Kalendarz Google + CRM: lepsze planowanie dla zespołów sprzedaży

W przypadku większości zespołów sprzedaży spotkania są momentem, w którym wygrywa się lub przegrywa transakcje. Prezentacje, rozmowy telefoniczne, negocjacje i sesje wprowadzające odbywają się w ramach zaplanowanych rozmów. Jednak w wielu firmach planowanie nadal odbywa się ręcznie, bez połączenia z CRM.

Przedstawiciele handlowi zarządzają spotkaniami w Kalendarzu Google, wymieniają e-maile w Gmailu i oddzielnie aktualizują potoki. Ważny kontekst jest rozproszony. Dalsze działania zależą od pamięci. Menedżerom brakuje wglądu w rzeczywistą działalność.

Łącząc Kalendarz Google z systemem CRM, planowanie staje się częścią zorganizowanego procesu sprzedaży. Spotkania są automatycznie rejestrowane, łączone z transakcjami i wykorzystywane do wyzwalania działań następczych i automatyzacji. W rezultacie zespoły spędzają mniej czasu na administrowaniu, a więcej na zamykaniu transakcji.

W tym artykule wyjaśniono, jak integracja Kalendarza Google i CRM poprawia planowanie i dlaczego jest to niezbędne dla nowoczesnych zespołów sprzedaży.

Dlaczego planowanie jest ukrytym wąskim gardłem sprzedaży?

Problemy z planowaniem rzadko wyglądają dramatycznie. Nie ma oczywistych usterek systemu. Zamiast tego problemy pojawiają się stopniowo.

• Potencjalny klient umawia się na spotkanie, ale nie przygotowuje się żadnych dalszych działań.
• Odbywa się demonstracja, ale nie są zapisywane żadne notatki.
• Po nawiązaniu połączenia transakcja pozostaje nieaktywna.
• Menedżer nie wie, z jakimi potencjalnymi klientami skontaktowano się w tym tygodniu.

Z biegiem czasu te małe luki prowadzą do utraconych możliwości.

Nawet zespoły korzystające z zaawansowanego systemu CRM Gmaila często mają problemy, jeśli aktywność w kalendarzu nie jest powiązana z danymi klientów. Bez integracji spotkania odbywają się w izolacji, odłączone od potoków i wskaźników wydajności.

Jak zespoły sprzedaży zazwyczaj zarządzają harmonogramem bez CRM

W wielu organizacjach harmonogram wygląda następująco:

Przedstawiciel handlowy wysyła link do rezerwacji lub proponuje terminy e-mailem. Spotkanie pojawi się w Kalendarzu Google. Po rozmowie notatki są zapisywane w notatniku lub dokumencie osobistym. Później przedstawiciel aktualizuje CRM, jeśli pamięta.

Proces ten stwarza kilka zagrożeń:

• Spotkania nie są konsekwentnie rejestrowane
• Dalsze działania są opóźnione lub zapomniane
• Etapy transakcji nie są aktualizowane na czas
• Menedżerowie polegają na raportach ręcznych

Kiedy planowanie jest oddzielone od przepływów pracy CRM, wydajność w zbyt dużym stopniu zależy od indywidualnej dyscypliny.

Co się zmienia, gdy Kalendarz Google jest połączony z CRM

Kiedy Kalendarz Google jest zintegrowany z systemem Google CRM , spotkania stają się częścią ujednoliconego systemu sprzedaży.

Każde zaplanowane wydarzenie jest automatycznie połączone z:

• Odpowiedni kontakt
• Aktywna umowa
• Poprzednie rozmowy e-mailowe
• Powiązane zadania i dokumenty

Zamiast istnieć jako samodzielne wydarzenia, spotkania stają się punktami danych, które popychają możliwości do przodu.

Przedstawiciele handlowi nie muszą już ręcznie kopiować informacji. Menedżerowie zyskują widoczność w czasie rzeczywistym. Prognozowanie staje się dokładniejsze, ponieważ aktywność jest stale śledzona.

Jak działa integracja Kalendarza Google + CRM

• Dwukierunkowa synchronizacja zdarzeń: Właściwa integracja zapewnia synchronizację zdarzeń w obu kierunkach. Spotkania utworzone w Kalendarzu Google pojawiają się w CRM, a rekordy CRM pojawiają się w kalendarzu. Eliminuje to duplikaty wpisów i
• Śledzenie wyników spotkania: Po zakończeniu spotkania CRM może poprosić użytkowników o dodanie notatek, aktualizację etapów transakcji lub wybranie wyników. Dzięki temu rurociągi są dokładne i aktualne.
• Tworzenie zadań po spotkaniach: Zadania uzupełniające są generowane automatycznie. Jeśli demonstracja została ukończona, system może zaplanować zadanie wysłania propozycji.

