Comment rédiger une proposition de projet convaincante

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Savoir comment aborder une proposition de projet d'entreprise peut être délicat.

Que se passe-t-il si vous vous survendez, ou pire, que se passe-t-il si vous hésitez à parler de vos compétences ? Comment faites-vous comprendre que vous êtes la bonne personne pour le poste d'une manière qui plaira à un client potentiel ? De plus, il y a les rouages ​​​​de la façon d'organiser correctement votre proposition, ce qui peut sembler intimidant.

Non seulement cela, mais vous avez besoin d'une proposition de projet solide et convaincante pour gagner l'entreprise que vous souhaitez. Si votre proposition fait défaut, vous risquez de perdre des clients précieux, même si vous offrez le meilleur travail et que vous êtes le mieux adapté pour le poste !

Heureusement, la réalité est que rédiger une proposition de projet d'entreprise n'est pas aussi compliqué qu'il n'y paraît. Considérez-le comme le cousin d'un plan d'affaires, sauf qu'au lieu de l'utiliser pour l'organisation interne ou de soumettre le plan à des investisseurs, vous le soumettez à une entreprise dans l'espoir qu'elle vous embauchera pour votre travail.

Pour en savoir plus sur la rédaction d'une proposition de projet d'entreprise, continuez à lire.

Qu'est-ce qu'une proposition de projet ?

Une proposition de projet d'entreprise est un document que l'entreprise A envoie à l'entreprise B, détaillant pourquoi elle est le meilleur candidat pour le travail dont l'entreprise B a besoin. C'est essentiellement une version d'un pitch, seulement au lieu de demander un financement, vous offrez vos services et demandez à réaliser un projet pour une autre entreprise.

Quand déposer une proposition de projet d'entreprise ?

En règle générale, les entreprises qui ont besoin de travaux lancent une demande de propositions ou une « demande de propositions ».

Apparemment, c'est là que l'entreprise détaillera le travail dont elle a besoin, des informations sur la façon dont elle souhaite que le projet se déroule et tout autre détail pertinent sur la portée du projet.

C'est ce qu'on appelle une proposition sollicitée : l'entreprise B lance une demande de proposition et l'entreprise A prépare sa proposition, l'envoie, elle est examinée avec les autres soumises et un gagnant est choisi.

Il est à noter que vous pouvez également soumettre une proposition spontanée, dans laquelle vous approchez une entreprise et détaillez le travail que vous aimeriez faire pour elle. Cependant, cela est nettement moins courant, car l'entreprise n'a peut-être pas l'intention d'embaucher quelqu'un pour faire ce type de travail à ce moment précis.

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Comment rédiger une proposition de projet : 3 domaines clés à prendre en compte

Bien que le contenu d'une proposition de projet d'entreprise varie évidemment considérablement en fonction du projet, du client et de l'industrie spécifiques, chaque proposition de projet d'entreprise vise à répondre à trois éléments clés :

1. Énoncé du problème
2. Solution proposée
3. Information sur les prix

Pour résumer chacun rapidement, l'énoncé du problème est la chose que vos services résolvent - c'est la raison pour laquelle le client a besoin de travail en premier lieu. La solution proposée est votre service et les informations sur les prix sont assez explicites.

Bien qu'il soit préférable que chaque proposition soit spécifique à votre client, une grande partie de ce que nous couvrons peut être créée dans un modèle que vous pouvez créer rapidement avec des outils de proposition, comme le logiciel de proposition le mieux classé, Bidsketch.

Nous allons passer en revue chacun plus en détail ici maintenant :

Énoncé du problème

Faites attention à ne pas vous laisser impressionner par l'utilisation du mot « problème ». Il peut être étrange de penser que le besoin de services rendus pose un problème, mais cela aide à le penser de cette façon pour une proposition de projet d'entreprise.

Par exemple, un client a besoin d'un travail de conception graphique afin de disposer de divers éléments de marque pour son entreprise. Le problème? Ils manquent d'une image de marque cohérente et professionnelle qui reflète pleinement ce qu'est leur entreprise. Maintenant, lorsque vous le formulez ainsi, il devient clair qu'il s'agit en fait d'un problème !

