Documentos-chave do projeto que todo gerente de projeto precisa

A documentação adequada do projeto é parte integrante do gerenciamento de projetos. Documentar processos e informações essenciais do projeto ajuda a configurar um projeto de maneira eficiente e fácil de entender e, em última análise, garantir seu sucesso.

Neste post, veremos por que a documentação do projeto é importante e examinaremos os documentos de projeto essenciais e outros úteis que são criados ao longo do ciclo de vida de um projeto. Todos os modelos fornecidos são personalizáveis; clique neles para começar a editar. Use o menu abaixo para navegar facilmente.

Iniciação do projeto

• Plano de projeto
• Carta do Projeto
• Documento de Requisitos de Negócios
• Declaração de Trabalho

Planejamento do projeto

• Proposta de projeto
• Carta da Equipe
• Orçamento do projeto
• Plano de Comunicação do Projeto
• Cronograma do projeto
• TrabalhoDemolirEstrutura
• Registro de riscos
• Declaração do escopo do projeto
• Registro de Partes Interessadas
• Organograma do Projeto

Execução e Encerramento do Projeto

• Relatório de Status do Projeto
• Encerramento do projeto
• Lições aprendidas

O que é documentação do projeto?

A documentação do projeto envolve a criação e manutenção de documentos de gerenciamento do projeto ao longo das diferentes fases do ciclo de vida do projeto. Esses documentos do projeto permitem que o gerente de projeto gerencie, controle e entregue o projeto adequadamente.

Importância da Documentação do Projeto

Documentar detalhes importantes do projeto ajuda você e a equipe a verificar se as ideias que estão sendo implementadas realmente fazem sentido. A documentação do projeto simplifica o esclarecimento das expectativas e metas do projeto, dividindo as entregas em tarefas gerenciáveis, gerenciando recursos e mantendo todas as partes interessadas na mesma página.

Além disso, também auxilia,

• Reter o conhecimento coletado ao longo de projetos anteriores, o que permite agilizar a integração de novos funcionários ou novos membros da equipe do projeto.
• Aumentar a clareza e a transparência dos fluxos de trabalho da equipe, permitindo um melhor alinhamento da equipe multifuncional.

Os 10 principais documentos essenciais do projeto

A seguir estão os documentos essenciais de gerenciamento de projetos que devem ser criados durante cada fase do ciclo de vida do projeto.

Plano de projeto

O plano de gerenciamento do projeto – ou plano do projeto – é um documento abrangente que descreve como o projeto é executado, monitorado e controlado. Pode incluir linhas de base, planos de gestão subsidiários e outros documentos de planejamento. Ele destaca informações vitais do projeto, como prazos, atribuições e marcos principais, e geralmente é representado na forma de um gráfico de Gantt.

Carta do Projeto

O termo de abertura do projeto é um pequeno documento que explica o que um projeto envolve. Ele descreve quais são os objetivos do projeto, quem está envolvido e suas responsabilidades e as partes interessadas, e define a autoridade do gerente do projeto. Ele é criado de acordo com o business case do projeto, conforme descrito pelo patrocinador do projeto.

Documento de Requisitos de Negócios

O documento de requisitos de negócios explica a solução de negócios para um projeto com base nas necessidades e requisitos de negócios ou do cliente. Ele descreve o objetivo do projeto, a solução de negócios que ele fornece, recursos e funcionalidades, bem como o cronograma do projeto. Ele sintetiza a entrada das partes interessadas e a análise da situação atual dos negócios para fornecer uma descrição neutra em termos de tecnologia do que o produto deve fazer.

Orçamento do projeto

O orçamento do projeto é o custo total estimado de um projeto. Inclui uma estimativa detalhada de todos os custos, como custos de mão de obra, custos de aquisição de materiais e custos operacionais, que provavelmente serão incorridos durante a conclusão das tarefas do projeto em cada fase de um projeto. Ele ajuda a estabelecer as expectativas de gastos e obter a aprovação do projeto das partes interessadas, garantindo que os fundos estejam prontos no momento certo e medindo o desempenho.

Cronograma do projeto

Um cronograma de projeto é a linha do tempo do seu projeto, consiste em todas as tarefas, atividades e marcos sequenciados que precisam ser concluídos em um determinado período de tempo. Criar um cronograma de projeto é uma forma de comunicar todas as tarefas que precisam ser executadas, ao mesmo tempo em que esclarece quais recursos são necessários e em que prazo.

