วิธีติดตามการสนทนา WhatsApp กับลูกค้า

ในการขายและการบริการลูกค้าสมัยใหม่ การสนทนามีความสำคัญพอๆ กับสัญญา

สัญญาอะไรไว้? มีการคัดค้านอะไรบ้าง? ใครติดตามและเมื่อไหร่?

เมื่อการสื่อสารกับลูกค้าเกิดขึ้นใน WhatsApp แต่ไม่ได้รับการติดตามอย่างถูกต้อง ธุรกิจจะสูญเสียบริบท ความรับผิดชอบ และรายได้ในที่สุด ภาพหน้าจอ หน่วยความจำ และบันทึกย่อที่กระจัดกระจายไม่ใช่ระบบ

การติดตามการสนทนา WhatsApp เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมที่ต้องการการมองเห็น ความสม่ำเสมอ และการเติบโตที่ปรับขนาดได้

บทความนี้จะอธิบายว่าทำไมการติดตาม WhatsApp แบบมีโครงสร้างจึงมีความสำคัญ วิธีการทำงานในทางปฏิบัติ และวิธีการย้ายจากการแชทแบบกระจัดกระจายไปสู่การสื่อสารกับลูกค้าที่ได้รับการควบคุม

เหตุใดการรู้ว่าสิ่งที่กล่าวมามีความสำคัญต่อการขาย

ความสัมพันธ์ในการขายขึ้นอยู่กับความต่อเนื่อง เมื่อลูกค้ากลับมาหลังจากผ่านไปหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน พวกเขาคาดหวังให้ธุรกิจจำการสนทนาก่อนหน้านี้ได้

หากไม่มีการติดตามแบบมีโครงสร้าง:

• ลูกค้าทำซ้ำข้อมูล
• ตัวแทนฝ่ายขายลืมคำมั่นสัญญา
• ผู้จัดการขาดการมองเห็นความคืบหน้าของข้อตกลง
• การส่งมอบระหว่างสมาชิกในทีมจะไม่มีประสิทธิภาพ

ปัญหานี้จะปรากฏให้เห็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทที่ใช้ Gmail CRM สำหรับอีเมลอยู่แล้ว ในขณะที่ WhatsApp ยังคงถูกตัดการเชื่อมต่อจากระบบการขายในวงกว้าง

การสื่อสารไม่สามารถมีโครงสร้างบางส่วนได้ มันจะต้องรวมเป็นหนึ่งเดียว

เหตุใดธุรกิจส่วนใหญ่จึงไม่สามารถติดตาม WhatsApp ได้อย่างถูกต้อง

สิ่งกีดขวางนี้ไม่ค่อยเป็นเรื่องทางเทคนิค มันเป็นพฤติกรรม

ทีมส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยบัญชี WhatsApp ส่วนตัว การสนทนาสดบนโทรศัพท์แต่ละเครื่อง ในช่วงแรก ทุกอย่างรู้สึกว่าสามารถจัดการได้

สาเหตุทั่วไปที่การติดตามเกิดความล่าช้า:

• WhatsApp รู้สึกไม่เป็นทางการ
• ไม่มีการกำหนดความเป็นเจ้าของการสนทนา
• ขาดความตระหนักเกี่ยวกับการบูรณาการ CRM
• แนวคิด “เราจะแก้ไขมันทีหลัง”

น่าเสียดายที่ "ภายหลัง" มักมาหลังจากสูญเสียโอกาสไปแล้ว

ความเสี่ยงที่แท้จริงของการสื่อสาร WhatsApp ที่ไม่ได้ติดตาม

การส่งข้อความที่ไม่ได้ติดตามจะสร้างช่องว่างในการปฏิบัติงานที่มองไม่เห็น

• การติดตามจะถูกลืม
• รายละเอียดสำคัญจะหายไปในกระทู้ยาวๆ
• ผู้จัดการไม่สามารถติดตามความคืบหน้าของข้อตกลงได้
• ลูกค้าได้รับคำตอบที่ไม่สอดคล้องกัน