Si vous ne savez toujours pas comment penser cela en termes de votre propre entreprise, revenez à vos documents initiaux de planification d'entreprise et de remue-méninges. Quel problème résolvez-vous pour vos clients ou clients ? Quel besoin, envie ou solution proposez-vous ? Utilisez un langage similaire lorsque vous discutez de l'énoncé du problème avec votre client dans votre proposition de projet d'entreprise.

Cette section de votre proposition de projet devrait se concentrer sur l'articulation que vous comprenez pourquoi le problème du client est important pour lui. Vous voulez démontrer que vous avez une compréhension claire de l'importance des travaux et comment la réalisation de ce projet bénéficiera à votre client.

Vous voulez également montrer que vous comprenez les besoins spécifiques de votre client. Revenons à l'exemple de conception graphique ; si la marque du client est moderne, professionnelle et propre, vous voulez exprimer que vous comprenez l'importance d'avoir des éléments de design pour son entreprise qui représentent ces qualités. Vous ne voudriez pas passer du temps à parler de la façon dont les entreprises ont besoin d'une marque «avant-gardiste», par exemple, car ce n'est pas l'ambiance que recherche votre client. Cette section est l'occasion pour vous d'expliquer que vous comprenez non seulement le problème réel auquel votre client est confronté, mais aussi la manière dont il souhaite que la solution soit gérée.

Solution proposée

En parlant de solutions, voici où vous passez à la définition de la vôtre. C'est là que vous pouvez vous vanter un peu - et sérieusement, ne vous retenez pas. Vous souhaitez utiliser cette section pour convaincre votre client potentiel pourquoi vous êtes la meilleure personne pour résoudre son problème.

Vous souhaitez également utiliser cet exemple pour brosser un tableau de votre vision pour votre client. Détaillez exactement comment vous prévoyez d'utiliser votre travail pour résoudre leur problème actuel. Utilisez cette section pour combiner à la fois une description de votre expertise et une articulation claire de ce que vous envisagez pour leur entreprise, s'ils choisissent de travailler avec vous.

Pour l'exemple de conception graphique, cela peut ressembler à une discussion sur le type de travail de conception qui capture le mieux l'esprit et l'intention de la marque du client, et ce que vous proposeriez pour aider le client à créer une image de marque plus cohérente.

Information sur les prix

Cet aspect est évidemment assez simple ; ici, vous détaillerez comment vous prévoyez de tarifer vos services.

Assurez-vous d'entrer dans les détails d'un barème de prix, si vous prévoyez d'en mettre un en place, et d'inclure toute information sur les dépôts initiaux si vous les demandez. Vous pouvez utiliser ce temps pour détailler ce que vous livrerez à quel moment et combien de paiement vous attendez à chaque moment, si c'est ainsi que vous faites des affaires. Bien sûr, si vous ne demandez qu'un acompte et le montant total à la fin, vous pouvez vous en tenir aux bases et le préciser ici également.

Il est également utile d'envisager de ventiler exactement le coût de vos services ligne par ligne. Parfois, les clients peuvent ressentir un petit choc d'autocollant lorsqu'ils voient le résultat net, mais en montrant comment vous avez calculé le coût (par heures travaillées, le type de travail différent que vous devez effectuer pour chaque étape, etc.), vous peut démontrer votre valeur à votre client potentiel et indiquer clairement que vous valez le prix que vous facturez.

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Le format d'une proposition de projet d'entreprise

Maintenant que nous avons passé en revue les aspects centraux que votre proposition devrait contenir, il est temps d'aborder les rouages ​​de la mise en forme et de la construction de votre proposition.

La structure d'une proposition de projet d'entreprise est similaire à celle d'un plan d'affaires, mais il est important de noter que les deux ne sont pas identiques. Gardez votre stratégie interne, une discussion approfondie de la vision de votre entreprise et des données financières hors de votre proposition ; il s'agit vraiment du client dans ce cas, et de la façon dont vous pouvez l'aider, plutôt que des détails de votre entreprise en général.

Donc, voici un exemple de mise en page que vous pouvez suivre. Gardez à l'esprit que cette mise en page est exhaustive ; Selon votre activité et le projet que vous souhaitez sécuriser, vous n'aurez peut-être pas besoin d'inclure toutes ces étapes.

