Wybór oprogramowania do zarządzania dotacjami w celu wspierania filantropii opartej na zaufaniu

Dla wielu organizacji grantodawczych wyzwania i wstrząsy w 2020 roku stały się katalizatorem innego sposobu finansowania. Branża, która charakteryzowała się obsesją na punkcie zgodności, złożonością i sztywnością, nagle otworzyła się na nową, opartą na wartościach filozofię. Ten nowy nacisk na równość, relacje i zmniejszenie obciążenia stypendystów ostatecznie prowadzi do większej ilości czasu poświęconego na pracę nad zmianą społeczną, lepiej służąc misji zarówno organizacji non-profit, jak i ich sponsorów.

Rzeczywiście, niektórzy w sektorze od dawna praktykują i opowiadają się za tym innym (i lepszym) sposobem. Zwieńczeniem niektórych z tych długotrwałych wysiłków jest Trust-Based Philanthropy Project , pięcioletnia inicjatywa finansująca peer-to-peer uruchomiona w styczniu 2020 r. w celu rozwiązania problemu nieodłącznej nierównowagi sił między podmiotami finansującymi a stypendystami.

Filantropia oparta na zaufaniu wzywa fundacje do uznania i działania na rzecz naprawy systemowych nierówności w ich sektorze. Rozważając historię akumulacji bogactwa, znajdujemy historię zakorzenioną w rasizmie, kolonializmie, patriarchacie i innych formach ucisku. Co więcej, siły te są zazwyczaj również źródłem zła społecznego, które organizacje non-profit i ich fundatorzy próbują wykorzenić.

Filantropia oparta na zaufaniu zachęca fundatorów do zakończenia tego cyklu w momencie rozpowszechniania tego bogactwa. Przerwanie cyklu nierówności wymaga przywrócenia równowagi sił. Pod względem taktycznym fundacje mogą pracować nad zrównoważeniem władzy poprzez budowanie relacji, przejrzystość i inne praktyki oparte na zaufaniu.

Technologia odgrywa kluczową rolę w tej pracy. W tym artykule omówimy sześć zasad filantropii opartej na zaufaniu, zgodnie z projektem filantropii opartej na zaufaniu, i wymienimy kluczowe możliwości, których należy szukać przy zakupie oprogramowania do zarządzania dotacjami.

Pobierz naszą bezpłatną listę kontrolną, która pomoże Ci wybrać oprogramowanie, które wspiera Twoją opartą na zaufaniu praktykę filantropijną.

Daj wieloletnie, nieograniczone finansowanie

Nie bez powodu przyznawanie wieloletniego, nieograniczonego finansowania jest pierwszą zasadą zidentyfikowaną przez Trust-Based Philanthropy Project. Nadanie stypendystom władzy i elastyczności w decydowaniu, na co wydać pieniądze z dotacji, jest ostatecznym wyznacznikiem zaufania — jest to namacalne przyjęcie faktu, że stypendyści są w najlepszej sytuacji, aby określić, gdzie w ich społecznościach i w ramach ich programów dolary są najbardziej potrzebne .

Co więcej, udzielanie wieloletnich, nieograniczonych dotacji pozwala również organizacjom non-profit na uzyskanie więcej:

• Elastyczny. Są upoważnieni do przemieszczania funduszy w miarę zmiany warunków i priorytetów.
• Innowacyjny. Mogą być kreatywni i podejmować ryzyko – w przeciwieństwie do konieczności sztywnego trzymania się oryginalnych propozycji.
• Stabilny. Nie muszą się martwić, że dotacja nie zostanie odnowiona ani o znalezienie środków na opłacenie podstawowych kosztów ogólnych, takich jak pensje, czynsz i elektryczność.
• Przyszłościowe myślenie. Mogą inwestować w planowanie strategiczne na przyszłość.

Każde narzędzie, które pozwala fundacjom na pogłębienie relacji z stypendystami lub zaoszczędzenie czasu aplikantom, zwłaszcza, gdy wykonują oni niezwykle ważną pracę, jest przydatne — Submittable umożliwia to fundacjom.