ไม่เหมือนกับอีเมลหรือไปป์ไลน์ภายใน Google CRM ตรงที่ WhatsApp ที่ไม่มีการจัดการจะไม่แจ้งเตือนเมื่อกิจกรรมหยุดชะงัก

การรั่วไหลของรายได้เงียบลง

ผลกระทบทางการเงินจากการสนทนาที่ไม่ได้ติดตาม

บริบทที่หายไปไม่ค่อยปรากฏในรายงาน

ไม่มีคอลัมน์ “missed WhatsApp Lead” ในแดชบอร์ดส่วนใหญ่ ไม่มีการแจ้งเตือนว่า “ข้อตกลงนี้ถูกลืมในการแชท”

แต่ผลทางการเงินมีจริง

หากทีมของคุณพลาดการสนทนาที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพียงไม่กี่รายการต่อเดือน เนื่องจากการติดตามผลล่าช้าหรือสูญเสียบริบท รายได้ต่อปีจะส่งผลกระทบต่อรายได้อย่างรวดเร็ว

การติดตามไม่ได้เกี่ยวกับความสะดวกสบาย เป็นเรื่องเกี่ยวกับการปกป้องความสามารถในการคาดการณ์รายได้

การติดตามการสนทนา WhatsApp หมายถึงอะไรจริงๆ

การติดตามไม่ได้เกี่ยวกับการคัดลอกแชทลงในสเปรดชีต

การติดตาม WhatsApp ที่เหมาะสมหมายถึง:

• ข้อความจะถูกจัดเก็บไว้ที่ส่วนกลาง
• การสนทนาเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อและบริษัท
• การแชทจะปรากฏภายในไทม์ไลน์ของข้อตกลง
• ประวัติศาสตร์สามารถค้นหาได้
• กิจกรรมจะปรากฏแก่สมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาต

กล่าวโดยสรุป WhatsApp จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของ ระบบ CRM ของคุณ ไม่ใช่เครื่องมือส่งข้อความแบบสแตนด์อโลน

การติดตาม WhatsApp แบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติ

บริษัทบางแห่งพยายามจัดการการสนทนา WhatsApp ด้วยตนเอง เช่น คัดลอกข้อความลงในบันทึก บันทึกภาพหน้าจอ หรือเขียนสรุปหลังการสนทนา

แม้ว่าการดำเนินการนี้อาจใช้ได้ชั่วคราว แต่ก็ไม่ได้ปรับขนาด

นี่คือความแตกต่าง:

การติดตามด้วยตนเองต้องอาศัยวินัย การรวม CRM อัตโนมัติอาศัยกระบวนการ

เมื่อ WhatsApp รวมเข้ากับระบบเช่น NetHunt CRM การสนทนาจะถูกบันทึกแบบเรียลไทม์ จับคู่กับผู้ติดต่อที่มีอยู่ และทั้งทีมสามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องทำงานด้านการดูแลระบบเพิ่มเติม

โครงสร้างแทนที่หน่วยความจำ

ระบบ CRM ติดตามข้อความ WhatsApp อย่างไร

แพลตฟอร์ม CRM สมัยใหม่เชื่อมต่อกับ WhatsApp Business ผ่านการผสานรวมอย่างเป็นทางการที่ปลอดภัย เมื่อเชื่อมต่อแล้ว WhatsApp จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างพื้นฐานการขายของคุณ แทนที่จะเป็นแอปแยกต่างหากบนอุปกรณ์ส่วนตัว

นี่คือวิธีการทำงานในทางปฏิบัติ:

• ข้อความขาเข้าและขาออกจะซิงค์โดยอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
• การสนทนาจะถูกจับคู่กับผู้ติดต่อและบริษัทที่มีอยู่
• ผู้ติดต่อใหม่จะถูกสร้างขึ้นหากไม่มีอยู่
• การแชทจะถูกแนบไปกับบันทึกข้อตกลงและปรากฏบนไทม์ไลน์กิจกรรมทั้งหมด
• ผู้จัดการและสมาชิกในทีมสามารถดูประวัติข้อความ (ตามสิทธิ์การเข้าถึง)

ที่สำคัญทีมไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชัน ในระบบเช่น NetHunt CRM คุณสามารถอ่านและตอบกลับข้อความ WhatsApp ได้โดยตรงจาก CRM ควบคู่ไปกับมุมมองอีเมล งาน และไปป์ไลน์

โดยทั่วไปคุณสมบัติเพิ่มเติมได้แก่:

• เทมเพลตข้อความเพื่อการตอบกลับที่รวดเร็วและสม่ำเสมอ
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ถูกทริกเกอร์โดยข้อความ

วิธีนี้ทำงานคล้ายกับวิธีการบันทึกอีเมลใน CRM แต่ใช้กับการส่งข้อความแบบเรียลไทม์ ผลลัพธ์นั้นง่ายมาก: WhatsApp ยังคงรวดเร็วและสนทนาได้ ในขณะที่ธุรกิจยังคงรักษาโครงสร้าง การตรวจสอบย้อนกลับ และการควบคุม

ทีละขั้นตอน: วิธีตั้งค่าการติดตาม WhatsApp ใน CRM

โดยทั่วไปการตั้งค่าการติดตาม WhatsApp ภายใน CRM นั้นตรงไปตรงมาและไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการทางเทคนิคที่ซับซ้อน

กระบวนการตั้งค่ามาตรฐานประกอบด้วย:

1. เชื่อมต่อหมายเลข WhatsApp Business กับ CRM ของคุณ เชื่อมโยงบัญชีธุรกิจอย่างเป็นทางการของคุณผ่านการบูรณาการที่ปลอดภัย

2. ตรวจสอบการเข้าถึงและการอนุญาต ยืนยันความเป็นเจ้าของหมายเลขและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทสำหรับสมาชิกในทีม

3. เปิดใช้งานการซิงโครไนซ์ข้อความ เปิดใช้งานการซิงค์ข้อความขาเข้าและขาออกโดยอัตโนมัติ

4. จับคู่การสนทนากับผู้ติดต่อและข้อตกลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแชทเชื่อมโยงกับบันทึกที่มีอยู่หรือผู้ติดต่อใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

5. ทดสอบการรวมระบบ ส่งและรับข้อความทดสอบเพื่อยืนยันว่าการสนทนาปรากฏอย่างถูกต้องในไทม์ไลน์และไปป์ไลน์

6. ฝึกทีม. จัดพนักงานเกี่ยวกับวิธีการทำงานการเปิดเผยข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน วิธีใช้เทมเพลต และวิธีจัดการการติดตามผลภายใน CRM

เมื่อกำหนดค่าแล้ว การติดตามจะทำงานโดยอัตโนมัติในเบื้องหลัง การสนทนาจะถูกบันทึกแบบเรียลไทม์ ค้นหาได้ และเข้าถึงได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติมจากทีม

เชื่อมต่อ WhatsApp กับอีเมลและช่องทางอื่นๆ

ลูกค้าไม่ค่อยสื่อสารกันในที่เดียว

พวกเขาส่งแบบฟอร์มเว็บไซต์ ตอบกลับอีเมล ย้ายไปที่ WhatsApp กำหนดเวลาการโทร

หากไม่มีการบูรณาการ CRM จุดติดต่อเหล่านี้จะยังคงกระจัดกระจาย

เมื่อการติดตาม WhatsApp เชื่อมต่อกับอีเมล งาน และไปป์ไลน์ภายในระบบ เช่น NetHunt CRM ธุรกิจต่างๆ จะได้รับไทม์ไลน์ของลูกค้าที่เป็นหนึ่งเดียว แทนที่จะเป็นการสนทนาที่กระจัดกระจาย

การมองเห็นดังกล่าวช่วยปรับปรุงการคาดการณ์ การทำงานร่วมกัน และประสบการณ์ของลูกค้า

คำถามที่พบบ่อย