Wichtige Projektdokumente, die jeder Projektmanager benötigt

Eine ordnungsgemäße Projektdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Die Dokumentation wesentlicher Projektabläufe und Informationen hilft dabei, ein Projekt effizient und leicht verständlich aufzusetzen und letztendlich den Erfolg zu sichern.

In diesem Beitrag werden wir untersuchen, warum Projektdokumentation wichtig ist, und auf die wesentlichen und anderen nützlichen Projektdokumente eingehen, die während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts erstellt werden. Alle bereitgestellten Vorlagen sind anpassbar; Klicken Sie darauf, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Verwenden Sie das Menü unten, um einfach zu navigieren.

Projektinitiierung

• Projektplan
• Projektcharta
• Geschäftsanforderungsdokument
• Lastenheft

Projektplanung

• Projektvorschlag
• Team-Charter
• Projektbudget
• Kommunikationsplan des Projekts
• Projektplan
• Projektstrukturplan
• Risikoregister
• Aussage zum Projektumfang
• Stakeholder-Register
• Organigramm des Projekts

Projektdurchführung & Abschluss

• Projektstatusbericht
• Projektabschluss
• gewonnene Erkenntnisse

Was ist Projektdokumentation?

Die Projektdokumentation umfasst die Erstellung und Pflege von Projektmanagementdokumenten in den verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus. Diese Projektdokumente ermöglichen es dem Projektmanager, das Projekt angemessen zu verwalten, zu kontrollieren und durchzuführen.

Bedeutung der Projektdokumentation

Die Dokumentation wichtiger Details des Projekts hilft Ihnen und dem Team somit zu überprüfen, ob die umgesetzten Ideen tatsächlich Sinn machen. Die Projektdokumentation vereinfacht die Klärung von Projekterwartungen und -zielen, die Aufschlüsselung der Ergebnisse in überschaubare Aufgaben, die Verwaltung von Ressourcen und hält alle Beteiligten auf dem gleichen Stand.

Außerdem hilft es auch bei,

• Aufbewahrung des im Laufe vergangener Projekte gesammelten Wissens, wodurch das Onboarding neuer Mitarbeiter oder neuer Projektteammitglieder optimiert werden kann.
• Erhöhte Klarheit und Transparenz der Team-Workflows, was eine bessere funktionsübergreifende Teamausrichtung ermöglicht.

Die 10 wichtigsten Projektdokumente

Im Folgenden sind die wesentlichen Projektmanagementdokumente aufgeführt, die in jeder Phase des Projektlebenszyklus erstellt werden sollten.

Projektplan

Der Projektmanagementplan – oder Projektplan – ist ein umfassendes Dokument, das umreißt, wie das Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird. Es kann Baselines, untergeordnete Managementpläne und andere Planungsdokumente enthalten. Es hebt wichtige Projektinformationen wie Fristen, Aufgaben und wichtige Meilensteine ​​hervor und wird normalerweise in Form eines Gantt-Diagramms dargestellt.

Projektcharta

Der Projektauftrag ist ein kurzes Dokument, das erklärt, was ein Projekt beinhaltet. Es beschreibt die Projektziele, die Beteiligten und deren Verantwortlichkeiten sowie die Stakeholder und definiert die Befugnisse des Projektleiters. Es wird in Übereinstimmung mit dem vom Projektsponsor beschriebenen Business Case für das Projekt erstellt.

Geschäftsanforderungsdokument

Das Geschäftsanforderungsdokument erläutert die Geschäftslösung für ein Projekt basierend auf Geschäfts- oder Kundenbedürfnissen und -anforderungen. Es beschreibt den Zweck des Projekts, die bereitgestellte Geschäftslösung, Features und Funktionalitäten sowie den Projektzeitplan. Es synthetisiert Input von Stakeholdern und Analysen der aktuellen Geschäftssituation, um eine technologieneutrale Beschreibung dessen zu liefern, was das Produkt tun sollte.

Projektbudget

Das Projektbudget sind die geschätzten Gesamtkosten eines Projekts. Es enthält eine detaillierte Schätzung aller Kosten, wie Arbeitskosten, Materialbeschaffungskosten und Betriebskosten, die voraussichtlich während der Durchführung von Projektaufgaben in jeder Phase eines Projekts anfallen. Es hilft bei der Festlegung von Ausgabenerwartungen und beim Einholen der Projektgenehmigung von den Interessengruppen, beim Sicherstellen, dass die Mittel zum richtigen Zeitpunkt bereitstehen, und beim Messen der Leistung.

Projektplan

Ein Projektzeitplan ist die Zeitleiste Ihres Projekts, er besteht aus allen aufeinanderfolgenden Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteinen, die in einem bestimmten Zeitrahmen abgeschlossen werden müssen. Das Erstellen eines Projektplans ist eine Möglichkeit, alle Aufgaben zu kommunizieren, die ausgeführt werden müssen, und gleichzeitig zu klären, welche Ressourcen in welchem ​​​​Zeitrahmen benötigt werden.

