Google Takvim + CRM: Satış Ekipleri için Daha İyi Planlama

Çoğu satış ekibi için toplantılar anlaşmaların kazanıldığı veya kaybedildiği yerdir. Demolar, keşif çağrıları, müzakereler ve katılım oturumlarının tümü planlanmış görüşmelerde gerçekleşir. Ancak birçok şirkette planlama hâlâ manuel olarak yapılıyor ve CRM ile çok az bağlantı kuruluyor.

Satış temsilcileri randevuları Google Takvim'de yönetir, Gmail'de e-posta alışverişinde bulunur ve ardışık düzenleri ayrı ayrı günceller. Önemli bağlam dağınıktır. Takipler hafızaya bağlıdır. Yöneticiler gerçek faaliyetlere ilişkin görünürlükten yoksundur.

Google Takvim'in bir CRM sistemine bağlanmasıyla planlama, yapılandırılmış bir satış sürecinin parçası haline gelir. Toplantılar otomatik olarak günlüğe kaydedilir, anlaşmalara bağlanır ve takipleri ve otomasyonu tetiklemek için kullanılır. Sonuç olarak ekipler yönetime daha az, anlaşmaları kapatmaya daha fazla zaman harcıyor.

Bu makalede, Google Takvim + CRM entegrasyonunun planlamayı nasıl iyileştirdiği ve bunun modern satış ekipleri için neden önemli olduğu açıklanmaktadır.

Planlama neden gizli bir satış darboğazıdır?

Zamanlama sorunları nadiren dramatik görünür. Belirgin bir sistem arızası yoktur. Bunun yerine sorunlar yavaş yavaş ortaya çıkıyor.

• Potansiyel müşteri bir toplantı ayarlıyor ancak takip için hazırlık yapılmadı.
• Bir demo gerçekleşir ancak hiçbir not kaydedilmez.
• Bir görüşmeden sonra anlaşma devre dışı kalır.
• Bir yönetici bu hafta hangi potansiyel müşteriyle iletişime geçildiğini bilmiyor.

Zamanla bu küçük boşluklar fırsatların kaybedilmesine yol açar.

Güçlü bir Gmail CRM kullanan ekipler bile, takvim etkinliğinin müşteri kayıtlarına bağlı olmaması durumunda sıklıkla zorluk yaşar. Entegrasyon olmadan, toplantılar izolasyon halinde, ardışık düzenlerden ve performans ölçümlerinden kopuk olarak var olur.

Satış ekipleri genellikle CRM olmadan planlamayı nasıl yönetir?

Birçok kuruluşta planlama şuna benzer:

Bir satış temsilcisi e-posta yoluyla bir rezervasyon bağlantısı gönderir veya saatleri önerir. Toplantı Google Takvim'de görünür. Aramadan sonra notlar bir not defterine veya kişisel belgeye kaydedilir. Daha sonra temsilci, eğer hatırlarsa, CRM'yi günceller.

Bu süreç çeşitli riskler yaratır:

• Toplantılar tutarlı bir şekilde günlüğe kaydedilmiyor
• Takipler gecikir veya unutulur
• Anlaşma aşamaları zamanında güncellenmiyor
• Yöneticiler manuel raporlara güveniyor

Planlama, CRM iş akışlarından ayrıldığında performans, bireysel disipline fazlasıyla bağlıdır.

Google Takvim CRM'ye bağlandığında neler değişir?

Google Takvim bir Google CRM ile entegre edildiğinde toplantılar birleşik bir satış sisteminin parçası haline gelir.

Planlanan her etkinlik otomatik olarak aşağıdakilere bağlanır:

• İlgili iletişim
• Aktif anlaşma
• Önceki e-posta konuşmaları
• İlgili görevler ve belgeler

Toplantılar, bağımsız etkinlikler olarak var olmak yerine, fırsatları ileriye taşıyan veri noktaları haline gelir.

Satış temsilcilerinin artık bilgileri manuel olarak kopyalamasına gerek yok. Yöneticiler gerçek zamanlı görünürlük kazanır. Etkinlik tutarlı bir şekilde izlendiğinden tahminler daha doğru hale gelir.

Google Takvim + CRM entegrasyonu nasıl çalışır?

• İki Yönlü Olay Senkronizasyonu: Uygun bir entegrasyon, olayların her iki yönde de senkronize edilmesini sağlar. Google Takvim'de oluşturulan toplantılar CRM'de, CRM kayıtları ise takvimde görünür. Bu, yinelenen girişleri ortadan kaldırır ve
• Toplantı Sonucu Takibi: Bir toplantı sona erdikten sonra CRM, kullanıcılardan not eklemelerini, anlaşma aşamalarını güncellemelerini veya sonuçları seçmelerini isteyebilir. Bu, boru hatlarının doğru ve güncel kalmasını sağlar.
• Toplantı Sonrası Görev Oluşturma: Takip görevleri otomatik olarak oluşturulur. Bir demo bittiyse sistem, teklif göndermek için bir görev zamanlayabilir.

