Создавайте более точные клиентские предложения с отслеживанием времени

Изображение через Pixabay.

Вы знаете, куда уходит ваше время? Да, вы заняты, и такое ощущение, что вы все время работаете. Но знаете ли вы на самом деле, сколько минут и часов в день вы тратите на то, чтобы двигать иглу над вашими самыми важными проектами?

А как насчет вашей команды?

Вы видите Роберта за его компьютером каждый день, когда вы приезжаете, и он все еще там, когда вы уходите, но постоянно ли его 10-часовой рабочий день ставит галочки в ящиках с делами?

Какая работа на самом деле выполняется?

Если вы работник умственного труда в традиционном офисе, ответ на удивление небольшой.

Недавнее исследование показало, что в среднем офисные работники, работающие полный рабочий день, продуктивно работают чуть менее 3 часов в день. Остальные 5 часов уходят на различные развлечения в Интернете и в офисе.

Для компании, которая делает ставку на клиентский бизнес, 3 часа в день просто недостаточно.

Вот почему так сложно давать точные оценки в предложениях клиентов.

Вот как вы можете это изменить…

Понимание коэффициента использования

Независимо от того, выставляете ли вы счет своим клиентам по часам, предлагаете цены на основе проектов или используете модель подписки, время, которое вы тратите на работу с клиентами, напрямую преобразуется в наличные деньги. Эти надоедливые административные задачи, слишком частые внутренние встречи и перерывы на кофе? Не так много.

Вот почему так много клиентских предприятий полагаются на коэффициенты использования.

Проще говоря, коэффициент использования — это процент от общего рабочего времени, который кто-то фактически тратит на задачи, приносящие доход.

Если вы выставляете счет своим клиентам в соответствии с общим количеством часов, потраченных вашей командой на клиентские проекты, то определить коэффициент использования несложно — это общее количество оплачиваемых часов, которые кто-то регистрирует, деленное на общее количество часов, которые они должны были отработать.

Например, при типичной 40-часовой рабочей неделе, если вы потратите 40 часов оплачиваемого времени, ваш коэффициент использования составит 100%.

Но это нереально.

Со всеми ежедневными действиями, необходимыми для планирования проекта, общения и создания нового бизнеса, почти неизбежно, что часть каждой недели уходит на работу, которая, хотя и необходима, не оплачивается.

Итак, каков разумный коэффициент использования для вашего бизнеса?

Для тех офисных работников в исследовании, это было 38%. Это может показаться чрезмерным, но в среднем коэффициент использования юристов составляет 29%. Они знают, что будут выполнять примерно 2 часа неоплачиваемой работы за каждый оплачиваемый час своего дня, и соответственно устанавливают свои почасовые ставки. С другой стороны, фирмы, предоставляющие профессиональные услуги, стремятся к коэффициенту использования не менее 75%.

Урок здесь таков: не планируйте свой бюджет, предполагая 100% коэффициент использования для всех членов команды на все недели в течение года.

Это хороший способ выйти из бизнеса. Наличие точного, основанного на данных понимания вашего уровня использования поможет вам установить реалистичные бюджеты и определить, сколько нового бизнеса вам нужно и с чем вы можете справиться, чтобы держать двери открытыми.

Отслеживайте свое время — постоянно

Единственный способ узнать, куда уходит ваше время, — это отслеживать его. Используя простой инструмент для отслеживания времени, такой как Toggl, вы можете регистрировать каждую минуту своего рабочего дня (или каждую секунду, если хотите) и назначать отслеживаемое время клиентам, проектам и задачам в проектах.

Вы можете пометить время как оплачиваемое или нет, а также установить различные оплачиваемые ставки в зависимости от того, кто выполняет работу, или в зависимости от клиента.

Поначалу заставить всех в вашей команде постоянно отслеживать свое время может быть непросто, но именно поэтому Toggl делает отслеживание времени таким простым.

