Quand devez-vous émettre une facture ?

L'émission de factures est l'une des parties les plus agréables d'être un entrepreneur. Pourquoi? Parce que c'est la dernière étape pour être payé. Mais la question se pose – quand émettre une facture pour qu'elle soit légale ? Il s'avère qu'il n'y a pas de réponse unique à cette question. Tout dépend des circonstances. Le plus souvent, une facture est émise après la livraison des biens ou des services. Cependant, il y a certaines exceptions. Cet article explique quand vous devez émettre des factures. Cela dépend principalement du type de facture, nous aborderons donc ici celles qui surviennent le plus fréquemment.

Quand devez-vous émettre une facture ? - table des matières:

1. Facture de vente
2. Facture finale
3. Facture progressive
4. Facture d'acompte
5. Facture proforma
6. Facture récurrente

Facture de vente

C'est une façon assez courante d'émettre des factures. On le rencontre surtout dans les magasins. Lorsque vous, en tant que vendeur, remettez les articles achetés au client en personne, vous pouvez également émettre une facture immédiatement. Dans ce cas, il est généralement lié à l'acceptation d'un paiement, soit en espèces, soit par carte de crédit. Cependant, il peut arriver en dehors de votre entreprise que vous livriez la marchandise directement au client.

Il semblerait qu'étant hors de votre bureau vous ne pourrez pas facturer votre client tout de suite. Heureusement, vous pouvez utiliser une application de facturation mobile. Cela vous permet de facturer à l'aide de votre smartphone. Et qu'en est-il de l'impression ? Vous n'êtes pas obligé de le faire, car vous pouvez envoyer la facture par e-mail. Une facture électronique a la même valeur juridique qu'une facture papier.

Facture finale

Pour les services, il est courant de voir des factures émises après la fin des travaux. En quoi diffèrent-elles des factures émises le jour de la vente ? Théoriquement, dès que vous avez terminé votre service, vous pouvez émettre une facture. C'est une bonne façon de le faire si vous avez un contact personnel avec le client. Dans ce cas, le client voit immédiatement les résultats de votre travail et peut accepter et approuver la facture.

Cependant, si le client n'a pas encore vu le travail que vous avez fait pour lui, mieux vaut vérifier s'il est satisfait du résultat final. S'ils ont des commentaires, vous pouvez apporter des corrections avant d'émettre une facture. Sinon, il pourrait s'avérer que le client n'accepte pas la facture car il a commenté le projet. Cela rallongerait le processus de paiement. Vous pouvez éviter cela en envoyant un message au client lui demandant s'il accepte le travail effectué, et si non, quelles corrections sont encore nécessaires.

Facture progressive

Des factures partielles peuvent être rencontrées en particulier pour les grands projets. Dans ce cas, le travail peut être divisé en étapes. Après leur achèvement, une facture est émise qui couvre les travaux achevés. Où rencontrer ce type de facturation ? A chaque fois l'ensemble du travail s'étire dans le temps.

Cela se produit, par exemple, lors de la construction d'une maison. L'entreprise qui exécute le travail peut émettre des factures après l'achèvement des étapes individuelles. Ce mode de facturation assure la trésorerie et évite les goulots d'étranglement de paiement, ainsi qu'une facture élevée une fois que tout est terminé. Pour les projets à long terme, c'est une bonne idée d'établir un calendrier de paiement au début. Il peut indiquer certains jalons après lesquels des factures partielles seront émises.

Facture d'acompte

Si les services que vous fournissez vous obligent à engager des fonds importants pour l'achat de composants nécessaires à l'exécution des travaux contractuels, vous pouvez proposer de payer à l'avance. Dans ce cas, vous émettez une facture avant la fin des travaux.

Cette solution s'avère utile lorsque vos prestations sont assez onéreuses et que l'annulation inattendue de vos prestations par le client aurait un effet financier négatif sur vous. Quand une telle situation peut-elle se produire ? Par exemple, lorsque vous êtes un photographe de mariage et que la mission consiste à capturer une cérémonie de mariage à un endroit spécifié par le client. Si un client annule le service un jour avant l'événement, vous ne trouverez probablement pas une autre personne prête à y tourner ce jour-là. Le paiement à l'avance sécurisera vos intérêts afin que dans ce cas vous ne soyez pas à perte.

Facture proforma

Une facture préliminaire est également appelée facture proforma. À première vue, une facture proforma et une facture anticipée peuvent sembler similaires. Cependant, ce n'est pas la même chose. Une facture d'acompte vous oblige à payer, alors qu'une facture proforma ne crée pas une telle obligation. Il s'agit plutôt d'une invitation à contracter.

Vous émettez une telle facture en tant que proposition de prix pour la vente de biens ou la prestation de services avant même que le client n'accepte la livraison. Les clients demandent de telles factures par exemple pour comparer les offres de plusieurs entreprises ou pour vérifier si une dépense donnée rentre dans leur budget. Si le client accepte vos conditions générales, vous pouvez traiter la commande et émettre ensuite une facture régulière qui, contrairement à une facture préliminaire, entraînera une obligation de paiement pour les biens ou services livrés.

Facture récurrente

Dans certains types d'entreprises, les factures récurrentes sont courantes. Il est courant pour eux de prendre la forme d'une facture forfaitaire, c'est-à-dire dont le tarif est fixé à l'avance quelle que soit la quantité de travail engagé. Où trouver de telles factures ? Par exemple, si vous dirigez une entreprise de nettoyage et que vous avez convenu avec votre client d'un tarif fixe pour le nettoyage hebdomadaire des bureaux, vous facturerez à votre client le même montant pour chaque semaine, quel que soit le temps que cela prendra.

Dans un tel cas, un programme de facturation peut être d'une grande aide pour émettre des factures récurrentes. Tout ce que vous avez à faire est d'entrer les données de vos clients, d'indiquer le jour où la facture doit être émise et d'entrer le montant et le programme émettra des factures cycliques et les enverra à vos clients.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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