Her Proje Yöneticisinin İhtiyaç Duyduğu Temel Proje Belgeleri

Uygun proje dokümantasyonu, proje yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Temel proje süreçlerini ve bilgilerini belgelemek, bir projenin verimli ve anlaşılması kolay bir şekilde oluşturulmasına yardımcı olur ve sonuçta başarısını sağlar.

Bu yazıda, proje belgelerinin neden önemli olduğuna bakacağız ve bir projenin yaşam döngüsü boyunca oluşturulan temel ve diğer faydalı proje belgelerini gözden geçireceğiz. Sağlanan tüm şablonlar özelleştirilebilir; düzenlemeye başlamak için üzerlerine tıklayın. Kolayca gezinmek için aşağıdaki menüyü kullanın.

Proje başlangıcı

• Proje Planı
• Proje Sözleşmesi
• İş Gereksinimleri Belgesi
• İş Bildirimi

Proje planlaması

• Proje teklifi
• Takım Sözleşmesi
• Proje bütçesi
• Proje İletişim Planı
• Proje takvimi
• İş Dökümü Yapısı
• Risk Kaydı
• Proje kapsam beyanı
• Paydaş Kaydı
• Proje Organizasyon Şeması

Proje Yürütme ve Kapanış

• Proje Durum Raporu
• Proje Kapanışı
• Dersler öğrenildi

Proje Dokümantasyonu Nedir?

Proje belgeleri, proje yaşam döngüsünün farklı aşamaları boyunca proje yönetimi belgelerinin oluşturulmasını ve sürdürülmesini gerektirir. Bu proje belgeleri, proje yöneticisinin projeyi yeterince yönetmesine, kontrol etmesine ve teslim etmesine olanak tanır.

Proje Dokümantasyonunun Önemi

Böylece projenin önemli ayrıntılarını belgelemek, sizin ve ekibin, uygulanan fikirlerin gerçekten anlamlı olduğunu doğrulamanıza yardımcı olur. Proje dokümantasyonu, proje beklentilerini ve hedeflerini netleştirmeyi, çıktıları yönetilebilir görevlere ayırmayı, kaynakları yönetmeyi ve tüm paydaşları aynı sayfada tutmayı basitleştirir.

Ayrıca, yardımcı olur,

• Yeni çalışanların veya yeni proje ekibi üyelerinin işe alınmasını kolaylaştıran, geçmiş projeler boyunca toplanan bilgileri muhafaza etmek.
• Ekip iş akışlarının artan netliği ve şeffaflığı, daha iyi çapraz işlevli ekip uyumuna olanak tanır.

En Önemli 10 Temel Proje Belgesi

Proje yaşam döngüsünün her aşamasında oluşturulması gereken temel proje yönetimi belgeleri aşağıdadır.

Proje Planı

Proje yönetim planı – veya proje planı – projenin nasıl yürütüldüğünü, izlendiğini ve kontrol edildiğini özetleyen kapsamlı bir belgedir. Temelleri, yardımcı yönetim planlarını ve diğer planlama belgelerini içerebilir. Son teslim tarihleri, ödevler ve önemli kilometre taşları gibi hayati proje bilgilerini vurgular ve genellikle bir Gantt şeması şeklinde temsil edilir.

Proje Sözleşmesi

Proje başlatma belgesi, bir projenin neleri kapsadığını açıklayan kısa bir belgedir. Proje hedeflerinin ne olduğunu, kimin dahil olduğunu ve sorumluluklarını ve paydaşları açıklar ve proje yöneticisinin yetkisini tanımlar. Proje sponsoru tarafından açıklanan proje için iş gerekçesi doğrultusunda oluşturulur.

İş Gereksinimleri Belgesi

İş gereksinimleri belgesi, iş veya müşteri ihtiyaç ve gereksinimlerine dayalı bir proje için iş çözümünü açıklar. Projenin amacını, sağladığı iş çözümünü, özellikleri ve işlevleri ile proje zaman çizelgesini açıklar. Ürünün ne yapması gerektiğine dair teknolojiden bağımsız bir açıklama sağlamak için paydaşlardan gelen girdileri ve mevcut iş durumunun analizini sentezler.

Proje bütçesi

Proje bütçesi, bir projenin toplam tahmini maliyetidir. Bir projenin her aşamasında proje görevlerinin tamamlanması sırasında ortaya çıkması muhtemel olan işçilik maliyetleri, malzeme tedarik maliyetleri ve işletme maliyetleri gibi tüm maliyetlerin ayrıntılı bir tahminini içerir. Harcama beklentilerinin belirlenmesine ve paydaşlardan proje onayı alınmasına, fonların doğru zamanda hazır olmasını sağlamaya ve performansı ölçmeye yardımcı olur.

Proje takvimi

Proje takvimi, projenizin zaman çizelgesidir, belirli bir zaman diliminde tamamlanması gereken tüm sıralı görevlerden, faaliyetlerden ve kilometre taşlarından oluşur. Bir proje takvimi oluşturmak, hangi kaynakların gerekli olduğunu ve hangi zaman çerçevesinde gerekli olduğunu netleştirirken, yapılması gereken tüm görevleri iletmenin bir yoludur.