Satışlar için yüksek performanslı bir planlama iş akışı oluşturma

İyi tasarlanmış bir iş akışı, iletişimi, planlamayı ve takipleri tek bir süreçte birleştirir.

Genellikle şöyle görünür:

• Bir müşteri adayı şirketle e-posta, web sitesi veya mesajlaşma kanalı aracılığıyla iletişim kurar.
• CRM kişi kaydını oluşturur veya günceller.
• Google Takvim aracılığıyla bir toplantı planlanıyor.
• Olay anlaşmayla bağlantılı.
• Toplantının ardından görevler tetiklenir.

Bu akış, ilk konuşmaların genellikle resmi toplantılara geçmeden önce başladığı WhatsApp CRM ve Instagram CRM gibi mesajlaşma araçlarıyla birleştirildiğinde özellikle iyi çalışır.

Planlama bu bağlantılı sistemin bir parçası haline geldiğinde hiçbir etkileşim boşa gitmez.

Paylaşılan takvim CRM verileriyle ekibin görünürlüğünü artırma

Takvim verileri CRM kayıtlarına bağlandığında işbirliği önemli ölçüde artar.

Yöneticiler şunları görebilir:

• Her temsilcinin kaç toplantı düzenlediği
• Hangi anlaşmalar düzenli olarak ilgi görüyor
• Faaliyetin azaldığı yer
• Hangi potansiyel müşterilerin müdahaleye ihtiyacı var?

Ekip üyeleri, e-postaları iletmeden veya güncelleme istemeden tüm iletişim geçmişlerine erişebilir.

Dağınık ekipler için bu görünürlük özellikle değerlidir. Uzaktan satış ekiplerinin zaman dilimleri arasında koordinasyon sağlamasına ve tutarlı standartları korumasına olanak tanır.

Satış tahminlerini iyileştirmek için takvim verilerini kullanma

Toplantılar gelir potansiyelinin güçlü göstergeleridir. Artan sayıda nitelikli çağrı genellikle satış hattının büyümesini öngörüyor.

Takvim verileri, CRM analitiğine entegre edildiğinde ekiplere şu konularda yardımcı olur:

• Toplantıdan anlaşmaya dönüşüm oranlarını ölçün
• Durmuş fırsatları belirleyin
• Geliri daha doğru tahmin edin
• Temsilci performansını objektif bir şekilde değerlendirin

Liderler subjektif raporlara dayalı tahminlerde bulunmak yerine gerçek faaliyet verilerine güvenirler.

Bu, müşteri toplantılarının ve kampanya incelemelerinin elde tutma ve ek satış fırsatlarıyla yakından bağlantılı olduğu pazarlama ajansları için CRM kullanan şirketler için özellikle önemlidir.

Satış Ekipleri için Gerçek Hayattaki Kullanım Örnekleri

SDR Ekipleri

Satış geliştirme temsilcileri yeterlilik çağrılarına güvenir. Takvim entegrasyonu, her keşif çağrısının günlüğe kaydedilmesini ve değerlendirilmesini sağlar.

Hesap Yöneticileri

Müşteri yöneticileri için demolar ve müzakereler kritik öneme sahiptir. İlişkilerin tüm geçmişine sahip olmak, sonraki anlaşmalar için satış stratejisini geliştirebilir ve daha doğru tahminlerde bulunabilir.

Uzak ve Hibrit Ekipler

Dağıtılmış ekipler, bireysel takvimlere bağımlılığı azaltan merkezi planlama kayıtlarından yararlanır.

Büyüyen Şirketler ve Startup'lar

Hızlı büyüyen şirketler için planlama yapısı çok önemlidir. Birçok kurucu, yeni başlayanlar için en iyi CRM'yi ararken derin takvim entegrasyonuna sahip bir CRM'yi seçiyor çünkü karmaşıklık yaratmadan ölçeği destekliyor.

Takvim-CRM entegrasyonunda güvenlik ve gizlilik

Takvim verileri genellikle müşteriler, pazarlıklar ve dahili süreçler hakkında hassas bilgiler içerir. Bu nedenle güvenlik öncelikli olmalıdır.

Güvenilir CRM platformları şunları sunar:

• Rol tabanlı erişim kontrolü
• İzin yönetimi
• Denetim günlükleri
• GDPR uyumluluğu
• Güvenli kimlik doğrulama

İşletmeler bir çözüm seçerken otomatik planlama iş akışlarının kurumsal ve yasal gereklilikleri karşıladığından emin olmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular