Выбор программного обеспечения для управления грантами для поддержки благотворительной деятельности на основе доверия

Для многих организаций, предоставляющих гранты, проблемы и потрясения 2020 года стали катализатором нового способа финансирования. Отрасль, которая характеризовалась одержимостью соблюдением требований, сложностью и жесткостью, внезапно открылась для новой философии, основанной на ценностях. Этот новый акцент на равенстве, отношениях и снижении нагрузки на грантополучателей в конечном итоге приводит к тому, что больше времени тратится на работу по социальным изменениям, лучше выполняя миссию как некоммерческих организаций, так и их спонсоров.

На самом деле, некоторые представители сектора уже давно практикуют и отстаивают этот другой (и лучший) способ. Кульминацией некоторых из этих давних усилий является Проект благотворительности на основе доверия , пятилетняя инициатива равноправных спонсоров, запущенная в январе 2020 года с целью устранения неотъемлемого дисбаланса сил между спонсорами и получателями грантов.

Благотворительность, основанная на трастах, призывает фонды признать и работать над устранением системного неравенства в своем секторе. Рассматривая историю накопления богатства, мы обнаруживаем историю, укоренившуюся в расизме, колониализме, патриархате и других формах угнетения. Более того, эти силы, как правило, также лежат в основе социальных зол, которые некоммерческие организации и их спонсоры пытаются искоренить.

Филантропия на основе траста предлагает спонсорам завершить этот цикл в момент распространения этого богатства. Чтобы прервать порочный круг неравенства, требуется перераспределение сил. С тактической точки зрения фонды могут работать над перебалансировкой власти за счет построения отношений, прозрачности и других методов, основанных на доверии.

Технология играет ключевую роль в этой работе. В этой статье мы рассмотрим шесть принципов благотворительности на основе доверия, определенных Проектом благотворительности на основе доверия, и назовем ключевые возможности, на которые следует обращать внимание при покупке программного обеспечения для управления грантами.

Загрузите наш бесплатный контрольный список, который поможет вам выбрать программное обеспечение, поддерживающее вашу благотворительную практику, основанную на доверии.

Дайте многолетнее неограниченное финансирование

Есть причина, по которой многолетнее неограниченное финансирование является первым принципом, установленным Проектом благотворительности на основе доверия. Предоставление грантополучателям полномочий и гибкости в определении того, на что тратить деньги гранта, является высшим признаком доверия — это ощутимое признание того факта, что грантополучатели находятся в лучшем положении, чтобы определить, где доллары больше всего нужны в их сообществах и в рамках их программ.

Кроме того, предоставление многолетних неограниченных грантов также позволяет некоммерческим организациям:

• Гибкий. Они уполномочены перемещать средства по мере изменения условий и приоритетов.
• Инновационный. Они могут проявлять творческий подход и идти на риск, а не обязаны жестко придерживаться оригинальных предложений.
• Стабильный. Им не нужно беспокоиться о том, что грант не будет продлен, или о поиске средств для оплаты основных накладных расходов, таких как заработная плата, арендная плата и электричество.
• Перспективное мышление. Они могут инвестировать в стратегическое планирование на будущее.

Любой инструмент, который позволяет фондам углублять отношения с грантополучателями или экономить время соискателей, особенно когда они выполняют невероятно важную работу, полезен — Submittable позволяет фондам делать это.

Кэтрин Эусебио, программный директор фонда «Северная звезда»

Что искать

Хотя решение о предоставлении неограниченных многолетних грантов в конечном итоге является стратегическим решением, которое должна принять ваша организация, существуют различные инструменты, которые может предоставить система управления грантами, которые сделают такую ​​стратегию финансирования осуществимой и простой в реализации.

Дополнительные формы

Тот факт, что вашим победителям не нужно будет каждый год повторно подавать заявку, не означает, что вы не будете с ними связываться. В разные моменты вашего многолетнего цикла вам нужно будет связываться с некоммерческими организациями, чтобы собирать отчеты о ходе работы и другую информацию. Дополнительные формы — это формы, которые вы можете отправлять на протяжении всего процесса. Они позволяют вам просить то, что вам нужно, когда вам это нужно. Ищите дополнительные формы, которые можно создать с помощью простого конструктора форм с помощью перетаскивания, и которые включают все типы вопросов, которые вам нужны, такие как загрузка файлов и проверка данных.

