متى يجب إصدار فاتورة؟

يعد إصدار الفواتير أحد أكثر الأجزاء متعة لكونك رائد أعمال. لماذا ا؟ لأنها الخطوة الأخيرة للحصول على الأموال. لكن السؤال الذي يطرح نفسه - متى يتم إصدار الفاتورة بحيث تكون قانونية؟ اتضح أنه لا توجد إجابة واحدة على هذا السؤال. كل هذا يتوقف على الظروف. في أغلب الأحيان ، يتم إصدار فاتورة بعد تسليم البضائع أو الخدمات. ومع ذلك هناك بعض الاستثناءات. تشرح هذه المقالة متى يجب عليك إصدار الفواتير. يعتمد الأمر بشكل أساسي على نوع الفاتورة ، لذلك سنناقش هنا تلك التي تحدث بشكل متكرر.

متى يجب إصدار فاتورة؟ - جدول المحتويات:

1. فاتورة المبيعات
2. الفاتورة النهائية
3. فاتورة مرحلية
4. فاتورة مسبقة
5. الفاتورة الأولية
6. فاتورة متكررة

فاتورة المبيعات

هذه طريقة شائعة إلى حد ما لإصدار الفواتير. يتم مواجهتها بشكل خاص في المتاجر. عندما تقوم ، بصفتك البائع ، بتسليم العناصر المشتراة إلى العميل شخصيًا ، يمكنك أيضًا إصدار فاتورة على الفور. في هذه الحالة ، يرتبط عادةً بقبول الدفع ، إما نقدًا أو الدفع بواسطة بطاقة الائتمان. ومع ذلك ، قد يحدث خارج شركتك أنك تقوم بتسليم البضائع مباشرة إلى العميل.

يبدو أنك خارج مكتبك لن تتمكن من إصدار فاتورة لعميلك على الفور. لحسن الحظ ، يمكنك استخدام تطبيق فواتير للجوال. هذا يسمح لك بالفاتورة باستخدام هاتفك الذكي. وماذا عن الطباعة؟ لست مضطرًا لذلك ، لأنه يمكنك إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني. الفاتورة الإلكترونية لها نفس القيمة القانونية للفاتورة الورقية.

الفاتورة النهائية

بالنسبة للخدمات ، من الشائع رؤية الفواتير الصادرة بعد اكتمال العمل. كيف تختلف عن الفواتير الصادرة يوم البيع؟ نظريًا ، في اللحظة التي تنتهي فيها من خدمتك ، يمكنك إصدار فاتورة. هذه طريقة جيدة للقيام بذلك إذا كان لديك اتصال شخصي مع العميل. في هذه الحالة ، يرى العميل على الفور نتائج عملك ويمكنه قبول الفاتورة والموافقة عليها.

ومع ذلك ، إذا لم يكن العميل قد شاهد العمل الذي قمت به من أجله ، فمن الأفضل التحقق مما إذا كان راضياً عن النتيجة النهائية. إذا كانت لديهم أي تعليقات ، فيمكنك إجراء تصحيحات قبل إصدار فاتورة. خلاف ذلك ، قد يتضح أن العميل لا يقبل الفاتورة لأنه علق على المشروع. هذا من شأنه أن يطيل من عملية الدفع. يمكنك تجنب ذلك عن طريق إرسال رسالة إلى العميل تسأله عما إذا كان يقبل العمل المنجز ، وإذا لم يكن كذلك ، فما هي التصحيحات التي لا تزال مطلوبة.

فاتورة مرحلية

يمكن مواجهة الفواتير الجزئية خاصة للمشاريع الأكبر. في هذه الحالة ، يمكن تقسيم العمل إلى مراحل. بعد اكتمالها ، يتم إصدار فاتورة تغطي العمل المنجز. أين يمكنك تلبية هذا النوع من الفواتير؟ في كل مرة يمتد العمل بأكمله بمرور الوقت.

