Kluczowe dokumenty projektowe, których potrzebuje każdy kierownik projektu

Właściwa dokumentacja projektowa jest integralną częścią zarządzania projektem. Udokumentowanie istotnych procesów i informacji o projekcie pomaga skonfigurować projekt w wydajny i łatwy do zrozumienia sposób, a ostatecznie zapewnić jego sukces.

W tym poście przyjrzymy się, dlaczego dokumentacja projektowa jest ważna i omówimy podstawowe i inne przydatne dokumenty projektowe, które są tworzone przez cały cykl życia projektu. Wszystkie dostarczone szablony można dostosować; kliknij je, aby rozpocząć edycję. Skorzystaj z poniższego menu, aby łatwo nawigować.

Inicjacja projektu

• Plan projektu
• Karta Projektu
• Dokument wymagań biznesowych
• Zestawienie pracy

Planowanie

• Propozycja projektu
• Czarter zespołu
• Budżet projektu
• Plan komunikacji w projekcie
• Harmonogram projektu
• Struktura podziału pracy
• Rejestr ryzyka
• Oświadczenie dotyczące zakresu projektu
• Rejestr interesariuszy
• Schemat organizacyjny projektu

Wykonanie i zamknięcie projektu

• Raport o stanie projektu
• Zamknięcie projektu
• Zdobyta wiedza

Co to jest dokumentacja projektu?

Dokumentacja projektowa obejmuje tworzenie i utrzymywanie dokumentów zarządzania projektami w różnych fazach cyklu życia projektu. Te dokumenty projektowe pozwalają kierownikowi projektu odpowiednio zarządzać, kontrolować i dostarczać projekt.

Znaczenie dokumentacji projektowej

W ten sposób udokumentowanie ważnych szczegółów projektu pomaga Tobie i zespołowi zweryfikować, czy wdrażane pomysły rzeczywiście mają sens. Dokumentacja projektowa upraszcza wyjaśnianie oczekiwań i celów projektu, dzieląc produkty na zadania, którymi można zarządzać, zarządzając zasobami i utrzymując wszystkich interesariuszy na tej samej stronie.

Ponadto pomaga również przy,

• Zachowanie wiedzy zgromadzonej w trakcie poprzednich projektów, co pozwala usprawnić onboarding nowych pracowników lub nowych członków zespołu projektowego.
• Zwiększenie przejrzystości i przejrzystości przepływów pracy zespołu, co pozwala na lepsze dopasowanie między funkcjami zespołu.

Top 10 niezbędnych dokumentów projektowych

Poniżej znajdują się podstawowe dokumenty dotyczące zarządzania projektem, które należy utworzyć na każdym etapie cyklu życia projektu.

Plan projektu

Plan zarządzania projektem – lub plan projektu – to kompleksowy dokument, który przedstawia sposób realizacji, monitorowania i kontroli projektu. Może zawierać poziomy bazowe, pomocnicze plany zarządzania i inne dokumenty dotyczące planowania. Podkreśla ważne informacje o projekcie, takie jak terminy, zadania i kluczowe etapy, i jest zwykle przedstawiane w postaci wykresu Gantta.

Karta Projektu

Karta projektu to krótki dokument wyjaśniający, na czym polega projekt. Opisuje, jakie są cele projektu, kto jest zaangażowany i jakie są obowiązki, a także interesariusze, a także określa uprawnienia kierownika projektu. Jest tworzony zgodnie z uzasadnieniem biznesowym projektu opisanym przez sponsora projektu.

Dokument wymagań biznesowych

Dokument wymagań biznesowych wyjaśnia rozwiązanie biznesowe dla projektu w oparciu o potrzeby i wymagania biznesowe lub klienta. Opisuje cel projektu, dostarczane rozwiązanie biznesowe, cechy i funkcjonalności, a także harmonogram projektu. Syntetyzuje wkład od interesariuszy i analizę bieżącej sytuacji biznesowej, aby zapewnić neutralny pod względem technologicznym opis tego, co produkt powinien zrobić.

Budżet projektu

Budżet projektu to całkowity szacowany koszt projektu. Zawiera szczegółowe oszacowanie wszystkich kosztów, takich jak koszty pracy, koszty zakupu materiałów i koszty operacyjne, które prawdopodobnie zostaną poniesione podczas realizacji zadań projektowych na każdym etapie projektu. Pomaga w ustaleniu oczekiwań dotyczących wydatków i uzyskaniu akceptacji projektu od interesariuszy, zapewnieniu gotowości funduszy we właściwym czasie oraz pomiarze wyników.

Harmonogram projektu

Harmonogram projektu to oś czasu projektu, składa się ze wszystkich zadań, czynności i kamieni milowych, które należy wykonać w określonej kolejności w określonych ramach czasowych. Tworzenie harmonogramu projektu to sposób na zakomunikowanie wszystkich zadań, które są potrzebne do wykonania, przy jednoczesnym wyjaśnieniu, jakie zasoby są potrzebne i w jakich ramach czasowych.

