Escolhendo um software de gerenciamento de doações para apoiar a filantropia baseada em confiança

Para muitas organizações doadoras, os desafios e reviravoltas de 2020 catalisaram uma forma diferente de financiamento. Uma indústria que se caracterizava pela obsessão, complexidade e rigidez pela conformidade de repente se abriu para uma nova filosofia orientada por valores. Esse novo foco na equidade, nos relacionamentos e na redução da carga dos donatários acaba levando a mais tempo gasto no trabalho de mudança social, servindo melhor à missão das organizações sem fins lucrativos e de seus financiadores.

De fato, alguns do setor vêm praticando e defendendo esse caminho diferente (e melhor) há muito tempo. O culminar de alguns desses esforços de longa data é o Trust-Based Philanthropy Project , uma iniciativa de cinco anos de financiadores peer-to-peer lançada em janeiro de 2020 com o objetivo de abordar o desequilíbrio de poder inerente entre financiadores e donatários.

A filantropia baseada na confiança exige que as fundações reconheçam e trabalhem para corrigir as desigualdades sistêmicas de seu setor. Ao considerar a história da acumulação de riqueza, encontramos uma história enraizada no racismo, colonialismo, patriarcado e outras formas de opressão. Além disso, essas forças normalmente também estão na raiz dos males sociais que as organizações sem fins lucrativos e seus financiadores estão tentando erradicar.

A filantropia baseada em confiança convida os financiadores a encerrar este ciclo no ponto de disseminação dessa riqueza. Interromper o ciclo de desigualdade requer um reequilíbrio de poder. Taticamente, as fundações podem trabalhar para reequilibrar o poder por meio da construção de relacionamentos, transparência e outras práticas baseadas na confiança.

A tecnologia tem um papel fundamental a desempenhar neste trabalho. Neste artigo, analisaremos os seis princípios da filantropia baseada em confiança, conforme identificados pelo Trust-Based Philanthropy Project, e citaremos os principais recursos a serem procurados ao comprar um software de gerenciamento de doações.

Baixe nossa lista de verificação gratuita para ajudá-lo a escolher um software que suporte sua prática de filantropia baseada em confiança.

Ofereça financiamento irrestrito e plurianual

Há uma razão pela qual conceder financiamento irrestrito e plurianual é o primeiro princípio identificado pelo Trust-Based Philanthropy Project. Dar aos beneficiários a autoridade e a flexibilidade para determinar em que gastar o dinheiro do subsídio é o maior significado de confiança – é uma aceitação tangível do fato de que os beneficiários estão na melhor posição para determinar onde os dólares são mais necessários em suas comunidades e em seus programas.

Além disso, conceder doações irrestritas e plurianuais também permite que as organizações sem fins lucrativos sejam mais:

• Flexível. Eles têm o poder de movimentar fundos à medida que as condições e prioridades mudam.
• Inovativa. Eles podem ser criativos e assumir riscos – em vez de serem obrigados a se ater rigidamente às propostas originais.
• Estábulo. Eles não precisam se preocupar com o fato de uma doação não ser renovada ou em encontrar o financiamento para pagar despesas gerais básicas, como salários, aluguel e eletricidade.
• Pensando no futuro. Eles podem investir em planejamento estratégico para o futuro.

Qualquer ferramenta que permita que as fundações aprofundem os relacionamentos com os beneficiários ou economizem tempo dos candidatos, especialmente porque eles estão realizando um trabalho extremamente importante, é útil—Submittable permite que as fundações façam isso.

Catherine Eusebio, Diretora de Programas, North Star Fund

O que procurar

Embora a decisão de conceder doações irrestritas e plurianuais seja, em última análise, estratégica a ser tomada pela sua organização, existem várias ferramentas que um sistema de software de gerenciamento de doações pode fornecer que tornarão essa estratégia de financiamento viável e fácil de implementar.

