모든 프로젝트 관리자에게 필요한 주요 프로젝트 문서

적절한 프로젝트 문서화는 프로젝트 관리의 필수적인 부분입니다. 필수 프로젝트 프로세스 및 정보를 문서화하면 효율적이고 이해하기 쉬운 방식으로 프로젝트를 설정하고 궁극적으로 성공을 보장할 수 있습니다.

이 게시물에서는 프로젝트 문서가 왜 중요한지 살펴보고 프로젝트의 라이프 사이클 전반에 걸쳐 생성되는 필수 및 기타 유용한 프로젝트 문서를 살펴보겠습니다. 제공된 모든 템플릿은 사용자 정의할 수 있습니다. 편집을 시작하려면 클릭하십시오. 아래 메뉴를 사용하여 쉽게 탐색하세요.

프로젝트 착수

• 프로젝트 계획
• 프로젝트 헌장
• 비즈니스 요구 사항 문서
• 작업의 문

프로젝트 기획

• 프로젝트 제안
• 팀 헌장
• 프로젝트 예산
• 프로젝트 커뮤니케이션 계획
• 프로젝트 일정
• 작업 분할 구조
• 위험 등록
• 프로젝트 범위 설명
• 이해관계자 등록
• 프로젝트 조직도

프로젝트 실행 및 종료

• 프로젝트 상태 보고서
• 프로젝트 종료
• 교훈

프로젝트 문서란 무엇입니까?

프로젝트 문서에는 프로젝트 수명 주기의 여러 단계에서 프로젝트 관리 문서를 만들고 유지 관리하는 작업이 포함됩니다. 이러한 프로젝트 문서를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트를 적절하게 관리, 제어 및 전달할 수 있습니다.

프로젝트 문서의 중요성

따라서 프로젝트의 중요한 세부 사항을 문서화하면 귀하와 팀이 구현 중인 아이디어가 실제로 의미가 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 문서화는 프로젝트 기대치와 목표를 명확하게 하고, 산출물을 관리 가능한 작업으로 나누고, 자원을 관리하고, 모든 이해 관계자를 동일한 페이지에 유지하는 것을 단순화합니다.

또한,

• 과거 프로젝트 과정에서 수집된 지식을 유지하여 신규 직원 또는 신규 프로젝트 팀원의 온보딩을 간소화할 수 있습니다.
• 팀 워크플로의 명확성과 투명성을 높여 더 나은 교차 기능 팀 정렬을 가능하게 합니다.

상위 10개 필수 프로젝트 문서

다음은 프로젝트 수명 주기의 각 단계에서 작성해야 하는 필수 프로젝트 관리 문서입니다.

프로젝트 계획

프로젝트 관리 계획(또는 프로젝트 계획)은 프로젝트가 실행, 모니터링 및 제어되는 방법을 설명하는 포괄적인 문서입니다. 여기에는 기준선, 보조 관리 계획 및 기타 계획 문서가 포함될 수 있습니다. 마감일, 할당 및 주요 이정표와 같은 중요한 프로젝트 정보를 강조 표시하며 일반적으로 Gantt 차트 형식으로 표시됩니다.

프로젝트 헌장

프로젝트 헌장은 프로젝트에 수반되는 내용을 설명하는 짧은 문서입니다. 프로젝트 목표가 무엇인지, 관련된 사람과 책임, 이해 관계자를 설명하고 프로젝트 관리자의 권한을 정의합니다. 프로젝트 후원자가 설명한 대로 프로젝트의 비즈니스 사례에 따라 생성됩니다.

비즈니스 요구 사항 문서

비즈니스 요구 사항 문서는 비즈니스 또는 고객 요구 사항 및 요구 사항을 기반으로 하는 프로젝트에 대한 비즈니스 솔루션을 설명합니다. 여기에는 프로젝트의 목적, 프로젝트가 제공하는 비즈니스 솔루션, 특징 및 기능, 프로젝트 일정이 설명되어 있습니다. 이해 관계자의 의견과 현재 비즈니스 상황의 분석을 종합하여 제품이 수행해야 하는 작업에 대한 기술 중립적인 설명을 제공합니다.

프로젝트 예산

프로젝트 예산은 프로젝트의 총 예상 비용입니다. 여기에는 프로젝트의 각 단계에서 프로젝트 작업을 완료하는 동안 발생할 가능성이 있는 인건비, 자재 조달 비용 및 운영 비용과 같은 모든 비용에 대한 자세한 추정이 포함됩니다. 지출 기대치를 설정하고 이해 관계자로부터 프로젝트 승인을 얻고 자금이 적시에 준비되도록 하고 성과를 측정하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 일정

프로젝트 일정은 프로젝트의 타임라인이며 특정 시간 프레임에 완료해야 하는 모든 순서가 지정된 작업, 활동 및 이정표로 구성됩니다. 프로젝트 일정을 만드는 것은 수행해야 하는 모든 작업을 전달하는 동시에 필요한 리소스와 시간 프레임을 명확히 하는 방법입니다.