«Toggl позволяет легко отслеживать нашу работу, — говорит Ионут-Кристиан Параскив, соучредитель 3angleTech. «От веб-браузера до мобильных приложений на наших смартфонах или планшетах мы можем точно видеть, сколько времени мы тратим на реальную работу и сколько нашего рабочего времени используется неоптимально».

Когда все в команде чувствуют, что они получают личную выгоду от отслеживания рабочего времени, легко внедрить культуру последовательного учета рабочего времени в вашей компании.

В RogueMark Studios сотрудники были искренне заинтересованы в отслеживании своего времени, когда увидели, что данные, полученные в их отчетах о времени, привели к улучшению выставления счетов и более справедливому вознаграждению в зависимости от работы, которую они фактически выполняли.

Точное знание того, куда уходит ваше время, может быть очень полезным. Это первый шаг к созданию более точных предложений и повторных сделок.

Создавайте лучшие предложения для клиентов

После того, как вы соберете достаточное количество точных данных о времени работы с несколькими клиентами и проектами, вы получите гораздо более четкое представление о том, как работает ваша команда и что на самом деле требуется для успешного выполнения различных типов заданий.

Затем вы можете использовать эту информацию для создания более точных прогнозов времени и бюджета, необходимых для данного клиента, исходя из того, сколько времени у вас занимала подобная работа в прошлом.

«Тоггл предоставил нам фактические данные о нашем труде; мы можем видеть, сколько времени занимает каждый этап нашего творческого процесса», — говорит Бетани Кейлор из RogueMark Studios. «Это позволило нам изменить наши бюджеты, контракты и графики, чтобы они более точно соответствовали реалистичным графикам».

При разработке нового предложения для клиента создайте сопутствующий бюджет времени.

Создайте соответствующие резервы на случай болезни членов команды, установите реалистичный коэффициент использования и выделите определенное количество часов для каждой задачи в рамках проекта.

Затем вы можете использовать свой бюджет времени в качестве легкого инструмента управления проектами.

В Toggl Кейлор может сравнить, сколько времени у них осталось в их бюджете времени для определенной части их процесса.

Например, если на раскадровку было выделено 50 часов, а они уже использовали 35, они могут адаптировать эти последние 15 часов, чтобы оставаться в рамках бюджета и графика.

Как насчет запросов на изменение?

Вы также можете использовать бюджет времени, чтобы принимать решения о запросах на изменение и расширениях проекта. Брайан Ли, президент агентства по связям с общественностью, рекламе и социальным сетям Revelation, говорит: «Я ценю, что теперь могу видеть, насколько далеко мы продвинулись в бюджете проекта в любой момент времени, и это позволяет мне либо принимать, либо откладывать дополнительные задачи. в рамках проекта».

Тот факт, что вы разработали детальную разбивку проекта и связанного с ним бюджета, не означает, что такой же уровень детализации необходимо сообщать клиенту.

Помните, что при разработке выигрышного предложения следует думать о «пакетах комиссий», которые сохраняют информацию о ценах на высоком уровне и легко усваиваются.

Включите отчеты о времени со счетами клиентов

Доверие является неотъемлемой частью отношений с клиентом. Один из способов улучшить и подтвердить это доверие — включить отчеты о времени в счета клиентов, показывающие время, затраченное командой на каждый аспект проекта.

Такие отчеты не только впечатляют, заставляя вас выглядеть непревзойденным профессионалом, но и помогают клиентам ясно видеть стоимость своих идей.

По словам Параскив, получив отчеты о времени проекта, клиенты могут «переориентироваться на функции продукта, которые обеспечивают наилучший баланс между стоимостью, затраченным временем и бизнес-преимуществами». «Нашим клиентам нравится прозрачность, которую предлагает Toggl, а включение отчетов Toggl в биллинг повышает их доверие, потому что они видят, что платят только за выполненную работу».

Демонстрация времени и усилий, которые вы вкладываете в проект таким образом, может привести к улучшению удержания клиентов. Потому что кто не хочет знать, что они получают то, за что платят?