5 أشياء ضرورية لإنشاء مكان عمل افتراضي من Rockin

أنا أعمل في غرفة نوم (حسنًا ... لا يوجد سرير أو حتى أريكة لهذا الأمر - إنها غرفة نوم تم تحويلها إلى مكتب ، لذلك يجب أن أغادر المكتب لأتسلل إلى قيلولة بعد الظهر).

PMG هي مكان عمل افتراضي بالكامل ، لذلك يعمل 19 موظفًا حصريًا في منازلهم. ليس لدينا مساحة مكتبية. وقد جعلناها تعمل لمدة 10 سنوات وفريقنا يقدر بالتأكيد هذا الترتيب. نعلم أيضًا أننا لسنا وحدنا - حيث تعمل العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الأخرى في أماكن عمل افتراضية ، ويتبنى عدد متزايد من الشركات الكبرى فكرة العمل عن بُعد أو الوضع الهجين حيث يعمل الموظفون من المنزل لبضعة أيام على الأقل خلال أسبوع.

أفادت الدراسة الوطنية لأرباب العمل التي أجراها معهد العائلات والعمل لعام 2014 أنه منذ الدراسة الأخيرة التي أجريت في عام 2009 ، كانت هناك قفزة بنسبة 17٪ في عدد أرباب العمل الذين سمحوا لبعض موظفيهم على الأقل بالعمل من المنزل من حين لآخر وزيادة بنسبة 15٪. في عدد أرباب العمل الذين سمحوا لموظفيهم بالعمل من المنزل بانتظام.

سواء كانت شركتك عبارة عن مكان عمل افتراضي من وقت لآخر أو كل يوم ، فمن الأهمية بمكان أن تفهم أن هذه الإعدادات تتطلب اهتمامًا خاصًا. كرست زميلتنا وصديقتنا نانسي سيتل مورفي أعمالها بالكامل لمساعدة الشركات على إدارة الفرق الافتراضية بنجاح ، وتتضمن قائمة عملائها أسماء مثل Procter & Gamble و IBM و Partners Healthcare - لذلك من الواضح أنه من المفيد تدوين الملاحظات! كما تم الاتصال بنانسي مؤخرًا من قبل سو شيلانبارغر من صحيفة وول ستريت جورنال للحصول على إحدى مقالاتها الخاصة بالعمل والعائلة. (ملاحظة: فقط مشتركو وول ستريت جورنال سيرون المقال كاملاً.)

تتضمن بعض الفوائد الأساسية التي يمكن الاستمتاع بها في مكان عمل افتراضي ناجح ما يلي:

• استقطاب الكفاءات المتميزة والاحتفاظ بها
• خلق ثقافة تعترف حقًا بالتوازن بين العمل والحياة
• أقل النفقات العامة وقدرة أكبر على التوسع دون الحاجة إلى توسيع مساحة المكتب والنفقات ذات الصلة
• إنتاجية أعلى بين الأفراد والفرق

بطبيعة الحال ، لا يأتي العمل فعليًا بدون عيوبه المحتملة ، سواء بالنسبة لأصحاب العمل أو الموظفين. عندما نجري مقابلات مع المرشحين للوظائف ، نشير دائمًا إلى أن مكان العمل الافتراضي ليس للجميع.

تتضمن بعض التحديات الأكثر شيوعًا التي يمكن أن تحدث من العمل تقريبًا ما يلي:

• الشعور بالعزلة ، خاصة بالنسبة للمنفتحين الذين ينشطهم الآخرون
• الشعور بقلة التحكم لدى المديرين الذين يرغبون في حضور فرقهم جسديًا.
• قدرة أقل على إبقاء إصبعك على نبض العمل (لا يوجد مبرد مياه فعليًا أو غرفة استراحة أو ثرثرة مقصورة).
• قلة التواصل حول المشاريع.
• المشتتات ، وعدم وضوح الخطوط بين العمل والحياة المنزلية. قد تشعر أنك لا تبتعد عن وظيفتك أبدًا ، أو على النقيض من ذلك ، لا تشعر أبدًا أنه يمكنك التركيز بشكل كامل على العمل.