Risk Kaydı

Risk kaydı olarak da adlandırılan risk kaydı, riskin doğası, risk seviyesi, bundan kimin sorumlu olduğu, önleyici tedbirler ve düzeltici faaliyetler gibi tanımlanan riskler hakkında bilgileri içeren bir belgedir. yerinde. Riskleri belirlemek için bir beyin fırtınası çerçevesi ve bunlar için olası ve potansiyel riskler ve hafifletme önlemlerinin bir veri tabanı olarak hizmet eder.

Proje kapsam beyanı

Proje kapsam bildirimi, proje çıktılarını zamanında ve bütçe dahilinde sunmak için yapılması gereken işi tanımlar. Proje kapsam beyanı belgesi, neyin teslim edildiğini (kapsam içinde), neyin teslim edilmediğini (kapsam dışı), teslimatları netleştirmek için varsayımları ve üst düzey gereksinimleri ana hatlarıyla belirtir.

Proje İletişim Planı

Bir proje iletişim planı, önemli proje bilgilerinin yatırım yapılan paydaşlarla önemli aralıklarla ne, ne zaman ve nasıl paylaşılacağına dair bir kılavuzdur. Ne tür bilgilerin dağıtılacağını, kime ve ne sıklıkta güncelleneceğini içerir.

Proje Durum Raporu

Proje durum raporu, projenin öngörülen proje planına göre genel ilerlemesini özetleyen bir belgedir. Tüm proje paydaşlarının kilometre taşları, tamamlanan işler, riskler ve engeller gibi üst düzey bilgiler hakkında bilgilendirilmesine yardımcı olur.

Proje Kapanışı

Proje kapanış raporu, projenin kapanışını resmileştiren bir belgedir. Bir projenin başarılı olup olmadığını belirlemeye yardımcı olurken, müşteri kabulü için kriterlerin karşılandığının teyidini sağlar ve Proje Sponsorundan projeyi kapatmak için imza talep eder.

Diğer Faydalı Proje Yönetimi Belgeleri

Yukarıda listelediğimiz belgeler projenin başarısını sağlamak için gerekli olmakla birlikte, projenin başarıyla tamamlanmasını hızlandırmaya daha fazla katkıda bulunacak çok sayıda başka proje belgesi de vardır.

İş Bildirimi

Çalışma beyanı, bir projenin gereksinimlerini tanımlayan bir belgedir. Bir müşteri ile bir ajans veya hizmet sağlayıcı arasında bir anlaşma görevi görür ve bir satıcı, proje teslimatları, maliyetler ve zaman çizelgesi için dahil olan tüm çalışma kapsamını tanımlar.

Proje teklifi

Proje teklifi, arka planı, vizyonu, hedefleri, görevleri, gereksinimleri, sahipleri, ilişkili riskleri vb. dahil olmak üzere bir projenin tüm yönlerini listeleyen bir belgedir. Amacı, proje ayrıntılarının bir özetini ve proje için destek toplamaktır. paydaşlardan fikir.

Takım Sözleşmesi

Ekip tüzüğü temel olarak bir ekibin işini nasıl yapmayı planladığını açıklar. Ekibin neden var olduğuna, ekibin başarmak için tasarlandığı hedeflere ve bunlara nasıl ulaşacağına odaklanır. Ekip tüzüğünün amacı, herkesi aynı sayfada tutmak ve odaklanmalarını sağlamaktır.

İş Dökümü Yapısı

İş kırılım yapısı, büyük projeleri, tamamlayacağı proje çıktılarını içeren daha küçük ve daha yönetilebilir parçalara ayırmaya yardımcı olan bir diyagramdır. Proje çıktılarını, yapılması gereken görevler için işi, süreyi ve maliyetleri tanımlayan alt teslimatlara ve iş paketlerine böler.

Paydaş Kaydı

Paydaş listesi, bir projenin paydaşları hakkındaki bilgileri detaylandıran bir belgedir. Bu, adlarını, iletişim bilgilerini, projede oynadıkları rolü, proje kararlarını verme güçlerini ve ihtiyaçlarını, endişelerini ve beklentilerini içerir. Ekip oluşumu, rol ve sorumlulukların atanması, başarı kriterlerinin tanımlanması ve paydaş iletişiminin planlanması için temel oluşturur.

Proje Organizasyon Şeması

Proje organizasyon şeması, ekip üyelerinin ve belirli bir projede oynadıkları rollerin görsel bir temsilidir. Ekip üyeleri arasındaki hiyerarşiyi ve raporlama ilişkilerini gösterir. Kaynakları tahsis etmeye, sorumlulukları netleştirmeye ve her bir bireyden gereken çabayla ilgili beklentileri belirlemeye yardımcı olurlar.

Dersler öğrenildi

Alınan ders raporu, bir proje sırasında karşılaştığınız tüm önemli zorlukları, riskleri, belirsizlikleri ve engelleyicileri, zamanında uyguladığınız çözümlerle birlikte belgelemek için kullanılabilir. Alınan ders raporları, istenen sonuçlara ulaşmak için çalışırken size rehberlik etmek üzere tasarlanmıştır, bu nedenle size ve gelecekte benzer bir projede çalışacak diğer kişilere, zorluklardan kaçınmanıza ve beklenen sonuca kolayca ulaşmanıza yardımcı olur.

