Crea proposte per i clienti più accurate con il monitoraggio del tempo

Immagine tramite Pixabay.

Sai dove va il tuo tempo? Sì, sei impegnato e ti sembra di lavorare tutto il tempo. Ma sai davvero quanti minuti e ore al giorno vengono spesi a muovere l'ago sui tuoi progetti più critici?

E la tua squadra?

Vedi Robert al suo computer ogni giorno quando arrivi e lui è ancora lì quando te ne vai, ma le sue giornate di 10 ore controllano costantemente quelle caselle di cose da fare?

Che lavoro viene effettivamente svolto?

Se sei un knowledge worker in un ufficio tradizionale, la risposta è sorprendentemente piccola.

Uno studio recente ha rilevato che, in media, gli impiegati a tempo pieno sono effettivamente produttivi per poco meno di 3 ore al giorno. Quelle altre 5 ore vanno a una varietà di distrazioni online e in ufficio.

Per un'azienda che fa affidamento sull'attività dei clienti, 3 ore al giorno non lo taglieranno.

Questo è anche il motivo per cui è una grande sfida fornire stime accurate nelle proposte dei clienti.

Ecco come puoi cambiarlo...

Comprendere il tuo tasso di utilizzo

Sia che tu fattura ai tuoi clienti a ore, offri prezzi basati su progetti o utilizzi un modello di abbonamento, il tempo che dedichi al lavoro dei clienti si traduce direttamente in contanti. Quei fastidiosi compiti amministrativi, riunioni interne troppo frequenti e pause caffè? Non così tanto.

Ecco perché così tante aziende basate sui clienti fanno affidamento sui tassi di utilizzo.

In parole povere, il tasso di utilizzo è la percentuale del tempo totale lavorato che qualcuno spende effettivamente in attività che generano entrate.

Se addebiti i tuoi clienti in base alle ore totali trascorse dal tuo team sui progetti dei clienti, determinare un tasso di utilizzo è facile: è il numero totale di ore fatturabili che qualcuno registra diviso per il numero totale di ore che avrebbero dovuto lavorare.

Ad esempio, in una tipica settimana lavorativa di 40 ore, se si impiegano 40 ore di tempo fatturabile, il tasso di utilizzo sarebbe del 100%.

Ma non è realistico.

Con tutte le attività quotidiane necessarie per la pianificazione del progetto, la comunicazione e la generazione di nuovi affari, è quasi inevitabile che una parte di ogni settimana vada al lavoro che, sebbene essenziale, non è fatturabile.

Quindi, qual è un tasso di utilizzo ragionevole per la tua azienda?

Per quegli impiegati nello studio, era del 38%. Può sembrare estremo, ma in media il tasso di utilizzo degli avvocati è del 29%. Sanno che faranno circa 2 ore di lavoro non fatturabile per ogni ora fatturabile della loro giornata e stabiliscono le loro tariffe orarie di conseguenza. Le società di servizi professionali, d'altra parte, puntano a un tasso di utilizzo minimo del 75%.

La lezione qui è: non pianificare il budget presupponendo un tasso di utilizzo del 100% per tutti i membri del team per tutte le settimane dell'anno.

Questo è un buon modo per chiudere gli affari. Avere una comprensione accurata e basata sui dati del tuo tasso di utilizzo ti aiuterà a stabilire budget realistici e determinare quanta nuova attività hai bisogno e puoi gestire per mantenere le porte aperte.

Tieni traccia del tuo tempo — Coerentemente

L'unico modo per sapere davvero dove va il tuo tempo è rintracciarlo. Utilizzando un semplice strumento di monitoraggio del tempo come Toggl, puoi registrare ogni minuto della tua giornata lavorativa (o ogni secondo, se lo desideri) e assegnare il tempo monitorato a clienti, progetti e attività all'interno dei progetti.

Puoi contrassegnare il tempo come fatturabile o meno e impostare tariffe fatturabili diverse in base al dipendente che svolge il lavoro o in base al cliente.

Fare in modo che tutti i membri del tuo team tengano traccia del proprio tempo in modo coerente all'inizio potrebbe essere un po' difficile, ma è per questo che Toggl rende il monitoraggio del tempo così semplice.