بعد تشغيل مكان عمل افتراضي لأكثر من 15 عامًا ، نشعر أننا تعلمنا الكثير - ولدينا إحساس قوي بما يحتاجه هذا النوع من الأعمال من أجل الاستفادة من الفوائد وتجنب المزالق. لقد فزنا أيضًا بجائزة Stevie لعام 2015 لأفضل مكان عمل تديره النساء ، ونحن فخورون جدًا به ، خاصة وأن جميع موظفينا ساهموا في ترشيحنا!

فيما يلي العناصر الخمسة الضرورية التي يحتاجها العمل لإنشاء مكان عمل افتراضي رائع:

1. التكنولوجيا

يعد الاتصال والتعاون أمرًا بالغ الأهمية عندما تكون الفرق افتراضية جزئيًا أو كليًا ، لذلك يجب أن تكون أدواتك التقنية من الدرجة الأولى. لحسن الحظ ، هناك بعض الميزات الرائعة المتاحة - من Trello إلى Dropbox ومن Zoom إلى Slack.

ستعمل أدوات التكنولوجيا المناسبة على إبقاء أعضاء فريقك على اتصال ، والحفاظ على سير المشاريع بسلاسة ، وتسهيل الوصول إلى جميع المستندات والمعلومات بسرعة. يمكنهم مساعدة المديرين في جمع التعليقات ومتابعة الأعمال. يمكنهم أيضًا المساعدة في دعم ثقافة الشركة القوية - نعم ، هذا ممكن (ومهم!) في مكان عمل افتراضي ، حتى عندما لا يعمل الناس جنبًا إلى جنب.

2. الثقة

إذا لم يتمكن المدير أو صاحب العمل من الوثوق بموظفيهم للقيام بوظائفهم عن بُعد ، فسيفشل مكان العمل الافتراضي. يجب أن يكون هناك اشتراك كامل من أعلى المنظمة التي تدعم بيئة عمل مرنة.

في PMG ، نخبر المرشحين للوظائف لدينا أننا نوظف محترفين لا يحتاجون إلى إدارة دقيقة لأنهم ملتزمون بتحقيق التميز في مناصبهم. لا نحتاج إلى معرفة مكان وجود أعضاء فريقنا في كل لحظة من يوم العمل.

الآن ، تعلمنا أيضًا أنه يجب أن يكون هناك بعض الالتزام بساعات العمل العادية - لا نرغب في توظيف شخص يريد العمل من الساعة 11 مساءً حتى 7 صباحًا كل يوم أو العمل فقط في عطلات نهاية الأسبوع لأن ذلك لن يسمح بالعميل المجدول بشكل معقول الاجتماعات ، إلخ.

هناك حاجة أيضًا إلى تعيين توقعات محددة للموظفين حول دورهم في الشركة ، والعمل الذي يمتلكونه ، وكيفية قياس الأداء. إذا كانت هذه المعلومات واضحة لجميع الأطراف المعنية ، فإن التفاصيل اللوجستية لكيفية إنجازهم لعملهم تكون أقل أهمية.

3. إدارة الوقت

العمل فعليًا ليس مناسبًا للجميع. سيجد بعض الأشخاص صعوبة كبيرة في فصل العمل عن حياتهم الشخصية ، وبالتالي سيلهيهم الحياة المنزلية أثناء يوم العمل والعكس صحيح. إن مساعدة فريقك على وضع حدود لأنفسهم حتى يتمكنوا من التركيز بشكل مثمر خلال وقت عملهم ثم إيقاف تشغيله حتى يتمكنوا من التمتع بحياة شخصية ثرية سيزيد من نجاح مكان عملك الافتراضي ويساعد في الاحتفاظ بموظفين رائعين.

