5 Yang Harus Dimiliki untuk Membuat Tempat Kerja Virtual Rockin

Saya bekerja di kamar tidur (well…tidak ada tempat tidur atau bahkan sofa dalam hal ini – ini adalah kamar tidur yang diubah menjadi kantor, jadi saya benar-benar harus meninggalkan kantor untuk tidur siang).

PMG adalah tempat kerja yang sepenuhnya virtual , jadi 19 karyawan kami secara eksklusif bekerja di rumah mereka. Kami tidak memiliki ruang kantor. Dan kami telah membuatnya bekerja selama 10 tahun dan tim kami tentu menghargai pengaturannya. Kami juga tahu bahwa kami tidak sendirian – karena banyak perusahaan kecil hingga menengah lainnya mengoperasikan tempat kerja virtual, dan semakin banyak perusahaan besar yang merangkul gagasan telecommuting atau situasi hibrida di mana karyawan bekerja dari rumah setidaknya selama beberapa hari selama pekan.

Studi Nasional Pengusaha 2014 dari The Families and Work Institute melaporkan bahwa sejak studi terakhir, yang dilakukan pada tahun 2009, ada lonjakan 17% dalam jumlah pengusaha yang mengizinkan setidaknya beberapa karyawan mereka untuk bekerja dari rumah sesekali dan kenaikan 15% dalam jumlah majikan yang mengizinkan karyawannya bekerja dari rumah secara teratur.

Apakah perusahaan Anda adalah tempat kerja virtual dari waktu ke waktu atau setiap hari, penting untuk dipahami bahwa pengaturan ini memerlukan perhatian khusus. Rekan dan teman kami Nancy Settle-Murphy telah mengabdikan seluruh bisnisnya untuk membantu perusahaan agar berhasil mengelola tim virtual dan daftar kliennya mencakup nama-nama seperti Procter & Gamble, IBM, dan Partners Healthcare – jadi jelas bahwa penting untuk diperhatikan! Nancy juga baru-baru ini dihubungi oleh Sue Shellanbarger dari The Wall Street Journal untuk salah satu artikel Work & Family miliknya. (Catatan: hanya pelanggan WSJ yang akan melihat artikel lengkapnya.)

Beberapa manfaat inti yang dapat dinikmati di tempat kerja virtual yang sukses meliputi:

• Menarik dan mempertahankan talenta terbaik
• Menciptakan budaya yang benar-benar mengakui keseimbangan kehidupan kerja
• Lebih sedikit overhead dan kemampuan yang lebih besar untuk menskalakan tanpa harus memperluas ruang kantor dan biaya terkait
• Produktivitas yang lebih tinggi di antara individu dan tim

Tentu saja, bekerja secara virtual bukan tanpa potensi jebakan, baik bagi pemberi kerja maupun karyawan. Saat kami mewawancarai kandidat pekerjaan, kami selalu menunjukkan bahwa tempat kerja virtual bukan untuk semua orang.

Beberapa tantangan yang lebih umum yang dapat terjadi dari bekerja secara virtual meliputi:

• Rasa isolasi, terutama bagi ekstrovert yang diberi energi oleh orang lain
• Perasaan kontrol yang kurang bagi manajer yang ingin timnya hadir secara fisik.
• Kurang kemampuan untuk menjaga jari Anda pada denyut nadi bisnis (tidak ada pendingin air fisik, ruang istirahat, atau obrolan bilik).
• Kurangnya komunikasi tentang proyek.
• Gangguan, dan garis kabur antara pekerjaan dan kehidupan rumah. Anda mungkin merasa seperti Anda tidak pernah jauh dari pekerjaan Anda, atau sebaliknya, Anda tidak pernah merasa dapat sepenuhnya fokus pada pekerjaan.

Setelah menjalankan tempat kerja virtual selama 15+ tahun, kami merasa seperti telah belajar banyak – dan kami memiliki pemahaman yang kuat tentang apa yang dibutuhkan jenis bisnis ini untuk memanfaatkan manfaat dan menghindari jebakan. Kami bahkan memenangkan Penghargaan Stevie 2015 untuk Tempat Kerja Lari Wanita Lari Terbaik yang cukup kami banggakan, terutama karena semua karyawan kami berkontribusi pada nominasi kami!

Berikut adalah lima kebutuhan bisnis yang harus dimiliki untuk menciptakan tempat kerja virtual yang hebat:

1. Teknologi

Komunikasi dan kolaborasi sangat penting ketika tim sebagian atau seluruhnya virtual, jadi alat teknologi Anda harus terbaik. Untungnya, ada beberapa yang hebat yang tersedia – dari Trello hingga Dropbox, Zoom hingga Slack.

Alat teknologi yang tepat akan berfungsi untuk menjaga agar anggota tim Anda tetap terhubung, menjaga proyek berjalan lancar, dan membuat semua dokumen dan informasi dapat diakses dengan cepat. Mereka dapat membantu manajer mengumpulkan umpan balik dan mengawasi bisnis. Mereka juga dapat membantu mendukung budaya perusahaan yang kuat – ya, itu mungkin (dan penting!) di tempat kerja virtual, bahkan ketika orang tidak bekerja berdampingan.

2. Kepercayaan

Jika seorang manajer atau pemilik bisnis tidak dapat mempercayai karyawan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dari jarak jauh, tempat kerja virtual akan gagal. Perlu ada dukungan penuh dari puncak organisasi yang mendukung lingkungan kerja yang fleksibel.