Titre de page

Pour commencer, votre proposition doit s'ouvrir avec une page de titre, qui doit inclure votre nom, le nom de votre entreprise, le nom de l'entreprise et de la personne à qui vous soumettez la proposition, ainsi que la date à laquelle vous soumettez la proposition.

Table des matières

Bien que cela ne soit pas nécessaire, pour des propositions plus détaillées, une table des matières est une bonne idée et aidera à organiser votre proposition pour le lecteur.

Résumé et introduction

Si vous avez un plan d'affaires (et permettez-moi de dire que vous devriez probablement en avoir un sur lequel vous travaillez régulièrement !), vous pouvez tirer parti de votre résumé exécutif existant ici. Cependant, accordez plus d'attention à la vente réelle de votre entreprise ici, un peu plus que ce à quoi on pourrait s'attendre dans un résumé de plan d'affaires.

C'est votre première chance d'accrocher votre lecteur et de lui faire comprendre pourquoi vous et votre entreprise méritez d'être pris en considération. Vous pouvez entrer dans les détails de l'historique de votre entreprise, des services que vous proposez, des clients précédents et de toute autre information qui, selon vous, s'avérera convaincante.

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Description du problème et contexte

Pour en revenir à la section ci-dessus, voici où vous entrerez dans les détails du problème en question. Bien que vous deviez intégrer l'idée de l'énoncé du problème et de la solution proposée dans votre proposition, le cas échéant, il s'agit de la section spécifique où vous pouvez articuler le problème auquel le client est confronté.

Objectifs, buts et portée

Sur la même note que la section ci-dessus, la section des objectifs et des buts est l'endroit où vous entrerez dans les détails de la solution que vous proposez.

Non seulement cela, mais cette section est l'endroit où vous pouvez exposer le "quoi" derrière votre solution. Expliquez en détail comment vous envisagez d'aborder leur problème, les mesures que vous prendrez, les ressources que vous utiliserez et le processus que vous suivrez. Évidemment, les détails nécessaires ici varieront considérablement selon l'industrie, mais c'est ici que vous pouvez clarifier exactement comment vous ferez votre travail, s'ils choisissent de vous embaucher.

Cependant, assurez-vous de minimiser l'utilisation du jargon et des spécificités de l'industrie ici - limitez les informations à ce qui intéressera réellement votre client. Les détails varieront en fonction de l'industrie, mais vous ne voulez pas risquer de perdre leur attention en entrant dans des détails exhaustifs qui ne les intéresseront pas (ou ne comprendront peut-être même pas).

Qualifications

Bien que vous ayez peut-être évoqué votre expérience passée dans votre résumé, la section des qualifications est un autre domaine dans lequel vous pouvez expliquer plus en détail pourquoi vous êtes la personne pour le poste. Avez-vous fréquenté une école prestigieuse avec un programme respecté pour votre secteur spécifique, ou avez-vous effectué un stage auprès d'un influenceur ou d'une entreprise respectée ? Inclure ces détails ici.

Incluez également des informations sur la durée de votre travail, les apprentissages supplémentaires auxquels vous participez, les distinctions que vous avez reçues et toute autre information qui, selon vous, renforcera votre cas.

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Exigences et calendrier

Cette section peut être longue ou concise, en fonction de la portée du projet - elle peut simplement inclure une date finale des livrables, ou il peut s'agir d'un calendrier détaillé qui explique ce qui sera livré à quelle date, quand vous aurez des réunions pour toucher la base, et ainsi de suite.

Assurez-vous que vous êtes réaliste ici; ce n'est pas une bonne idée de trop promettre et ensuite de ne pas livrer. Même si vous pouvez espérer exciter votre client en étant en mesure de livrer plus tôt que la concurrence, le risque pour votre relation avec le client (et votre réputation globale) si vous ne parvenez pas à terminer le projet dans les délais prévus ne vaut pas le coup. affaires potentielles que vous pourriez décrocher.

De plus, vous pouvez également avoir une section sur les exigences ici, qui exposera tout ce dont vous aurez besoin du client potentiel pour mener à bien le projet. Par exemple, vous devez peut-être accéder à leur site Web pour y travailler, ou vous avez besoin d'accéder à leur bâtiment à certains jours et à certaines heures.