Catherine Eusebio, dyrektor programowa, North Star Fund

Czego szukać

Chociaż decyzja o przyznaniu nieograniczonych, wieloletnich dotacji jest ostatecznie strategiczną decyzją, którą musi podjąć Twoja organizacja, istnieją różne narzędzia, które może zapewnić system oprogramowania do zarządzania dotacjami, które sprawią, że taka strategia finansowania będzie możliwa i łatwa do wdrożenia.

Dodatkowe formularze

Tylko dlatego, że twoi laureaci nie będą musieli ponownie aplikować co roku, nie oznacza to, że nie będziesz z nimi w kontakcie. W różnych momentach swojego wieloletniego cyklu musisz kontaktować się z organizacjami non-profit, aby zebrać raporty z postępów i inne informacje. Dodatkowe formularze to formularze, które możesz wysyłać w trakcie całego procesu. Pozwalają zapytać o to, czego potrzebujesz, kiedy tego potrzebujesz. Poszukaj dodatkowych formularzy, które można utworzyć za pomocą prostego narzędzia do tworzenia formularzy typu „przeciągnij i upuść”, i które zawierają wszystkie potrzebne typy pytań, takie jak przesyłanie plików i sprawdzanie poprawności danych.

Dobrze zorganizowany portal

Interfejs, który zapewnia dobrą organizację danych dotyczących każdego stypendysty, będzie ogromnie pomocny. Poszukaj takiego, który umożliwia przeglądanie komunikacji w aplikacji, recenzji, informacji o finansowaniu, wszystkich powiązanych formularzy i notatek zespołu, zachowując przy tym przejrzystą organizację i dostępność dla członków zespołu. Oznacza to, że nawet w trakcie długiej relacji nigdy nie stracisz dostępu do danych ani nie stracisz czasu na szukanie informacji.

Solidne raportowanie

Każdy grantodawca wie, że solidne narzędzia raportowania są niezbędnym elementem oprogramowania do zarządzania dotacjami. Ale jak to się ma do zasady przyznawania wieloletnich, nieograniczonych środków? Trust-Based Philanthropy Project radzi sponsorom, aby „zbadali, kto otrzymuje wieloletnie nieograniczone wsparcie, a kto nie, oraz jakie ślepe punkty i uprzedzenia istnieją w twoich procesach”. Taka analiza pozwoli Ci zidentyfikować stronniczość w naszej organizacji – kluczowy pierwszy krok w podejmowaniu wysiłków, aby je naprawić. Narzędzia do raportowania, które pozwolą Ci przeprowadzić te badania, pomogą Ci zacząć.

[Dane w przesłanym] pozwalają nam lepiej i szybciej zrozumieć, do kogo docieramy, do czego dążą, a także czy jest to zgodne z tym, co mamy do zaoferowania, dzięki czemu możemy dowiedzieć się, jak współpracować.

Elizabeth Luther, dyrektor programu w Detroit, Capital Impact Partners

Zrobić prace domową

Ta zasada filantropii opartej na zaufaniu polega na tym, że fundatorzy biorą na siebie odpowiedzialność i obciążenia, jakie mogą w trakcie całego cyklu przyznawania dotacji, pozostawiając stypendystom więcej czasu na swoją pracę.

Szczególnie jeśli chodzi o due diligence przed przyjęciem wniosku i identyfikację nowych grantobiorców, zasada ta dotyczy przywrócenia równowagi sił . Podjęcie tej pracy jako grantodawca oznacza podjęcie takich kroków jak:

• Zmniejszenie wymagań dotyczących propozycji
• Wykorzystanie publicznie dostępnych informacji do poznania potencjalnych stypendystów
• Aktywnie poszukuje nowych organizacji zgodnych z Twoją wizją
• Analiza kryteriów finansowania w celu upewnienia się, że faworyzuje te organizacje, które są najlepiej przygotowane do tworzenia znaczących zmian społecznych (w przeciwieństwie do tych, które są bardziej ugruntowane lub lepiej finansowane)

Czego szukać

Poza fazą początkową odrabianie pracy domowej oznacza również odciążenie stypendystów poprzez robienie wszystkiego, co możesz — od wprowadzania danych, przez zapewnienie, że zadajesz dane pytanie tylko raz, po poleganie na integracjach w celu wyeliminowania pracy dla kandydatów. Różne narzędzia w Twoim systemie oprogramowania do zarządzania dotacjami pomogą Ci zastosować to wszystko w praktyce.