Risikoregister

Das Risikoregister, das auch als Risikoprotokoll bezeichnet wird, ist ein Dokument, das Informationen über identifizierte Risiken enthält, wie z. B. die Art des Risikos, die Höhe des Risikos, wer dafür verantwortlich ist und die vorbeugenden Maßnahmen und Korrekturmaßnahmen an Ort und Stelle. Es dient als Brainstorming-Rahmen zur Ermittlung von Risiken und als Datenbank möglicher und potenzieller Risiken und Minderungsmaßnahmen für diese.

Aussage zum Projektumfang

Eine Projektumfangserklärung beschreibt die Arbeit, die getan werden muss, um die Projektergebnisse pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Das Projektumfangserklärungsdokument beschreibt, was geliefert wird (innerhalb des Umfangs), was nicht geliefert wird (außerhalb des Umfangs), Annahmen zur Klärung der Leistungen und allgemeine Anforderungen.

Kommunikationsplan des Projekts

Ein Projektkommunikationsplan ist eine Richtlinie darüber, was, wann und wie wichtige Projektinformationen in wichtigen Abständen mit beteiligten Stakeholdern geteilt werden. Sie enthält, welche Art von Informationen verteilt werden, an wen und wie oft sie aktualisiert werden.

Projektstatusbericht

Der Projektstatusbericht ist ein Dokument, das den Gesamtfortschritt des Projekts im Vergleich zum projizierten Projektplan umreißt. Es hilft dabei, alle Projektbeteiligten über allgemeine Informationen wie Meilensteine, geleistete Arbeit, Risiken und Hindernisse auf dem Laufenden zu halten.

Projektabschluss

Der Projektabschlussbericht ist ein Dokument, das den Abschluss des Projekts formalisiert. Während es hilft festzustellen, ob ein Projekt erfolgreich war oder nicht, bietet es eine Bestätigung, dass die Kriterien für die Kundenakzeptanz erfüllt wurden, und fordert die Freigabe vom Projektsponsor zum Abschluss des Projekts an.

Andere nützliche Projektmanagement-Dokumente

Während die oben aufgeführten Dokumente unerlässlich sind, um den Projekterfolg sicherzustellen, gibt es mehrere andere Projektdokumente, die weiter zur Beschleunigung des erfolgreichen Abschlusses beitragen werden.

Lastenheft

Eine Leistungsbeschreibung ist ein Dokument, das die Anforderungen eines Projekts beschreibt. Es dient als Vereinbarung zwischen einem Kunden und einer Agentur oder einem Dienstleister und definiert den gesamten Arbeitsumfang für einen Anbieter, die Projektleistungen, die Kosten und den Zeitplan.

Projektvorschlag

Der Projektvorschlag ist ein Dokument, das alle Aspekte eines Projekts auflistet, einschließlich Hintergrund, Vision, Ziele, Aufgaben, Anforderungen, Eigentümer, damit verbundene Risiken usw. Sein Zweck ist es, eine Zusammenfassung der Projektdetails bereitzustellen und Unterstützung für das Projekt zu sammeln Idee von Interessenten.

Team-Charter

Eine Teamcharta erklärt im Wesentlichen, wie ein Team plant, seine Arbeit zu erledigen. Es konzentriert sich darauf, warum das Team existiert, welche Ziele das Team erreichen soll und wie es sie erreichen wird. Der Zweck der Teamcharta besteht darin, alle auf die gleiche Seite zu bringen und sie konzentriert zu halten.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist ein Diagramm, das dabei hilft, große Projekte in kleinere und überschaubarere Teile zu unterteilen, die die zu vervollständigenden Projektergebnisse enthalten. Es unterteilt Projektergebnisse in Teilergebnisse und Arbeitspakete, die die Arbeit, Dauer und Kosten für die auszuführenden Aufgaben definieren.

Stakeholder-Register

Das Stakeholder-Register ist ein Dokument, das Informationen über die Stakeholder eines Projekts enthält. Diese enthält ihre Namen, Kontaktdaten, die Rolle, die sie im Projekt spielen, ihre Befugnisse bei Projektentscheidungen sowie ihre Bedürfnisse, Bedenken und Erwartungen. Es dient als Grundlage für die Teambildung, die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Definition von Erfolgskriterien und die Planung der Stakeholder-Kommunikation.

Organigramm des Projekts

Ein Projektorganigramm ist eine visuelle Darstellung der Teammitglieder und der Rollen, die sie in einem bestimmten Projekt spielen. Es veranschaulicht die Hierarchie und die Berichtsbeziehungen zwischen den Teammitgliedern. Sie helfen bei der Zuweisung von Ressourcen, der Klärung von Verantwortlichkeiten und der Festlegung von Erwartungen hinsichtlich des erforderlichen Aufwands für jeden Einzelnen.

gewonnene Erkenntnisse

Ein Lessons-Learned-Bericht kann verwendet werden, um alle wichtigen Herausforderungen, Risiken, Unsicherheiten und Hindernisse, auf die Sie während eines Projekts gestoßen sind, zusammen mit den zeitnahen Lösungen, die Sie implementiert haben, zu dokumentieren. Lesson Learned-Berichte sollen Sie beim Erreichen der gewünschten Ergebnisse anleiten und Ihnen und anderen, die in Zukunft an einem ähnlichen Projekt arbeiten werden, dabei helfen, Schwierigkeiten zu vermeiden und das erwartete Ergebnis problemlos zu erreichen.

