Documentos clave del proyecto que todo gerente de proyecto necesita

La documentación adecuada del proyecto es una parte integral de la gestión del proyecto. La documentación de los procesos y la información esenciales del proyecto ayuda a configurar un proyecto de manera eficiente y fácil de entender y, en última instancia, garantiza su éxito.

En esta publicación, veremos por qué la documentación del proyecto es importante y repasaremos los documentos de proyecto esenciales y otros útiles que se crean a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Todas las plantillas proporcionadas son personalizables; haga clic en ellos para comenzar a editar. Use el menú a continuación para navegar fácilmente.

Inicio del proyecto

• Plan de proyecto
• Carta del proyecto
• Documento de requisitos comerciales
• Declaración de trabajo

Planificación de proyectos

• Propuesta de proyecto
• Carta del equipo
• Presupuesto del proyecto
• Plan de comunicaciones del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Estructura de desglose del trabajo
• Registro de riesgo
• Enunciado del alcance del proyecto
• Registro de partes interesadas
• Organigrama del proyecto

Ejecución y Cierre del Proyecto

• Informe de estado del proyecto
• Cierre del proyecto
• Lecciones aprendidas

¿Qué es la documentación del proyecto?

La documentación del proyecto implica la creación y el mantenimiento de documentos de gestión del proyecto a lo largo de las diferentes fases del ciclo de vida del proyecto. Estos documentos del proyecto permiten al director del proyecto gestionar, controlar y entregar adecuadamente el proyecto.

Importancia de la documentación del proyecto

Documentar detalles importantes del proyecto lo ayuda a usted y al equipo a verificar que las ideas que se implementan realmente tienen sentido. La documentación del proyecto simplifica la aclaración de las expectativas y los objetivos del proyecto, desglosa los entregables en tareas manejables, administra los recursos y mantiene a todas las partes interesadas en la misma página.

Además, también ayuda con,

• Retener el conocimiento recopilado en el transcurso de proyectos anteriores, lo que permite agilizar la incorporación de nuevos empleados o nuevos miembros del equipo del proyecto.
• Aumentar la claridad y la transparencia de los flujos de trabajo del equipo, lo que permite una mejor alineación del equipo multifuncional.

Los 10 mejores documentos de proyectos esenciales

Los siguientes son los documentos esenciales de gestión de proyectos que deben crearse durante cada fase del ciclo de vida del proyecto.

Plan de proyecto

El plan para la dirección del proyecto, o plan del proyecto, es un documento completo que describe cómo se ejecuta, supervisa y controla el proyecto. Puede incluir líneas de base, planes de manejo subsidiarios y otros documentos de planificación. Resalta información vital del proyecto, como plazos, tareas e hitos clave, y generalmente se representa en forma de diagrama de Gantt.

Carta del proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento breve que explica lo que implica un proyecto. Describe cuáles son los objetivos del proyecto, quién está involucrado y sus responsabilidades, y las partes interesadas, y define la autoridad del director del proyecto. Se crea de acuerdo con el caso comercial del proyecto descrito por el patrocinador del proyecto.

Documento de requisitos comerciales

El documento de requisitos comerciales explica la solución comercial para un proyecto en función de las necesidades y requisitos comerciales o del cliente. Describe el propósito del proyecto, la solución empresarial que proporciona, las características y funcionalidades, así como el cronograma del proyecto. Sintetiza los aportes de las partes interesadas y el análisis de la situación comercial actual para proporcionar una descripción neutral desde el punto de vista tecnológico de lo que debe hacer el producto.

Presupuesto del proyecto

El presupuesto del proyecto es el costo total estimado de un proyecto. Incluye una estimación detallada de todos los costos, como costos de mano de obra, costos de adquisición de materiales y costos operativos, en los que es probable que se incurra durante la finalización de las tareas del proyecto en cada fase de un proyecto. Ayuda a establecer expectativas de gastos y obtener la aprobación del proyecto por parte de las partes interesadas, asegurando que los fondos estén listos en el momento adecuado y midiendo el rendimiento.

Cronograma del proyecto

El cronograma de un proyecto es la línea de tiempo de su proyecto, consta de todas las tareas, actividades e hitos secuenciados que deben completarse en un período de tiempo determinado. Crear un cronograma del proyecto es una forma de comunicar todas las tareas que se deben realizar, al tiempo que se aclara qué recursos se necesitan y en qué marco de tiempo.