Rejestr ryzyka

Rejestr ryzyka, zwany również dziennikiem ryzyka, to dokument zawierający informacje o zidentyfikowanych zagrożeniach, takie jak charakter ryzyka, poziom ryzyka, kto jest za nie odpowiedzialny oraz środki zapobiegawcze i działania naprawcze w miejscu. Służy jako ramy burzy mózgów w celu ustalenia zagrożeń oraz jako baza danych możliwych i potencjalnych zagrożeń oraz środków łagodzących je.

Oświadczenie dotyczące zakresu projektu

Oświadczenie dotyczące zakresu projektu opisuje pracę, którą należy wykonać, aby dostarczyć produkty projektu na czas iw ramach budżetu. Dokument deklaracji zakresu projektu określa, co jest dostarczane (w zakresie), co nie jest dostarczane (poza zakresem), założenia wyjaśniające wyniki i wymagania wysokiego poziomu.

Plan komunikacji w projekcie

Plan komunikacji projektu jest wytyczną tego, co, kiedy i jak kluczowe informacje o projekcie będą udostępniane w kluczowych odstępach czasu zainteresowanym stronom. Zawiera informacje, jakie informacje będą przekazywane, komu i jak często będą aktualizowane.

Raport o stanie projektu

Raport o stanie projektu to dokument przedstawiający ogólny postęp projektu w stosunku do przewidywanego planu projektu. Pomaga informować wszystkich interesariuszy projektu o ogólnych informacjach, takich jak kamienie milowe, wykonana praca, ryzyko i przeszkody.

Zamknięcie projektu

Raport zamknięcia projektu to dokument, który formalizuje zamknięcie projektu. Chociaż pomaga w ustaleniu, czy projekt zakończył się sukcesem, zapewnia potwierdzenie, że kryteria akceptacji klienta zostały spełnione i wymaga podpisu sponsora projektu w celu zamknięcia projektu.

Inne przydatne dokumenty dotyczące zarządzania projektami

Chociaż dokumenty, które wymieniliśmy powyżej, są niezbędne do zapewnienia powodzenia projektu, istnieje wiele innych dokumentów projektowych, które dodatkowo przyczynią się do przyspieszenia jego pomyślnego ukończenia.

Zestawienie pracy

Zestawienie pracy to dokument opisujący wymagania projektu. Służy jako umowa między klientem a agencją lub usługodawcą i określa cały zakres prac dla dostawcy, elementy projektu, koszty i harmonogram.

Propozycja projektu

Propozycja projektu to dokument, który wymienia wszystkie aspekty projektu, w tym jego tło, wizję, cele, zadania, wymagania, właścicieli, powiązane ryzyka itp. Jego celem jest przedstawienie podsumowania szczegółów projektu i wsparcie dla projektu pomysł od interesariuszy.

Czarter zespołu

Karta zespołu zasadniczo wyjaśnia, w jaki sposób zespół planuje wykonać swoją pracę. Skupia się na tym, dlaczego zespół istnieje, jakie cele ma osiągnąć zespół i jak zamierza je osiągnąć. Celem karty zespołu jest, aby wszyscy byli na tej samej stronie i skoncentrowali się.

Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy to diagram, który pomaga rozbić duże projekty na mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu części, które zawierają elementy dostarczane projektu, które zostaną ukończone. Dzieli elementy dostarczane projektu na elementy cząstkowe i pakiety robocze, które definiują pracę, czas trwania i koszty zadań, które należy wykonać.

Rejestr interesariuszy

Rejestr interesariuszy to dokument zawierający szczegółowe informacje o interesariuszach projektu. Zawiera ich nazwiska, dane kontaktowe, rolę, jaką odgrywają w projekcie, ich władzę nad podejmowaniem decyzji projektowych oraz ich potrzeby, obawy i oczekiwania. Służy jako podstawa do tworzenia zespołów, przypisywania ról i odpowiedzialności, definiowania kryteriów sukcesu i planowania komunikacji z interesariuszami.

Schemat organizacyjny projektu

Schemat organizacyjny projektu to wizualna reprezentacja członków zespołu i ról, jakie pełnią w danym projekcie. Ilustruje hierarchię i relacje sprawozdawcze między członkami zespołu. Pomagają w przydzielaniu zasobów, wyjaśnianiu obowiązków i ustalaniu oczekiwań dotyczących wysiłku wymaganego od każdej osoby.

