Créez des propositions client plus précises avec le suivi du temps

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Savez-vous où va votre temps ? Oui, vous êtes occupé et vous avez l'impression de travailler tout le temps. Mais savez -vous réellement combien de minutes et d'heures par jour sont consacrées à déplacer l'aiguille sur vos projets les plus critiques ?

Et votre équipe ?

Vous voyez Robert à son ordinateur tous les jours quand vous arrivez et il est toujours là quand vous partez, mais est-ce que ses journées de 10 heures cochent constamment ces boîtes à faire ?

Quels sont les travaux réellement réalisés ?

Si vous êtes un travailleur du savoir dans un bureau traditionnel, la réponse est étonnamment peu.

Une étude récente a révélé qu'en moyenne, les employés de bureau à temps plein sont en fait productifs un peu moins de 3 heures par jour. Ces 5 autres heures sont consacrées à une variété de distractions en ligne et au bureau.

Pour une entreprise qui s'appuie sur les affaires des clients, 3 heures par jour ne suffiront pas.

C'est aussi pourquoi c'est un si grand défi de fournir des estimations précises dans les propositions des clients.

Voici comment vous pouvez changer cela…

Comprendre votre taux d'utilisation

Que vous facturiez vos clients à l'heure, proposiez une tarification basée sur le projet ou utilisiez un modèle d'abonnement, le temps que vous consacrez au travail des clients se traduit directement en argent liquide. Ces tâches administratives ennuyeuses, ces réunions internes trop fréquentes et ces pauses-café ? Pas tellement.

C'est pourquoi tant d'entreprises axées sur les clients comptent sur les taux d'utilisation.

En termes simples, le taux d'utilisation est le pourcentage du temps total travaillé qu'une personne consacre réellement à des tâches génératrices de revenus.

Si vous facturez vos clients en fonction du nombre total d'heures passées par votre équipe sur des projets clients, il est facile de déterminer un taux d'utilisation : il s'agit du nombre total d'heures facturables enregistrées par une personne divisé par le nombre total d'heures qu'elle devait travailler.

Par exemple, dans une semaine de travail typique de 40 heures, si vous consacrez 40 heures de temps facturable, votre taux d'utilisation serait de 100 %.

Mais ce n'est pas réaliste.

Avec toutes les activités quotidiennes nécessaires à la planification du projet, à la communication et à la génération de nouvelles affaires, il est presque inévitable qu'une partie de chaque semaine soit consacrée à un travail qui, bien qu'essentiel, ne soit pas facturable.

Alors, qu'est-ce qu'un taux d'utilisation raisonnable pour votre entreprise ?

Pour les employés de bureau de l'étude, il était de 38 %. Cela peut sembler extrême, mais en moyenne, le taux d'utilisation des avocats est de 29 %. Ils savent qu'ils vont faire environ 2 heures de travail non facturable pour chaque heure facturable de leur journée, et ils fixent leurs tarifs horaires en conséquence. Les entreprises de services professionnels, quant à elles, visent un taux d'utilisation de 75 %, au minimum.

La leçon ici est la suivante : ne planifiez pas votre budget en supposant un taux d'utilisation de 100 % pour tous les membres de l'équipe pour toutes les semaines de l'année.

C'est une bonne façon de sortir des affaires. Avoir une compréhension précise et basée sur des données de votre taux d'utilisation vous aidera à établir des budgets réalistes et à déterminer le volume de nouvelles affaires dont vous avez besoin et que vous pouvez gérer pour garder les portes ouvertes.

Suivez votre temps - de manière cohérente

La seule façon de vraiment savoir où va votre temps est de le suivre. À l'aide d'un outil de suivi du temps simple comme Toggl, vous pouvez enregistrer chaque minute de votre journée de travail (ou chaque seconde, si vous le souhaitez) et attribuer un suivi du temps aux clients, aux projets et aux tâches au sein des projets.

Vous pouvez marquer le temps comme facturable ou non et définir différents taux facturables en fonction de l'employé effectuant le travail ou du client.

Faire en sorte que tous les membres de votre équipe suivent leur temps de manière cohérente peut être un peu difficile à vendre au début, mais c'est pourquoi Toggl rend le suivi du temps si facile.