Хорошо организованный портал

Интерфейс, в котором ваши данные о каждом грантополучателе хорошо организованы, очень поможет. Ищите тот, который позволяет вам просматривать общение в приложении, обзоры, информацию о финансировании, все связанные формы и заметки вашей команды, сохраняя при этом все это четко организованным и доступным для членов вашей команды. Это означает, что даже во время длительных отношений вы никогда не потеряете данные и не потратите время на поиски информации.

Надежная отчетность

Каждый грантодатель знает, что надежные инструменты отчетности являются важным элементом программного обеспечения для управления грантами. Но как это применимо к принципу предоставления многолетних неограниченных фондов? Проект Trust-Based Philanthropy Project советует спонсорам «изучить, кто получает многолетнюю неограниченную поддержку, а кто нет, и какие пробелы и предубеждения существуют в ваших процессах». Такой анализ позволит вам выявить предвзятость в нашей организации, что является важным первым шагом на пути к ее устранению. Инструменты отчетности, которые позволят вам провести это исследование, помогут вам начать.

[Данные в Submittable] позволяют нам лучше и быстрее понять, к кому мы обращаемся, чего они стремятся достичь, и соответствует ли это тем вещам, которые мы можем предложить, чтобы мы могли понять, как работать вместе.

Элизабет Лютер, директор программы в Детройте, Capital Impact Partners

Делать домашнее задание

Этот принцип благотворительности, основанной на доверии, заключается в том, что спонсоры берут на себя ту ответственность и бремя, которые они могут, в течение всего цикла предоставления грантов, оставляя грантополучателям больше времени для своей работы.

В частности, когда речь идет о должной осмотрительности перед принятием предложения и определением новых получателей гранта, этот принцип касается перераспределения сил . Взять на себя эту работу в качестве грантодателя означает предпринять такие шаги, как:

• Снижение требований к предложениям
• Использование общедоступной информации для получения сведений о потенциальных грантополучателях
• Активный поиск новых организаций, соответствующих вашему видению
• Анализ критериев финансирования, чтобы убедиться, что они благоприятствуют тем организациям, которые лучше всего подходят для создания значимых социальных изменений (в отличие от тех, которые более авторитетны или лучше финансируются)

Что искать

Помимо начального этапа, выполнение домашней работы также означает облегчение нагрузки на грантополучателей, делая то, что вы можете сделать самостоятельно — от ввода данных до обеспечения того, чтобы вы задавали заданный вопрос только один раз, до использования интеграций для устранения работы для соискателей. Различные инструменты в вашей системе программного обеспечения для управления грантами помогут вам реализовать все это на практике.

Внутренние формы

Внутренние формы — это формы, созданные для внутреннего использования, которые вы можете создать с помощью конструктора форм вашего программного обеспечения для управления грантами. Они позволяют дополнять приложения информацией, которую ваша команда собирает самостоятельно, например общедоступной справочной информацией или историческими данными о финансировании.

Благодаря простому способу добавления информации, которая будет автоматически сохраняться на хорошо организованном портале (см. выше) , внутренние формы позволяют вашей команде взять на себя значительную часть работы, которая в противном случае могла бы быть возложена на соискателей. Ваш портал также помогает гарантировать, что вам никогда не придется задавать один и тот же вопрос дважды, поскольку вся ранее собранная информация легкодоступна.

В частности, ищите инструмент для внутренних форм, который позволяет включать файлы разных типов (см. ниже) . Это открывает путь к добавлению записанных устных проверок или видеозаписей, которые вы собираете при посещении сайта.