Formulários adicionais

Só porque seus premiados não precisarão se inscrever todos os anos não significa que você não entrará em contato com eles. Em vários pontos do seu ciclo plurianual, você precisará entrar em contato com organizações sem fins lucrativos para coletar relatórios de progresso e outras informações. Formulários adicionais são formulários que você pode enviar ao longo do processo. Eles permitem que você peça o que você precisa, quando você precisa. Procure formulários adicionais que possam ser criados por meio de um construtor de formulários fácil de arrastar e soltar e que incluam todos os tipos de perguntas de que você precisa, como uploads de arquivos e validação de dados.

Portal bem organizado

Uma interface que mantenha seus dados sobre cada bolsista bem organizado ajudará tremendamente. Procure um que permita visualizar comunicações no aplicativo, revisões, informações de financiamento, todos os formulários relacionados e as notas de sua equipe, mantendo tudo claramente organizado e acessível aos membros de sua equipe. Isso significa que, mesmo em um relacionamento longo, você nunca perderá o controle dos dados ou perderá tempo procurando informações.

Relatórios robustos

Todo doador sabe que ferramentas robustas de relatórios são um elemento essencial do software de gerenciamento de subsídios. Mas como isso se aplica ao princípio de conceder fundos irrestritos e plurianuais? O Trust-Based Philanthropy Project aconselha os financiadores a “examinar quem recebe apoio irrestrito de vários anos, quem não recebe e quais pontos cegos e vieses existem em seus processos”. Essa análise permitirá que você identifique o preconceito em nossa organização - um primeiro passo crucial para fazer um esforço para corrigi-lo. As ferramentas de relatórios que permitem que você conduza essa pesquisa o ajudarão a começar.

[Dados em Submittable] nos permite entender melhor e mais rapidamente quem estamos alcançando, o que eles aspiram alcançar e se isso se alinha com o que temos a oferecer, para que possamos descobrir como trabalhar juntos.

Elizabeth Luther, Diretora do Programa de Detroit, Capital Impact Partners

Fazer lição de casa

Esse princípio de filantropia baseada em confiança é sobre os financiadores assumirem a responsabilidade e o fardo que puderem durante todo o ciclo de doação, deixando os doadores com mais tempo para seu trabalho.

Particularmente quando se trata de due diligence antes da aceitação da proposta e identificação de novos donatários, esse princípio tem tudo a ver com o reequilíbrio do poder . Assumir este trabalho como doador significa tomar medidas como:

• Reduzir os requisitos da proposta
• Usando informações publicamente disponíveis para aprender sobre potenciais beneficiários
• Buscando ativamente novas organizações que se alinhem à sua visão
• Analisar os critérios de financiamento para garantir que favoreça as organizações que estão melhor posicionadas para criar mudanças sociais significativas (em oposição àquelas que estão mais estabelecidas ou melhor financiadas)

O que procurar

Além da fase inicial, fazer a lição de casa também significa aliviar a carga dos beneficiários fazendo o que você pode fazer – desde inserir dados, garantir que você faça uma determinada pergunta apenas uma vez, até contar com integrações para eliminar o trabalho dos candidatos. Várias ferramentas em seu sistema de software de gerenciamento de subsídios o ajudarão a colocar tudo isso em prática.

Formulários internos

Formulários internos são formulários criados para uso interno que você pode criar com o construtor de formulários de arrastar e soltar do seu software de gerenciamento de subsídios. Eles possibilitam complementar os aplicativos com informações que sua própria equipe coleta, como informações básicas disponíveis publicamente ou dados históricos de financiamento.

Com uma maneira fácil de adicionar informações que serão armazenadas automaticamente em um portal bem organizado (veja acima) , os formulários internos abrem o caminho para sua equipe assumir uma boa parte do trabalho que poderia ter sido deixado para os candidatos. Seu portal também ajuda a garantir que você nunca precise fazer a mesma pergunta duas vezes, pois todas as informações coletadas anteriormente são facilmente acessíveis.

Especificamente, procure uma ferramenta de formulários internos que permita incluir diversos tipos de arquivos (veja abaixo) . Isso abre o caminho para adicionar check-ins verbais gravados ou imagens de vídeo que você coleta em visitas ao site.

