Kapan Anda harus mengeluarkan faktur?

Menerbitkan faktur adalah salah satu bagian yang lebih menyenangkan dari menjadi seorang pengusaha. Mengapa? Karena ini adalah langkah terakhir untuk mendapatkan bayaran. Namun timbul pertanyaan – kapan menerbitkan invoice agar legal? Ternyata tidak ada jawaban tunggal untuk pertanyaan ini. Itu semua tergantung pada keadaan. Paling sering, faktur dikeluarkan setelah pengiriman barang atau jasa. Namun, ada beberapa pengecualian. Artikel ini akan menjelaskan kapan Anda harus mengeluarkan faktur. Ini terutama tergantung pada jenis faktur, jadi kami akan membahas di sini yang paling sering terjadi.

Kapan Anda harus mengeluarkan faktur? - Daftar isi:

1. Faktur penjualan
2. Faktur akhir
3. Faktur kemajuan
4. Faktur di muka
5. Faktur Proforma
6. Faktur berulang

Faktur penjualan

Ini adalah cara yang cukup umum untuk menerbitkan faktur. Ini terutama ditemui di toko-toko. Saat Anda, sebagai vendor, menyerahkan barang yang dibeli kepada pelanggan secara langsung, Anda juga dapat langsung mengeluarkan faktur. Dalam hal ini biasanya dikaitkan dengan penerimaan pembayaran, baik dalam bentuk tunai maupun pembayaran dengan kartu kredit. Namun, mungkin terjadi di luar perusahaan Anda bahwa Anda mengirimkan barang langsung ke pelanggan.

Tampaknya berada di luar kantor Anda, Anda tidak akan dapat langsung menagih pelanggan Anda. Untungnya, Anda dapat menggunakan aplikasi faktur seluler. Ini memungkinkan Anda untuk menagih menggunakan ponsel cerdas Anda. Dan bagaimana dengan pencetakan? Anda tidak perlu melakukannya, karena Anda dapat mengirimkan faktur melalui email. Faktur elektronik memiliki nilai hukum yang sama dengan faktur kertas.

Faktur akhir

Untuk layanan, adalah umum untuk melihat faktur yang dikeluarkan setelah pekerjaan selesai. Apa perbedaannya dengan faktur yang diterbitkan pada hari penjualan? Secara teoritis, saat Anda menyelesaikan layanan Anda, Anda dapat mengeluarkan faktur. Ini adalah cara yang baik untuk melakukannya jika Anda memiliki kontak pribadi dengan klien. Dalam hal ini, pelanggan langsung melihat hasil pekerjaan Anda dan dapat menerima dan menyetujui faktur.

Namun, jika pelanggan belum melihat pekerjaan yang telah Anda lakukan untuknya, lebih baik untuk memeriksa apakah dia puas dengan hasil akhirnya. Jika mereka memiliki komentar, Anda dapat melakukan koreksi sebelum mengeluarkan faktur. Jika tidak, bisa jadi pelanggan tidak menerima invoice karena telah mengomentari proyek tersebut. Ini akan memperpanjang proses pembayaran. Anda dapat menghindari hal ini dengan mengirimkan pesan kepada pelanggan yang menanyakan apakah mereka menerima pekerjaan yang dilakukan, dan jika tidak, koreksi apa yang masih diperlukan.

Faktur kemajuan

Faktur parsial dapat ditemukan terutama untuk proyek yang lebih besar. Dalam hal ini, pekerjaan dapat dibagi menjadi beberapa tahap. Setelah selesai, faktur dikeluarkan yang mencakup pekerjaan yang telah selesai. Di mana Anda dapat memenuhi jenis faktur ini? Setiap kali seluruh pekerjaan membentang dari waktu ke waktu.

Ini terjadi, misalnya, selama pembangunan rumah. Perusahaan yang melakukan pekerjaan dapat mengeluarkan faktur setelah selesainya tahap individu. Cara faktur ini memastikan arus kas dan menghindari kemacetan pembayaran, serta tagihan yang tinggi setelah semuanya selesai. Untuk proyek jangka panjang, ada baiknya untuk menetapkan jadwal pembayaran di awal. Ini dapat menunjukkan tonggak tertentu setelah faktur parsial akan diterbitkan.

Faktur di muka

Jika layanan yang Anda berikan mengharuskan Anda untuk memberikan dana yang signifikan untuk pembelian komponen yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang dikontrak, maka Anda dapat menawarkan untuk membayar di muka. Dalam hal ini, Anda mengeluarkan faktur sebelum pekerjaan selesai.

Solusi ini terbukti berguna ketika layanan Anda cukup mahal dan pembatalan tak terduga layanan Anda oleh klien akan berdampak negatif pada keuangan Anda. Kapan situasi seperti itu bisa terjadi? Misalnya, ketika Anda seorang fotografer pernikahan dan tugasnya melibatkan pengambilan gambar upacara pernikahan di lokasi yang ditentukan oleh klien. Jika klien membatalkan layanan sehari sebelum acara, kemungkinan besar Anda tidak akan menemukan orang lain yang bersedia memotret di sana pada hari itu. Pembayaran di muka akan mengamankan kepentingan Anda sehingga dalam hal demikian Anda tidak akan merugi.

Faktur Proforma

Faktur awal juga dikenal sebagai faktur proforma. Sepintas, faktur proforma dan faktur di muka mungkin tampak serupa. Namun, mereka bukan hal yang sama. Faktur di muka mewajibkan Anda untuk membayar, sedangkan faktur proforma tidak menimbulkan kewajiban seperti itu. Ini lebih merupakan undangan untuk membuat kontrak.

Anda menerbitkan faktur seperti itu sebagai proposal harga untuk penjualan barang atau penyediaan layanan bahkan sebelum pelanggan menyetujui pengiriman. Pelanggan meminta faktur tersebut misalnya untuk membandingkan penawaran dari beberapa perusahaan atau untuk memeriksa apakah biaya yang diberikan sesuai dengan anggaran mereka. Jika pelanggan menyetujui syarat dan ketentuan Anda, Anda dapat memproses pesanan dan kemudian menerbitkan faktur biasa, yang, tidak seperti faktur awal, akan memerlukan kewajiban untuk membayar barang atau jasa yang dikirimkan.

Faktur berulang

Dalam beberapa jenis bisnis, faktur berulang adalah hal biasa. Sangat populer bagi mereka untuk mengambil bentuk faktur tarif tetap, yaitu, yang memiliki tarif yang ditetapkan di muka terlepas dari jumlah pekerjaan yang dikeluarkan. Di mana Anda dapat menemukan faktur seperti itu? Misalnya, jika Anda menjalankan perusahaan pembersih dan Anda telah setuju dengan klien Anda mengenai tarif tetap untuk pembersihan kantor mingguan, Anda akan menagih klien Anda dengan jumlah yang sama untuk setiap minggu, tidak peduli berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Dalam kasus seperti itu, program faktur dapat sangat membantu dalam menerbitkan faktur berulang. Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan data klien Anda, menunjukkan hari di mana faktur harus dikeluarkan, dan memasukkan jumlah dan program akan menerbitkan faktur siklus dan mengirimkannya ke klien Anda.

Lihat 5 solusi perangkat lunak faktur gratis terbaik!

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting