Elección de un software de gestión de subvenciones para respaldar la filantropía basada en la confianza

Para muchas organizaciones que otorgan subvenciones, los desafíos y trastornos de 2020 catalizaron una forma diferente de financiación. Una industria que se había caracterizado por la obsesión por el cumplimiento, la complejidad y la rigidez de repente se abrió a una nueva filosofía basada en valores. Este nuevo enfoque en la equidad, las relaciones y la reducción de la carga sobre los beneficiarios en última instancia conduce a más tiempo dedicado al trabajo de cambio social, sirviendo mejor a la misión tanto de las organizaciones sin fines de lucro como de sus patrocinadores.

De hecho, algunos en el sector han estado practicando y abogando por esta forma diferente (y mejor) durante mucho tiempo. La culminación de algunos de esos esfuerzos de larga data es el Trust-Based Philanthropy Project , una iniciativa de financiamiento entre pares de cinco años lanzada en enero de 2020 con el objetivo de abordar el desequilibrio de poder inherente entre los financiadores y los beneficiarios.

La filantropía basada en la confianza hace un llamado a las fundaciones para que reconozcan y trabajen para corregir las desigualdades sistémicas de su sector. Al considerar la historia de la acumulación de riqueza, encontramos una historia arraigada en el racismo, el colonialismo, el patriarcado y otras formas de opresión. Es más, estas fuerzas suelen estar también en la raíz de los males sociales que las organizaciones sin fines de lucro y sus patrocinadores intentan erradicar.

La filantropía basada en la confianza invita a los financiadores a terminar este ciclo en el momento de la difusión de esa riqueza. Para interrumpir el ciclo de la inequidad se requiere un reequilibrio del poder. Tácticamente, las fundaciones pueden trabajar para reequilibrar el poder a través de la construcción de relaciones, la transparencia y otras prácticas basadas en la confianza.

La tecnología tiene un papel clave que desempeñar en este trabajo. En este artículo, repasaremos los seis principios de la filantropía basada en la confianza identificados por el Proyecto de filantropía basada en la confianza y mencionaremos las capacidades clave que debe buscar al comprar un software de gestión de subvenciones.

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Otorgar financiamiento multianual y sin restricciones

Hay una razón por la que otorgar fondos multianuales sin restricciones es el primer principio identificado por el Trust-Based Philanthropy Project. Otorgar a los beneficiarios la autoridad y la flexibilidad para determinar en qué gastar el dinero de la subvención es el principal indicador de confianza: es una aceptación tangible del hecho de que los beneficiarios están en la mejor posición para determinar dónde se necesitan más los dólares en sus comunidades y en todos sus programas.

Además, otorgar subvenciones multianuales sin restricciones también permite que las organizaciones sin fines de lucro sean más:

• Flexible. Están facultados para mover fondos a medida que cambian las condiciones y las prioridades.
• Innovador. Pueden ser creativos y asumir riesgos, en lugar de estar obligados a apegarse rígidamente a las propuestas originales.
• Estable. No necesitan preocuparse de que no se renueve una subvención o de encontrar los fondos para pagar los gastos generales básicos, como salarios, alquiler y electricidad.
• Con visión de futuro. Pueden invertir en la planificación estratégica para el futuro.

Cualquier herramienta que permita a las fundaciones profundizar las relaciones con los beneficiarios o ahorrar tiempo a los solicitantes, especialmente cuando están haciendo un trabajo increíblemente importante, es útil. Submittable permite que las fundaciones hagan eso.

Catherine Eusebio, directora de programas, North Star Fund

Qué buscar

Si bien la decisión de otorgar subvenciones multianuales sin restricciones es, en última instancia, una decisión estratégica que debe tomar su organización, existen varias herramientas que un sistema de software de gestión de subvenciones puede proporcionar que harán que dicha estrategia de financiación sea factible y fácil de implementar.

formularios adicionales

El hecho de que sus beneficiarios no necesiten volver a presentar una solicitud cada año no significa que no estará en contacto con ellos. En varios puntos de su ciclo de varios años, deberá consultar con organizaciones sin fines de lucro para recopilar informes de progreso y otra información. Los formularios adicionales son formularios que puede enviar a lo largo de su proceso. Le permiten pedir lo que necesita, cuando lo necesita. Busque formularios adicionales que se puedan crear a través de un generador de formularios fácil de arrastrar y soltar, y que incluyan todos los tipos de preguntas que necesita, como carga de archivos y validación de datos.

Portal bien organizado

Una interfaz que mantenga bien organizados los datos de cada beneficiario será de gran ayuda. Busque uno que le permita ver la comunicación en la aplicación, las revisiones, la información de financiamiento, todos los formularios relacionados y las notas de su equipo, mientras mantiene todo claramente organizado y accesible para los miembros de su equipo. Esto significa que incluso a lo largo de una relación prolongada, nunca perderá la pista de los datos ni perderá el tiempo buscando información.

Informes robustos

Todo donante sabe que las sólidas herramientas de generación de informes son un elemento esencial del software de gestión de subvenciones. Pero, ¿cómo se aplica al principio de otorgar fondos multianuales sin restricciones? El Trust-Based Philanthropy Project aconseja a los financiadores que "examinen quién recibe apoyo sin restricciones durante varios años, quién no, y qué puntos ciegos y sesgos existen en sus procesos". Tal análisis le permitirá identificar el sesgo en nuestra organización, un primer paso crucial para hacer un esfuerzo por corregirlo. Las herramientas de informes que le permiten realizar esta investigación lo ayudarán a comenzar.

[Data in Submittable] nos permite comprender mejor y más rápidamente a quién estamos llegando, qué aspiran lograr y si se alinea con las cosas que tenemos para ofrecer, para que podamos descubrir cómo trabajar juntos.

Elizabeth Luther, directora del programa de Detroit, Capital Impact Partners

Hacer la tarea

Este principio de filantropía basada en la confianza consiste en que los financiadores asuman la responsabilidad y la carga que puedan durante todo el ciclo de concesión de subvenciones, dejando a los beneficiarios con más tiempo para su trabajo.

En particular, cuando se trata de la debida diligencia antes de la aceptación de la propuesta y la identificación de nuevos beneficiarios, este principio tiene que ver con el reequilibrio del poder . Asumir este trabajo como donante significa tomar medidas como:

• Reducción de los requisitos de la propuesta
• Uso de información disponible públicamente para aprender sobre posibles beneficiarios
• Buscando activamente nuevas organizaciones que se alineen con su visión
• Analizar los criterios de financiación para asegurarse de que favorece a aquellas organizaciones que están mejor posicionadas para crear un cambio social significativo (a diferencia de aquellas que están más establecidas o mejor financiadas)

Qué buscar

Más allá de la fase inicial, hacer la tarea también significa aliviar la carga de los beneficiarios al hacer lo que usted mismo pueda, desde ingresar datos hasta asegurarse de que solo haga una pregunta determinada una vez, hasta confiar en las integraciones para eliminar el trabajo de los solicitantes. Varias herramientas en su sistema de software de gestión de subvenciones le ayudarán a poner todo esto en práctica.

formularios internos

Los formularios internos son formularios creados para uso interno que puede diseñar con el generador de formularios de arrastrar y soltar de su software de administración de subvenciones. Permiten complementar las solicitudes con información que su equipo recopila por sí mismo, como antecedentes disponibles públicamente o datos históricos de financiación.

Con una manera fácil de agregar información que se almacenará automáticamente en un portal bien organizado (ver arriba) , los formularios internos allanan el camino para que su equipo asuma una buena parte del trabajo que, de otro modo, se habría dejado en manos de los solicitantes. Su portal también ayuda a garantizar que nunca tendrá que hacer la misma pregunta dos veces, ya que se puede acceder fácilmente a toda la información recopilada previamente.

Específicamente, busque una herramienta de formularios internos que le permita incluir diversos tipos de archivos (ver más abajo) . Esto allana el camino para agregar registros verbales grabados o secuencias de video que recopile en las visitas al sitio.

Integración sincera

Una integración con Candid (anteriormente Guidestar) le permite recopilar todo tipo de información fiscal sobre organizaciones sin fines de lucro. Con una buena integración, todo lo que el solicitante deberá proporcionar es su número de identificación fiscal, y la información que su organización necesita para fines de cumplimiento estará fácilmente disponible en el contexto de la solicitud. Idealmente, podrá aprovechar esta integración en la fase de selección de elegibilidad (ver a continuación) , para ahorrar más tiempo a los beneficiarios.

Simplifica y agiliza el papeleo

El principio de simplificar y agilizar el papeleo no necesita mucha explicación: cuanto menos tiempo dediquen los beneficiarios al tedioso trabajo administrativo, más tiempo podrán concentrarse en cumplir su misión . También hay más tiempo para que cada uno de ustedes se dedique a construir una relación más profunda arraigada en el aprendizaje y la responsabilidad mutua.

Qué buscar

La solución correcta puede marcar una gran diferencia cuando se trata de ahorrar tiempo a los beneficiarios. Específicamente, busque estas características que significan un software de administración de subvenciones que está optimizado para reducir la carga de los solicitantes.

Diversos tipos de archivos

Aceptar diversos tipos de archivos puede ayudar a simplificar las cosas de muchas maneras a lo largo del proceso, lo que le permite:

• Aceptar propuestas escritas para otros financiadores. En muchos casos, los beneficiarios ya se han puesto manos a la obra para crear una propuesta que cumpla con los requisitos de otro donante. Al aceptar esas propuestas usted mismo, evitarán perder el tiempo duplicando su trabajo, y es muy probable que la otra propuesta tenga toda la información que necesitará. La aceptación de diversos tipos de archivos garantiza que, sin importar en qué formato estén las otras propuestas, podrá trabajar con ellas en su sistema.
• Aceptar documentos en el formato que utilizan los propios beneficiarios. Desde las biografías de las juntas directivas hasta los presupuestos y los informes de impacto, las organizaciones sin fines de lucro a menudo crean la misma información que usted necesita para sus propios fines. Simplemente preguntando por lo que ya usan ellos mismos, no necesitan perder el tiempo recreando nada. Una vez más, aceptar diversos tipos de archivos garantiza que no tendrá problemas para revisar el contenido.
• Abra la puerta a los registros verbales. A veces, la mejor manera de saber cómo van las cosas es simplemente llamar por teléfono o pasar por la oficina para una reunión en persona. Un enfoque conversacional permite a los beneficiarios simplemente decirle cómo van las cosas en tiempo real, en sus propias palabras, sin necesidad de preparación ni papeleo. Puede cargar notas, grabaciones o transcripciones de estas sesiones en su formulario interno (ver arriba) para mantener todos sus datos organizados y accesibles.

Una nota final sobre los diversos tipos de archivos: es importante elegir un software de administración de subvenciones que no solo permita enviar diversos tipos de archivos, sino que también los muestre a los revisores sin necesidad de descargarlos en el backend. Esto asegura que las cosas también se optimizarán para su equipo.

Evaluación de elegibilidad

Un proceso de selección, como una LOI breve, puede ayudar a su equipo a determinar si un solicitante está calificado o si es probable que obtenga financiamiento. Al incluir un formulario de elegibilidad antes de su solicitud principal, puede asegurarse de que las organizaciones que no cumplan con sus criterios de financiación no pierdan el tiempo presentando una propuesta completa.

Facilidad de uso

Una plataforma fácil de usar debe ser una de sus consideraciones más importantes al elegir una plataforma de gestión de subvenciones. De lo contrario, corre el riesgo de perder solicitantes altamente calificados que terminan frustrados con su sistema o, lo que es peor, se sienten demasiado intimidados por un proceso complicado como para siquiera comenzar la solicitud. ¿Se pregunta si una plataforma que está considerando se ajusta a los requisitos? Solicite una demostración de la perspectiva del solicitante o busque videos de productos que le muestren.

Estamos haciendo volteretas por eso. La solicitud fue lo suficientemente simple para que los solicitantes navegaran a través de ella y la enviaran. Con el software, no tuvieron que pasar dos o tres semanas tratando de descubrir cómo enviar su solicitud. Se darán por vencidos si es demasiado frustrante y demasiado complicado para ellos.