Wie Creately helfen kann, die Projektdokumentation zu rationalisieren

Creately – eine Arbeitsverwaltungssoftware, die auf einer visuellen Leinwand ausgeführt wird – kann Ihnen dabei helfen, die Erstellung, Organisation, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Projektmanagementdokumenten zu optimieren, die für den Erfolg Ihres Projekts wichtig sind.

Creately ist ein einfaches Tool mit einfachen, aber fortschrittlichen Funktionen, die selbst ein technisch nicht versierter Benutzer leicht erlernen kann. Es verfügt über eine intuitive Navigation mit Drag-and-Drop-Funktionalität, die das Organisieren von Inhalten mühelos macht. Außerdem lässt es sich in Tools integrieren, die Sie täglich verwenden, wie z. B. Google Suite-Apps, Confluence, Jira, Slack, MS Teams usw., sodass Sie Ihre Projektressourcen einfach synchron halten können.

Benutzerfreundliche visuelle Tools für den Einstieg

Creately bietet mehrere Formbibliotheken, vorgefertigte Vorlagen und leistungsstarke Diagrammfunktionen zum Visualisieren und Organisieren Ihrer projektbezogenen Daten in leicht verständlichen visuellen Strukturen wie Zeitleisten, Kanban-Tafeln, PSP-Diagrammen, Flussdiagrammen usw.

Mit den Datenbankfunktionen, auf die über das Shape-Daten-Panel zugegriffen werden kann, können Sie unbegrenzt Daten und Informationen innerhalb eines einzigen Shapes in einer Struktur speichern und auf einfache Weise Wikis und Projekt-Wissensdatenbanken erstellen. Beispielsweise können Sie Ihren Projektstrukturplan, der die Projektleistungen umreißt, um zusätzliche Datenfelder erweitern, um Informationen zu Fälligkeitsterminen, Eigentümern, Kosten usw. zu erfassen, oder eine detaillierte Übersicht für jede Leistung mit Notizen bereitstellen.

Eine einzige Quelle der Wahrheit

Die einheitlichen Arbeitsbereiche von Creately arbeiten auf einer unendlichen Leinwand, sodass Sie mehrere Dokumente nebeneinander an einem einzigen Ort platzieren können. Während Sie Ressourcen, Dokumente, Bilder und Links mit In-App-Vorschauen anhängen und einbetten können, können Sie auch externe Daten in Google Sheets, Excel oder CSV-Dateien in Creately importieren und sie als aussagekräftige Grafiken organisieren, wobei alle projektbezogenen Assets erhalten bleiben zentralisiert im selben Arbeitsbereich.

Hinweis: Mit der universellen Textsuchoption können Sie ganz einfach alle Informationen in Arbeitsbereichen und Ordnern suchen und finden.

Erweiterte Funktionen für Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung

Creately bietet eine kollaborative und sichere Online-Plattform, um das Erstellen, Aktualisieren und Teilen Ihrer Projektdokumente mit Stakeholdern zu vereinfachen. Kollaborationsfunktionen wie echte Zusammenarbeit mehrerer Benutzer mit gleichzeitiger Bearbeitung, Echtzeit-Cursorverfolgung, Offline-Synchronisierung, kontextbezogene Kommentare und Diskussionsthreads sowie In-App-Audio- und -Videoanrufe helfen dabei, funktionsübergreifende Projektteam-Workflows zu optimieren, unabhängig davon, ob die Teams zusammenarbeiten -lokal, abgelegen oder hybrid.

Creately-Ordner und Arbeitsbereiche verfügen über mehrere Zugriffs- und Rollenebenen (Eigentümer, Bearbeiter, Kommentator und Betrachter), mit denen Sie verwalten können, wie Sie Ihre Projektdokumente mit internen und externen Beteiligten teilen.

Hinweis: Legen Sie den Arbeitsbereichsstatus über die Arbeitsbereichseinstellungen fest und markieren Sie ihn als Entwurf, In Bearbeitung, In Überprüfung, Genehmigt, Endgültig oder Archiviert, um den Überprüfungsstatus anzugeben.

Optimieren Sie die Projektdokumentation mit Creately

Die Dokumentation aller Aspekte eines Projekts trägt in vielerlei Hinsicht zum Erfolg Ihres Projekts bei. Ob es darum geht, die Bedingungen einer Vereinbarung gegenüber Kunden oder Lieferanten zu klären, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Ihr Team auf Kurs zu halten oder Projektaktualisierungen nachzuverfolgen, die Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Projektdokumentation für wichtige Prozesse und Informationen ist der Schlüssel.

Die Projektdokumentation mag mühsam erscheinen, aber mit dem richtigen Werkzeug und den richtigen Techniken können Sie nicht nur den Dokumentationsprozess vereinfachen, sondern auch sicherstellen, dass das Endergebnis effektiv ist. Probieren Sie Creately noch heute aus, um Ihren Projektdokumentationsprozess zu vereinfachen und zu verbessern.