위험 등록

위험 로그라고도 하는 위험 등록부는 위험의 성격, 위험 수준, 책임자가 누구인지, 예방 조치 및 시정 조치와 같은 식별된 위험에 대한 정보를 포함하는 문서입니다. 제자리에. 이는 위험을 설정하기 위한 브레인스토밍 프레임워크와 위험에 대한 가능한 및 잠재적 위험 및 완화 조치의 데이터베이스 역할을 합니다.

프로젝트 범위 설명

프로젝트 범위 설명은 프로젝트 결과를 제 시간에 예산 내에서 제공하기 위해 수행해야 하는 작업을 설명합니다. 프로젝트 범위 설명 문서는 제공되는 것(범위 내), 제공되지 않는 것(범위 외), 인도물을 명확히 하기 위한 가정, 높은 수준의 요구사항을 요약합니다.

프로젝트 커뮤니케이션 계획

프로젝트 커뮤니케이션 계획은 주요 프로젝트 정보가 투자된 이해 관계자와 주요 간격으로 무엇을, 언제, 어떻게 공유할 것인지에 대한 지침입니다. 여기에는 어떤 종류의 정보가 배포될 것인지, 누구에게, 얼마나 자주 업데이트될 것인지가 포함됩니다.

프로젝트 상태 보고서

프로젝트 상태 보고서는 계획된 프로젝트 계획에 대한 프로젝트의 전반적인 진행 상황을 요약한 문서입니다. 모든 프로젝트 이해 관계자에게 이정표, 완료된 작업, 위험 및 장애물과 같은 상위 수준 정보에 대한 정보를 제공하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 종료

프로젝트 종료 보고서는 프로젝트 종료를 공식화하는 문서입니다. 프로젝트의 성공 여부를 결정하는 데 도움이 되지만 고객 수락 기준이 충족되었는지 확인하고 프로젝트 후원자에게 승인을 요청하여 프로젝트를 종료합니다.

기타 유용한 프로젝트 관리 문서

위에 나열된 문서는 프로젝트 성공을 보장하는 데 필수적이지만 성공적인 완료를 가속화하는 데 추가로 기여할 여러 프로젝트 문서가 있습니다.

작업의 문

작업 명세서는 프로젝트의 요구 사항을 설명하는 문서입니다. 이는 클라이언트와 에이전시 또는 서비스 제공자 간의 계약 역할을 하며 공급업체, 프로젝트 결과물, 비용 및 일정에 관련된 전체 작업 범위를 정의합니다.

프로젝트 제안

프로젝트 제안서는 배경, 비전, 목표, 작업, 요구 사항, 소유자, 관련 위험 등을 포함하여 프로젝트의 모든 측면을 나열하는 문서입니다. 이 문서의 목적은 프로젝트 세부 정보에 대한 요약을 제공하고 프로젝트에 대한 지지를 모으는 것입니다. 이해 관계자의 아이디어.

팀 헌장

팀 헌장은 기본적으로 팀이 작업을 완료하는 방법을 설명합니다. 팀이 존재하는 이유, 팀이 달성하도록 설계된 목표 및 달성 방법에 중점을 둡니다. 팀 헌장의 목적은 모든 사람이 한 페이지에 집중할 수 있도록 하는 것입니다.

작업 분할 구조

작업 분류 구조는 대규모 프로젝트를 완료할 프로젝트 인도물이 포함된 더 작고 관리하기 쉬운 부분으로 나누는 데 도움이 되는 다이어그램입니다. 프로젝트 인도물을 하위 산출물과 수행해야 하는 작업에 대한 작업, 기간 및 비용을 정의하는 작업 패키지로 나눕니다.

이해관계자 등록

이해 관계자 등록부는 프로젝트의 이해 관계자에 대한 정보를 자세히 설명하는 문서입니다. 여기에는 이름, 연락처 세부 정보, 프로젝트에서 수행하는 역할, 프로젝트 결정을 내리는 권한, 요구 사항, 우려 사항 및 기대 사항이 포함됩니다. 이는 팀 구성, 역할 및 책임 할당, 성공 기준 정의, 이해 관계자 커뮤니케이션 계획의 기초 역할을 합니다.

프로젝트 조직도

프로젝트 조직도는 팀 구성원과 주어진 프로젝트에서 수행하는 역할을 시각적으로 표현한 것입니다. 계층 구조와 팀 구성원 간의 보고 관계를 보여줍니다. 그들은 자원을 할당하고 책임을 명확히 하고 각 개인에게 필요한 노력에 대한 기대치를 설정하는 데 도움을 줍니다.