"Toggl semplifica il monitoraggio del nostro lavoro", afferma Ionut-Cristian Paraschiv, co-fondatore di 3angleTech. "Da un browser web alle app mobili sui nostri smartphone o tablet, possiamo vedere esattamente quanto tempo dedichiamo al lavoro reale e quante delle nostre ore lavorative non vengono utilizzate in modo ottimale".

Quando tutti i membri del team sentono di trarre vantaggio personale dal monitoraggio del tempo, è facile stabilire una cultura di monitoraggio del tempo coerente all'interno della tua azienda.

In RogueMark Studios, i dipendenti sono stati davvero entusiasti di tenere traccia del loro tempo quando hanno visto che i dati generati dai loro rapporti sul tempo portavano a una fatturazione migliore e a una compensazione più equa in base al lavoro che stavano effettivamente facendo.

Sapere esattamente dove va il tuo tempo può essere davvero potente. È il primo passo per creare proposte più accurate e ripetere affari.

Crea migliori proposte per i clienti

Dopo aver accumulato una discreta quantità di dati temporali accurati su una serie di clienti e progetti, avrai una comprensione molto più chiara di come lavora il tuo team e di cosa serve effettivamente per fornire con successo diversi tipi di lavoro.

Puoi quindi utilizzare queste informazioni per generare previsioni più accurate sia del tempo che del budget necessari per un determinato cliente, in base a quanto tempo hai impiegato un lavoro simile in passato.

“Toggl ci ha fornito dati reali sul nostro lavoro; siamo in grado di vedere quanto tempo impiega ogni fase del nostro processo creativo”, afferma Bethany Kaylor di RogueMark Studios. "Ci ha permesso di riconfigurare i nostri budget, contratti e programmi per abbinare in modo più accurato una sequenza temporale realistica".

Quando si sviluppa una nuova proposta per un cliente, creare un budget di tempo di accompagnamento.

Build-in buffer appropriati per se i membri del team sono malati, imposta un tasso di utilizzo realistico e assegna un numero specifico di ore a ciascuna attività all'interno del progetto.

È quindi possibile utilizzare il budget di tempo come strumento di gestione dei progetti leggero.

All'interno di Toggl, Kaylor può confrontare quanto tempo rimane nel budget di tempo per una determinata parte del processo.

Ad esempio, se sono state allocate 50 ore per lo storyboard e ne hanno già utilizzate 35, possono adattare quelle ultime 15 ore per rispettare il budget e la pianificazione.

E le richieste di modifica?

Puoi anche utilizzare un budget di tempo per prendere decisioni su richieste di modifica ed estensioni di progetto. Il presidente dell'agenzia Revelation PR, Advertising & Social Media, Brian Lee, afferma: "Apprezzo il fatto di poter ora vedere fino a che punto siamo nel budget per un progetto in un dato momento e questo mi consente di accettare o rinviare compiti aggiuntivi all'interno del progetto”.

Solo perché internamente hai sviluppato una scomposizione dettagliata di un progetto e del relativo budget, tuttavia, non significa che lo stesso livello di dettaglio debba essere comunicato al cliente.

Ricorda quando crei una proposta vincente di pensare a "pacchetti tariffari" che mantengono le informazioni sui prezzi di alto livello e facili da digerire.

Includi rapporti temporali con fatture cliente

La fiducia è una parte essenziale della relazione con il cliente. Un modo per migliorare e convalidare tale fiducia consiste nell'includere rapporti temporali con le fatture dei clienti, che mostrino il tempo speso dal team su ogni aspetto del progetto.

Non solo tali rapporti impressionano facendoti sembrare un professionista consumato, ma aiutano anche i clienti a vedere chiaramente il costo delle loro idee.

Quando vengono presentati i rapporti sui tempi del progetto, i clienti possono quindi "rifocalizzarsi sulle caratteristiche del prodotto che forniscono il miglior equilibrio tra costi, tempo investito e vantaggi aziendali", afferma Paraschiv. "I nostri clienti adorano la trasparenza offerta da Toggl e l'inclusione dei report Toggl con la fatturazione aumenta la loro fiducia, perché possono vedere che stanno pagando solo per il lavoro svolto".

Dimostrare il tempo e gli sforzi che dedichi a un progetto in questo modo può comportare una migliore fidelizzazione dei clienti. Perché chi non vuole sapere che stanno ottenendo quello per cui stanno pagando?