يحدث هذا ، على سبيل المثال ، أثناء بناء منزل. يمكن للشركة التي تؤدي العمل إصدار الفواتير بعد الانتهاء من المراحل الفردية. تضمن طريقة الفواتير هذه التدفق النقدي وتجنب اختناقات الدفع ، فضلاً عن ارتفاع الفاتورة بعد اكتمال كل شيء. بالنسبة للمشاريع طويلة الأجل ، من الجيد إنشاء جدول سداد في البداية. يمكن أن تشير إلى معالم معينة سيتم بعدها إصدار فواتير جزئية.

فاتورة مسبقة

إذا كانت الخدمات التي تقدمها تتطلب منك تخصيص أموال كبيرة لشراء المكونات اللازمة لأداء العمل المتعاقد عليه ، فيمكنك عرض الدفع مقدمًا. في هذه الحالة ، تقوم بإصدار فاتورة قبل انتهاء العمل.

يثبت هذا الحل أنه مفيد عندما تكون خدماتك باهظة الثمن للغاية ويكون لإلغاء العميل غير المتوقع لخدماتك تأثير مالي سلبي عليك. متى يمكن أن يحدث مثل هذا الموقف؟ على سبيل المثال ، عندما تكون مصور زفاف وتتضمن المهمة التقاط حفل زفاف في موقع يحدده العميل. إذا ألغى العميل الخدمة قبل يوم من الحدث ، فمن المحتمل ألا تجد شخصًا آخر على استعداد للتصوير هناك في ذلك اليوم. سيؤمن الدفع مقدمًا مصالحك حتى لا تكون في حيرة من أمرك في مثل هذه الحالة.

الفاتورة الأولية

تُعرف الفاتورة الأولية أيضًا باسم الفاتورة الأولية. للوهلة الأولى ، قد تبدو الفاتورة الأولية والفاتورة المسبقة متشابهة. ومع ذلك ، فهما ليسا نفس الشيء. تُلزمك الفاتورة المسبقة بالدفع ، في حين أن الفاتورة الأولية لا تنشئ مثل هذا الالتزام. إنها بالأحرى دعوة للدخول في عقد.

تقوم بإصدار مثل هذه الفاتورة كاقتراح سعر لبيع البضائع أو تقديم الخدمات حتى قبل موافقة العميل على التسليم. يطلب العملاء مثل هذه الفواتير على سبيل المثال لمقارنة العروض المقدمة من العديد من الشركات أو للتحقق مما إذا كانت نفقات معينة تتناسب مع ميزانيتهم. إذا وافق العميل على الشروط والأحكام الخاصة بك ، يمكنك معالجة الطلب ثم إصدار فاتورة منتظمة ، والتي ، على عكس الفاتورة الأولية ، سوف تستلزم التزامًا بالدفع مقابل البضائع أو الخدمات التي تم تسليمها.

فاتورة متكررة

في بعض أنواع الأعمال ، تكون الفواتير المتكررة شائعة. من الشائع بالنسبة لهم أن يتخذوا شكل فاتورة بسعر ثابت ، أي فاتورة ذات معدل محدد مسبقًا بغض النظر عن مقدار العمل المتكبّد. أين تجد مثل هذه الفواتير؟ على سبيل المثال ، إذا كنت تدير شركة تنظيف واتفقت مع عميلك على سعر ثابت لتنظيف المكتب الأسبوعي ، فسوف تفرض على العميل نفس المبلغ عن كل أسبوع ، بغض النظر عن المدة التي يستغرقها ذلك.

في مثل هذه الحالة ، يمكن أن يكون برنامج الفواتير مفيدًا جدًا في إصدار الفواتير المتكررة. كل ما عليك فعله هو إدخال بيانات عملائك ، والإشارة إلى اليوم الذي يجب إصدار الفاتورة فيه ، وإدخال المبلغ وسيقوم البرنامج بإصدار فواتير دورية وإرسالها إلى عملائك.

تحقق من أفضل 5 حلول مجانية لبرامج الفواتير!

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.

المؤلف: آندي نيكولز

حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.

مشاهدة جميع المشاركات