如何追蹤 WhatsApp 與客戶的對話

在現代銷售和客戶服務中，對話與合約一樣重要。

承諾了什麼？提出了哪些反對意見？誰跟進以及何時跟進？

當客戶在 WhatsApp 中進行通訊但沒有適當追蹤時，企業就會失去背景、責任並最終失去收入。截圖、記憶、零散的筆記都不是系統。

對於想要可見性、一致性和可擴展成長的團隊來說，追蹤 WhatsApp 對話現在至關重要。

本文解釋了為什麼結構化 WhatsApp 追蹤很重要、它在實踐中如何運作，以及如何從分散的聊天轉變為受控的客戶通訊。

為什麼了解談話內容對銷售很重要

銷售關係取決於連續性。當客戶在幾週或幾個月後回來時，他們希望企業能記住先前的討論。

沒有結構化追蹤：

• 客戶重複訊息
• 銷售代表忘記承諾
• 管理人員缺乏對交易進展的了解
• 團隊成員之間的交接變得低效

這個問題在已經使用Gmail CRM處理電子郵件的公司中尤其明顯，而 WhatsApp 仍然與更廣泛的銷售系統脫節。

溝通不能部分結構化。它必須是統一的。

為什麼大多數企業無法正確追蹤 WhatsApp

障礙很少是技術性的。這是行為上的。

大多數團隊都是從個人 WhatsApp 帳號開始的。對話透過個人電話進行。在早期階段，一切都感覺可控。

追蹤延遲的常見原因：

• WhatsApp 給人一種非正式的感覺
• 沒有定義對話​​的所有權
• 缺乏對CRM整合的認識
• “我們稍後會修復它”的心態

不幸的是，「後來」往往是在機會已經失去之後才出現的。

未經追蹤的 WhatsApp 通訊的真正風險

未追蹤的訊息傳遞會造成無形的操作差距。

• 後續行動都被遺忘了。
• 重要的細節在長線程中消失了。
• 經理無法監控交易進度。
• 客戶收到不一致的答案。

與Google CRM內的電子郵件或管道不同，非託管 WhatsApp 在活動停止時不會提供警報。

收入流失變得悄無聲息。

未追蹤對話的財務影響

遺失的上下文很少出現在報告中。

大多數儀表板中都沒有「錯過 WhatsApp 線索」欄。沒有警告說「這筆交易在聊天中被遺忘了」。

但財務影響是真實的。

如果您的團隊每月因後續行動延遲或上下文遺失而錯過哪怕幾次合格的對話，那麼對年收入的影響就會迅速加劇。

追蹤並不是為了方便。這是為了保護收入的可預測性。

追蹤 WhatsApp 對話的實際意義是什麼

追蹤並不是將聊天記錄複製到電子表格中。

正確的 WhatsApp 追蹤意味著：

• 訊息集中儲存
• 對話與聯絡人和公司相關聯
• 聊天出現在交易時間軸內
• 歷史可查
• 授權團隊成員可以看到活動

簡而言之，WhatsApp 成為您CRM 系統的一部分，而不是一個獨立的訊息工具。

手動與自動 WhatsApp 跟踪

一些公司嘗試手動管理 WhatsApp 對話 - 將訊息複製到筆記中、保存螢幕截圖或在討論後撰寫摘要。

雖然這可能暫時有效，但它無法擴展。

區別如下：

手動追蹤依賴紀律。自動化 CRM 整合依賴流程。

當 WhatsApp 整合到 NetHunt CRM 等系統中時，對話會被即時記錄，與現有聯絡人進行匹配，並且整個團隊都可以訪問，無需額外的管理工作。

結構取代記憶。

CRM 系統如何追蹤 WhatsApp 訊息

現代 CRM 平台透過安全的官方整合連接到 WhatsApp Business。連接後，WhatsApp 將成為您銷售基礎設施的一部分，而不是個人設備上的單獨應用程式。

以下是它在實踐中的運作方式：

• 傳入和傳出訊息即時自動同步
• 對話與現有聯絡人和公司相匹配
• 如果新聯絡人尚不存在，則會建立新聯絡人
• 聊天記錄附加到交易記錄中並顯示在完整的活動時間線上
• 經理和團隊成員可以查看訊息歷史記錄（基於存取權限）

重要的是，團隊不需要在應用程式之間切換。在 NetHunt CRM 等系統中，您可以直接從 CRM 讀取和回覆 WhatsApp 訊息以及電子郵件、任務和管道檢視。

附加功能通常包括：

• 訊息範本可實現更快、一致的回复
• 由訊息觸發的工作流程自動化

這與在 CRM 中記錄電子郵件的方式類似，但應用於即時訊息傳遞。結果很簡單：WhatsApp 保持快速和對話式，而業務則保持結構、可追溯性和控制。

步驟：如何在 CRM 中設定 WhatsApp 追蹤

在 CRM 內設定 WhatsApp 追蹤通常非常簡單，不需要複雜的技術實作。

標準設定流程包括：

1. 將 WhatsApp Business 號碼連接到您的 CRM。透過安全整合連結您的官方企業帳戶。

2. 驗證存取和權限。確認號碼的所有權並為團隊成員定義基於角色的存取權限。

3. 啟用訊息同步。啟動傳入和傳出訊息的自動同步。

4. 將對話映射到聯絡人和交易。確保聊天連結到現有記錄或自動建立新聯絡人。

5. 測試集成。發送和接收測試訊息以確認對話在時間軸和管道中正確顯示。

6、培訓團隊。讓員工了解共享可見性的工作方式、如何使用範本以及如何在 CRM 內管理後續工作。

配置完成後，追蹤會在背景自動運行。對話是即時記錄的，可搜尋且可訪問，無需團隊進行額外的手動操作。

將 WhatsApp 與電子郵件和其他管道連接

客戶很少在一處進行交流。

他們提交網站表格。回覆電子郵件。轉到 WhatsApp。安排通話。

如果沒有 CRM 集成，這些接觸點仍然是分散的。

當 WhatsApp 追蹤連接到 NetHunt CRM 等系統內的電子郵件、任務和管道時，企業可以獲得統一的客戶時間線，而不是分散的對話。

這種可見性可以改善預測、協作和客戶體驗。

常見問題