WhatsApp でのクライアントとの会話を追跡する方法

現代の販売および顧客サービスでは、契約と同じくらい会話が重要です。

何が約束されたのですか？どのような反対意見がありましたか?誰がいつフォローアップしましたか?

WhatsApp でクライアントのコミュニケーションが発生しても適切に追跡されないと、企業はコンテキスト、説明責任、そして最終的には収益を失います。スクリーンショット、メモリ、散在するメモはシステムではありません。

WhatsApp の会話を追跡することは、可視性、一貫性、スケーラブルな成長を求めるチームにとって今や不可欠です。

この記事では、構造化された WhatsApp 追跡が重要な理由、それが実際にどのように機能するか、断片化されたチャットから制御されたクライアント通信に移行する方法について説明します。

営業において、何が言われたかを知ることがなぜ重要なのか

販売関係は継続性に依存します。顧客が数週間または数か月後に戻ってくると、企業は事前の話し合いを覚えていると期待します。

構造化された追跡を使用しない場合:

• クライアントは情報を繰り返します
• 営業担当者は約束を忘れる
• マネージャーは取引の進捗状況を把握できていない
• チームメンバー間の引き継ぎが非効率になる

この問題は、WhatsApp がより広範な販売システムから切り離されたままである一方で、電子メールにGmail CRMをすでに使用している企業で特に顕著です。

コミュニケーションを部分的に構造化することはできません。それは統一されなければなりません。

ほとんどの企業が WhatsApp を適切に追跡できない理由

障壁が技術的なものであることはほとんどありません。それは行動的なものです。

ほとんどのチームは個人の WhatsApp アカウントから始めます。会話は個々の電話で行われます。初期段階では、すべてが管理可能であると感じます。

追跡が遅れる一般的な理由:

• WhatsApp はカジュアルな感じがする
• 会話の所有権が定義されていない
• CRM統合に関する認識の欠如
• 「後で解決しよう」という考え方

残念なことに、「後で」というのは、すでに機会を失った後に起こることがよくあります。

追跡されていない WhatsApp 通信の本当のリスク

追跡されていないメッセージングにより、目に見えない運用ギャップが生じます。

• フォローは忘れてしまいます。
• 長いスレッドでは重要な詳細が消えてしまいます。
• マネージャーは取引の進行状況を監視できません。
• クライアントは一貫性のない回答を受け取ります。

Google CRM内のメールやパイプラインとは異なり、管理対象外の WhatsApp では、アクティビティが停止したときにアラートが提供されません。

収益の漏洩はなくなります。

追跡されていない会話による経済的影響

失われたコンテキストがレポートに現れることはほとんどありません。

ほとんどのダッシュボードには「見逃した WhatsApp リード」列はありません。 「この取引はチャットで忘れられました」というアラートはありません。

しかし、経済的な効果は現実のものです。

フォローアップが遅れたり、コンテキストが失われたりしたために、チームが月に数回でも適切な会話を逃した場合、年間収益への影響は急速に増大します。

追跡は利便性を重視するものではありません。それは収益の予測可能性を保護することです。

WhatsApp の会話の追跡が実際に意味するもの

追跡とは、チャットをスプレッドシートにコピーすることではありません。

WhatsApp の適切な追跡とは次のことを意味します。

• メッセージは一元的に保存されます
• 会話は連絡先や会社にリンクされます
• チャットは取引タイムライン内に表示されます
• 履歴が検索可能です
• アクティビティは承認されたチームメンバーに表示されます

つまり、WhatsApp はスタンドアロンのメッセージング ツールではなく、 CRM システムの一部になります。

手動と自動の WhatsApp 追跡

一部の企業では、メッセージをメモにコピーしたり、スクリーンショットを保存したり、ディスカッション後に概要を書いたりして、WhatsApp の会話を手動で管理しようとしています。

これは一時的には機能するかもしれませんが、拡張性はありません。

違いは次のとおりです。

手動追跡は規律に依存します。自動 CRM 統合はプロセスに依存します。

WhatsApp を NetHunt CRM などのシステムに統合すると、会話がリアルタイムで記録され、既存の連絡先と照合され、追加の管理作業なしでチーム全体がアクセスできます。

構造が記憶に置き換わります。

CRM システムが WhatsApp メッセージを追跡する方法

最新の CRM プラットフォームは、安全な公式統合を通じて WhatsApp Business に接続します。接続すると、WhatsApp は個人のデバイス上の個別のアプリではなく、販売インフラストラクチャの一部になります。

実際の動作は次のとおりです。

• 受信メッセージと送信メッセージはリアルタイムで自動的に同期されます
• 会話は既存の連絡先や企業と一致します
• 連絡先がまだ存在しない場合は、新しい連絡先が作成されます
• チャットは取引レコードに添付され、完全なアクティビティ タイムラインに表示されます。
• マネージャーとチームメンバーはメッセージ履歴を確認できます (アクセス権に基づいて)

重要なのは、チームがアプリケーションを切り替える必要がないことです。 NetHunt CRM のようなシステムでは、電子メール、タスク、パイプライン ビューとともに、CRM から直接 WhatsApp メッセージを読んで返信できます。

通常、追加機能には次のものが含まれます。

• より迅速で一貫性のある返信のためのメッセージ テンプレート
• メッセージによってトリガーされるワークフローの自動化

これは、電子メールが CRM に記録される方法と同様に機能しますが、リアルタイム メッセージングに適用されます。結果は単純です。WhatsApp は高速かつ会話性を維持しながら、ビジネスは構造、追跡可能性、制御を維持します。

ステップバイステップ: CRM で WhatsApp 追跡を設定する方法

CRM 内での WhatsApp 追跡の設定は通常は簡単で、複雑な技術的な実装は必要ありません。

標準的なセットアップ プロセスには次のものが含まれます。

1. WhatsApp Business 番号を CRM に接続します。安全な統合を通じて公式ビジネス アカウントをリンクします。

2. アクセスと権限を確認します。番号の所有権を確認し、チームメンバーの役割ベースのアクセスを定義します。

3. メッセージの同期を有​​効にします。受信メッセージと送信メッセージの自動同期を有効にします。

4. 会話を連絡先と取引にマッピングします。チャットが既存のレコードにリンクされているか、新しい連絡先が自動的に作成されていることを確認します。

5. 統合をテストします。テスト メッセージを送受信して、会話がタイムラインとパイプラインに正しく表示されることを確認します。

6. チームを訓練します。共有可視性の仕組み、テンプレートの使用方法、CRM 内でのフォローアップの管理方法について従業員の意見を一致させます。

構成が完了すると、追跡はバックグラウンドで自動的に実行されます。会話はリアルタイムで記録され、検索可能で、チームによる追加の手動作業を必要とせずにアクセスできます。

WhatsApp を電子メールやその他のチャネルと接続する

クライアントが 1 か所で通信することはほとんどありません。

Web サイトのフォームを送信し、メールに返信し、WhatsApp に移動し、通話をスケジュールします。

CRM を統合しないと、これらのタッチポイントは断片化されたままになります。

WhatsApp 追跡が NetHunt CRM などのシステム内の電子メール、タスク、パイプラインに接続されると、企業は分散した会話ではなく、統一されたクライアント タイムラインを獲得できます。

その可視性により、予測、コラボレーション、顧客エクスペリエンスが向上します。

よくある質問