Integração espontânea

Uma integração com o Candid (anteriormente Guidestar) permite reunir todos os tipos de informações fiscais sobre organizações sem fins lucrativos. Com uma boa integração, tudo o que o solicitante precisará fornecer é seu número de identificação fiscal – e as informações que sua organização precisa para fins de conformidade estarão prontamente disponíveis, no contexto da solicitação. Idealmente, você poderá aproveitar essa integração na fase de triagem de qualificação (veja abaixo) , para economizar ainda mais o tempo dos beneficiários.

Simplifique e agilize a papelada

O princípio de simplificar e agilizar a papelada não precisa de muita explicação: quanto menos tempo os beneficiários gastam em trabalhos administrativos tediosos, mais tempo eles podem se concentrar no cumprimento de sua missão . Também há mais tempo para cada um de vocês se dedicar à construção de um relacionamento mais profundo, enraizado no aprendizado e na responsabilidade mútua.

O que procurar

A solução certa pode fazer uma enorme diferença quando se trata de economizar tempo dos beneficiários. Especificamente, procure esses recursos que significam um software de gerenciamento de subsídios otimizado para reduzir a carga dos candidatos.

Diversos tipos de arquivos

Aceitar diversos tipos de arquivo pode ajudar a simplificar as coisas de inúmeras maneiras ao longo do processo, permitindo que você:

• Aceite propostas escritas para outros financiadores. Em muitos casos, os doadores já se empenharam em criar uma proposta para atender aos requisitos de outro doador. Ao aceitar essas propostas você mesmo, eles evitarão perder tempo duplicando seu trabalho - e as chances são grandes de que a outra proposta tenha todas as informações de que você precisa. Aceitar diversos tipos de arquivos garante que, independentemente do formato em que as outras propostas estejam, você poderá trabalhar com elas em seu sistema.
• Aceite documentos no formato que os próprios bolsistas usam. De biografias de conselhos de administração a orçamentos e relatórios de impacto, as organizações sem fins lucrativos geralmente criam as mesmas informações de que você precisa para seus próprios propósitos. Simplesmente pedindo o que eles próprios já usam, eles não precisam perder tempo recriando nada. Novamente, aceitar diversos tipos de arquivos garante que você não terá problemas para revisar o conteúdo.
• Abra a porta para check-ins verbais. Às vezes, a melhor maneira de saber como as coisas estão indo é simplesmente pegar o telefone ou parar no escritório para uma reunião pessoal. Uma abordagem de conversação permite que os beneficiários simplesmente digam a você como as coisas estão indo em tempo real, em suas próprias palavras, sem necessidade de preparação ou papelada. Você pode fazer upload de notas, gravações ou transcrições dessas sessões para seu formulário interno (veja acima) para manter todos os seus dados organizados e acessíveis.

Uma observação final sobre diversos tipos de arquivos: é importante escolher um software de gerenciamento de subsídios que não apenas permita que diversos tipos de arquivos sejam enviados, mas também os exiba aos revisores sem a necessidade de download no back-end. Isso garante que as coisas também serão simplificadas para sua equipe.

Triagem de elegibilidade

Um processo de triagem, como uma LOI curta, pode ajudar sua equipe a determinar se um candidato é qualificado ou se é provável que haja financiamento. Ao incluir um formulário de elegibilidade antes de sua inscrição principal, você pode garantir que as organizações que não atendem aos seus critérios de financiamento não perderão tempo enviando uma proposta completa.

Fácil de usar

Uma plataforma fácil de usar deve ser uma de suas considerações mais importantes ao escolher uma plataforma de gerenciamento de subsídios. Caso contrário, você corre o risco de perder candidatos altamente qualificados que acabam frustrados com seu sistema – ou pior, ficam muito intimidados por um processo desajeitado para sequer iniciar a inscrição. Quer saber se uma plataforma que você está considerando se encaixa no projeto? Peça uma demonstração da perspectiva do candidato ou procure vídeos de produtos que mostrem a você.

Estamos fazendo piruetas por causa disso. O aplicativo era simples o suficiente para os candidatos navegarem por ele e enviá-lo. Com o software, eles não precisaram gastar duas, três semanas tentando descobrir como enviar sua inscrição. Eles vão desistir se for muito frustrante e muito complicado para eles.