يعد وجود مساحة عمل مخصصة في المنزل أمرًا بالغ الأهمية ، وكذلك الوصول إلى التكنولوجيا والأدوات المناسبة. من المفيد أيضًا إنشاء خطة ليوم العمل والأسبوع بشكل عام. يجد بعض أعضاء فريقنا أنه من المفيد وضع رسالة افتراضية "مشغول" أو "خارج المكتب" إذا كانوا بحاجة إلى وقت مكثف للكتابة أو التصميم أو التحليل أو أي عمل آخر مركز. لقد شجعتهم أيضًا على تدوين حالة Skype الخاصة بهم إذا كان لديهم وقت "ساعة عمل" متاح خلال اليوم حتى يعرف زملاؤهم في الفريق متى يمكنهم الوصول لعصف ذهني سريع أو لمجرد أخذ استراحة افتراضية معًا للدردشة.

4. ميزانية السفر

من الممكن تمامًا إنشاء ثقافة رائعة وتحقيق إنتاجية عالية في مكان عمل افتراضي بالكامل. ولكن لا توجد طريقة للتغلب على حقيقة أن وقت الوجه يجب أن يحدث للحصول على أفضل النتائج. يجب أن يكون لديك ميزانية سفر لجمع الأشخاص معًا ، إما لتجمع شركة نصف سنوي أو ربع سنوي ، لأن هذه الأحداث المباشرة ستساعد في بناء علاقات أقوى.

لقد تعلمنا أنه عندما تستثمر في جمع الجميع معًا ، فسيكون ذلك أكثر نجاحًا إذا كنت تخطط لوقت للعمل وللتواصل الاجتماعي. خطط لجدول أعمال قوي لوقت عملك ، ثم امنح بعض الوقت لعشاء غير رسمي أو نزهة حيث يمكن لزملاء العمل الزيارة والتواصل.

5. الشعور بالتكاتف

حتى لو لم يكن موظفوك معًا طوال اليوم ، وحتى إذا رأوا بعضهم البعض بضع مرات في السنة ، فلا يزال بإمكانهم الاستمتاع بشعور كبير من العمل الجماعي والعمل كفريق واحد. ستساعد النصائح المذكورة أعلاه كثيرًا - الثقة بهم ، وتوفير التكنولوجيا المناسبة ، ومنحهم الوقت الكافي لبناء علاقات قوية.

من الجيد أيضًا ، وقد بدأنا للتو في القيام بذلك ، لاستخدام الفيديو قدر الإمكان لمكالمات الفريق والاجتماعات الافتراضية. نحن جميعًا نقع ضحية تعدد المهام عندما نكون في مكالمة جماعية ، ولكن هذا أصعب بكثير عندما تكون أمام الكاميرا. بالإضافة إلى ذلك ، سيقوم فريقك بإجراء اتصالات أقوى بكثير عندما يتمكنون من رؤية بعضهم البعض.

لقد وجدنا أيضًا أن الاحتفال بالنجاحات عبر البريد الإلكتروني أو أثناء الاجتماعات هو طريقة رائعة لتسليط الضوء على كل الأشياء الجيدة التي تحدث في الشركة. نحن نحب أن نقدم الصيحات لأعضاء الفريق الذين حققوا فوزًا رائعًا ، وهم يقدرون التقدير. نخصص أيضًا وقتًا لفرق الحسابات لجدولة العصف الذهني الافتراضي على مشاريع العميل أو لمشاركة دراسة حالة يمكن أن تفيد فريقًا آخر.

تعد مشاركة أخبار ومعلومات الشركة بانتظام مفيدة أيضًا لمساعدة الجميع على تذكر أنهم جزء من شيء أكبر ، حتى وهم يكدحون في مكاتبهم المنزلية.

مع التكنولوجيا المناسبة ، والثقة الثابتة في موظفيك ، والالتزام بإدارة الوقت ، والسفر الدوري للتجمعات الحية ، والشعور بروح الفريق والصورة الأكبر ، سوف يزدهر مكان عملك الافتراضي.