼性の高いレポートが期待できます。 NetHunt CRMは、次の月次売上レポートの生成に役立ちます

販売パイプラインレポート
総売上高レポート
顧客レポートによる売上高
オーナーレポート別売上高
ソースレポートによる売上高
販売予測
ステージレポートの時間
リードソースレポート
失われた理由のレポート

最良の点は、これらすべてのレポートが視覚化され、アクセス可能で、見ている人が誰でも理解できることです。

セールスレポートをどこから始めればよいかを知ることは、意思決定を強化し、セールスチームの取り組みを正しい方向に導き、ビジネスプロセスを完全に前進させるための前提条件です。

上記の手順とヒントに従って、時間のかからない、適切なデータを伝達し、結果をもたらす販売レポートをまとめてください。