Di PMG, kami memberi tahu kandidat pekerjaan kami bahwa kami mempekerjakan profesional yang tidak memerlukan manajemen mikro karena mereka berkomitmen untuk mencapai keunggulan di posisi mereka. Kami tidak perlu tahu di mana anggota tim kami berada di setiap saat di hari kerja.

Sekarang, kami juga telah belajar bahwa perlu ada beberapa menjaga jam kerja normal – kami tidak ingin mempekerjakan seseorang yang ingin bekerja 11 malam hingga 7 pagi setiap hari atau hanya bekerja pada akhir pekan karena itu tidak memungkinkan untuk klien yang dijadwalkan secara wajar. pertemuan, dll.

Juga perlu ada ekspektasi khusus yang ditetapkan untuk karyawan tentang peran mereka di perusahaan, pekerjaan yang mereka miliki, dan bagaimana kinerja akan diukur. Jika informasi ini jelas bagi semua pihak yang terlibat, maka rincian logistik tentang bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan menjadi kurang penting.

3. Manajemen Waktu

Bekerja secara virtual tidak cocok untuk semua orang. Beberapa orang akan merasa terlalu sulit untuk memisahkan pekerjaan dari kehidupan pribadi mereka dan akibatnya akan terganggu oleh kehidupan rumah selama hari kerja dan sebaliknya. Membantu tim Anda menetapkan batasan untuk diri mereka sendiri sehingga mereka dapat fokus secara produktif selama waktu kerja mereka dan kemudian mematikannya sehingga mereka dapat memiliki kehidupan pribadi yang kaya akan meningkatkan keberhasilan tempat kerja virtual Anda dan membantu mempertahankan karyawan yang hebat.

Memiliki ruang kerja khusus di rumah sangat penting, seperti halnya memiliki akses ke teknologi dan alat yang tepat. Membuat rencana untuk hari kerja dan minggu secara keseluruhan juga membantu. Beberapa anggota tim kami merasa terbantu untuk memasang pesan virtual "sibuk" atau "tidak di kantor" jika mereka membutuhkan waktu yang terkonsentrasi untuk menulis, mendesain, menganalisis, atau pekerjaan terfokus lainnya. Saya juga mendorong mereka untuk mencatat dalam status Skype mereka jika mereka memiliki waktu "jam kantor" yang tersedia di siang hari sehingga rekan tim mereka akan tahu kapan mereka dapat menjangkau untuk brainstorming cepat atau hanya untuk istirahat virtual bersama untuk mengobrol.

4. Anggaran Perjalanan

Sangat mungkin untuk menciptakan budaya yang hebat dan mencapai produktivitas tinggi di tempat kerja yang sepenuhnya virtual. Tetapi tidak ada jalan lain untuk menghindari kenyataan bahwa waktu tatap muka harus terjadi untuk hasil terbaik. Anda perlu memiliki anggaran perjalanan untuk menyatukan orang-orang, baik untuk pertemuan perusahaan semi-tahunan atau triwulanan, karena acara langsung ini akan membantu membangun koneksi yang lebih kuat.

Kami telah belajar bahwa ketika Anda berinvestasi dalam menyatukan semua orang, itu akan sangat berhasil jika Anda merencanakan waktu untuk bisnis dan sosial. Rencanakan agenda yang solid untuk waktu kerja Anda dan kemudian luangkan waktu untuk makan malam santai atau jalan-jalan di mana rekan kerja dapat mengunjungi dan terhubung.

5. Rasa Kebersamaan

Bahkan jika karyawan Anda tidak bersama sepanjang hari, dan bahkan jika mereka bertemu hanya beberapa kali dalam setahun, mereka masih dapat menikmati kebersamaan dan fungsi yang tinggi sebagai sebuah tim. Kiat-kiat di atas akan sangat membantu – memercayai mereka, menyediakan teknologi yang tepat, dan memberi mereka waktu untuk membangun koneksi yang kuat.

Ini juga bagus, dan kami baru saja mulai melakukan ini, untuk menggunakan video sebanyak mungkin untuk panggilan tim dan rapat virtual. Kita semua menjadi korban multitasking saat melakukan panggilan konferensi, tetapi ini jauh lebih sulit dilakukan saat Anda berada di depan kamera. Plus, tim Anda akan membuat koneksi yang lebih kuat ketika mereka dapat melihat satu sama lain.

Kami juga menemukan bahwa merayakan keberhasilan melalui email atau selama rapat adalah cara yang bagus untuk menyoroti semua hal baik yang terjadi di perusahaan. Kami senang memberikan sapaan kepada anggota tim yang telah meraih kemenangan bagus, dan mereka menghargai pengakuan tersebut. Kami juga menyisihkan waktu bagi tim akun untuk menjadwalkan brainstorm virtual pada proyek klien atau untuk berbagi studi kasus yang dapat bermanfaat bagi tim lain.

Berbagi berita dan informasi perusahaan secara teratur juga bermanfaat untuk membantu semua orang mengingat bahwa mereka adalah bagian dari sesuatu yang lebih besar, bahkan saat mereka bekerja keras di kantor pusat.

Dengan teknologi yang tepat, kepercayaan yang tiada henti pada orang-orang Anda, komitmen terhadap manajemen waktu, perjalanan berkala untuk pertemuan langsung, dan rasa tim dan gambaran yang lebih besar, tempat kerja virtual Anda akan berkembang.