5 elemente obligatorii pentru a crea un loc de muncă virtual rockin

Lucrez într-un dormitor (ei bine... nu există pat sau chiar o canapea de altfel – este un dormitor transformat într-un birou, așa că de fapt trebuie să părăsesc biroul pentru a mă strecura într-un somn de după-amiază).

PMG este un loc de muncă în întregime virtual , așa că cei 19 angajați ai noștri lucrează exclusiv în casele lor. Nu avem spatiu de birouri. Și am făcut-o să funcționeze timp de 10 ani și echipa noastră apreciază cu siguranță aranjamentul. De asemenea, știm că nu suntem singuri – deoarece multe alte firme mici și mijlocii operează locuri de muncă virtuale, iar un număr tot mai mare de companii mai mari îmbrățișează ideea de telecommuting sau o situație hibridă în care angajații lucrează de acasă pentru cel puțin câteva zile în timpul săptămână.

Studiul Național al Angajatorilor din 2014 al Institutului pentru Familii și Muncă a raportat că de la ultimul studiu, realizat în 2009, a existat o creștere cu 17% a numărului de angajatori care au permis ca cel puțin unora dintre angajații lor să lucreze de acasă ocazional și o creștere cu 15% în numărul de angajatori care le-au permis angajaţilor să lucreze de acasă în mod regulat.

Indiferent dacă compania dvs. este un loc de muncă virtual din când în când sau în fiecare zi, este esențial să înțelegeți că aceste setări necesită o atenție specială. Colega și prietena noastră Nancy Settle-Murphy și-a dedicat întreaga afacere pentru a ajuta firmele să gestioneze cu succes echipe virtuale, iar lista ei de clienți include nume precum Procter & Gamble, IBM și Partners Healthcare – așa că este clar că merită să luați notă! Nancy a fost contactată recent și de Sue Shellanbarger de la The Wall Street Journal pentru unul dintre articolele sale Work & Family. (Notă: numai abonații WSJ vor vedea articolul complet.)

Unele dintre beneficiile de bază de care se pot bucura într-un loc de muncă virtual de succes includ:

• Atragerea și păstrarea talentelor de top
• Crearea unei culturi care recunoaște cu adevărat echilibrul dintre viața profesională și viața privată
• Mai puține cheltuieli generale și o capacitate mai mare de scalare fără a fi nevoie să extindeți spațiul de birou și cheltuielile aferente
• Productivitate mai mare între indivizi și echipe

Desigur, munca practic nu vine fără potențialele capcane, atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. Când intervievăm candidații pentru un loc de muncă, subliniem întotdeauna că un loc de muncă virtual nu este pentru toată lumea.

Unele dintre cele mai frecvente provocări care pot apărea din munca virtuală includ:

• Un sentiment de izolare, în special pentru extrovertiți care sunt energizați de alții
• Sentiment de mai puțin control pentru managerii cărora le place să aibă echipele lor prezente fizic.
• Mai puțină capacitate de a vă menține degetul pe pulsul afacerii (nu există răcitor de apă fizic, cameră de pauză sau discuții din cabină).
• Lipsa de comunicare despre proiecte.
• Distragerile și liniile neclare dintre muncă și viața de acasă. S-ar putea să simți că nu ești niciodată departe de locul tău de muncă sau, dimpotrivă, nu simți niciodată că te poți concentra pe deplin pe muncă.

După ce am condus un loc de muncă virtual timp de peste 15 ani, simțim că am învățat o grămadă – și avem o înțelegere solidă a ceea ce are nevoie de acest tip de afacere pentru a profita atât de beneficii, cât și pentru a evita capcanele. Am câștigat chiar și un premiu Stevie 2015 pentru Cel mai bun loc de muncă condus de femei, de care suntem destul de mândri, mai ales că toți angajații noștri au contribuit la nominalizarea noastră!

Iată cele cinci elemente de care are nevoie o companie pentru a crea un loc de muncă virtual excelent:

1. Tehnologie

Comunicarea și colaborarea sunt esențiale atunci când echipele sunt parțial sau complet virtuale, așa că instrumentele tale tehnologice trebuie să fie de top. Din fericire, există unele grozave disponibile - de la Trello la Dropbox, Zoom la Slack.

Instrumentele tehnologice potrivite vor funcționa pentru a menține membrii echipei dvs. în legătură, pentru a menține proiectele să funcționeze fără probleme și pentru a face toate documentele și informațiile accesibile rapid. Aceștia îi pot ajuta pe manageri să colecteze feedback și să urmărească afacerea. De asemenea, pot ajuta la susținerea unei culturi puternice a companiei – da, acest lucru este posibil (și important!) într-un loc de muncă virtual, chiar și atunci când oamenii nu lucrează cot la cot.

2. Încredere

Dacă un manager sau un proprietar de afaceri nu poate avea încredere în angajații lor pentru a-și face treaba de la distanță, un loc de muncă virtual va eșua. Trebuie să existe o acceptare completă din partea superioară a organizației, care susține un mediu de lucru flexibil.

