كيفية تتبع محادثات الواتس اب مع العملاء

في مجال المبيعات وخدمة العملاء الحديثة، تعد المحادثات مهمة بقدر أهمية العقود.

ماذا وعد؟ ما هي الاعتراضات التي أثيرت؟ ومن تابع ومتى؟

عندما يتم التواصل مع العملاء عبر واتساب ولكن لا يتم تتبعه بشكل صحيح، تفقد الشركات السياق والمساءلة والإيرادات في نهاية المطاف. لقطات الشاشة والذاكرة والملاحظات المتناثرة ليست أنظمة.

أصبح تتبع محادثات WhatsApp أمرًا ضروريًا الآن للفرق التي تريد الرؤية والاتساق والنمو القابل للتطوير.

تشرح هذه المقالة سبب أهمية تتبع WhatsApp المنظم، وكيفية عمله عمليًا، وكيفية الانتقال من الدردشات المجزأة إلى التواصل المتحكم فيه مع العملاء.

لماذا معرفة ما قيل مهم في المبيعات

علاقات البيع تعتمد على الاستمرارية. عندما يعود العميل بعد أسابيع أو أشهر، فإنه يتوقع من الشركة أن تتذكر المناقشات السابقة.

بدون تتبع منظم:

• العملاء يكررون المعلومات
• ينسى مندوبو المبيعات الالتزامات
• المديرين يفتقرون إلى الرؤية في التقدم المحرز في الصفقة
• يصبح التسليم بين أعضاء الفريق غير فعال

تصبح هذه المشكلة واضحة بشكل خاص في الشركات التي تستخدم بالفعل Gmail CRM للبريد الإلكتروني، بينما يظل WhatsApp منفصلاً عن نظام المبيعات الأوسع.

لا يمكن تنظيم الاتصالات جزئيًا. يجب أن تكون موحدة.

لماذا تفشل معظم الشركات في تتبع WhatsApp بشكل صحيح

نادرا ما يكون الحاجز تقنيا. إنه سلوكي.

تبدأ معظم الفرق بحسابات WhatsApp الشخصية. المحادثات مباشرة على الهواتف الفردية. في المرحلة المبكرة، يبدو أن كل شيء يمكن التحكم فيه.

الأسباب الشائعة لتأخير التتبع:

• يبدو WhatsApp غير رسمي
• لا توجد ملكية محددة للمحادثات
• نقص الوعي حول تكامل CRM
• عقلية "سنصلح الأمر لاحقًا".

لسوء الحظ، غالبًا ما يأتي "لاحقًا" بعد ضياع الفرص بالفعل.

المخاطر الحقيقية لاتصالات WhatsApp غير المتعقبة

تؤدي الرسائل غير المتعقبة إلى خلق فجوات تشغيلية غير مرئية.

• يتم نسيان المتابعات.
• تفاصيل مهمة تختفي في المواضيع الطويلة.
• لا يمكن للمديرين مراقبة تقدم الصفقة.
• يتلقى العملاء إجابات غير متناسقة.

على عكس رسائل البريد الإلكتروني أو خطوط الأنابيب داخل Google CRM ، لا يوفر تطبيق WhatsApp غير المُدار أي تنبيهات عند توقف النشاط.

تسرب الإيرادات يصبح صامتا.

التأثير المالي للمحادثات التي لم يتم تعقبها

نادرًا ما يظهر السياق المفقود في التقارير.

لا يوجد عمود "عميل محتمل مفقود في WhatsApp" في معظم لوحات المعلومات. لا يوجد تنبيه يقول: "لقد تم نسيان هذه الصفقة في الدردشة".

لكن التأثير المالي حقيقي.

إذا فات فريقك حتى بعض المحادثات المؤهلة شهريًا بسبب تأخر المتابعات أو فقدان السياق، فإن تأثير الإيرادات السنوية يتضاعف بسرعة.

التتبع لا يتعلق بالراحة. يتعلق الأمر بحماية القدرة على التنبؤ بالإيرادات.

ما يعنيه تتبع محادثات WhatsApp في الواقع

لا يقتصر التتبع على نسخ الدردشات في جداول البيانات.

التتبع الصحيح لتطبيق WhatsApp يعني:

• يتم تخزين الرسائل مركزيا
• ترتبط المحادثات مع جهات الاتصال والشركات
• تظهر الدردشات داخل الجداول الزمنية للصفقة
• التاريخ قابل للبحث
• النشاط مرئي لأعضاء الفريق المعتمدين

باختصار، يصبح WhatsApp جزءًا من نظام إدارة علاقات العملاء لديك، وليس أداة مراسلة مستقلة.

التتبع اليدوي مقابل التتبع الآلي لتطبيق WhatsApp

تحاول بعض الشركات إدارة محادثات واتساب يدويًا، مثل نسخ الرسائل في الملاحظات، أو حفظ لقطات الشاشة، أو كتابة الملخصات بعد المناقشات.

