Müşterilerle WhatsApp Konuşmaları Nasıl Takip Edilir?

Modern satış ve müşteri hizmetlerinde görüşmeler, sözleşmeler kadar önemlidir.

Ne vaat edildi? Hangi itirazlar dile getirildi? Kim, ne zaman takip etti?

Müşteri iletişimi WhatsApp'ta gerçekleştiğinde ancak düzgün bir şekilde takip edilmediğinde işletmeler bağlamı, sorumluluğu ve sonuçta geliri kaybeder. Ekran görüntüleri, bellek ve dağınık notlar sistem değildir.

Görünürlük, tutarlılık ve ölçeklenebilir büyüme isteyen ekipler için WhatsApp konuşmalarını takip etmek artık çok önemli.

Bu makalede, yapılandırılmış WhatsApp takibinin neden önemli olduğu, pratikte nasıl çalıştığı ve parçalı sohbetlerden kontrollü müşteri iletişimine nasıl geçileceği açıklanmaktadır.

Satışta ne söylendiğini bilmek neden önemlidir?

Satış ilişkileri sürekliliğe bağlıdır. Bir müşteri haftalar veya aylar sonra geri döndüğünde işletmenin önceki tartışmaları hatırlamasını bekler.

Yapılandırılmış izleme olmadan:

• Müşteriler bilgiyi tekrarlar
• Satış temsilcileri taahhütleri unutuyor
• Yöneticiler anlaşmanın ilerleyişine ilişkin görünürlükten yoksundur
• Ekip üyeleri arasındaki devir verimsiz hale gelir

Bu sorun özellikle halihazırda e-posta için Gmail CRM kullanan şirketlerde görünür hale gelirken WhatsApp'ın genel satış sistemiyle bağlantısı kopuk durumda.

İletişim kısmen yapılandırılamaz. Birleşik olmalıdır.

Neden çoğu işletme WhatsApp'ı düzgün şekilde takip edemiyor?

Bariyer nadiren tekniktir. Davranışsaldır.

Çoğu ekip kişisel WhatsApp hesaplarıyla başlar. Konuşmalar bireysel telefonlarda canlı olarak yayınlanıyor. Erken aşamada her şey yönetilebilir gibi gelir.

İzlemenin gecikmesinin yaygın nedenleri:

• WhatsApp resmi olmayan bir his veriyor
• Görüşmelerin tanımlanmış sahipliği yok
• CRM entegrasyonu konusunda farkındalık eksikliği
• “Sonra düzelteceğiz” zihniyeti

Ne yazık ki “sonra” çoğu zaman fırsatların çoktan kaçırılmasının ardından gelir.

Takip edilmeyen WhatsApp iletişiminin gerçek riskleri

Takip edilmeyen mesajlaşma, görünmez operasyonel boşluklar yaratır.

• Takipler unutulur.
• Uzun başlıklarda önemli ayrıntılar kayboluyor.
• Yöneticiler anlaşmanın ilerlemesini izleyemez.
• Müşteriler tutarsız yanıtlar alırlar.

Google CRM'deki e-postaların veya boru hatlarının aksine, yönetilmeyen WhatsApp, etkinlik durduğunda hiçbir uyarı vermez.

Gelir kaçağı sessizleşiyor.

Takip edilmeyen konuşmaların mali etkisi

Kayıp bağlam raporlarda nadiren görünür.

Çoğu kontrol panelinde "kaçırılan WhatsApp müşteri adayı" sütunu yoktur. “Bu anlaşma sohbette unutuldu” diye bir uyarı yok.

Ancak finansal etki gerçektir.

Ekibiniz, takiplerin gecikmesi veya bağlamın kaybolması nedeniyle ayda birkaç nitelikli görüşmeyi bile kaçırırsa, yıllık gelir etkisi hızla artar.

Takip kolaylık ile ilgili değildir. Gelir öngörülebilirliğini korumakla ilgilidir.

WhatsApp konuşmalarını izlemenin gerçekte anlamı nedir?

İzleme, sohbetlerin e-tablolara kopyalanmasıyla ilgili değildir.

Doğru WhatsApp takibi şu anlama gelir:

• Mesajlar merkezi olarak saklanır
• Konuşmalar kişilerle ve şirketlerle bağlantılıdır
• Sohbetler anlaşma zaman çizelgelerinin içinde görünür
• Geçmiş aranabilir
• Etkinlik yetkili ekip üyeleri tarafından görülebilir

Kısacası WhatsApp, bağımsız bir mesajlaşma aracı değil, CRM sisteminizin bir parçası haline gelir.

Manuel ve otomatik WhatsApp izleme karşılaştırması

Bazı şirketler, mesajları notlara kopyalayarak, ekran görüntülerini kaydederek veya tartışmalardan sonra özetler yazarak WhatsApp konuşmalarını manuel olarak yönetmeye çalışıyor.