Formularze wewnętrzne

Formularze wewnętrzne to formularze stworzone do użytku wewnętrznego, które można projektować za pomocą narzędzia do tworzenia formularzy oprogramowania do zarządzania dotacjami typu „przeciągnij i upuść”. Umożliwiają uzupełnienie wniosków o informacje, które Twój zespół sam gromadzi, takie jak ogólnodostępne informacje ogólne lub dane historyczne dotyczące finansowania.

Dzięki łatwemu sposobowi dodawania informacji, które będą automatycznie przechowywane w dobrze zorganizowanym portalu (patrz wyżej) , wewnętrzne formularze torują zespołowi drogę do przejęcia dużej części pracy, która w innym przypadku mogłaby zostać pozostawiona wnioskodawcom. Portal pomaga również zapewnić, że nigdy nie będziesz musiał zadawać tego samego pytania dwa razy, ponieważ wszystkie wcześniej zebrane informacje są łatwo dostępne.

W szczególności poszukaj wewnętrznego narzędzia do formularzy, które umożliwia dołączanie różnych typów plików (patrz poniżej) . To toruje drogę do dodawania nagranych meldunków werbalnych lub nagrań wideo, które zbierasz podczas wizyt na miejscu.

Szczera integracja

Integracja z Candid (dawniej Guidestar) pozwala na zbieranie wszelkiego rodzaju informacji podatkowych dotyczących organizacji non-profit. Przy dobrej integracji wnioskodawca będzie musiał jedynie podać swój numer identyfikacji podatkowej — a informacje, których Twoja organizacja potrzebuje do celów zgodności, będą łatwo dostępne w kontekście wniosku. Najlepiej byłoby wykorzystać tę integrację na etapie sprawdzania uprawnień (patrz poniżej) , aby jeszcze bardziej zaoszczędzić czas stypendystów.

Uprość i usprawnij formalności

Zasada uproszczenia i usprawnienia pracy papierkowej nie wymaga wielu wyjaśnień: im mniej czasu stypendyści spędzają na żmudnej pracy administracyjnej, tym więcej czasu mogą skoncentrować na wypełnianiu swojej misji . Każdy z was ma też więcej czasu, by poświęcić się budowaniu głębszej relacji opartej na uczeniu się i wzajemnej odpowiedzialności.

Czego szukać

Właściwe rozwiązanie może mieć ogromne znaczenie, jeśli chodzi o oszczędność czasu stypendystów. W szczególności poszukaj tych funkcji, które oznaczają oprogramowanie do zarządzania dotacjami, które jest zoptymalizowane pod kątem zmniejszenia obciążenia wnioskodawców.

Różne typy plików

Akceptowanie różnych typów plików może pomóc usprawnić działanie na wiele sposobów w trakcie całego procesu, umożliwiając:

• Przyjmuj propozycje napisane dla innych darczyńców. W wielu przypadkach stypendyści włożyli już pracę, aby stworzyć propozycję spełniającą wymagania innego grantodawcy. Akceptując te propozycje samodzielnie, unikniesz marnowania czasu na powielanie swojej pracy — a szanse są duże, że druga propozycja zawiera wszystkie potrzebne informacje. Akceptowanie różnych typów plików gwarantuje, że bez względu na format innych propozycji, będziesz mógł z nimi pracować w swoim systemie.
• Akceptuj dokumenty w formacie, którego używają sami stypendyści. Organizacje non-profit często tworzą te same informacje, których potrzebujesz do własnych celów, od życiorysów zarządów, przez budżety, po raportowanie wpływu. Po prostu prosząc o to, czego już używają, nie muszą tracić czasu na odtwarzanie czegokolwiek. Ponownie, akceptacja różnych typów plików gwarantuje, że nie będziesz mieć problemu z przeglądaniem zawartości.
• Otwórz drzwi do werbalnych odpraw. Czasami najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, jak się sprawy mają, jest po prostu wskoczyć do telefonu lub wpaść do biura na osobiste spotkanie. Podejście konwersacyjne umożliwia stypendystom po prostu powiedzenie Ci, jak się sprawy mają w czasie rzeczywistym, własnymi słowami, bez konieczności przygotowania lub papierkowej roboty. Możesz przesyłać notatki, nagrania lub transkrypcje tych sesji do swojego wewnętrznego formularza (patrz powyżej) , aby wszystkie dane były uporządkowane i dostępne.

Ostatnia uwaga na temat różnych typów plików: ważne jest, aby wybrać oprogramowanie do zarządzania dotacjami, które nie tylko umożliwia przesyłanie różnych typów plików, ale także wyświetla je recenzentom bez konieczności pobierania z zaplecza. Dzięki temu sprawy zostaną usprawnione również dla Twojego zespołu.

Kontrola kwalifikacji

Proces przesiewowy, taki jak krótki LOI, może pomóc Twojemu zespołowi w ustaleniu, czy kandydat ma kwalifikacje, czy też istnieje prawdopodobieństwo uzyskania finansowania. Dołączając formularz kwalifikowalności przed głównym wnioskiem, możesz mieć pewność, że organizacje, które nie spełniają Twoich kryteriów finansowania, nie będą tracić czasu na składanie pełnego wniosku.

Łatwość użycia

Łatwa w obsłudze platforma powinna być jednym z najważniejszych czynników, jakie należy wziąć pod uwagę przy wyborze platformy do zarządzania dotacjami. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę wysoko wykwalifikowanych kandydatów, którzy będą sfrustrowani Twoim systemem — lub, co gorsza, są zbyt onieśmieleni niezgrabnym procesem, aby w ogóle rozpocząć aplikację. Zastanawiasz się, czy platforma, którą rozważasz, pasuje do rachunku? Poproś o demo z perspektywy kandydata lub poszukaj filmów o produktach, które Cię pokażą.

Z tego powodu robimy cartwheels. Aplikacja była na tyle prosta, że ​​kandydaci mogli się po niej poruszać i ją złożyć. Dzięki oprogramowaniu nie musieli spędzać dwóch, trzech tygodni na zastanawianiu się, jak złożyć wniosek. Zrezygnują, jeśli będzie to dla nich zbyt frustrujące i zbyt skomplikowane.

LaTrena Artist, Dyrektor Programu Stypendialnego, Fundusz Stypendialny dla Kobiet Jeanette Rankin

Przyjazny dla urządzeń mobilnych

W 2020 roku Submittable ustaliło, że do 80% wniosków o dotacje składano za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Rozwiązanie zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych ma kluczowe znaczenie dla utrzymania pozytywnego doświadczenia użytkownika dla kandydatów.

Edytowalny

Pozwalając kandydatom na edycję swoich zgłoszeń, zaoszczędzisz im (i Tobie) mnóstwo bólu głowy, unikając konieczności wycofywania i ponownego przesyłania zgłoszenia, po prostu po to, by dokonać niewielkiej zmiany lub poprawić błąd.

Współpraca

Szczególnie, że tak wielu z nas pracuje zdalnie, współpraca w ramach aplikacji jest niezbędna. Poszukaj GMS, który umożliwia aplikantom współpracę w czasie rzeczywistym, w tym obecność w terenie w czasie rzeczywistym (na przykład w Dokumentach Google).  

Automatyczne zapisywanie

Wszyscy tam byliśmy — i nic nie jest bardziej frustrujące niż utrata pracy z powodu uśpienia komputera lub braku dostępu do Internetu. Korzystanie z rozwiązania, które automatycznie zapisuje pracę Twoich kandydatów, zapewnia uniknięcie tych wpadek.

Bądź przejrzysty i responsywny

Uczciwość i otwarta komunikacja pomogą Ci zbudować autentyczne relacje oparte na zaufaniu . Wdrażanie tej zasady w praktyce wykracza poza zwykłe udostępnianie się. Raczej okazuj świadomość siły i podatność na zagrożenia. Pomoże to zasygnalizować stypendystom, że jesteś w pełni zainwestowany w związek i że jest to również dla nich bezpieczne.

