Koniec ręcznego logowania: jak automatycznie łączyć wątki Gmaila z profilami klientów w CRM

„Podatek od wprowadzania danych”: dlaczego ręczne rejestrowanie zabija Twoją produktywność

Większość przedstawicieli handlowych nie odchodzi, ponieważ nienawidzą sprzedaży; rezygnują, ponieważ nienawidzą „podatku od wprowadzania danych”. To jest ukryty koszt utrzymania CRM – godziny spędzane co tydzień na ręcznym kopiowaniu tematów, wklejaniu treści i rejestrowaniu dat „wysłanych” w bazie danych.

Niebezpieczeństwo „ciemnych danych”

Jeśli e-maile nie są automatycznie łączone, Twoja firma cierpi na „ciemne dane”. Dzieje się tak, gdy istotne informacje – takie jak konkretny sprzeciw klienta lub ustna umowa zawarta za pośrednictwem poczty elektronicznej – zostają uwięzione w prywatnej skrzynce odbiorczej sprzedawcy.

• Jeśli członek zespołu wyjeżdża na wakacje: Reszta zespołu leci na ślepo.
• Jeśli przedstawiciel odejdzie z firmy: cała jego historia z klientami znika wraz z nimi.
• Rezultat: tracisz „pamięć instytucjonalną” swojej firmy, co prowadzi do niewygodnych, powtarzalnych pytań zadawanych klientom i straconych szans.

Wizja NetHunt: CRM, który sam się zapełnia

W NetHunt wierzymy, że nie powinieneś pracować dla swojego CRM; Twój CRM powinien działać dla Ciebie. Naszą wizją jest środowisko „Zero-Touch”.

Wyobraź sobie świat, w którym po prostu klikasz „Wyślij” w Gmailu, a CRM natychmiast zdaje sobie sprawę, że „Och, ten e-mail należy do umowy z Acme Corp” i rejestruje go na właściwej osi czasu, zanim w ogóle przejdziesz do następnej wiadomości. Automatyzując powiązanie między Twoimi rozmowami a danymi, całkowicie eliminujemy „podatek od wprowadzania danych”. Pozostaniesz na bieżąco, a Twój CRM będzie w 100% dokładny, zapewniając „jedno źródło prawdy” dla całej firmy bez kiwnięcia palcem.

Jak działa natywna integracja z Gmailem NetHunt

NetHunt CRM to nie tylko aplikacja łącząca się z Gmailem; jest to strukturalna część skrzynki odbiorczej Gmaila. Działa poprzez „nakładanie” inteligencji CRM bezpośrednio na interfejs Google Workspace. Oto magia techniczna, która dzieje się za kulisami, dzięki czemu ręczne rejestrowanie należy już do przeszłości.

Automatyczne łączenie e-maili

Istotą automatyzacji NetHunt jest zdolność rozpoznawania ludzi. W momencie, gdy wiadomość e-mail trafi do Twojej skrzynki odbiorczej, algorytm NetHunt skanuje pola „Od” i „Do”.

• Dopasowanie : jeśli adres e-mail pasuje do istniejącego rekordu w Twoim systemie CRM, NetHunt natychmiast tworzy cyfrowy pomost.
• Dziennik: każda odpowiedź, przesłanie dalej i załącznik w tym wątku są automatycznie odzwierciedlane na osi czasu profilu CRM klienta.
• Doświadczenie „zero kliknięć” : nie musisz klikać „Zapisz w CRM” ani „Synchronizuj”. Jeśli kontakt istnieje, jest tam także historia. To tak, jakby Twój CRM był niewidzialnym asystentem, który stale wypełnia Twoje dokumenty w tle.

Historia klienta w przeglądzie paska bocznego

Najpotężniejszą częścią integracji jest pasek boczny NetHunt. Gdy otworzysz dowolny wątek e-mailowy, po prawej stronie ekranu Gmaila pojawi się dedykowany panel.

Bez opuszczania wiadomości e-mail możesz zobaczyć:

• Profil: stanowisko, numer telefonu, linki do mediów społecznościowych i wszelkie inne posiadane informacje o klientach.
• Oś czasu: przewijalna historia każdej interakcji Twojego zespołu z zespołem — poprzednie e-maile, notatki ze spotkań i podsumowania rozmów telefonicznych.
• Status transakcji: w jakim rurociągu się znajdują i całkowita wartość ich potencjalnego biznesu.
• Zadania: wszelkie nadchodzące zadania powiązane z tym klientem.

Oznacza to, że nigdy nie musisz pytać klienta: „Przypomnij mi, o czym rozmawialiśmy w zeszłym miesiącu?” Odpowiedź jest tuż obok, kilka centymetrów od wersji roboczej odpowiedzi.

Wątki udostępnione a prywatne

Jednym z największych problemów związanych z automatycznym łączeniem poczty e-mail z systemem CRM jest prywatność. Nie każda rozmowa należy do wspólnego rekordu CRM – na przykład korespondencja kadry kierowniczej, dyskusje wewnętrzne lub e-maile z fakturami wysyłane z ogólnych adresów.

NetHunt podchodzi do tego za pomocą inteligentnych reguł wykluczania. Możesz precyzyjnie kontrolować, które e-maile nigdy nie powinny być łączone, ustawiając wykluczenia na poziomie obszaru roboczego:

• Wykluczone adresy e-mail Możesz zdefiniować konkretne adresy e-mail, które nigdy nie powinny być automatycznie łączone. Jeśli w polach Do, Od lub DW pojawi się wykluczony adres, wiadomość e-mail nie zostanie powiązana z żadnym rekordem CRM — nawet jeśli inni odbiorcy to prawidłowe kontakty.
• Wykluczone domeny Możesz także wykluczyć całe domeny. Jeśli jakikolwiek e-mail w wątku należy do wykluczonej domeny, wiadomość pozostanie niepołączona. Jest to szczególnie przydatne do filtrowania faktur, wiadomości e-mail z automatycznego systemu lub wrażliwej komunikacji kierownictwa.