Artista de LaTrena, Directora del Programa de Becas, Fondo de Becas para Mujeres Jeanette Rankin

Compatible con dispositivos móviles

En 2020, Submittable descubrió que hasta el 80 % de las solicitudes de subvenciones se enviaron a través de dispositivos móviles. Una solución optimizada para dispositivos móviles es crucial para mantener una experiencia de usuario positiva para los solicitantes.

Editable

Al permitir que los solicitantes editen sus envíos, les ahorrará un montón de dolores de cabeza (y a usted) al evitar la necesidad de retractarse y volver a enviar una solicitud, simplemente para hacer un pequeño cambio o corregir un error.

colaborativo

En particular, dado que muchos de nosotros nos hemos vuelto remotos a tiempo completo, una experiencia de colaboración en la aplicación es esencial. Busque un GMS que permita a los solicitantes colaborar en tiempo real, incluida la presencia de campo en tiempo real (como en Google Docs).  

Guardado automático

Todos hemos estado allí, y nada es más frustrante que perder su trabajo porque su computadora se durmió o se cortó Internet. El uso de una solución que guarda automáticamente el trabajo de sus candidatos le garantiza que evitará estos contratiempos.

Sea transparente y receptivo

La honestidad y la comunicación abierta lo ayudarán a construir relaciones auténticas basadas en la confianza . Poner en práctica este principio va más allá de estar disponible. Más bien, muestre conciencia de poder y vulnerabilidad. Esto ayudará a indicarles a los beneficiarios que usted está completamente involucrado en la relación y que es seguro que ellos también lo estén.

Qué buscar

Varias capacidades en su software pueden ayudar a facilitar la transparencia y la capacidad de respuesta en la concesión de subvenciones, desde varias herramientas de comunicación hasta un equipo de soporte listo para responder y ayudar.

Comunicación en la aplicación

La comunicación honesta y continua es una de las formas más importantes de construir una relación basada en la confianza a lo largo del tiempo. La comunicación en la aplicación no solo facilita el diálogo constante, sino que también mantiene las conversaciones en el contexto de su relación más amplia, junto con la solicitud original, el material de seguimiento y la información de financiación. Eso también se aplica a sus beneficiarios, y significa que ninguno de ustedes tendrá que perder el tiempo buscando en su bandeja de entrada de correo electrónico.

Sea receptivo a los correos electrónicos y llamadas de los beneficiarios, y sea especialmente consciente de perpetuar el trauma para los líderes de BIPOC, los jóvenes y otras personas que puedan sentirse ignoradas o ignoradas por otros financiadores.

El proyecto de filantropía basada en la confianza

Directrices de texto enriquecido

Hacer que sus criterios de financiamiento sean muy claros desde el principio en sus pautas es la mejor manera de ser transparente sobre qué y a quién financia y no financia. Una buena herramienta de pautas le permitirá usar texto enriquecido, incrustar fotos y videos, así como usar hipervínculos. Busque una plataforma que le permita distinguir pautas para su organización en su conjunto, así como especificaciones granulares para cada uno de sus programas.

Instrucciones de texto enriquecido

Las instrucciones claras y relevantes a lo largo de su formulario ayudan a sus beneficiarios a saber exactamente lo que necesita de ellos. Puede usar instrucciones para proporcionar ejemplos o brindar orientación específica sobre una pregunta determinada, como "Estamos buscando alrededor de uno o dos párrafos". Idealmente, las instrucciones permitirán texto enriquecido, por lo que puede incluir hipervínculos a su sitio web o preguntas frecuentes según sea necesario.

Soporte técnico para los solicitantes.

No importa cuán fácil sea usar su plataforma, hay quienes simplemente se sienten incómodos con la tecnología y necesitarán ayuda. Elegir un software de administración de subvenciones que brinde soporte técnico amigable y rápido a sus solicitantes , en lugar de solo a su equipo, ayuda a garantizar que no perderá a ningún solicitante que se frustre y se dé por vencido. También le ayuda a ejecutar un proceso más accesible.

Solicitar y actuar sobre la retroalimentación

Un enfoque basado en la confianza obliga a la humildad por parte de las fundaciones. El principio de solicitar y actuar sobre la retroalimentación surge del reconocimiento de que la experiencia de las personas más cercanas a la comunidad, sus socios beneficiarios, es esencial para su éxito como organización que otorga subvenciones.

Cuando se trata de pedir retroalimentación, es importante lograr un equilibrio. ¡No desea agilizar su proceso de solicitud solo para atascar a sus beneficiarios con encuestas interminables! Una buena regla general es buscar comentarios e información que va a utilizar . Lo contrario también es cierto: asegúrese de utilizar los comentarios que reciba y, si decide no actuar en consecuencia, explique por qué. Seguir estas pautas no solo ayudará a su organización a avanzar hacia sus objetivos de cambio social, sino que contribuirá en gran medida a generar confianza a largo plazo.

Qué buscar

Las principales herramientas que necesitará en su sistema de gestión de subvenciones para solicitar y actuar sobre la retroalimentación son una herramienta de encuesta que puede recopilar información de forma anónima y un agregador de datos. Esto es lo que debe buscar específicamente.

Respuestas ocultas

No hace falta (con suerte) decir que desea que los comentarios que reciba sean honestos. La buena noticia es que, al seguir los principios de la filantropía basada en la confianza, está sentando las bases para una relación saludable en la que los beneficiarios se sentirán seguros al brindar críticas constructivas o comentarios negativos en ocasiones.

Sin embargo, dado el desequilibrio de poder inherente y profundamente arraigado entre las fundaciones y las organizaciones sin fines de lucro, simplemente no es factible esperar que todos se sientan cómodos dándote una evaluación poco halagadora. Esto podría suceder en una variedad de circunstancias. Por ejemplo:

• Todavía podrías estar construyendo una base de confianza.
• Es posible que haya recibido comentarios en el pasado que no reconoció o no actuó.
• Es posible que su socio beneficiario haya aprendido a arrepentirse de haber criticado a otro financiador en el pasado.

También es importante tener en cuenta que algunas personas simplemente pueden sentirse incómodas dando comentarios negativos sin un velo de anonimato, bajo ninguna circunstancia.

Aquí es donde los datos de envío anónimos se vuelven invaluables. Una herramienta que oculta las respuestas y la información de identificación personal le permite encuestar a los beneficiarios sin pedirles que se arriesguen. Cuando use respuestas ocultas, asegúrese de ser transparente sobre qué información se ocultará a quién.

Informes de impacto

Una buena herramienta de informes de impacto le permitirá analizar el progreso de los concesionarios hacia los objetivos a nivel micro , o para cada organización individual. También le permitirá identificar información macro , es decir, tendencias en toda su organización de concesión de subvenciones.

Después de encuestar a sus beneficiarios utilizando un formulario inicial o adicional (ver arriba) , su herramienta de informes de impacto agregará los datos para que pueda comprender dónde lo está haciendo bien y dónde necesita mejorar como socio en el trabajo.

Proporcionar apoyo más allá del cheque

El apoyo más allá del cheque significa que su compromiso con el éxito de sus beneficiarios trasciende su relación con ellos como financiador. Significa presentarse con apoyo no monetario que puede ayudar a sus socios sin fines de lucro a desarrollar capacidades y evolucionar .

Este tipo de compromiso puede incluir cosas como:

• Presentar organizaciones sin fines de lucro a otros financiadores o conexiones útiles en su círculo
• Buscar oportunidades para apoyar a sus beneficiarios donde lo necesiten, como con marketing o tecnología.
• Realzando su trabajo en su propia red, como en línea o en eventos

Es importante que este soporte sea opcional. No cometa el error de suponer que cada organización con la que trabaja quiere que se involucre más profundamente. Más bien, haga que sus ofertas de apoyo sean claras y equitativas, y que sea fácil decir que no.

A diferencia de los otros principios cubiertos aquí, la tecnología no puede habilitar el soporte más allá del control. Depende de usted tomar la decisión estratégica de fomentar esta conexión más profunda y comprometer completamente todos sus recursos disponibles para el éxito de sus beneficiarios.

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