Czego szukać

Kilka funkcji oprogramowania może pomóc w zapewnieniu przejrzystości i szybkości reakcji w procesie przyznawania dotacji, od różnych narzędzi komunikacyjnych po zespół wsparcia gotowy do udzielenia odpowiedzi i pomocy.

Komunikacja w aplikacji

Uczciwa i ciągła komunikacja to jeden z najważniejszych sposobów budowania z czasem relacji opartej na zaufaniu. Komunikacja w aplikacji nie tylko ułatwia ciągły dialog, ale także prowadzi rozmowy w kontekście większej relacji — tuż obok oryginalnej aplikacji, materiałów uzupełniających i informacji o finansowaniu. Dotyczy to również twoich stypendystów — a to oznacza, że ​​żadne z was nie będzie musiało tracić czasu na przekopywanie się przez skrzynkę odbiorczą.

Reaguj na e-maile i telefony stypendystów, a szczególnie pamiętaj o utrwalaniu traumy wśród liderów BIPOC, młodzieży i innych osób, które mogą czuć się lekceważone lub pomijane przez innych sponsorów.

Projekt filantropii oparty na zaufaniu

Wskazówki dotyczące tekstu sformatowanego

Umieszczenie kryteriów finansowania z góry w swoich wytycznych jest najlepszym sposobem na przejrzyste informowanie o tym, co i kogo finansujesz, a czego nie. Dobre narzędzie z wytycznymi pozwoli Ci korzystać z bogatego tekstu, osadzić zdjęcia i filmy, a także korzystać z hiperłączy. Poszukaj platformy, która pozwoli Ci wyróżnić wytyczne dla całej organizacji, a także szczegółowe specyfikacje dla każdego z Twoich programów.

Sformatowane instrukcje tekstowe

Jasne, odpowiednie instrukcje w całym formularzu pomagają stypendystom dokładnie wiedzieć, czego od nich potrzebujesz. Możesz użyć instrukcji, aby podać przykłady lub podać konkretne wskazówki dotyczące danego pytania, na przykład „Szukamy około jednego do dwóch akapitów”. Najlepiej byłoby, gdyby instrukcje zawierały tekst sformatowany, dzięki czemu można w razie potrzeby dołączyć hiperłącza do witryny lub często zadawane pytania.

Wsparcie techniczne dla wnioskodawców

Bez względu na to, jak łatwa jest Twoja platforma, są tacy, którzy po prostu nie czują się komfortowo z technologią i będą potrzebować pomocy. Wybór oprogramowania do zarządzania dotacjami, które zapewnia przyjazną i szybką pomoc techniczną dla kandydatów — w przeciwieństwie do samego zespołu — pomaga zapewnić, że nie stracisz żadnych kandydatów, którzy są sfrustrowani i poddają się. Pomaga również uruchomić bardziej dostępny proces.

Zbieraj opinie i działaj na ich podstawie

Podejście oparte na zaufaniu wymusza pokorę ze strony fundacji. Zasada zabiegania o informacje zwrotne i działania na ich podstawie wynika z uznania, że ​​wiedza fachowa osób najbliższych społeczności — partnerów-stypendystów — jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu jako organizacji przyznającej granty.

Jeśli chodzi o proszenie o opinie, ważne jest, aby zachować równowagę. Nie chcesz usprawnić procesu aplikacyjnego tylko po to, by przytłumić stypendystów niekończącymi się ankietami! Dobrą zasadą jest poszukiwanie opinii i informacji, z których będziesz korzystać . Odwrotność jest również prawdziwa: pamiętaj, aby korzystać z informacji zwrotnych, które otrzymujesz — a jeśli zdecydujesz się nie działać, wyjaśnij, dlaczego. Przestrzeganie tych wytycznych nie tylko pomoże Twojej organizacji w osiągnięciu celów związanych ze zmianą społeczną, ale w dłuższej perspektywie przyczyni się do budowania zaufania.

Czego szukać

Główne narzędzia, których będziesz potrzebować w swoim systemie zarządzania dotacjami, aby uzyskać informacje zwrotne i działać na ich podstawie, to narzędzie ankietowe, które może anonimowo zbierać informacje, oraz agregator danych. Oto czego konkretnie szukać.

