Quando dovresti emettere una fattura?

L'emissione di fatture è una delle parti più divertenti dell'essere un imprenditore. Come mai? Perché è l'ultimo passo per essere pagato. Ma sorge la domanda: quando emettere una fattura in modo che sia legale? Si scopre che non esiste una risposta univoca a questa domanda. Tutto dipende dalle circostanze. Molto spesso, una fattura viene emessa dopo la consegna di beni o servizi. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni. Questo articolo spiegherà quando dovresti emettere fatture. Dipende principalmente dal tipo di fattura, quindi discuteremo qui di quelle che si verificano più frequentemente.

Quando dovresti emettere una fattura? - sommario:

1. Fattura di vendita
2. Fattura finale
3. Fattura di avanzamento
4. Fattura anticipata
5. Fattura proforma
6. Fattura ricorrente

Fattura di vendita

Questo è un modo abbastanza comune di emettere fatture. Si incontra soprattutto nei negozi. Quando tu, in qualità di venditore, consegni gli articoli acquistati al cliente di persona, puoi anche emettere immediatamente una fattura. In questo caso, di solito è legato all'accettazione di pagamenti, sia in contanti che con carta di credito. Tuttavia, al di fuori della tua azienda può accadere che tu consegni la merce direttamente al cliente.

Sembrerebbe che essendo fuori dal tuo ufficio non sarai in grado di fatturare subito al tuo cliente. Fortunatamente, puoi utilizzare un'app di fatturazione mobile. Ciò ti consente di fatturare utilizzando il tuo smartphone. E per quanto riguarda la stampa? Non è necessario, perché puoi inviare la fattura via e-mail. Una fattura elettronica ha lo stesso valore legale di una fattura cartacea.

Fattura finale

Per i servizi, è comune vedere le fatture emesse dopo il completamento dei lavori. In che cosa differiscono dalle fatture emesse il giorno della vendita? Teoricamente, nel momento in cui hai terminato il tuo servizio puoi emettere una fattura. Questo è un buon modo per farlo se hai un contatto personale con il cliente. In questo caso, il cliente vede immediatamente i risultati del tuo lavoro e può accettare e approvare la fattura.

Tuttavia, se il cliente non ha ancora visto il lavoro che gli hai fatto, è meglio verificare se è soddisfatto del risultato finale. Se hanno commenti, puoi apportare correzioni prima di emettere una fattura. In caso contrario, potrebbe risultare che il cliente non accetta la fattura perché ha commentato il progetto. Ciò prolungherebbe il processo di pagamento. Puoi evitarlo inviando al cliente un messaggio chiedendo se accetta il lavoro svolto e, in caso negativo, quali correzioni sono ancora necessarie.

Fattura di avanzamento

Si possono incontrare fatture parziali soprattutto per progetti più grandi. In questo caso, il lavoro può essere suddiviso in fasi. Dopo il loro completamento, viene emessa una fattura che copre il lavoro completato. Dove puoi incontrare questo tipo di fatturazione? Ogni volta l'intero lavoro si allunga nel tempo.

Questo accade, ad esempio, durante la costruzione di una casa. L'impresa che esegue i lavori può emettere fatture dopo il completamento delle singole fasi. Questo modo di fatturazione garantisce il flusso di cassa ed evita colli di bottiglia nei pagamenti, oltre a una fattura elevata dopo che tutto è stato completato. Per i progetti a lungo termine, è una buona idea stabilire un piano di pagamento all'inizio. Può indicare determinati traguardi dopo i quali verranno emesse fatture parziali.

Fattura anticipata

Se i servizi che fornisci richiedono di impegnare fondi significativi per l'acquisto di componenti necessari per eseguire il lavoro appaltato, puoi offrirti di pagare in anticipo. In questo caso, emetti una fattura prima che il lavoro sia terminato.

Questa soluzione si rivela utile quando i tuoi servizi sono piuttosto costosi e la cancellazione inaspettata dei tuoi servizi da parte del cliente avrebbe un effetto finanziario negativo su di te. Quando può verificarsi una situazione del genere? Ad esempio, quando sei un fotografo di matrimoni e l'incarico prevede l'acquisizione di una cerimonia di matrimonio in un luogo specificato dal cliente. Se un cliente annulla il servizio un giorno prima dell'evento, molto probabilmente non troverai un'altra persona disposta a girare lì quel giorno. Il pagamento anticipato garantirà i tuoi interessi in modo che in tal caso non sarai in perdita.

Fattura proforma

Una fattura preliminare è anche nota come fattura proforma. A prima vista, una fattura proforma e una fattura anticipata possono sembrare simili. Tuttavia, non sono la stessa cosa. Una fattura anticipata ti obbliga a pagare, mentre una fattura proforma non crea tale obbligo. È piuttosto un invito a stipulare un contratto.

Emetti tale fattura come proposta di prezzo per la vendita di beni o la fornitura di servizi anche prima che il cliente acconsenta alla consegna. I clienti richiedono tali fatture, ad esempio, per confrontare le offerte di diverse società o per verificare se una determinata spesa rientra nel loro budget. Se il cliente accetta i tuoi termini e condizioni, puoi elaborare l'ordine e quindi emettere una regolare fattura che, a differenza di una fattura preliminare, comporterà l'obbligo di pagare i beni o servizi consegnati.

Fattura ricorrente

In alcuni tipi di attività, le fatture ricorrenti sono comuni. È popolare che prendano la forma di una fattura forfettaria, cioè quella che ha una tariffa fissata in anticipo indipendentemente dall'importo del lavoro sostenuto. Dove puoi trovare tali fatture? Ad esempio, se gestisci un'impresa di pulizie e hai concordato con il tuo cliente una tariffa fissa per la pulizia settimanale dell'ufficio, addebiterai al tuo cliente lo stesso importo per ogni settimana, indipendentemente dal tempo necessario.

In tal caso, un programma di fatturazione può essere di grande aiuto nell'emissione di fatture ricorrenti. Tutto quello che devi fare è inserire i dati dei tuoi clienti, indicare il giorno in cui la fattura deve essere emessa, inserire l'importo e il programma emetterà fatture cicliche e le invierà ai tuoi clienti.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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