Creați propuneri mai precise ale clienților cu urmărirea timpului

Imagine prin Pixabay.

Știi unde se duce timpul tău? Da, ești ocupat și parcă lucrezi tot timpul. Dar știi cu adevărat câte minute și ore petrec în mișcare a acul în proiectele tale cele mai importante?

Ce zici de echipa ta?

Îl vezi pe Robert la computer în fiecare zi când ajungi și el este încă acolo când pleci, dar zilele lui de 10 ore bifează în mod constant acele căsuțe cu sarcini de făcut?

Ce lucrare se realizează de fapt?

Dacă sunteți un lucrător al cunoștințelor într-un birou tradițional, răspunsul este surprinzător de puțin.

Un studiu recent a constatat că, în medie, lucrătorii de birou cu normă întreagă sunt de fapt productivi cu puțin sub 3 ore în fiecare zi. Celelalte 5 ore merg la o varietate de distrageri online și de la birou.

Pentru o companie care se bazează pe afacerile clienților, 3 ore pe zi pur și simplu nu o vor reduce.

De aceea, este o provocare atât de mare să oferi estimări precise în propunerile clienților.

Iată cum poți schimba asta...

Înțelegerea ratei dvs. de utilizare

Indiferent dacă facturați clienții la oră, oferiți prețuri bazate pe proiecte sau utilizați un model de abonament, timpul pe care îl petreceți activității clienților se traduce direct în numerar disponibil. Acele sarcini administrative plictisitoare, întâlniri interne prea frecvente și pauze de cafea? Nu atat de mult.

De aceea atât de multe afaceri bazate pe clienți se bazează pe rate de utilizare.

Mai simplu, rata de utilizare este procentul din timpul total lucrat pe care cineva îl petrece efectiv pentru sarcini generatoare de venituri.

Dacă vă facturați clienții în funcție de numărul total de ore petrecute de echipa dvs. pe proiectele clienților, atunci determinarea unei rate de utilizare este ușoară - este numărul total de ore facturabile pe care cineva le înregistrează împărțit la numărul total de ore în care ar trebui să lucreze.

De exemplu, într-o săptămână obișnuită de lucru de 40 de ore, dacă puneți 40 de ore de timp facturabil, rata dvs. de utilizare ar fi de 100%.

Dar asta e nerealist.

Cu toate activitățile de zi cu zi necesare pentru planificarea proiectelor, comunicare și generare de noi afaceri, este aproape inevitabil ca o parte din fiecare săptămână să meargă la lucru, care, deși esențială, nu este facturabilă.

Deci, care este o rată rezonabilă de utilizare pentru afacerea dvs.?

Pentru acei angajați de birou din studiu, acesta a fost de 38%. Poate părea extrem, dar, în medie, rata de utilizare a avocaților este de 29%. Ei știu că vor face aproximativ 2 ore de muncă nefacturabilă pentru fiecare oră facturabilă din ziua lor și își stabilesc tarifele pe oră în consecință. Firmele de servicii profesionale, pe de altă parte, urmăresc o rată de utilizare de cel puțin 75%.

Lecția aici este: nu vă planificați bugetul presupunând o rată de utilizare de 100% pentru toți membrii echipei pentru toate săptămânile de-a lungul anului.

Este o modalitate bună de a ieși din afaceri. O înțelegere precisă, bazată pe date, a ratei dvs. de utilizare vă va ajuta să stabiliți bugete realiste și să determinați de câte afaceri noi aveți nevoie și de care puteți gestiona pentru a menține ușile deschise.

Urmăriți-vă timpul – în mod constant

Singura modalitate de a ști cu adevărat unde se duce timpul tău este să-l urmărești. Folosind un instrument ușor de urmărire a timpului, cum ar fi Toggl, puteți înregistra fiecare minut al zilei de lucru (sau în fiecare secundă, dacă doriți) și puteți atribui timpul urmărit clienților, proiectelor și sarcinilor din cadrul proiectelor.

Puteți marca timpul ca facturabil sau nu și puteți stabili diferite rate facturabile în funcție de angajatul care face munca sau în funcție de client.

A face ca toți membrii echipei dvs. să își urmărească timpul în mod constant poate fi un pic dificil la început, dar de aceea Toggl face urmărirea timpului atât de ușoară.