Bu geçici olarak işe yarayabilir ancak ölçeklenmez.

İşte fark:

Manuel izleme disipline dayanır. Otomatik CRM entegrasyonu sürece dayanır.

WhatsApp, NetHunt CRM gibi bir sisteme entegre edildiğinde, konuşmalar gerçek zamanlı olarak günlüğe kaydedilir, mevcut kişilerle eşleştirilir ve ek idari iş gerektirmeden tüm ekip tarafından erişilebilir.

Yapı hafızanın yerini alır.

CRM sistemleri WhatsApp mesajlarını nasıl takip ediyor?

Modern CRM platformları, güvenli ve resmi entegrasyonlar aracılığıyla WhatsApp Business'a bağlanır. Bağlantı kurulduktan sonra WhatsApp, kişisel bir cihazda ayrı bir uygulama olmaktan çıkıp satış altyapınızın bir parçası haline gelir.

Uygulamada şu şekilde çalışır:

• Gelen ve giden mesajlar gerçek zamanlı olarak otomatik olarak senkronize edilir
• Konuşmalar mevcut kişiler ve şirketlerle eşleştirilir
• Halihazırda mevcut olmayan yeni kişiler oluşturulur
• Sohbetler anlaşma kayıtlarına eklenir ve tüm etkinlik zaman çizelgesinde görünür
• Yöneticiler ve ekip üyeleri mesaj geçmişini görebilir (erişim haklarına göre)

Önemli olan ekiplerin uygulamalar arasında geçiş yapmasına gerek olmamasıdır. NetHunt CRM gibi sistemlerde e-posta, görevler ve işlem hattı görünümlerinin yanı sıra WhatsApp mesajlarını doğrudan CRM'den okuyabilir ve yanıtlayabilirsiniz.

Ek özellikler genellikle şunları içerir:

• Daha hızlı ve tutarlı yanıtlar için mesaj şablonları
• Mesajlarla tetiklenen iş akışı otomasyonu

Bu, e-postaların CRM'de kaydedilmesine benzer şekilde çalışır ancak gerçek zamanlı mesajlaşmaya uygulanır. Sonuç basit: İşletme yapıyı, izlenebilirliği ve kontrolü korurken WhatsApp hızlı ve konuşmaya devam ediyor.

Adım adım: CRM'de WhatsApp takibi nasıl kurulur

CRM'de WhatsApp izlemeyi ayarlamak genellikle basittir ve karmaşık teknik uygulama gerektirmez.

Standart bir kurulum süreci şunları içerir:

1. Bir WhatsApp Business numarasını CRM'nize bağlayın. Güvenli bir entegrasyon aracılığıyla resmi işletme hesabınızı bağlayın.

2. Erişimi ve izinleri doğrulayın. Numaranın sahipliğini onaylayın ve ekip üyeleri için rol tabanlı erişimi tanımlayın.

3. Mesaj senkronizasyonunu etkinleştirin. Gelen ve giden mesajların otomatik senkronizasyonunu etkinleştirin.

4. Konuşmaları kişiler ve anlaşmalarla eşleştirin. Sohbetlerin mevcut kayıtlara bağlı olduğundan veya yeni kişilerin otomatik olarak oluşturulduğundan emin olun.

5. Entegrasyonu test edin. Konuşmaların zaman çizelgelerinde ve işlem hatlarında doğru şekilde göründüğünü doğrulamak için test mesajları gönderin ve alın.

6. Ekibi eğitin. Çalışanlarınızı, paylaşılan görünürlüğün nasıl çalıştığı, şablonların nasıl kullanılacağı ve CRM'de takiplerin nasıl yönetileceği konusunda hizalayın.

Yapılandırıldıktan sonra izleme arka planda otomatik olarak çalışır. Konuşmalar gerçek zamanlı olarak günlüğe kaydedilir, aranabilir ve ekibin ek manuel çabasına gerek kalmadan erişilebilir.

WhatsApp'ı e-posta ve diğer kanallara bağlama

Müşteriler nadiren tek bir yerde iletişim kurarlar.

Web sitesi formları gönderirler.E-postalara yanıt verirler.WhatsApp'a geçerler.Çağrıları planlarlar.

CRM entegrasyonu olmadan bu temas noktaları parçalanmış halde kalır.

WhatsApp izleme, NetHunt CRM gibi bir sistem içindeki e-postaya, görevlere ve işlem hatlarına bağlandığında, işletmeler dağınık konuşmalar yerine birleşik bir müşteri zaman çizelgesi elde eder.

Bu görünürlük, öngörüyü, işbirliğini ve müşteri deneyimini geliştirir.

Sık sorulan sorular