Ukryte odpowiedzi

To (miejmy nadzieję) oczywiste, że chcesz, aby informacje zwrotne były szczere. Dobrą wiadomością jest to, że przestrzegając zasad filantropii opartej na zaufaniu, kładziesz podwaliny pod zdrową relację, w której stypendyści będą czuli się bezpiecznie, dostarczając czasami konstruktywnej krytyki lub negatywnej opinii.

Jednak biorąc pod uwagę nieodłączną i głęboko zakorzenioną nierównowagę sił między fundacjami a organizacjami non-profit, po prostu nie można oczekiwać, że wszyscy poczują się komfortowo, dając ci niepochlebną ocenę. Może się to zdarzyć w różnych okolicznościach. Na przykład:

• Nadal możesz budować fundament zaufania.
• Być może w przeszłości otrzymałeś informację zwrotną, której nie potwierdziłeś lub nie podjęłeś działania.
• Twój partner będący stypendystą mógł w przeszłości nauczyć się żałować krytyki innego darczyńcy.

Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę, że niektórzy ludzie mogą po prostu czuć się niekomfortowo, wyrażając negatywną opinię bez zasłony anonimowości, w każdych okolicznościach.

W tym miejscu anonimowe dane o przesyłaniu stają się bezcenne. Narzędzie, które ukrywa odpowiedzi i informacje umożliwiające identyfikację osoby, pozwala na ankietowanie stypendystów bez konieczności proszenia ich o wychylanie się. Korzystając z ukrytych odpowiedzi, upewnij się, że jasno określisz, które informacje będą ukrywane przed kim.

Raportowanie wpływu

Dobre narzędzie do raportowania wpływu pozwoli Ci analizować postępy grantobiorców w osiąganiu celów na poziomie mikro lub dla każdej organizacji z osobna. Umożliwi to również zidentyfikowanie spostrzeżeń makro — to znaczy trendów w całej organizacji udzielającej dotacji.

Po przeprowadzeniu ankiety wśród stypendystów za pomocą wstępnego lub dodatkowego formularza (patrz powyżej) narzędzie do raportowania wpływu zagreguje dane, tak abyś mógł zrozumieć, gdzie radzisz sobie dobrze, a gdzie musisz się poprawić jako partner w pracy.

Zapewnij wsparcie poza kontrolą

Wsparcie wykraczające poza kontrolę oznacza, że ​​Twoje zaangażowanie w sukces stypendystów wykracza poza relacje z nimi jako z fundatorem. Oznacza to pokazywanie się z niepieniężnym wsparciem, które może pomóc partnerom non-profit budować potencjał i rozwijać się .

Ten rodzaj zobowiązania może obejmować takie rzeczy jak:

• Przedstawiamy organizacje non-profit innym sponsorom lub pomocnym kontaktom w swoim kręgu
• Poszukiwanie możliwości wsparcia stypendystów tam, gdzie tego potrzebują, np. w zakresie marketingu lub technologii
• Podnoszą swoją pracę we własnej sieci, takiej jak online lub na wydarzeniach

Ważne jest, aby ta obsługa była opcjonalna. Nie popełnij błędu, zakładając, że każda organizacja, z którą pracujesz, chce cię bardziej zaangażować. Raczej postaraj się, aby Twoje oferty wsparcia były jasne i sprawiedliwe, i ułatwiaj odmowę.

W przeciwieństwie do innych zasad omówionych tutaj, wsparcie poza kontrolą nie może być włączone przez technologię. Do Ciebie należy podjęcie strategicznej decyzji, aby wzmocnić to głębsze połączenie i w pełni zaangażować wszystkie dostępne zasoby w sukces swoich stypendystów.

Dowiedz się więcej o Przesyłaniu

Submittable to platforma wpływu społecznego, z której tysiące grantodawców korzysta do praktykowania filantropii opartej na zaufaniu. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Submittable może pomóc w przeprowadzeniu bardziej usprawnionego i sprawiedliwego procesu, skontaktuj się z naszym zespołem.