„Toggl facilitează urmărirea muncii noastre”, spune Ionut-Cristian Paraschiv, co-fondator al 3angleTech. „De la un browser web la aplicații mobile de pe smartphone-urile sau tabletele noastre, putem vedea exact cât timp petrecem lucrând real și câte ore de lucru nu sunt utilizate în mod optim.”

Când toată lumea din echipă simte că beneficiază personal de urmărirea timpului, este ușor să stabiliți o cultură a urmăririi consecvente a timpului în cadrul companiei dvs.

La RogueMark Studios, angajații au devenit cu adevărat încântați să-și urmărească timpul când au văzut că datele generate de rapoartele lor de timp au condus la o facturare îmbunătățită și o compensare mai echitabilă în funcție de munca pe care o făceau efectiv.

A ști exact unde se duce timpul tău poate fi foarte puternic. Este primul pas în crearea unor propuneri mai precise și în afaceri repetate.

Creați propuneri mai bune pentru clienți

Odată ce ați acumulat o cantitate suficientă de date exacte de timp pentru un număr de clienți și proiecte, veți avea o înțelegere mult mai clară a modului în care lucrează echipa dvs. și a ceea ce este nevoie de fapt pentru a livra cu succes diferite tipuri de locuri de muncă.

Puteți utiliza apoi aceste informații pentru a genera previziuni mai precise atât cu privire la timpul, cât și la bugetul necesar pentru un anumit client, în funcție de cât timp v-a luat o muncă similară în trecut.

„Toggl ne-a oferit date reale despre munca noastră; putem vedea cât timp durează fiecare pas al procesului nostru creativ”, spune Bethany Kaylor de la RogueMark Studios. „Ne-a permis să ne reconfiguram bugetele, contractele și programele pentru a ne potrivi mai exact cu o cronologie realistă.”

Când dezvoltați o nouă propunere pentru un client, creați un buget de timp însoțitor.

Construiți zone tampon adecvate pentru dacă membrii echipei sunt bolnavi, setați o rată de utilizare realistă și alocați un anumit număr de ore fiecărei sarcini din cadrul proiectului.

Puteți utiliza apoi bugetul de timp ca un instrument ușor de gestionare a proiectelor.

În cadrul Toggl, Kaylor poate compara cât timp mai are din bugetul de timp pentru o anumită parte a procesului lor.

De exemplu, dacă au fost alocate 50 de ore pentru storyboarding și au folosit deja 35, pot adapta ultimele 15 ore pentru a rămâne la buget și la program.

Dar cererile de schimbare?

De asemenea, puteți utiliza un buget de timp pentru a ajuta la luarea deciziilor cu privire la solicitările de modificare și extinderile de proiecte. Președintele agenției Revelation PR, Advertising & Social Media, Brian Lee, spune: „Apreciez că acum pot vedea cât de departe suntem în bugetul unui proiect la un moment dat și asta îmi permite fie să accept, fie să amân sarcini suplimentare. în cadrul proiectului.”

Doar pentru că în interior ați elaborat o defalcare detaliată a unui proiect și a bugetului asociat acestuia, totuși, nu înseamnă că același nivel de detaliu trebuie comunicat clientului.

Amintiți-vă că atunci când creați o propunere câștigătoare să vă gândiți în „pachete de taxe” care mențin informațiile despre prețuri la un nivel ridicat și ușor de digerat.

Includeți rapoarte de timp cu facturile clienților

Încrederea este o parte esențială a relației cu clientul. O modalitate de a îmbunătăți și valida această încredere este să includeți rapoarte de timp împreună cu facturile clienților dvs., care să arate timpul petrecut de echipă pentru fiecare aspect al proiectului.

Nu numai că astfel de rapoarte impresionează, făcându-vă să arăți un profesionist desăvârșit, dar îi ajută și pe clienți să vadă clar costul ideilor lor.

Atunci când li se prezintă rapoarte privind timpul de proiect, clienții se pot „refocala asupra caracteristicilor produsului care oferă cel mai bun echilibru între costuri, timpul investit și beneficiile de afaceri”, spune Paraschiv. „Clienții noștri adoră transparența pe care o oferă Toggl, iar includerea rapoartelor Toggl cu facturare le crește încrederea, deoarece pot vedea că plătesc doar pentru munca depusă.”

Demonstrarea timpului și efortului pe care le depuneți într-un proiect în acest fel poate duce la o reținere îmbunătățită a clienților. Pentru că cine nu vrea să știe că primește ceea ce plătește?