Откровенная интеграция

Интеграция с Candid (ранее Guidestar) позволяет собирать всевозможную налоговую информацию о некоммерческих организациях. При хорошей интеграции все, что заявителю нужно будет предоставить, — это свой идентификационный номер налогоплательщика, а информация, необходимая вашей организации для соблюдения требований, будет легко доступна в контексте заявки. В идеале вы сможете использовать эту интеграцию на этапе проверки соответствия требованиям (см. ниже) , чтобы еще больше сэкономить время получателей грантов.

Упростите и упростите работу с документами

Принцип упрощения и рационализации бумажной работы не нуждается в объяснении: чем меньше времени грантополучатели тратят на утомительную административную работу, тем больше времени они могут уделить выполнению своей миссии . Кроме того, у каждого из вас есть больше времени, которое он может посвятить построению более глубоких отношений, основанных на обучении и взаимной ответственности.

Что искать

Правильное решение может иметь огромное значение, когда речь идет об экономии времени грантополучателей. В частности, ищите эти функции, которые обозначают программное обеспечение для управления грантами, оптимизированное для снижения нагрузки на заявителей.

Различные типы файлов

Принятие различных типов файлов может помочь оптимизировать процесс множеством способов, позволяя вам:

• Принимайте предложения, написанные для других спонсоров. Во многих случаях грантополучатели уже проделали работу по созданию предложения, отвечающего требованиям другого грантополучателя. Принимая эти предложения самостоятельно, они не будут тратить свое время на дублирование своей работы, и высока вероятность того, что в другом предложении есть вся необходимая вам информация. Принятие различных типов файлов гарантирует, что независимо от того, в каком формате находятся другие предложения, вы сможете работать с ними в своей системе.
• Принимайте документы в формате, который используют сами грантополучатели. От биографий советов директоров до бюджетов и отчетов о влиянии — некоммерческие организации часто создают ту же информацию, которая вам нужна для их собственных целей. Просто запрашивая то, что они уже используют сами, им не нужно тратить время на воссоздание чего-либо. Опять же, принятие различных типов файлов гарантирует, что у вас не возникнет проблем с просмотром контента.
• Откройте дверь для словесных проверок. Иногда лучший способ узнать, как идут дела, — это просто позвонить по телефону или зайти в офис для личной встречи. Разговорный подход позволяет грантополучателям просто рассказать вам, как идут дела, в режиме реального времени, своими словами, без необходимости подготовки или бумажной работы. Вы можете загружать заметки, записи или транскрипции этих сеансов в свою внутреннюю форму (см. выше) , чтобы все ваши данные были организованы и доступны.

И последнее замечание о различных типах файлов: важно выбрать программное обеспечение для управления грантами, которое не только позволяет отправлять различные типы файлов, но и отображает их для рецензентов без необходимости загрузки на сервер. Это гарантирует, что все будет оптимизировано и для вашей команды.

Проверка соответствия требованиям

Процесс проверки, такой как краткий LOI, может помочь вашей команде определить, соответствует ли кандидат требованиям или вероятно ли финансирование. Включив форму приемлемости перед вашей основной заявкой, вы можете быть уверены, что организации, которые не соответствуют вашим критериям финансирования, не будут тратить свое время на подачу полного предложения.

Простота использования

Простая в использовании платформа должна быть одним из наиболее важных соображений при выборе платформы управления грантами. В противном случае вы рискуете потерять высококвалифицированных кандидатов, которые в конечном итоге разочаруются в вашей системе или, что еще хуже, будут слишком напуганы неуклюжим процессом, чтобы даже начать подачу заявки. Хотите знать, соответствует ли платформа, которую вы рассматриваете, всем требованиям? Попросите демонстрацию перспективы кандидата или найдите видеоролики о продуктах, которые показывают вас.

Мы делаем колеса телеги из-за этого. Приложение было достаточно простым, чтобы соискатели могли ориентироваться в нем и подать заявку. Благодаря программному обеспечению им не нужно было тратить две-три недели на то, чтобы понять, как даже подать заявку. Они сдадутся, если это будет слишком сложно для них.

Художник ЛаТрена, директор стипендиальной программы Женского стипендиального фонда Жанетт Ранкин

Мобильный

В 2020 году Submittable обнаружил, что до 80% заявок на гранты подавались через мобильные устройства. Решение, оптимизированное для мобильных устройств, имеет решающее значение для обеспечения положительного пользовательского опыта для соискателей.