Ręczne łączenie, gdy ma to znaczenie

Chociaż wykluczone e-maile nie są automatycznie łączone, nadal zachowujesz pełną kontrolę:

• W razie potrzeby możesz ręcznie połączyć wiadomość e-mail z rekordem CRM.
• Po połączeniu wszystkie odpowiedzi w tym wątku również zostaną automatycznie połączone.
• Przyszłe e-maile pozostaną niepołączone, chyba że ponownie je wyraźnie połączysz.

Dzięki takiemu podejściu Twój CRM będzie czysty, odpowiedni i zgodny.

Krok po kroku: konfigurowanie rejestrowania poczty e-mail typu zero-touch

Konfigurowanie NetHunt do obsługi rejestrowania jest procesem jednorazowym. Po wykonaniu tych trzech kroków system przejmuje całą pracę, pozwalając Ci skupić się wyłącznie na treści wiadomości.

Krok 1: połączenie przestrzeni roboczej

Pierwszym krokiem jest prosty „uścisk dłoni” pomiędzy NetHunt a Twoim kontem Google. Kiedy po raz pierwszy zainstalujesz rozszerzenie NetHunt, zezwolisz systemowi CRM na przeglądanie metadanych Twojej poczty e-mail.

Krok 2: konfiguracja reguł „automatycznego łączenia”.

NetHunt automatycznie łączy wysłane i odebrane wiadomości e-mail z rekordami CRM, jeśli w folderze istnieje pasujące pole — najczęściej jest to pole E-mail w folderach takich jak Kontakty , Potencjalni klienci lub Klienci .

Konfigurowanie

Aby włączyć automatyczne łączenie folderu:

1. Przejdź do Ustawień
2. Otwórz zarządzanie folderami i polami
3. Wybierz folder (na przykład Kontakty lub Potencjalni klienci )
4. W razie potrzeby dodaj pole e-mail
5. Włącz automatyczne łączenie przyszłych e-maili

Po aktywacji wszystkie przychodzące i wychodzące e-maile dla tego adresu są zapisywane bezpośrednio w rekordzie.

Automatyczne łączenie e-maili z firmami według domeny

NetHunt może także łączyć wiadomości e-mail z dokumentacją firmy, gdy kontaktuje się z nią wiele osób z tej samej organizacji.

Włączając automatyczne łączenie w polu adresu URL lub domeny, NetHunt może:

• Połącz wszystkie e-maile z tej samej domeny z właściwym rekordem firmy
• Automatycznie twórz nowe rekordy kontaktów na podstawie przychodzących wiadomości e-mail
• Połącz te kontakty z firmą jednym kliknięciem

Dzięki temu cała komunikacja z organizacją — obejmująca wiele kontaktów — jest zorganizowana w jednym miejscu.

Krok 3: zarządzanie niepowiązanymi e-mailami

Co się stanie, gdy nowy potencjalny klient wyśle ​​do Ciebie e-mail po raz pierwszy? Ponieważ nie ma ich jeszcze w Twoim systemie CRM, nie ma profilu, z którym można by się połączyć. NetHunt sprawia, że ​​​​jest to jednosekundowa poprawka:

1. Otwórz wiadomość e-mail w Gmailu.
2. Kliknij ikonę NetHunt.
3. Wybierz folder (np. „Leads”).
4. Utwórz rekord i połącz wiadomość e-mail. Od tej dokładnej milisekundy każdy przyszły e-mail z tą osobą będzie automatycznie łączony.

Zaawansowane funkcje zapewniające czystą bazę danych

Automatyzacja łącza jest świetna, ale utrzymanie czystości i porządku danych sprawia, że ​​CRM jest naprawdę cenny. NetHunt zawiera kilka ukrytych funkcji, które zapewniają, że w Twojej bazie danych nie będzie bałaganu.

• Zapobieganie duplikacjom: nic nie niszczy CRM szybciej niż posiadanie trzech różnych profili dla „Johna Smitha”. Silnik deduplikacji NetHunt sprawdza istniejące adresy e-mail przed utworzeniem nowego rekordu, zapewniając połączenie wszystkich wątków w jeden, czysty profil.
• Integracja śledzenia wiadomości e-mail: gdy wiadomość e-mail jest połączona z profilem, NetHunt łączy również dane śledzenia. Możesz zobaczyć bezpośrednio w wiadomościach e-mail, kiedy otworzyli Twoją wiadomość lub kliknęli. Dzięki temu prosty „zalogowany e-mail” staje się przydatnym wywiadem sprzedażowym.

Wniosek: skoncentruj się na relacji, a nie na prowadzeniu dokumentacji

Ostatecznym celem CRM jest pomoc w budowaniu lepszych relacji, ale trudno jest „skoncentrować się na relacjach”, gdy jesteś pochowany w pracy administracyjnej. Automatyzując połączenie między Gmailem i NetHunt, odzyskujesz godziny zwykle tracone na wprowadzanie danych.

Zyskujesz zespół, który jest zawsze zsynchronizowany, bazę danych, która jest w 100% dokładna, oraz skrzynkę odbiorczą, która faktycznie pomaga Ci finalizować transakcje, a nie tylko przechowywać wiadomości.

Gotowy do usunięcia „Dnia administratora” z kalendarza? Przestań kopiować i wklejać i rozpocznij zamykanie. Rozpocznij okres próbny NetHunt CRM już dziś i doświadcz wolności, jaką daje skrzynka odbiorcza, która sama się loguje.