Registro de riesgo

El registro de riesgos, que también se conoce como registro de riesgos, es un documento que contiene información sobre los riesgos identificados, como la naturaleza del riesgo, el nivel de riesgo, quién es responsable de él y las medidas preventivas y correctivas. en su lugar. Sirve como marco de lluvia de ideas para establecer riesgos y como base de datos de riesgos posibles y potenciales y medidas de mitigación para ellos.

Enunciado del alcance del proyecto

Una declaración del alcance del proyecto describe el trabajo que debe realizarse para entregar los productos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. El documento de declaración del alcance del proyecto describe lo que se entrega (dentro del alcance), lo que no se entrega (fuera del alcance), las suposiciones para aclarar los entregables y los requisitos de alto nivel.

Plan de comunicaciones del proyecto

Un plan de comunicación del proyecto es una guía de qué, cuándo y cómo se compartirá la información clave del proyecto en intervalos clave con las partes interesadas involucradas. Incluye qué tipo de información se distribuirá, a quién y con qué frecuencia se actualizará.

Informe de estado del proyecto

El informe de estado del proyecto es un documento que describe el progreso general del proyecto en comparación con el plan del proyecto proyectado. Ayuda a mantener informadas a todas las partes interesadas del proyecto sobre la información de alto nivel, como hitos, trabajo realizado, riesgos y obstáculos.

Cierre del proyecto

El informe de cierre del proyecto es un documento que formaliza el cierre del proyecto. Si bien ayuda a determinar si un proyecto tuvo éxito o no, proporciona la confirmación de que se cumplieron los criterios para la aceptación del cliente y solicita la aprobación del patrocinador del proyecto para cerrar el proyecto.

Otros documentos útiles de gestión de proyectos

Si bien los documentos que hemos enumerado anteriormente son esenciales para garantizar el éxito del proyecto, existen muchos otros documentos del proyecto que contribuirán aún más a acelerar su finalización exitosa.

Declaración de trabajo

Una declaración de trabajo es un documento que describe los requisitos de un proyecto. Sirve como un acuerdo entre un cliente y una agencia o proveedor de servicios y define todo el alcance del trabajo involucrado para un proveedor, los entregables del proyecto, los costos y el cronograma.

Propuesta de proyecto

La propuesta de proyecto es un documento que enumera todos los aspectos de un proyecto, incluidos sus antecedentes, visión, objetivos, tareas, requisitos, propietarios, riesgos asociados, etc. Su propósito es proporcionar un resumen de los detalles del proyecto y reunir apoyo para el proyecto. idea de las partes interesadas.

Carta del equipo

Los estatutos de un equipo básicamente explican cómo un equipo planea hacer su trabajo. Se enfoca en por qué existe el equipo, los objetivos que el equipo está diseñado para lograr y cómo los va a lograr. El propósito de la carta del equipo es lograr que todos estén en la misma página y mantenerlos enfocados.

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo es un diagrama que ayuda a dividir proyectos grandes en partes más pequeñas y manejables que contienen los entregables del proyecto que completará. Divide los entregables del proyecto en subentregables y paquetes de trabajo que definen el trabajo, la duración y los costos de las tareas que deben llevarse a cabo.

Registro de partes interesadas

El registro de interesados ​​es un documento que detalla información sobre los interesados ​​de un proyecto. Este contiene sus nombres, datos de contacto, el papel que desempeñan en el proyecto, su poder sobre la toma de decisiones del proyecto y sus necesidades, preocupaciones y expectativas. Sirve como base para la formación de equipos, la asignación de roles y responsabilidades, la definición de criterios de éxito y la planificación de la comunicación con las partes interesadas.

Organigrama del proyecto

Un organigrama de proyecto es una representación visual de los miembros del equipo y las funciones que desempeñan en un proyecto determinado. Ilustra la jerarquía y las relaciones jerárquicas entre los miembros del equipo. Ayudan a asignar recursos, aclarar responsabilidades y establecer expectativas con respecto al esfuerzo requerido de cada individuo.