Редактируемый

Разрешив кандидатам редактировать свои заявки, вы избавите их (и вас) от массы головной боли, поскольку вам не придется отзывать и повторно подавать заявку, просто чтобы внести небольшое изменение или исправить ошибку.

Совместный

В частности, поскольку многие из нас перешли на полный рабочий день удаленно, возможность совместной работы в приложении имеет важное значение. Ищите GMS, которая позволяет кандидатам сотрудничать в режиме реального времени, включая присутствие на местах в режиме реального времени (например, в Google Docs).  

Автосохранение

Мы все сталкивались с этим, и нет ничего более неприятного, чем потеря работы из-за того, что ваш компьютер перешел в спящий режим или отключился интернет. Использование решения, которое автоматически сохраняет работу ваших кандидатов, гарантирует, что вы избежите этих ошибок.

Будьте прозрачными и отзывчивыми

Честность и открытое общение помогут вам построить подлинные отношения, основанные на доверии . Применение этого принципа на практике выходит за рамки простой доступности. Скорее, проявите осознание силы и уязвимости. Это поможет сигнализировать грантополучателям, что вы полностью заинтересованы в отношениях, и что для них это тоже безопасно.

Что искать

Несколько возможностей вашего программного обеспечения могут помочь обеспечить прозрачность и оперативность при предоставлении грантов, от различных средств связи до группы поддержки, готовой ответить и помочь.

Общение в приложении

Честное и постоянное общение — один из самых важных способов построить доверительные отношения с течением времени. Общение в приложении не только способствует постоянному диалогу, но и поддерживает разговоры в контексте ваших более широких отношений — прямо вместе с исходным приложением, дополнительными материалами и информацией о финансировании. Это касается и ваших грантополучателей, а это означает, что никому из вас не придется тратить время на копание в почтовом ящике.

Отвечайте на электронные письма и звонки грантополучателей и будьте особенно внимательны к увековечиванию травмы лидеров BIPOC, молодежи и других лиц, которые могут чувствовать, что другие спонсоры игнорируют или игнорируют их.

Благотворительный проект, основанный на доверии

Рекомендации по форматированному тексту

Четко прояснить критерии финансирования в своих руководствах — это лучший способ быть прозрачным в отношении того, что и кого вы финансируете и не финансируете. Хороший инструмент рекомендаций позволит вам использовать форматированный текст, вставлять фотографии и видео, а также использовать гиперссылки. Ищите платформу, которая позволяет вам различать рекомендации для вашей организации в целом, а также детализированные спецификации для каждой из ваших программ.

Инструкции для форматированного текста

Четкие и релевантные инструкции в вашей форме помогут получателям грантов точно знать, что вам от них нужно. Вы можете использовать инструкции, чтобы привести примеры или дать конкретные указания по заданному вопросу, например: «Нам нужно от одного до двух абзацев». В идеале, инструкции допускают использование форматированного текста, поэтому при необходимости вы можете включить гиперссылки на свой веб-сайт или часто задаваемые вопросы.

Техническая поддержка соискателей

Независимо от того, насколько проста в использовании ваша платформа, есть те, кому технология просто не нравится, и им нужна помощь. Выбор программного обеспечения для управления грантами, которое обеспечивает дружественную и быструю техническую поддержку вашим кандидатам , а не только вашей команде, помогает гарантировать, что вы не проиграете ни одному кандидату, который разочаровался и сдался. Это также поможет вам запустить более доступный процесс.

Запрашивайте обратную связь и действуйте в соответствии с ней

Подход, основанный на доверии, требует смирения со стороны фондов. Принцип запроса обратной связи и действий на ее основе основан на признании того, что опыт самых близких к сообществу людей — ваших партнеров-получателей грантов — необходим для вашего успеха как организации, предоставляющей гранты.

