通過時間跟踪創建更準確的客戶建議

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你知道你的時間都去哪兒了嗎？ 是的，你很忙，感覺就像你一直在工作。 但是你真的知道一天中有多少分鐘和幾個小時用於推動你最關鍵的項目嗎？

你的團隊呢？

當你到達時，你每天都會看到羅伯特在他的電腦前，當你離開時他還在那兒，但他每天 10 小時的工作是否一直在檢查那些待辦事項？

實際完成了什麼工作？

如果您是傳統辦公室的知識工作者，那麼答案出奇地少。

最近的一項研究發現，平均而言，全職辦公室工作人員實際上每天的工作時間不到 3 小時。 其他 5 個小時用於各種在線和辦公室內的分心。

對於一家依賴客戶業務的公司來說，每天工作 3 小時是不會減少的。

這也是為什麼在客戶提案中給出準確的估計是一個巨大的挑戰。

這是您可以更改的方法...

了解您的利用率

無論您是按小時向客戶計費、提供基於項目的定價，還是使用訂閱模式，您花在客戶工作上的時間都會直接轉化為手頭現金。 那些煩人的行政任務、過於頻繁的內部會議和茶歇？ 沒那麼多。

這就是為什麼這麼多基於客戶的企業依賴於利用率的原因。

簡而言之，利用率是某人實際花費在創收任務上的總工作時間的百分比。

如果您根據團隊在客戶項目上花費的總小時數為客戶計費，那麼確定利用率很容易——它是某人記錄的可計費小時數除以他們預計工作的總小時數。

例如，在一個典型的 40 小時工作周中，如果您投入 40 小時的計費時間，那麼您的利用率將是 100%。

但這是不現實的。

由於項目規劃、溝通和產生新業務所必需的所有日常活動，幾乎不可避免的是每週都有一部分時間去工作，雖然必不可少，但不計費。

那麼，您的企業的合理利用率是多少？

對於研究中的辦公室工作人員，這一比例為 38%。 這可能看起來很極端，但平均而言，律師的使用率為 29%。 他們知道他們將在一天中的每個計費小時內完成大約 2 小時的不可計費工作，因此他們相應地設定了每小時費率。 另一方面，專業服務公司的目標是至少 75% 的利用率。

這裡的教訓是：不要假設全年所有周所有團隊成員的利用率為 100% 來計劃您的預算。

這是一個很好的退出業務的方法。 對您的利用率有一個準確的、基於數據的了解將幫助您制定切合實際的預算，並確定您需要和可以處理多少新業務，以保持大門敞開。

跟踪你的時間——始終如一

真正了解您的時間去向的唯一方法是跟踪它。 使用 Toggl 等簡單的時間跟踪工具，您可以記錄工作日的每一分鐘（或每一秒，如果需要），並將跟踪的時間分配給項目中的客戶、項目和任務。

您可以將時間標記為可計費或不可計費，並根據工作的員工或客戶設置不同的計費費率。

讓團隊中的每個人都持續跟踪他們的時間一開始可能有點難，但這就是 Toggl 讓時間跟踪如此簡單的原因。

“Toggl 使跟踪我們的工作變得容易，”3angleTech 的聯合創始人 Ionut-Cristian Paraschiv 說。 “從網絡瀏覽器到智能手機或平板電腦上的移動應用程序，我們可以準確地看到我們花在實際工作上的時間，以及有多少工作時間沒有得到最佳利用。”

當團隊中的每個人都覺得他們個人從時間跟踪中受益時，很容易在公司內建立一種一致的時間跟踪文化。

在 RogueMark Studios，當員工看到他們的時間報告生成的數據可以根據他們實際所做的工作改進計費和更公平的薪酬時，他們對跟踪他們的時間感到非常興奮。

準確地知道你的時間去哪兒了，這真的很強大。 這是創建更準確的建議和重複業務的第一步。

制定更好的客戶建議

一旦你積累了大量客戶和項目的準確時間數據，你就會更清楚地了解你的團隊是如何工作的，以及成功交付不同類型的工作實際上需要什麼。

然後，您可以根據過去類似工作花費的時間，使用此信息生成更準確的給定客戶所需時間和預算的預測。

“Toggl 為我們提供了有關我們勞動力的實際數據； RogueMark Studios 的 Bethany Kaylor 說，我們能夠看到我們創作過程的每個步驟需要多少時間。 “它使我們能夠重新配置我們的預算、合同和時間表，以更準確地匹配現實的時間表。”

在為客戶制定新提案時，請創建相應的時間預算。

為團隊成員生病時建立適當的緩衝區，設置現實的利用率，並為項目中的每個任務分配特定的小時數。

然後，您可以將時間預算用作輕量級項目管理工具。

在 Toggl 中，Kaylor 可以比較他們在時間預算中剩餘多少時間用於其流程的某個部分。

例如，如果為故事板分配了 50 小時，而他們已經使用了 35 小時，他們可以調整最後 15 小時以保持預算和進度。

變更請求呢？

您還可以使用時間預算來幫助做出有關變更請求和項目擴展的決策。 Revelation 公關、廣告和社交媒體機構總裁 Brian Lee 說：“我很感激我現在可以看到我們在任何給定時間的項目預算有多遠，這讓我可以接受或推遲額外的任務項目內。”

然而，僅僅因為您在內部製定了項目及其相關預算的詳細分解，並不意味著需要將相同級別的詳細信息傳達給客戶。

請記住，在製定成功的提案時，要考慮“費用包”，使定價信息保持高水平且易於消化。

在客戶發票中包含時間報告

信任是客戶關係的重要組成部分。 改善和驗證這種信任的一種方法是在客戶發票中包含時間報告，顯示團隊在項目各個方面花費的時間。

這樣的報告不僅讓您看起來非常專業，而且還可以幫助客戶清楚地看到他們的想法的成本。

當看到項目時間報告時，客戶可以“重新關注在成本、時間投入和業務收益之間提供最佳平衡的產品功能，”Paraschiv 說。 “我們的客戶喜歡 Toggl 提供的透明度，將 Toggl 報告包含在計費中增加了他們的信任，因為他們可以看到他們只為完成的工作付費。”

以這種方式展示您在項目中投入的時間和精力可以提高客戶保留率。 因為誰不想知道他們得到了他們付出的代價？