Zdobyta wiedza

Raport wyciągnięty z wyciągniętych wniosków może być wykorzystany do udokumentowania wszystkich kluczowych wyzwań, zagrożeń, niepewności i blokad, na które natknąłeś się podczas projektu, wraz z wdrożonymi na czas rozwiązaniami. Raporty z wyciągniętych wniosków mają na celu poprowadzić Cię podczas pracy nad osiągnięciem pożądanych wyników, więc pomagają Tobie i innym, którzy będą pracować nad podobnym projektem w przyszłości, uniknąć trudności i łatwo osiągnąć oczekiwany wynik.

Jak Creately może pomóc usprawnić dokumentację projektu

Creately — oprogramowanie do zarządzania pracą działające na kanwie wizualnej — może pomóc usprawnić tworzenie, organizowanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów zarządzania projektami, które są ważne dla powodzenia projektu.

Creately to proste narzędzie z prostymi, ale zaawansowanymi funkcjami, których może łatwo nauczyć się nawet nietechniczny użytkownik. Posiada intuicyjną nawigację z funkcją przeciągania i upuszczania, która sprawia, że ​​organizowanie treści jest bezproblemowe. Ponadto integruje się z narzędziami, których używasz na co dzień, takimi jak aplikacje Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams itp., co ułatwia synchronizację zasobów projektu.

Łatwe w użyciu narzędzia wizualne do rozpoczęcia pracy

Creately oferuje wiele bibliotek kształtów, gotowe szablony i zaawansowane możliwości tworzenia diagramów, aby wizualizować i organizować dane związane z projektem w łatwych do zrozumienia strukturach wizualnych, takich jak osie czasu, tablice Kanban, diagramy WBS, schematy blokowe itp.

Dzięki możliwościom bazy danych, do których można uzyskać dostęp za pośrednictwem panelu Shape Data, możesz przechowywać nieograniczoną liczbę danych i informacji w jednym kształcie w strukturze oraz łatwo tworzyć wiki i bazy wiedzy o projektach. Na przykład możesz rozszerzyć swoją strukturę podziału pracy, która przedstawia elementy dostarczane projektu o dodatkowe pola danych, aby przechwycić informacje o terminach, właścicielach, kosztach itp. lub zapewnić szczegółowy przegląd każdego elementu z uwagami.

Jedno źródło prawdy

Ujednolicone przestrzenie robocze Creately działają na nieskończonej kanwie, umożliwiając umieszczenie wielu dokumentów obok siebie w jednym miejscu. Chociaż możesz dołączać i osadzać zasoby, dokumenty, obrazy i linki z podglądem w aplikacji, możesz także importować dane zewnętrzne z plików Arkuszy Google, Excela lub CSV do Creately i organizować je jako znaczące wizualizacje, zachowując wszystkie zasoby związane z projektem scentralizowane w tej samej przestrzeni roboczej.

Uwaga: Łatwe wyszukiwanie i lokalizowanie dowolnych informacji w obszarach roboczych i folderach dzięki uniwersalnej opcji wyszukiwania tekstu.

Zaawansowane możliwości współpracy i udostępniania

Creately oferuje współpracę i bezpieczną platformę online, aby uprościć tworzenie, aktualizowanie i udostępnianie dokumentów projektowych zainteresowanym stronom. Funkcje współpracy, takie jak prawdziwa współpraca wielu użytkowników z równoczesną edycją, śledzenie kursora w czasie rzeczywistym, synchronizacja offline, kontekstowe komentarze i wątki dyskusji oraz rozmowy audio i wideo w aplikacji, pomagają usprawnić przepływy pracy zespołów projektowych między funkcjami, niezależnie od tego, czy zespoły są – zlokalizowane, zdalne lub hybrydowe.

Foldery i obszary robocze Creately mają wiele poziomów dostępu i ról (właściciel, redaktor, komentator i przeglądający), co pozwala zarządzać sposobem udostępniania dokumentów projektu wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom.

Uwaga: Ustaw stan obszaru roboczego za pomocą preferencji obszaru roboczego i oznacz go jako Wersja robocza, W toku, W trakcie recenzji, Zatwierdzony, Ostateczny lub Zarchiwizowany, aby wskazać stan recenzji.

Usprawnij dokumentację projektu dzięki Creately

Udokumentowanie wszystkich aspektów projektu pomoże w sukcesie projektu na wiele sposobów. Niezależnie od tego, czy chodzi o wyjaśnienie warunków umowy klientom lub dostawcom, spełnienie wymagań prawnych, dostosowanie zespołu lub śledzenie aktualizacji projektu, utrzymanie właściwej dokumentacji projektowej dla kluczowych procesów i informacji jest kluczowe.

Dokumentacja projektowa może wydawać się żmudna, ale dzięki odpowiednim narzędziom i technikom można nie tylko uprościć proces tworzenia dokumentacji, ale także zapewnić, że końcowy efekt będzie efektywny. Wypróbuj Creately już dziś, aby uprościć i usprawnić proces tworzenia dokumentacji projektu.