Когда дело доходит до обратной связи, важно соблюдать баланс. Вы же не хотите упростить процесс подачи заявок только для того, чтобы увязнуть получателей грантов в бесконечных опросах! Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы искать обратную связь и информацию, которую вы будете использовать . Обратное также верно: обязательно используйте обратную связь, которую вы получаете , и если вы решите не действовать в соответствии с ней, объясните, почему. Следование этим рекомендациям не только поможет вашей организации добиться прогресса в достижении ваших целей социальных изменений, но и будет иметь большое значение для укрепления доверия в долгосрочной перспективе.

Что искать

Основными инструментами, которые вам потребуются в вашей системе управления грантами, чтобы запрашивать отзывы и реагировать на них, являются инструмент опроса, который может собирать информацию анонимно, и агрегатор данных. Вот что искать конкретно.

Скрытые ответы

Само собой разумеется, что вы хотите, чтобы отзывы, которые вы получаете, были честными. Хорошая новость заключается в том, что, следуя принципам благотворительности, основанной на доверии, вы закладываете основу для здоровых отношений, в которых грантополучатели будут чувствовать себя в безопасности, время от времени оставляя конструктивную критику или негативные отзывы.

Однако, учитывая врожденный — и глубоко укоренившийся — дисбаланс сил между фондами и некоммерческими организациями, просто невозможно ожидать, что все будут чувствовать себя комфортно, давая вам нелестную оценку. Это могло произойти при самых разных обстоятельствах. Например:

• Вы все еще можете строить фундамент доверия.
• Возможно, в прошлом вы получали обратную связь, которую не признали или не отреагировали.
• Ваш партнер-грантополучатель, возможно, научился сожалеть о критике другого спонсора в прошлом.

Также важно учитывать, что некоторым людям может быть просто неудобно давать отрицательный отзыв без завесы анонимности при любых обстоятельствах.

Именно здесь анонимные данные о представлении становятся бесценными. Инструмент, который скрывает ответы и личную информацию, позволяет вам проводить опросы получателей грантов, не требуя от них высовываться. При использовании скрытых ответов не забудьте указать, какая информация будет скрыта от кого.

Отчетность о воздействии

Хороший инструмент отчетности о воздействии позволит вам проанализировать прогресс получателя гранта в достижении целей на микроуровне или для каждой отдельной организации. Это также позволит вам выявить макроэкономические данные, то есть тенденции во всей вашей организации, предоставляющей гранты.

После опроса ваших грантополучателей с использованием исходной или дополнительной формы (см. выше) ваш инструмент отчетности о воздействии объединит данные, чтобы вы могли понять, где у вас все хорошо, а где вам нужно улучшить как партнеру в работе.

Обеспечьте поддержку после проверки

Поддержка вне рамок означает, что ваша приверженность успеху ваших грантополучателей выходит за рамки ваших отношений с ними в качестве спонсора. Это означает оказывать неденежную поддержку, которая может помочь вашим некоммерческим партнерам наращивать потенциал и развиваться .

Этот вид обязательств может включать в себя такие вещи, как:

• Знакомство с некоммерческими организациями с другими спонсорами или полезными связями в вашем кругу
• Поиск возможностей для поддержки ваших грантополучателей там, где они в этом нуждаются, например, с помощью маркетинга или технологий.
• Подъем их работы в вашей собственной сети, например, в Интернете или на мероприятиях.

Важно сделать эту поддержку необязательной. Не совершайте ошибку, полагая, что каждая организация, с которой вы работаете, хочет, чтобы вы более активно участвовали в ней. Наоборот, делайте ваши предложения поддержки ясными и справедливыми, чтобы вам было легко сказать «нет».

В отличие от других принципов, описанных здесь, поддержка без проверки не может быть обеспечена технологией. Вы сами должны принять стратегическое решение, чтобы укрепить эту более глубокую связь и полностью направить все имеющиеся у вас ресурсы на успех ваших грантополучателей.

Узнать больше об отправляемых

Submittable — это платформа социального воздействия, которую тысячи грантодателей используют для осуществления благотворительной деятельности на основе доверия. Чтобы узнать больше о том, как Submittable может помочь вам организовать более рациональный и справедливый процесс, свяжитесь с нашей командой.