« Toggl facilite le suivi de notre travail », déclare Ionut-Cristian Paraschiv, co-fondateur de 3angleTech. "D'un navigateur Web aux applications mobiles sur nos smartphones ou tablettes, nous pouvons voir exactement combien de temps nous passons à faire un travail réel et combien d'heures de travail ne sont pas utilisées de manière optimale."

Lorsque tous les membres de l'équipe sentent qu'ils bénéficient personnellement du suivi du temps, il est facile d'établir une culture de suivi du temps cohérent au sein de votre entreprise.

Chez RogueMark Studios, les employés ont été véritablement enthousiasmés par le suivi de leur temps lorsqu'ils ont constaté que les données générées par leurs rapports de temps entraînaient une meilleure facturation et une rémunération plus équitable en fonction du travail qu'ils effectuaient réellement.

Savoir précisément où va votre temps peut être très puissant. C'est la première étape pour créer des propositions plus précises et fidéliser les clients.

Élaborez de meilleures propositions client

Une fois que vous aurez accumulé une bonne quantité de données temporelles précises sur un certain nombre de clients et de projets, vous aurez une compréhension beaucoup plus claire de la façon dont votre équipe travaille et de ce qu'il faut réellement pour livrer avec succès différents types de travaux.

Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour générer des prévisions plus précises du temps et du budget nécessaires pour un client donné, en fonction du temps qu'un travail similaire vous a pris dans le passé.

« Toggl nous a fourni des données réelles sur notre travail ; nous sommes en mesure de voir combien de temps prend chaque étape de notre processus de création », déclare Bethany Kaylor de RogueMark Studios. "Cela nous a permis de reconfigurer nos budgets, nos contrats et nos calendriers pour qu'ils correspondent plus précisément à un calendrier réaliste."

Lors de l'élaboration d'une nouvelle proposition pour un client, créez un budget de temps d'accompagnement.

Intégrez des tampons appropriés en cas de maladie des membres de l'équipe, définissez un taux d'utilisation réaliste et allouez un nombre d'heures spécifique à chaque tâche du projet.

Vous pouvez ensuite utiliser votre budget temps comme un outil léger de gestion de projet.

Dans Toggl, Kaylor peut comparer le temps qu'il lui reste dans son budget temps pour une certaine partie de son processus.

Par exemple, si 50 heures ont été allouées au storyboard et qu'ils en ont déjà utilisé 35, ils peuvent adapter ces 15 dernières heures pour respecter le budget et le calendrier.

Qu'en est-il des demandes de modification ?

Vous pouvez également utiliser un budget temps pour vous aider à prendre des décisions concernant les demandes de changement et les extensions de projet. Brian Lee, président de l'agence de publicité et de médias sociaux de Revelation PR, déclare : "J'apprécie de pouvoir maintenant voir où nous en sommes dans le budget d'un projet à un moment donné, et cela me permet d'accepter ou de différer des tâches supplémentaires. au sein du projet. »

Cependant, ce n'est pas parce que vous avez développé en interne une ventilation détaillée d'un projet et de son budget associé que le même niveau de détail doit être communiqué au client.

Lors de l'élaboration d'une proposition gagnante, n'oubliez pas de penser à des «forfaits» qui maintiennent les informations sur les prix à un niveau élevé et faciles à digérer.

Inclure les rapports de temps avec les factures des clients

La confiance est un élément essentiel de la relation client. Une façon d'améliorer et de valider cette confiance consiste à inclure des rapports de temps avec vos factures clients, indiquant le temps passé par l'équipe sur chaque aspect du projet.

Non seulement ces rapports impressionnent en vous donnant l'air d'un professionnel accompli, mais ils aident également les clients à voir clairement le coût de leurs idées.

Lorsqu'ils reçoivent des rapports de temps de projet, les clients peuvent alors "se recentrer sur les fonctionnalités du produit qui offrent le meilleur équilibre entre le coût, le temps investi et les avantages commerciaux", explique Paraschiv. "Nos clients apprécient la transparence offerte par Toggl, et l'inclusion des rapports Toggl avec la facturation augmente leur confiance, car ils peuvent voir qu'ils ne paient que pour le travail effectué."

Démontrer le temps et les efforts que vous consacrez à un projet de cette manière peut entraîner une meilleure fidélisation des clients. Parce que qui ne veut pas savoir qu'il en a pour son argent ?