LaTrena Artist, Diretora do Programa de Bolsas, Jeanette Rankin Women's Scholarship Fund

Compatível com dispositivos móveis

Em 2020, o Submittable descobriu que até 80% dos pedidos de subsídios foram enviados por meio de dispositivos móveis. Uma solução otimizada para dispositivos móveis é crucial para manter uma experiência de usuário positiva para os candidatos.

Editável

Ao permitir que os candidatos editem seus envios, você economizará muita dor de cabeça para eles (e para você), evitando a necessidade de retirar e reenviar uma inscrição, simplesmente para fazer uma pequena alteração ou corrigir um erro.

Colaborativo

Particularmente, como muitos de nós foram remotos em tempo integral, uma experiência de colaboração no aplicativo é essencial. Procure um GMS que permita que os candidatos colaborem em tempo real, incluindo presença em campo em tempo real (como no Google Docs).  

Salvamento automático

Todos nós já passamos por isso — e nada é mais frustrante do que perder seu trabalho porque seu computador entrou em suspensão ou sua internet caiu. Usar uma solução que salva automaticamente o trabalho de seus candidatos garante que você evite esses contratempos.

Seja transparente e responsivo

Honestidade e comunicação aberta o ajudarão a construir relacionamentos autênticos baseados na confiança . Colocar esse princípio em prática vai além de simplesmente se colocar à disposição. Em vez disso, mostre consciência de poder e vulnerabilidade. Isso ajudará a sinalizar aos beneficiários que você está totalmente envolvido no relacionamento e que é seguro para eles também.

O que procurar

Vários recursos em seu software podem ajudar a facilitar a transparência e a capacidade de resposta em suas doações, desde várias ferramentas de comunicação até uma equipe de suporte pronta para responder e ajudar.

Comunicação no aplicativo

A comunicação honesta e contínua é uma das maneiras mais importantes de construir um relacionamento baseado em confiança ao longo do tempo. A comunicação no aplicativo não apenas facilita o diálogo constante, mas também mantém as conversas no contexto de seu relacionamento mais amplo, ao lado do aplicativo original, material de acompanhamento e informações de financiamento. Isso vale para seus beneficiários também – e significa que nenhum de vocês terá que perder tempo vasculhando sua caixa de entrada de e-mail.

Seja responsivo aos e-mails e ligações dos doadores e esteja particularmente atento para perpetuar o trauma para os líderes do BIPOC, jovens e outros que possam se sentir desconsiderados ou negligenciados por outros financiadores.

O Projeto de Filantropia Baseada em Confiança

Diretrizes de Rich Text

Tornar seus critérios de financiamento claros antecipadamente em suas diretrizes é a melhor maneira de ser transparente sobre o que e quem você faz e não financia. Uma boa ferramenta de diretrizes permitirá que você use rich text, incorpore fotos e vídeos, bem como use hiperlinks. Procure uma plataforma que permita distinguir diretrizes para sua organização como um todo, bem como especificações granulares para cada um de seus programas.

Instruções de Rich Text

Instruções claras e relevantes em todo o formulário ajudam seus beneficiários a saber exatamente o que você precisa deles. Você pode usar instruções para fornecer exemplos ou orientações específicas sobre uma determinada pergunta, como "Estamos procurando cerca de um ou dois parágrafos". Idealmente, as instruções permitirão rich text, para que você possa incluir hiperlinks para seu site ou perguntas frequentes, conforme necessário.

Apoio técnico aos candidatos

Não importa o quão fácil de usar sua plataforma seja, existem pessoas por aí que simplesmente se sentem desconfortáveis ​​com a tecnologia e precisarão de ajuda. A escolha de um software de gerenciamento de subsídios que forneça suporte técnico amigável e rápido aos seus candidatos - em vez de apenas sua equipe - ajuda a garantir que você não perca nenhum candidato que fique frustrado e desista. Também ajuda a executar um processo mais acessível.

Solicitar e agir de acordo com o feedback

Uma abordagem baseada na confiança obriga a humildade por parte das fundações. O princípio de solicitar e agir de acordo com o feedback decorre do reconhecimento de que a experiência das pessoas mais próximas da comunidade – seus parceiros doadores – é essencial para seu sucesso como organização doadora.

