언제 청구서를 발행해야 합니까?

인보이스 발행은 기업가가 되는 데 있어 더 즐거운 부분 중 하나입니다. 왜요? 급여를 받기 위한 마지막 단계이기 때문입니다. 그러나 문제가 발생합니다. 언제 청구서를 발행하여 합법적입니까? 이 질문에 대한 단일 대답은 없다는 것이 밝혀졌습니다. 그것은 모두 상황에 달려 있습니다. 대부분의 경우 인보이스는 상품이나 서비스가 배송된 후 발행됩니다. 그러나 몇 가지 예외가 있습니다. 이 도움말에서는 인보이스를 발행해야 하는 경우에 대해 설명합니다. 주로 송장 유형에 따라 다르므로 여기서는 가장 자주 발생하는 항목에 대해 설명합니다.

언제 청구서를 발행해야 합니까? – 목차:

1. 판매 인보이스
2. 최종 인보이스
3. 진행 송장
4. 사전 송장
5. 견적 송장
6. 반복 청구서

판매 인보이스

이것은 인보이스를 발행하는 상당히 일반적인 방법입니다. 특히 매장에서 많이 볼 수 있습니다. 판매자가 구매한 품목을 고객에게 직접 전달하면 즉시 인보이스를 발행할 수도 있습니다. 이 경우 일반적으로 현금 또는 신용카드 결제의 형태로 결제를 수락하는 것과 연결됩니다. 단, 고객에게 직접 상품을 배송하는 경우가 회사 외부에서 발생할 수 있습니다.

사무실 밖에 있으면 고객에게 바로 청구서를 제출할 수 없을 것 같습니다. 다행히 모바일 인보이스 앱을 사용할 수 있습니다. 이를 통해 스마트폰을 사용하여 청구서를 작성할 수 있습니다. 그리고 인쇄는 어떻습니까? 송장을 이메일로 보낼 수 있으므로 그럴 필요가 없습니다. 전자 인보이스는 종이 인보이스와 동일한 법적 가치를 갖습니다.

최종 인보이스

서비스 의 경우 작업이 완료된 후 발행된 인보이스를 보는 것이 일반적입니다. 판매 당일 발행된 인보이스와 어떻게 다른가요? 이론적으로 서비스를 완료하는 순간 인보이스를 발행할 수 있습니다. 이것은 고객과 개인적인 접촉이 있는 경우에 하는 좋은 방법입니다. 이 경우 고객은 작업 결과를 즉시 확인하고 송장을 수락하고 승인할 수 있습니다.

그러나 고객이 당신이 그에게 한 일을 아직 보지 못했다면 최종 결과에 만족하는지 확인하는 것이 좋습니다. 의견이 있는 경우 송장을 발행하기 전에 수정할 수 있습니다. 그렇지 않으면 고객이 프로젝트에 대해 언급했기 때문에 송장을 수락하지 않을 수 있습니다. 이렇게 하면 결제 프로세스가 길어집니다. 고객에게 완료된 작업을 수락할지 묻는 메시지를 보내어 이를 방지할 수 있습니다.

진행 송장

특히 대규모 프로젝트의 경우 부분 송장이 발생할 수 있습니다. 이 경우 작업을 단계로 나눌 수 있습니다. 완료 후 완료된 작업에 대한 청구서가 발행됩니다. 이러한 유형의 인보이스를 어디서 만날 수 있습니까? 시간이 지남에 따라 전체 작업이 늘어납니다.

이것은 예를 들어 집을 짓는 동안 발생합니다. 작업을 수행하는 회사는 개별 단계 완료 후 청구서를 발행할 수 있습니다. 이 인보이스 발행 방식은 현금 흐름을 보장하고 지불 병목 현상을 방지할 뿐만 아니라 모든 완료 후 높은 청구서를 방지합니다. 장기 프로젝트의 경우 초기에 지불 일정을 설정하는 것이 좋습니다. 부분 송장이 발행된 후 특정 이정표를 나타낼 수 있습니다.

사전 송장

귀하가 제공하는 서비스가 계약된 작업을 수행하는 데 필요한 구성 요소를 구매하기 위해 상당한 자금을 투입해야 하는 경우 선지급을 제안할 수 있습니다. 이 경우 작업이 완료되기 전에 인보이스를 발행합니다.

이 솔루션은 서비스 비용이 상당히 많이 들고 고객이 예기치 않게 서비스를 취소하는 경우 재정에 부정적인 영향을 미칠 때 유용합니다. 언제 그런 상황이 발생할 수 있습니까? 예를 들어, 귀하가 웨딩 사진작가이고 클라이언트가 지정한 위치에서 결혼식을 촬영하는 작업이 포함되어 있는 경우입니다. 고객이 이벤트 하루 전에 서비스를 취소하면 당일에 기꺼이 촬영할 다른 사람을 찾을 수 없을 것입니다. 미리 지불하면 이익을 확보할 수 있으므로 손실이 발생하지 않습니다.

견적 송장

예비 송장은 견적 송장이라고도 합니다. 언뜻 보면 견적 송장과 사전 송장이 비슷해 보일 수 있습니다. 그러나 그것들은 같은 것이 아닙니다. 선지급 송장은 지불을 의무화하지만 견적 송장은 그러한 의무를 생성하지 않습니다. 그것은 오히려 계약을 맺도록 초청하는 것입니다.

귀하는 고객이 배송에 동의하기 전에도 상품 판매 또는 서비스 제공에 대한 가격 제안서와 같은 청구서를 발행합니다. 고객은 예를 들어 여러 회사의 제안을 비교하거나 주어진 비용이 예산에 맞는지 확인하기 위해 이러한 송장을 요청합니다. 고객이 귀하의 이용 약관에 동의하면 주문을 처리한 다음 일반 청구서를 발행할 수 있습니다. 이는 예비 청구서와 달리 배송된 상품 또는 서비스에 대한 지불 의무를 수반합니다.

반복 청구서

일부 비즈니스 유형에서는 반복 송장이 일반적입니다. 일의 양에 상관없이 미리 정해진 요율을 받는 정액 인보이스 형태가 인기다. 그러한 청구서는 어디에서 찾을 수 있습니까? 예를 들어, 청소 회사를 운영하고 있고 매주 사무실 청소에 대해 고정 요금으로 고객과 합의했다면 얼마나 오래 걸리든 고객에게 매주 동일한 금액을 청구하게 됩니다.

이러한 경우 인보이스 발행 프로그램은 반복 인보이스를 발행하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 고객 데이터를 입력하고 인보이스를 발행해야 하는 날짜를 지정하고 금액을 입력하기만 하면 프로그램이 주기적 인보이스를 발행하여 고객에게 보냅니다.

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저자: 앤디 니콜스

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