Google Calendar + CRM: การจัดกำหนดการที่ดีขึ้นสำหรับทีมขาย

สำหรับทีมขายส่วนใหญ่ การประชุมเป็นจุดที่ข้อตกลงจะชนะหรือแพ้ การสาธิต การโทรเพื่อค้นพบ การเจรจา และเซสชันการเริ่มต้นใช้งาน ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในการสนทนาตามกำหนดการ อย่างไรก็ตาม ในหลายบริษัท การกำหนดเวลายังคงได้รับการจัดการด้วยตนเอง โดยแทบไม่มีการเชื่อมต่อกับ CRM

ตัวแทนฝ่ายขายจัดการการนัดหมายใน Google ปฏิทิน แลกเปลี่ยนอีเมลใน Gmail และอัปเดตไปป์ไลน์แยกกัน บริบทที่สำคัญกระจัดกระจาย การติดตามผลขึ้นอยู่กับหน่วยความจำ ผู้จัดการขาดการมองเห็นกิจกรรมจริง

ด้วยการเชื่อมต่อ Google ปฏิทินกับระบบ CRM การกำหนดเวลาจึงกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการขายที่มีโครงสร้าง การประชุมจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ เชื่อมโยงกับข้อเสนอ และใช้เพื่อกระตุ้นการติดตามผลและระบบอัตโนมัติ ส่งผลให้ทีมใช้เวลาในการบริหารจัดการน้อยลงและมีเวลาปิดการขายมากขึ้น

บทความนี้จะอธิบายว่าการผสานรวม Google ปฏิทิน + CRM ช่วยปรับปรุงการจัดกำหนดการได้อย่างไร และเหตุใดจึงจำเป็นสำหรับทีมขายยุคใหม่

เหตุใดการกำหนดเวลาจึงเป็นคอขวดการขายที่ซ่อนอยู่

ปัญหาการจัดกำหนดการไม่ค่อยดูน่าทึ่ง ไม่มีความล้มเหลวของระบบที่ชัดเจน ปัญหากลับค่อยๆ ปรากฏแทน

• ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจองการประชุม แต่ไม่มีการเตรียมการติดตามผล
• มีการสาธิตเกิดขึ้น แต่ไม่มีบันทึกย่อใด ๆ
• ข้อตกลงยังคงไม่ทำงานหลังจากมีการโทร
• ผู้จัดการไม่ทราบว่าลูกค้าเป้าหมายรายใดที่ได้รับการติดต่อในสัปดาห์นี้

เมื่อเวลาผ่านไป ช่องว่างเล็กๆ เหล่านี้นำไปสู่การสูญเสียโอกาส

แม้แต่ทีมที่ใช้ Gmail CRM ที่มีประสิทธิภาพก็มักจะประสบปัญหาหากกิจกรรมในปฏิทินไม่ได้เชื่อมต่อกับบันทึกของลูกค้า หากไม่มีการบูรณาการ การประชุมจะแยกจากกัน ถูกตัดการเชื่อมต่อจากไปป์ไลน์และตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

โดยทั่วไปแล้วทีมขายจะจัดการกำหนดการโดยไม่ต้องใช้ CRM ได้อย่างไร

ในหลายองค์กร การจัดกำหนดการมีลักษณะดังนี้:

ตัวแทนฝ่ายขายส่งลิงก์การจองหรือเสนอเวลาทางอีเมล การประชุมปรากฏใน Google ปฏิทิน หลังการโทร บันทึกจะถูกบันทึกลงในสมุดบันทึกหรือเอกสารส่วนตัว หลังจากนั้นตัวแทนจะอัปเดต CRM หากจำได้

กระบวนการนี้ก่อให้เกิดความเสี่ยงหลายประการ:

• การประชุมไม่ได้รับการบันทึกอย่างสม่ำเสมอ
• การติดตามผลจะล่าช้าหรือถูกลืม
• ขั้นตอนการซื้อขายไม่ได้รับการอัปเดตตรงเวลา
• ผู้จัดการอาศัยการรายงานด้วยตนเอง

เมื่อแยกกำหนดการออกจากเวิร์กโฟลว์ CRM ประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับระเบียบวินัยของแต่ละบุคคลมากเกินไป

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงเมื่อ Google Calendar เชื่อมต่อกับ CRM

เมื่อ Google Calendar รวมเข้ากับ Google CRM การประชุมจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบการขายแบบครบวงจร

แต่ละเหตุการณ์ที่กำหนดเวลาไว้จะเชื่อมต่อกับ:

• ผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้อง
• ข้อตกลงที่ใช้งานอยู่
• การสนทนาทางอีเมลก่อนหน้า
• งานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

แทนที่จะปรากฏเป็นกิจกรรมแบบสแตนด์อโลน การประชุมจะกลายเป็นจุดข้อมูลที่ขับเคลื่อนโอกาสไปข้างหน้า

ตัวแทนฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อมูลด้วยตนเองอีกต่อไป ผู้จัดการสามารถมองเห็นได้แบบเรียลไทม์ การคาดการณ์มีความแม่นยำมากขึ้นเนื่องจากมีการติดตามกิจกรรมอย่างสม่ำเสมอ

การรวม Google Calendar + CRM ทำงานอย่างไร

• การซิงโครไนซ์เหตุการณ์แบบสองทาง: การรวมที่เหมาะสมทำให้มั่นใจได้ว่าเหตุการณ์จะซิงค์ในทั้งสองทิศทาง การประชุมที่สร้างใน Google ปฏิทินจะปรากฏใน CRM และบันทึก CRM จะแสดงในปฏิทิน สิ่งนี้จะกำจัดรายการที่ซ้ำกันและ
• การติดตามผลลัพธ์ของการประชุม: หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง CRM สามารถแจ้งให้ผู้ใช้เพิ่มบันทึก อัปเดตขั้นตอนข้อตกลง หรือเลือกผลลัพธ์ได้ ช่วยให้ไปป์ไลน์มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
• การสร้างงานหลังการประชุม: งานติดตามผลจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หากการสาธิตเสร็จสิ้น ระบบสามารถกำหนดเวลางานเพื่อส่งข้อเสนอได้

การสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดกำหนดการที่มีประสิทธิภาพสูงสำหรับการขาย

เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาอย่างดีจะเชื่อมโยงการสื่อสาร การจัดกำหนดการ และการติดตามผลไว้ในกระบวนการเดียว

โดยปกติจะมีลักษณะดังนี้:

• ลูกค้าเป้าหมายติดต่อบริษัทผ่านทางอีเมล เว็บไซต์ หรือช่องทางการส่งข้อความ
• CRM สร้างหรืออัปเดตบันทึกผู้ติดต่อ
• การประชุมกำหนดไว้ผ่าน Google Calendar
• กิจกรรมเชื่อมโยงกับข้อตกลง
• หลังการประชุม งานต่างๆ จะถูกทริกเกอร์

โฟลว์นี้ทำงานได้ดีเป็นพิเศษเมื่อรวมกับเครื่องมือรับส่งข้อความ เช่น WhatsApp CRM และ I nstagram CRM ซึ่งการสนทนาเบื้องต้นมักจะเริ่มต้นก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นการประชุมอย่างเป็นทางการ

เมื่อการกำหนดเวลากลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่เชื่อมต่อนี้ จะไม่มีการโต้ตอบใด ๆ ที่สูญเปล่า

ปรับปรุงการมองเห็นของทีมด้วยข้อมูล CRM ปฏิทินที่แชร์

เมื่อข้อมูลปฏิทินเชื่อมต่อกับบันทึก CRM การทำงานร่วมกันจะดีขึ้นอย่างมาก

ผู้จัดการสามารถดู:

• ตัวแทนแต่ละคนจัดการประชุมกี่ครั้ง
• ข้อตกลงใดที่ได้รับความสนใจเป็นประจำ
• ในกรณีที่กิจกรรมลดลง
• กลุ่มเป้าหมายใดต้องการการแทรกแซง

สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงประวัติการสื่อสารทั้งหมดโดยไม่ต้องส่งต่ออีเมลหรือขอข้อมูลอัปเดต

สำหรับทีมที่กระจายออกไป การมองเห็นนี้มีค่าอย่างยิ่ง ช่วยให้ทีมขายระยะไกลสามารถประสานงานข้ามเขตเวลาและรักษามาตรฐานที่สอดคล้องกัน

การใช้ข้อมูลปฏิทินเพื่อปรับปรุงการพยากรณ์การขาย

การประชุมเป็นตัวชี้วัดที่ชัดเจนถึงศักยภาพในการสร้างรายได้ จำนวนการโทรที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่เพิ่มขึ้นมักจะคาดการณ์การเติบโตของไปป์ไลน์

เมื่อรวมเข้ากับการวิเคราะห์ CRM ข้อมูลปฏิทินจะช่วยให้ทีม:

• วัดอัตราการแปลงการประชุมต่อข้อตกลง
• ระบุโอกาสที่จนตรอก
• คาดการณ์รายได้ได้แม่นยำยิ่งขึ้น
• ประเมินประสิทธิภาพของตัวแทนอย่างเป็นกลาง

แทนที่จะคาดเดาตามรายงานส่วนตัว ผู้นำอาศัยข้อมูลกิจกรรมจริง

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ใช้ CRM สำหรับเอเจนซี่การตลาด ซึ่งการประชุมลูกค้าและการตรวจสอบแคมเปญมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับการรักษาลูกค้าและโอกาสในการขายต่อยอด

กรณีการใช้งานจริงสำหรับทีมขาย

ทีมงาน SDR

ตัวแทนฝ่ายพัฒนาการขายอาศัยการเรียกคุณสมบัติ การรวมปฏิทินช่วยให้แน่ใจว่าการโทรค้นพบแต่ละครั้งได้รับการบันทึกและประเมินผล

ผู้บริหารบัญชี

สำหรับผู้บริหารบัญชี การสาธิตและการเจรจาถือเป็นสิ่งสำคัญ การมีประวัติความสัมพันธ์ทั้งหมดสามารถปรับปรุงกลยุทธ์การขายสำหรับข้อเสนอถัดไปและคาดการณ์ได้แม่นยำยิ่งขึ้น..

ทีมระยะไกลและไฮบริด

ทีมที่กระจายตัวจะได้รับประโยชน์จากบันทึกการจัดกำหนดการแบบรวมศูนย์ซึ่งช่วยลดการพึ่งพาปฏิทินแต่ละรายการ

บริษัทและสตาร์ทอัพที่กำลังเติบโต

สำหรับบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็ว โครงสร้างการจัดกำหนดการถือเป็นสิ่งสำคัญ ผู้ก่อตั้งหลายคนเลือก CRM ที่มีการบูรณาการปฏิทินเชิงลึกเมื่อค้นหา CRM ที่ดีที่สุดสำหรับสตาร์ทอัพ เนื่องจากรองรับการขยายขนาดโดยไม่เพิ่มความซับซ้อน

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวในการรวมปฏิทิน-CRM

ข้อมูลปฏิทินมักจะมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับลูกค้า การเจรจา และกระบวนการภายใน ดังนั้นความปลอดภัยจึงต้องมีความสำคัญเป็นอันดับแรก

แพลตฟอร์ม CRM ที่เชื่อถือได้นำเสนอ:

• การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท
• การจัดการสิทธิ์
• บันทึกการตรวจสอบ
• การปฏิบัติตาม GDPR
• การรับรองความถูกต้องที่ปลอดภัย

เมื่อเลือกโซลูชัน ธุรกิจควรตรวจสอบว่าเวิร์กโฟลว์การจัดกำหนดการอัตโนมัติตรงตามข้อกำหนดขององค์กรและกฎหมาย

คำถามที่พบบ่อย