Budget du projet

Les "informations sur les prix" iront ici, ainsi que des informations sur la manière dont vous accepterez le paiement, et toute autre information pertinente.

Comme mentionné ci-dessus, selon votre calendrier de livrables et la façon dont vous acceptez le paiement, cela peut être plus ou moins détaillé. Une section simplement intitulée "récapitulatif des frais" peut suffire, ou vous devrez peut-être créer un "barème des frais" pour indiquer quand vous devez quoi.

Principaux intervenants et personnel

Si vous ou un membre de votre équipe êtes particulièrement bien placé pour résoudre le problème particulier de l'entreprise, vous le détaillerez ici. Cela peut aussi être aussi simple qu'une liste des personnes qui seront impliquées dans la réalisation du projet, et toute information sur la structure de gestion qu'il est nécessaire d'inclure ici.

Légalités

S'il y a des zones où des permis et des licences sont requis, inclure toute information nécessaire sur les questions juridiques dans cette section. Si cela ne s'applique pas à votre secteur, vous pouvez ignorer complètement cette section.

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Contrôle et évaluation

Que devra faire le client potentiel pour s'assurer que le projet se déroule sans heurts et qu'il est achevé dans les délais ? Non seulement cela, à quoi ressemble la « réalisation » de certains aspects du projet ?

Vous voudrez discuter de ces aspects dans cette section de votre proposition de projet d'entreprise. Assurez-vous d'être précis lorsque vous mentionnez ce qui sera livré, quand et comment votre client potentiel pourra déterminer si chaque étape a été complétée à sa satisfaction.

Risques d'entreprendre le projet

Maintenant clairement, cette section s'applique plus à certaines industries qu'à d'autres, car certaines industries sont intrinsèquement plus à haut risque. Si, en utilisant notre exemple précédent, vous offrez des services de conception graphique, il se peut qu'il n'y ait pas beaucoup de période de risque inhérente. Cependant, si vous traitez avec des matériaux physiques, des données sensibles ou certains types de propriété intellectuelle, vous voudrez inclure une ventilation des risques ici.

Critères de succès

Comme évoqué dans la section sur le suivi et l'évaluation, vous voudrez clarifier à quoi ressemble l'achèvement, dans ce cas pour le projet final dans son ensemble. Détaillez à quoi ressemblera le succès en termes de livrables et de résultats finaux.

Si nécessaire, vous pouvez diviser les critères de réussite en plusieurs étapes, car vous aurez probablement une poignée d'aspects qui, une fois accomplis, indiqueront le succès et l'achèvement du projet.

Il s'agit essentiellement d'un moyen pour le client de déterminer si vous avez fait le travail pour lequel il vous a engagé. Il vous sert également d'assurance ; si vous répondez aux critères de réussite sur lesquels vous vous êtes mis d'accord, vous pouvez clairement prouver que vous avez réalisé le projet comme convenu mutuellement.

Avenants, prochaines étapes, avantages et annexe

En fonction de votre proposition et de l'industrie dont vous faites partie, vous devrez peut-être fournir des informations supplémentaires finales.

Si le projet est approuvé ou soutenu par des personnes clés, indiquez-les ici et ajoutez leurs coordonnées. Vous pouvez également inclure une section intitulée « Prochaines étapes » où vous indiquerez ce que le destinataire de la proposition doit faire ensuite pour vous contacter.

Vous pouvez également travailler dans une section finale "avantages", car la section "prochaines étapes" sert en quelque sorte d'appel à l'action. Ici, vous avez une dernière chance de vendre vos services à votre client potentiel. Ne vous retenez pas; faites votre cas le plus convaincant pour expliquer pourquoi ils devraient travailler avec vous, et non un concurrent (sans jeter les autres sous le bus, évidemment !). Réitérez pourquoi vous êtes le meilleur choix, la vision que vous avez pour leur entreprise et pourquoi votre expérience et vos travaux antérieurs démontrent clairement votre aptitude et votre adéquation pour le projet.

Si nécessaire, terminez par une annexe. Si vous avez des éléments supplémentaires qui doivent être inclus pour étayer votre dossier (études de recherche, statistiques, citations externes, informations financières, etc.), incluez une annexe et fournissez-y ces informations.