Quando se trata de pedir feedback, é importante encontrar um equilíbrio. Você não quer agilizar seu processo de inscrição apenas para atolar seus beneficiários com pesquisas intermináveis! Uma boa regra é buscar feedback e informações que você usará . O inverso também é verdadeiro: certifique-se de usar o feedback que você recebe – e se você optar por não agir de acordo com ele, explique por quê. Seguir essas diretrizes não apenas ajudará sua organização a progredir em direção aos seus objetivos de mudança social, mas também ajudará a construir confiança a longo prazo.

O que procurar

As principais ferramentas de que você precisará em seu sistema de gerenciamento de subsídios para solicitar e agir de acordo com o feedback são uma ferramenta de pesquisa que pode coletar informações anonimamente e um agregador de dados. Aqui está o que procurar especificamente.

Respostas ocultas

É (espero) desnecessário dizer que você quer que o feedback que você recebe seja honesto. A boa notícia é que, ao seguir os princípios da filantropia baseada na confiança, você está lançando as bases para um relacionamento saudável, onde os beneficiários se sentirão seguros em fornecer críticas construtivas ou feedback negativo às vezes.

No entanto, dado o desequilíbrio de poder inerente – e profundamente arraigado – entre fundações e organizações sem fins lucrativos, simplesmente não é viável esperar que todos se sintam à vontade para fazer uma avaliação pouco lisonjeira. Isso pode acontecer em uma variedade de circunstâncias. Por exemplo:

• Você ainda pode estar construindo uma base de confiança.
• Você pode ter recebido comentários no passado que você não reconheceu ou não agiu.
• Seu parceiro donatário pode ter aprendido a se arrepender de ter criticado outro financiador no passado.

Também é importante considerar que algumas pessoas podem simplesmente se sentir desconfortáveis ​​em dar feedback negativo sem um véu de anonimato, sob quaisquer circunstâncias.

É aqui que os dados de envio anônimos se tornam inestimáveis. Uma ferramenta que oculta respostas e informações de identificação pessoal permite que você pesquise os beneficiários sem também pedir que eles se esforcem. Ao usar respostas ocultas, certifique-se de ser transparente sobre quais informações serão ocultadas de quem.

Relatório de impacto

Uma boa ferramenta de relatório de impacto permitirá que você analise o progresso do beneficiário em direção aos objetivos em um nível micro , ou para cada organização individual. Ele também permitirá que você identifique insights macro , ou seja, tendências em toda a sua organização doadora.

Depois de pesquisar seus beneficiários usando um formulário inicial ou adicional (veja acima) , sua ferramenta de relatório de impacto agregará os dados para que você possa entender onde está indo bem e onde precisa melhorar como parceiro no trabalho.

Fornecer suporte além da verificação

O apoio além do cheque significa que seu compromisso com o sucesso de seus beneficiários transcende seu relacionamento com eles como financiador. Significa apresentar-se com suporte não monetário que pode ajudar seus parceiros sem fins lucrativos a desenvolver capacidades e evoluir .

Esse tipo de compromisso pode incluir coisas como:

• Apresentando organizações sem fins lucrativos a outros financiadores ou conexões úteis em seu círculo
• Buscando oportunidades para apoiar seus beneficiários onde eles precisam, como marketing ou tecnologia
• Elevando o trabalho deles em sua própria rede, como online ou em eventos

É importante tornar esse suporte opcional. Não cometa o erro de presumir que todas as organizações com as quais você trabalha querem que você se envolva mais profundamente. Em vez disso, faça suas ofertas de apoio claras e equitativas, e facilite dizer não.

Ao contrário dos outros princípios abordados aqui, o suporte além da verificação não pode ser ativado pela tecnologia. Cabe a você tomar a decisão estratégica de promover essa conexão mais profunda e comprometer totalmente todos os seus recursos disponíveis para o sucesso de seus beneficiários.

Saiba mais sobre Submissível

O Submittable é uma plataforma de impacto social que milhares de doadores usam para praticar filantropia baseada em confiança. Para saber mais sobre como o Submittable pode ajudá-lo a executar um processo mais ágil e equitativo, entre em contato com nossa equipe.