Creately Proje Belgelerini Kolaylaştırmaya Nasıl Yardımcı Olabilir?

Görsel bir tuval üzerinde çalışan bir iş yönetimi yazılımı olan Creately, projenizin başarısı için önemli olan proje yönetimi belgelerinin oluşturulmasını, düzenlenmesini, yönetilmesini ve paylaşılmasını kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.

Creately, teknik bilgisi olmayan bir kullanıcının bile kolayca öğrenebileceği basit ama gelişmiş özelliklere sahip basit bir araçtır. İçeriği düzenlemeyi zahmetsiz hale getiren sürükle ve bırak işleviyle sezgisel gezinmeye sahiptir. Ayrıca Google Suite uygulamaları, Confluence, Jira, Slack, MS Teams vb. gibi her gün kullandığınız araçlarla entegre olur ve proje varlıklarınızı senkronize tutmanızı kolaylaştırır.

Başlamak için Kullanımı Kolay Görsel Araçlar

Creately, projeyle ilgili verilerinizi Zaman Çizelgeleri, Kanban panoları, WBS diyagramları, Akış çizelgeleri vb. gibi anlaşılması kolay görsel yapılarda görselleştirmek ve düzenlemek için çoklu şekil kitaplıkları, önceden hazırlanmış şablonlar ve güçlü diyagram oluşturma yetenekleri sunar.

Shape Data paneli üzerinden erişilebilen veritabanı yetenekleri ile sınırsız veri ve bilgiyi tek bir şekil içerisinde bir yapı içerisinde saklayabilir, kolaylıkla wiki ve proje bilgi tabanları oluşturabilirsiniz. Örneğin, teslim tarihleri, sahipler, maliyet vb. hakkında bilgi toplamak için proje çıktılarını ek veri alanlarıyla özetleyen İş Döküm Yapınızı genişletebilir veya notlarla birlikte her bir çıktı için ayrıntılı bir genel bakış sağlayabilirsiniz.

Tek Bir Gerçeğin Kaynağı

Creately'nin birleşik çalışma alanları sonsuz bir tuval üzerinde çalışarak birden çok belgeyi tek bir konuma yan yana yerleştirmenize olanak tanır. Uygulama içi önizlemelerle kaynakları, belgeleri, resimleri ve bağlantıları ekleyip gömebilirken, Google E-Tablolar, Excel veya CSV dosyalarındaki harici verileri Creately'ye aktarabilir ve projeyle ilgili tüm varlıkları koruyarak anlamlı görseller olarak düzenleyebilirsiniz. aynı çalışma alanında merkezileştirilmiştir.

Not: Evrensel metin arama seçeneğiyle çalışma alanları ve klasörler arasında herhangi bir bilgiyi kolayca arayın ve bulun.

Gelişmiş İşbirliği ve Paylaşım Yetenekleri

Creately, proje belgelerinizi oluşturmayı, güncellemeyi ve paydaşlarla paylaşmayı basitleştirmek için işbirliğine dayalı ve güvenli bir çevrimiçi platform sunar. Eşzamanlı düzenleme ile gerçek çok kullanıcılı işbirliği, gerçek zamanlı imleç izleme, çevrimdışı senkronizasyon, bağlamsal yorumlar ve tartışma konuları ve uygulama içi sesli ve görüntülü aramalar gibi işbirliği özellikleri, ekipler ister ortak olsun, işlevler arası proje ekibi iş akışlarını kolaylaştırmaya yardımcı olur. -bulunan, uzak veya hibrit.

Creately klasörleri ve çalışma alanları, proje belgelerinizi dahili ve harici paydaşlarla nasıl paylaştığınızı yönetmenize olanak tanıyan birden çok erişim ve rol düzeyiyle (Sahip, Düzenleyici, Yorumcu ve Görüntüleyici) gelir.

Not: Çalışma alanı durumunu çalışma alanı tercihlerinden ayarlayın ve gözden geçirme durumunu belirtmek için Taslak, Devam Ediyor, İncelemede, Onaylandı, Nihai veya Arşivlendi olarak işaretleyin.

Creately ile Proje Belgelerini Kolaylaştırın

Bir projenin tüm yönlerini belgelemek, projenizin başarısına birçok yönden yardımcı olacaktır. Müşterilere veya tedarikçilere bir anlaşmanın şartlarını açıklığa kavuşturmak, yasal gereklilikleri yerine getirmek, ekibinizi uyumlu tutmak veya proje güncellemelerini takip etmek olsun, kilit süreçler ve bilgiler için uygun proje belgelerini korumak anahtardır.

Proje dokümantasyonu sıkıcı görünebilir, ancak doğru araç ve tekniklerle dokümantasyon sürecini basitleştirmekle kalmaz, aynı zamanda nihai çıktının etkili olmasını da sağlayabilirsiniz. Proje dokümantasyon sürecinizi basitleştirmek ve iyileştirmek için bugün Creately'yi deneyin.