Tworzenie wydajnego przepływu pracy związanego z planowaniem sprzedaży

Dobrze zaprojektowany przepływ pracy łączy komunikację, planowanie i działania następcze w jeden proces.

Zwykle wygląda to tak:

• Potencjalny klient kontaktuje się z firmą za pośrednictwem poczty elektronicznej, strony internetowej lub kanału komunikacji.
• CRM tworzy lub aktualizuje rekord kontaktu.
• Spotkanie planuje się za pomocą Kalendarza Google.
• Wydarzenie jest powiązane z umową.
• Po spotkaniu uruchamiane są zadania.

Ten przepływ działa szczególnie dobrze w połączeniu z narzędziami do przesyłania wiadomości, takimi jak WhatsApp CRM i I nstagram CRM , gdzie często rozpoczynają się wstępne rozmowy przed przejściem do formalnych spotkań.

Kiedy planowanie staje się częścią tego połączonego systemu, nie marnuje się żadna interakcja.

Poprawa widoczności zespołu dzięki udostępnionym danym CRM z kalendarza

Kiedy dane kalendarza są połączone z rekordami CRM, współpraca znacznie się poprawia.

Menedżerowie mogą zobaczyć:

• Ile spotkań organizuje każdy przedstawiciel
• Które oferty cieszą się regularną uwagą
• Gdzie aktywność spada
• Którzy potencjalni klienci wymagają interwencji

Członkowie zespołu mają dostęp do pełnej historii komunikacji bez przesyłania dalej e-maili i proszenia o aktualizacje.

W przypadku zespołów rozproszonych ta widoczność jest szczególnie cenna. Umożliwia zdalnym zespołom sprzedaży koordynację działań w różnych strefach czasowych i utrzymywanie spójnych standardów.

Wykorzystanie danych kalendarzowych do poprawy prognozowania sprzedaży

Spotkania są silnym wskaźnikiem potencjału przychodów. Rosnąca liczba kwalifikowanych połączeń często przewiduje rozwój rurociągu.

Po zintegrowaniu z analityką CRM dane kalendarza pomagają zespołom:

• Mierz współczynniki konwersji od spotkania do transakcji
• Zidentyfikuj zablokowane możliwości
• Dokładniej prognozuj przychody
• Obiektywnie oceniaj wydajność powtórzeń

Zamiast zgadywać na podstawie subiektywnych raportów, liderzy opierają się na rzeczywistych danych dotyczących aktywności.

Jest to szczególnie ważne dla firm korzystających z CRM dla agencji marketingowych , gdzie spotkania z klientami i recenzje kampanii są ściśle powiązane z możliwościami utrzymania i sprzedaży dodatkowej.

Rzeczywiste przypadki użycia dla zespołów sprzedaży

Zespoły SDR

Przedstawiciele ds. rozwoju sprzedaży polegają na rozmowach kwalifikacyjnych. Integracja z kalendarzem gwarantuje, że każde wywołanie odkrywcze jest rejestrowane i oceniane.

Osoby zarządzające kontami

Dla menedżerów ds. obsługi klienta demonstracje i negocjacje mają kluczowe znaczenie. Posiadanie całej historii relacji może usprawnić strategię sprzedaży dla kolejnych transakcji i dokładniej prognozować.

Zespoły zdalne i hybrydowe

Rozproszone zespoły korzystają ze scentralizowanych rekordów planowania, które zmniejszają zależność od poszczególnych kalendarzy.

Rozwijające się firmy i start-upy

W przypadku szybko rozwijających się firm struktura harmonogramu jest niezbędna. Wielu założycieli, szukając najlepszego CRM dla startupów , wybiera CRM z głęboką integracją kalendarza, ponieważ wspiera skalę bez zwiększania złożoności.

Bezpieczeństwo i prywatność w integracji kalendarza z CRM

Dane kalendarza często zawierają wrażliwe informacje o klientach, negocjacjach i procesach wewnętrznych. Dlatego bezpieczeństwo musi być priorytetem.

Niezawodne platformy CRM oferują:

• Kontrola dostępu oparta na rolach
• Zarządzanie uprawnieniami
• Dzienniki audytu
• Zgodność z RODO
• Bezpieczne uwierzytelnianie

Wybierając rozwiązanie, firmy powinny sprawdzić, czy zautomatyzowane przepływy pracy związane z planowaniem spełniają wymagania korporacyjne i prawne.

Często zadawane pytania