Registro de riscos

O registro de riscos, também conhecido como registro de riscos, é um documento que contém informações sobre os riscos identificados, como a natureza do risco, o nível de risco, quem é o responsável por ele e as medidas preventivas e ações corretivas. no lugar. Ele serve como uma estrutura de brainstorming para estabelecer riscos e como um banco de dados de riscos possíveis e potenciais e medidas de mitigação para eles.

Declaração do escopo do projeto

Uma declaração de escopo do projeto descreve o trabalho que precisa ser feito para entregar os resultados do projeto no prazo e dentro do orçamento. O documento de declaração do escopo do projeto descreve o que está sendo entregue (dentro do escopo), o que não está sendo entregue (fora do escopo), premissas para esclarecer as entregas e requisitos de alto nível.

Plano de Comunicação do Projeto

Um plano de comunicação do projeto é uma diretriz do que, quando e como as principais informações do projeto serão compartilhadas em intervalos importantes com as partes interessadas envolvidas. Inclui que tipo de informação será distribuída, para quem e com que frequência serão atualizadas.

Relatório de Status do Projeto

O relatório de status do projeto é um documento que descreve o progresso geral do projeto em relação ao plano de projeto projetado. Ele ajuda a manter todas as partes interessadas do projeto informadas sobre as informações de alto nível, como marcos, trabalho realizado, riscos e obstáculos.

Encerramento do projeto

O relatório de encerramento do projeto é um documento que formaliza o encerramento do projeto. Embora ajude a determinar se um projeto foi bem-sucedido ou não, ele fornece confirmação de que os critérios de aceitação do cliente foram atendidos e solicita a aprovação do patrocinador do projeto para encerrar o projeto.

Outros documentos úteis de gerenciamento de projetos

Embora os documentos listados acima sejam essenciais para garantir o sucesso do projeto, existem vários outros documentos de projeto que contribuirão ainda mais para acelerar sua conclusão bem-sucedida.

Declaração de Trabalho

Uma declaração de trabalho é um documento que descreve os requisitos de um projeto. Ele serve como um acordo entre um cliente e uma agência ou provedor de serviços e define todo o escopo de trabalho envolvido para um fornecedor, entregas do projeto, custos e cronograma.

Proposta de projeto

A proposta de projeto é um documento que lista todos os aspectos de um projeto, incluindo seu histórico, visão, objetivos, tarefas, requisitos, proprietários, riscos associados, etc. Seu objetivo é fornecer um resumo dos detalhes do projeto e obter suporte para o projeto ideia dos interessados.

Carta da Equipe

Uma carta de equipe basicamente explica como uma equipe planeja realizar seu trabalho. Ele se concentra em por que a equipe existe, os objetivos que a equipe foi projetada para alcançar e como ela vai alcançá-los. O objetivo da carta da equipe é colocar todos na mesma página e mantê-los focados.

TrabalhoDemolirEstrutura

A estrutura analítica do projeto é um diagrama que ajuda a dividir grandes projetos em partes menores e mais gerenciáveis ​​que contêm as entregas do projeto que serão concluídas. Ele divide as entregas do projeto em subentregas e pacotes de trabalho que definem o trabalho, a duração e os custos das tarefas que precisam ser realizadas.

Registro de Partes Interessadas

O registro das partes interessadas é um documento que detalha informações sobre as partes interessadas de um projeto. Ele contém seus nomes, detalhes de contato, o papel que desempenham no projeto, seu poder sobre a tomada de decisões do projeto e suas necessidades, preocupações e expectativas. Ele serve como base para a formação da equipe, atribuindo funções e responsabilidades, definindo critérios de sucesso e planejando a comunicação com as partes interessadas.

Organograma do Projeto

Um organograma do projeto é uma representação visual dos membros da equipe e dos papéis que eles desempenham em um determinado projeto. Ele ilustra a hierarquia e as relações de subordinação entre os membros da equipe. Eles ajudam na alocação de recursos, no esclarecimento de responsabilidades e no estabelecimento de expectativas em relação ao esforço exigido de cada indivíduo.