La PMG, le spunem candidaților noștri de muncă că angajăm profesioniști care nu au nevoie de micromanagement, deoarece sunt angajați să atingă excelența în pozițiile lor. Nu trebuie să știm unde sunt membrii echipei noastre în fiecare moment al zilei de lucru.

Acum, am învățat, de asemenea, că trebuie să se respecte orele normale de lucru – nu am dori să angajăm pe cineva care ar dori să lucreze între orele 23:00 și 7:00 în fiecare zi sau să lucreze doar în weekend, deoarece asta nu ar permite un client programat rezonabil. întâlniri etc.

De asemenea, trebuie să existe așteptări specifice pentru angajați cu privire la rolul lor în companie, munca pe care o dețin și modul în care va fi măsurată performanța. Dacă aceste informații sunt clare pentru toate părțile implicate, atunci detaliile logistice despre modul în care își desfășoară munca sunt mai puțin importante.

3. Managementul timpului

Lucrul virtual nu este potrivit pentru toată lumea. Unii oameni vor considera că este prea dificil să separe munca de viața personală și, în consecință, vor fi distrași de viața de acasă în timpul zilei de lucru și invers. Ajutându-ți echipa să își stabilească limite, astfel încât să se poată concentra în mod productiv în timpul lucrului și apoi să o închidă, astfel încât să poată avea o viață personală bogată, va crește succesul locului de muncă virtual și va ajuta la păstrarea angajaților grozavi.

Este esențial să ai un spațiu de lucru desemnat în casă, la fel ca și accesul la tehnologia și instrumentele potrivite. Crearea unui plan pentru ziua de lucru și pentru săptămâna în general este de asemenea utilă. Unii dintre membrii echipei noastre consideră că este util să afișeze un mesaj virtual „ocupat” sau „în afara biroului” dacă au nevoie de timp concentrat pentru scriere, proiectare, analiză sau alte lucrări concentrate. De asemenea, i-am încurajat să noteze în starea lor Skype dacă au la dispoziție oră „oră de birou” în timpul zilei, astfel încât colegii lor să știe când pot lua legătura pentru un brainstorm rapid sau doar pentru a lua o pauză virtuală împreună pentru a discuta.

4. Bugetul de călătorie

Este absolut posibil să creați o cultură grozavă și să obțineți o productivitate ridicată într-un loc de muncă complet virtual. Dar nu există nicio cale de a ocoli faptul că trebuie să se întâmple timpul de față pentru cele mai bune rezultate. Trebuie să aveți un buget de călătorie pentru a reuni oamenii, fie pentru o întâlnire semestrială sau trimestrială a companiei, deoarece aceste evenimente live vă vor ajuta să construiți conexiuni și mai puternice.

Am învățat că, atunci când investiți în aducerea tuturor împreună, va avea cel mai mare succes dacă vă planificați timp pentru afaceri și pentru social. Planificați o agendă solidă pentru timpul dvs. de lucru și apoi acordați-vă timp pentru o cină obișnuită sau o ieșire în care colegii de muncă se pot vizita și se pot conecta.

5. Simțul unității

Chiar dacă angajații tăi nu sunt împreună toată ziua și chiar dacă se văd doar de câteva ori pe an, se pot bucura totuși de un mare sentiment de unitate și pot funcționa foarte bine ca o echipă. Sfaturile de mai sus vă vor ajuta foarte mult – să aveți încredere în ei, să le oferiți tehnologia potrivită și să le acordați timp pentru a construi conexiuni puternice.

De asemenea, este bine, și tocmai am început să facem acest lucru, să folosim cât mai mult posibil video pentru apelurile de echipă și întâlnirile virtuale. Cu toții cădem victimele multitasking-ului atunci când participăm la o conferință telefonică, dar acest lucru este mult mai greu de făcut când ești în fața camerei. În plus, echipa ta va face conexiuni mult mai puternice atunci când se vor putea vedea.

De asemenea, am descoperit că sărbătorirea succeselor prin e-mail sau în timpul întâlnirilor este o modalitate excelentă de a evidenția toate lucrurile bune care se întâmplă în companie. Ne place să mulțumim membrilor echipei care au avut o victorie frumoasă și ei apreciază recunoașterea. De asemenea, alocăm timp echipelor de cont pentru a programa brainstorm virtuale asupra proiectelor clienților sau pentru a împărtăși un studiu de caz care ar putea aduce beneficii unei alte echipe.

Împărtășirea regulată a știrilor și informațiilor companiei este, de asemenea, valoroasă pentru a-i ajuta pe toți să-și amintească că fac parte din ceva mai mare, chiar dacă se chinuie la biroul lor de acasă.

Cu tehnologia potrivită, încredere constantă în oamenii dvs., un angajament față de gestionarea timpului, călătorii periodice pentru adunări live și un sentiment de echipă și o imagine de ansamblu, locul dvs. de muncă virtual va înflori.