في حين أن هذا قد يعمل بشكل مؤقت، إلا أنه لا يتوسع.

وهنا الفرق:

يعتمد التتبع اليدوي على الانضباط. يعتمد التكامل الآلي لإدارة علاقات العملاء (CRM) على العملية.

عندما يتم دمج WhatsApp في نظام مثل NetHunt CRM، يتم تسجيل المحادثات في الوقت الفعلي، ومطابقتها مع جهات الاتصال الحالية، ويمكن للفريق بأكمله الوصول إليها دون الحاجة إلى عمل إداري إضافي.

الهيكل يحل محل الذاكرة.

كيف تقوم أنظمة CRM بتتبع رسائل WhatsApp

تتصل منصات CRM الحديثة بـ WhatsApp Business من خلال عمليات تكامل رسمية وآمنة. بمجرد الاتصال، يصبح WhatsApp جزءًا من البنية التحتية للمبيعات لديك وليس تطبيقًا منفصلاً على جهاز شخصي.

وإليك كيف يعمل في الممارسة العملية:

• تتم مزامنة الرسائل الواردة والصادرة تلقائيًا في الوقت الفعلي
• تتم مطابقة المحادثات مع جهات الاتصال والشركات الموجودة
• يتم إنشاء جهات اتصال جديدة إذا لم تكن موجودة بالفعل
• يتم إرفاق الدردشات بسجلات الصفقات وتظهر في المخطط الزمني الكامل للنشاط
• يمكن للمديرين وأعضاء الفريق رؤية سجل الرسائل (استنادًا إلى حقوق الوصول)

والأهم من ذلك، أن الفرق لا تحتاج إلى التبديل بين التطبيقات. في أنظمة مثل NetHunt CRM، يمكنك قراءة رسائل WhatsApp والرد عليها مباشرةً من CRM جنبًا إلى جنب مع البريد الإلكتروني والمهام وطرق عرض خطوط الأنابيب.

تتضمن الميزات الإضافية عادةً ما يلي:

• قوالب الرسائل للحصول على ردود أسرع ومتسقة
• أتمتة سير العمل الناجمة عن الرسائل

يعمل هذا بشكل مشابه لكيفية تسجيل رسائل البريد الإلكتروني في CRM ولكن يتم تطبيقه على المراسلة في الوقت الفعلي. والنتيجة بسيطة: يظل تطبيق WhatsApp سريعًا ومحادثًا، بينما تحافظ الشركة على الهيكلة وإمكانية التتبع والتحكم.

خطوة بخطوة: كيفية إعداد تتبع WhatsApp في CRM

عادةً ما يكون إعداد تتبع WhatsApp داخل CRM أمرًا بسيطًا ولا يتطلب تنفيذًا فنيًا معقدًا.

تتضمن عملية الإعداد القياسية ما يلي:

1. قم بتوصيل رقم WhatsApp Business بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك. ربط حساب عملك الرسمي من خلال التكامل الآمن.

2. التحقق من الوصول والأذونات. قم بتأكيد ملكية الرقم وتحديد الوصول المستند إلى الدور لأعضاء الفريق.

3. تمكين مزامنة الرسائل. تفعيل المزامنة التلقائية للرسائل الواردة والصادرة.

4. قم بتعيين المحادثات على جهات الاتصال والصفقات. تأكد من ربط الدردشات بالسجلات الموجودة أو إنشاء جهات اتصال جديدة تلقائيًا.

5. اختبار التكامل. أرسل واستقبل رسائل اختبارية للتأكد من ظهور المحادثات بشكل صحيح في المخططات الزمنية وخطوط الأنابيب.

6. تدريب الفريق. قم بمحاذاة الموظفين حول كيفية عمل الرؤية المشتركة، وكيفية استخدام القوالب، وكيفية إدارة المتابعات داخل CRM.

بمجرد تكوينه، يتم تشغيل التتبع تلقائيًا في الخلفية. يتم تسجيل المحادثات في الوقت الفعلي، ويمكن البحث فيها ويمكن الوصول إليها دون الحاجة إلى جهد يدوي إضافي من الفريق.

ربط الواتس اب بالبريد الإلكتروني والقنوات الأخرى

نادراً ما يتواصل العملاء في مكان واحد.

يقدمون نماذج موقع الويب. الرد على رسائل البريد الإلكتروني. الانتقال إلى WhatsApp. جدولة المكالمات.

بدون تكامل CRM، تظل نقاط الاتصال هذه مجزأة.

عندما يكون تتبع WhatsApp متصلاً بالبريد الإلكتروني والمهام وخطوط الأنابيب داخل نظام مثل NetHunt CRM، تحصل الشركات على جدول زمني موحد للعميل بدلاً من المحادثات المتفرقة.

تعمل هذه الرؤية على تحسين التنبؤ والتعاون وتجربة العملاء.

الأسئلة المتداولة