Lições aprendidas

Um relatório de lições aprendidas pode ser usado para documentar todos os principais desafios, riscos, incertezas e obstáculos que você encontrou durante um projeto, juntamente com as soluções oportunas que você implementou. Os relatórios de lições aprendidas são projetados para orientá-lo enquanto você trabalha para alcançar os resultados desejados, ajudando você e outras pessoas que trabalharão em um projeto semelhante no futuro a evitar as dificuldades e alcançar facilmente o resultado esperado.

Como o Creately pode ajudar a simplificar a documentação do projeto

Creately – um software de gerenciamento de trabalho executado em uma tela visual – pode ajudá-lo a simplificar a criação, organização, gerenciamento e compartilhamento dos documentos de gerenciamento de projetos que são importantes para o sucesso do seu projeto.

Creately é uma ferramenta simples com recursos simples e avançados que até mesmo um usuário não técnico pode aprender facilmente. Possui navegação intuitiva com funcionalidade de arrastar e soltar, o que facilita a organização do conteúdo. Além disso, ele se integra a ferramentas que você usa todos os dias, como aplicativos do Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams etc., facilitando a sincronização dos ativos do projeto.

Ferramentas visuais fáceis de usar para começar

Creately oferece várias bibliotecas de formas, modelos pré-fabricados e poderosos recursos de diagramação para visualizar e organizar seus dados relacionados ao projeto em estruturas visuais fáceis de entender, como linhas do tempo, quadros Kanban, diagramas WBS, fluxogramas etc.

Com os recursos de banco de dados que podem ser acessados ​​por meio do painel Shape Data, você pode armazenar dados e informações ilimitados em uma única forma em uma estrutura e criar facilmente wikis e bases de conhecimento do projeto. Por exemplo, você pode expandir sua estrutura de divisão de trabalho que descreve as entregas do projeto com campos de dados adicionais para capturar informações sobre datas de vencimento, proprietários, custo etc., ou fornecer uma visão geral detalhada de cada entrega com notas.

Uma Única Fonte de Verdade

Os espaços de trabalho unificados do Creately operam em uma tela infinita, permitindo que você coloque vários documentos lado a lado em um único local. Embora você possa anexar e incorporar recursos, documentos, imagens e links com visualizações no aplicativo, também pode importar dados externos em arquivos do Planilhas Google, Excel ou CSV no Creately e organizá-los como visuais significativos, mantendo todos os ativos relacionados ao projeto centralizados no mesmo espaço de trabalho.

Observação: pesquise e localize facilmente qualquer informação em áreas de trabalho e pastas com a opção de pesquisa de texto universal.

Recursos avançados de colaboração e compartilhamento

Creately oferece uma plataforma online colaborativa e segura para simplificar a criação, atualização e compartilhamento de seus documentos de projeto com as partes interessadas. Recursos de colaboração, como a verdadeira colaboração multiusuário com edição simultânea, rastreamento de cursor em tempo real, sincronização off-line, comentários contextuais e tópicos de discussão e chamadas de áudio e vídeo no aplicativo ajudam a simplificar os fluxos de trabalho multifuncionais da equipe do projeto, sejam as equipes co -localizado, remoto ou híbrido.

As pastas e áreas de trabalho do Creately vêm com vários níveis de acesso e função (Proprietário, Editor, Comentarista e Visualizador), permitindo que você gerencie como você compartilha seus documentos de projeto com partes interessadas internas e externas.

Observação: defina o status do espaço de trabalho por meio das preferências do espaço de trabalho e marque-o como Rascunho, Em andamento, Em revisão, Aprovado, Final ou Arquivado para indicar seu status de revisão.

Simplifique a documentação do projeto com Creately

Documentar todos os aspectos de um projeto ajudará o sucesso de seu projeto de várias maneiras. Seja para esclarecer os termos de um contrato para clientes ou fornecedores, cumprir requisitos legais, manter sua equipe alinhada ou acompanhar as atualizações do projeto, manter a documentação adequada do projeto para os principais processos e informações é a chave.

A documentação do projeto pode parecer tediosa, mas com a ferramenta e as técnicas certas, você pode não apenas simplificar o processo de documentação, mas também garantir que o resultado final seja eficaz. Experimente o Creately hoje para simplificar e melhorar o processo de documentação do seu projeto.