교훈

교훈 보고서를 사용하여 구현한 시기적절한 솔루션과 함께 프로젝트 중에 발생한 모든 주요 과제, 위험, 불확실성 및 방해 요소를 문서화할 수 있습니다. 학습 보고서는 원하는 결과를 달성하기 위해 작업할 때 안내하도록 설계되었으므로 귀하와 향후 유사한 프로젝트에서 작업할 다른 사람들이 어려움을 피하고 예상 결과를 쉽게 달성하는 데 도움이 됩니다.

Creately가 프로젝트 문서화를 간소화하는 방법

시각적 캔버스에서 실행되는 작업 관리 소프트웨어인 Creately를 사용하면 프로젝트 성공에 중요한 프로젝트 관리 문서의 생성, 구성, 관리 및 공유를 간소화할 수 있습니다.

Creately는 기술에 익숙하지 않은 사용자도 쉽게 배울 수 있는 단순하지만 고급 기능을 갖춘 간단한 도구입니다. 드래그 앤 드롭 기능으로 직관적인 탐색이 가능하여 콘텐츠를 손쉽게 구성할 수 있습니다. 또한 Google Suite 앱, Confluence, Jira, Slack, MS Teams 등과 같이 매일 사용하는 도구와 통합되어 프로젝트 자산을 쉽게 동기화할 수 있습니다.

시작하기 위한 사용하기 쉬운 시각적 도구

Creately는 타임라인, 칸반 보드, WBS 다이어그램, 순서도 등과 같은 이해하기 쉬운 시각적 구조로 프로젝트 관련 데이터를 시각화하고 구성할 수 있는 여러 모양 라이브러리, 미리 만들어진 템플릿 및 강력한 다이어그램 작성 기능을 제공합니다.

셰이프 데이터 패널을 통해 액세스할 수 있는 데이터베이스 기능을 사용하면 구조의 단일 셰이프 내에 무제한 데이터와 정보를 저장할 수 있고 Wiki 및 프로젝트 지식 기반을 쉽게 만들 수 있습니다. 예를 들어 추가 데이터 필드가 있는 프로젝트 산출물을 요약하는 작업 분석 구조를 확장하여 마감일, 소유자, 비용 등에 대한 정보를 캡처하거나 메모와 함께 각 산출물에 대한 자세한 개요를 제공할 수 있습니다.

진실의 단일 출처

Creately의 통합 작업 공간은 무한 캔버스에서 작동하므로 여러 문서를 한 위치에 나란히 배치할 수 있습니다. 인앱 미리보기를 통해 리소스, 문서, 이미지 및 링크를 첨부하고 포함할 수 있지만 Google 스프레드시트, Excel 또는 CSV 파일의 외부 데이터를 Creately로 가져와 의미 있는 시각적 개체로 구성하여 모든 프로젝트 관련 자산을 유지할 수도 있습니다. 동일한 작업 공간에서 중앙 집중화됩니다.

참고: 범용 텍스트 검색 옵션을 사용하여 작업 공간과 폴더에서 모든 정보를 쉽게 검색하고 찾을 수 있습니다.

고급 협업 및 공유 기능

Creately는 프로젝트 문서의 생성, 업데이트 및 이해 관계자와 공유하는 작업을 간소화하는 안전한 협업 온라인 플랫폼을 제공합니다. 동시 편집을 통한 진정한 다중 사용자 협업, 실시간 커서 추적, 오프라인 동기화, 상황에 맞는 댓글 및 토론 스레드, 앱 내 음성 및 화상 통화와 같은 공동 작업 기능은 팀이 공동 작업을 수행하는지 여부에 관계없이 기능 간 프로젝트 팀 워크플로를 간소화하는 데 도움이 됩니다. -위치, 원격 또는 하이브리드.

Creately 폴더 및 작업 공간에는 여러 액세스 및 역할 수준(소유자, 편집자, 주석자 및 뷰어)이 제공되므로 내부 및 외부 이해 관계자와 프로젝트 문서를 공유하는 방법을 관리할 수 있습니다.

참고: 작업 공간 기본 설정을 통해 작업 공간 상태를 설정하고 초안, 진행 중, 검토 중, 승인됨, 최종 또는 보관됨으로 표시하여 검토 상태를 나타냅니다.

Creately로 프로젝트 문서화 간소화

프로젝트의 모든 측면을 문서화하면 여러 면에서 프로젝트의 성공에 도움이 됩니다. 고객 또는 공급업체에 대한 계약 조건을 명확히 하기 위한 것이든, 법적 요구 사항을 충족하기 위한 것이든, 팀을 조정하기 위한 것이든, 프로젝트 업데이트를 추적하기 위한 것이든, 주요 프로세스 및 정보에 대한 적절한 프로젝트 문서를 유지 관리하는 것이 핵심입니다.

프로젝트 문서화는 지루해 보일 수 있지만 올바른 도구와 기술을 사용하면 문서화 프로세스를 단순화할 수 있을 뿐만 아니라 최종 결과물이 효과적인지 확인할 수 있습니다. 지금 Creately를 사용해 프로젝트 문서화 프로세스를 간소화하고 개선하십시오.