Lecciones aprendidas

Un informe de lecciones aprendidas se puede utilizar para documentar todos los desafíos, riesgos, incertidumbres y obstáculos clave con los que se ha encontrado durante un proyecto junto con las soluciones oportunas que ha implementado. Los informes de lecciones aprendidas están diseñados para guiarlo a medida que trabaja para lograr los resultados deseados, por lo que lo ayuda a usted y a otras personas que trabajarán en un proyecto similar en el futuro a evitar las dificultades y lograr fácilmente el resultado esperado.

Cómo Creately puede ayudar a agilizar la documentación del proyecto

Creately, un software de administración del trabajo que se ejecuta en un lienzo visual, puede ayudarlo a simplificar la creación, organización, administración y uso compartido de los documentos de administración de proyectos que son importantes para el éxito de su proyecto.

Creately es una herramienta simple con características simples pero avanzadas que incluso un usuario sin conocimientos técnicos puede aprender fácilmente. Tiene una navegación intuitiva con la funcionalidad de arrastrar y soltar, lo que facilita la organización del contenido. Además, se integra con las herramientas que usa todos los días, como las aplicaciones de Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams, etc., lo que facilita mantener sincronizados los activos de su proyecto.

Herramientas visuales fáciles de usar para comenzar

Creately ofrece múltiples bibliotecas de formas, plantillas prefabricadas y poderosas capacidades de creación de diagramas para visualizar y organizar los datos relacionados con su proyecto en estructuras visuales fáciles de entender, como líneas de tiempo, tableros Kanban, diagramas WBS, diagramas de flujo, etc.

Con las capacidades de la base de datos a las que se puede acceder a través del panel Shape Data, puede almacenar datos e información ilimitados dentro de una sola forma en una estructura y crear fácilmente wikis y bases de conocimiento de proyectos. Por ejemplo, puede expandir su estructura de desglose del trabajo que describe los entregables del proyecto con campos de datos adicionales para capturar información sobre fechas de vencimiento, propietarios, costos, etc., o proporcionar una descripción detallada de cada entregable con notas.

Una única fuente de verdad

Los espacios de trabajo unificados de Creately funcionan en un lienzo infinito, lo que le permite colocar varios documentos uno al lado del otro en una sola ubicación. Si bien puede adjuntar e incrustar recursos, documentos, imágenes y enlaces con vistas previas en la aplicación, también puede importar datos externos en archivos de Hojas de cálculo de Google, Excel o CSV en Creately y organizarlos como imágenes significativas, manteniendo todos los activos relacionados con el proyecto. centralizado en el mismo espacio de trabajo.

Nota: busque y localice fácilmente cualquier información en espacios de trabajo y carpetas con la opción de búsqueda de texto universal.

Capacidades avanzadas de colaboración y uso compartido

Creately ofrece una plataforma en línea colaborativa y segura para simplificar la creación, actualización y uso compartido de los documentos de su proyecto con las partes interesadas. Las funciones de colaboración, como la verdadera colaboración multiusuario con edición simultánea, el seguimiento del cursor en tiempo real, la sincronización sin conexión, los comentarios contextuales y los hilos de discusión, y las llamadas de audio y video en la aplicación ayudan a optimizar los flujos de trabajo de los equipos de proyectos multifuncionales, ya sea que los equipos estén juntos. -ubicado, remoto o híbrido.

Las carpetas y los espacios de trabajo de Creately vienen con múltiples niveles de acceso y funciones (Propietario, Editor, Comentarista y Visor), lo que le permite administrar cómo comparte los documentos de su proyecto con las partes interesadas internas y externas.

Nota: establezca el estado del espacio de trabajo a través de las preferencias del espacio de trabajo y márquelo como Borrador, En curso, En revisión, Aprobado, Final o Archivado para indicar su estado de revisión.

Agilice la documentación del proyecto con Creately

Documentar todos los aspectos de un proyecto ayudará al éxito de su proyecto de muchas maneras. Ya sea para aclarar los términos de un acuerdo con clientes o proveedores, para cumplir con los requisitos legales, para mantener a su equipo alineado o para realizar un seguimiento de las actualizaciones del proyecto, la clave es mantener la documentación adecuada del proyecto para los procesos y la información clave.

La documentación del proyecto puede parecer tediosa, pero con la herramienta y las técnicas adecuadas, no solo puede simplificar el proceso de documentación, sino también garantizar que el resultado final sea efectivo. Pruebe Creately hoy para simplificar y mejorar el proceso de documentación de su proyecto.