10 советов для успеха CRM в малом бизнесе

CRM-система, одна из самых важных частей программного обеспечения для бизнеса, может либо улучшить, либо разрушить ваш рабочий процесс. Это средство призвано помочь, но, как и лекарство, может иметь побочные эффекты или противопоказания. Но при правильном внедрении CRM-система может помочь вам и вашей команде повысить производительность, увеличить продажи и в целом стать более организованными профессионалами. Вот 10 лучших советов по использованию CRM для малого бизнеса.

Выбор CRM-системы

1. Не гонитесь за дополнительными функциями

Чтобы улучшить работу с CRM, начните с нуля. Как это обычно бывает, больше не значит лучше. При выборе CRM для малого бизнеса не стремитесь получить абсолютно все функции организации бизнеса, разработанные и накопленные программным обеспечением CRM за последние 30 лет.

Когда ваш бизнес только развивается, вам не нужны расширенные возможности лидогенерации, функции колл-центра или индивидуальные возможности разработки. Придерживайтесь основ. Вы всегда можете добавить сложные детали позже, дополнительно сэкономив время, деньги и потенциально улучшив внедрение CRM в вашей команде.

2. Ставьте четкие и конкретные требования

CRM может похвастаться тем, что делает сотни вещей, но если вы не можете сделать ни одной, которая является наиболее важной для вашего рабочего процесса, то она практически бесполезна. Прежде чем выбрать CRM, тщательно изучите свои рабочие процессы и составьте список функций и вариантов использования, которые CRM должна иметь, чтобы работать на вас.

Имейте в виду, что CRM может не иметь определенной функции, которую вы себе представляли или к которой привыкли. Если вы решите попробовать демо, спросите поставщиков CRM не о самой функции, а объясните, для каких случаев она вам нужна.

3. Учитывайте возможности интеграции

Важным аспектом почти любого программного обеспечения сегодня является то, как оно работает с другими службами, которые вы используете ежедневно. Если вы используете определенную бухгалтерскую службу, проверьте, может ли решение, которое вы присматриваете, интегрироваться с ней. Если вы используете несколько сервисов из одной экосистемы, то имеет смысл выбрать CRM-систему, которая с ними работает.

Например, если вы используете Gmail и Google Диск, NetHunt CRM может помочь вам соединить эти и другие приложения Google. Это отличный способ разместить фрагменты данных и функций CRM в приложениях, которые вы используете чаще всего.

Ознакомьтесь с дополнительными советами по выбору CRM-системы здесь.

Процесс реализации

4. Найдите лидера CRM в своей команде

Вероятно, в вашей команде или отделе есть хотя бы один человек, который любит проверять новое программное обеспечение и приложения. Или кто-то, кто помешан на организации и любит, чтобы все было систематизировано и тщательно изучено. Эти люди необходимы для быстрого внедрения CRM в ваш рабочий процесс.

Позвольте им протестировать новые функции и проверить, могут ли они быть полезны для ваших процессов. Пусть они будут помощниками для всей команды, чтобы отвечать на вопросы или оптимизировать ресурсы. Такие товарищи по команде могут помочь вам перевести ваши бизнес-процессы в CRM и, что немаловажно, сделают это намного лучше, чем случайно выбранный сотрудник.

5. Не перегружайте команду новизной

Обычно CRM-система представляет собой достаточно сложное программное обеспечение с обширным списком функций. Даже если вы собираетесь использовать все или большинство из них, не требуйте, чтобы каждый член команды исследовал каждый уголок и закоулок совершенно нового программного обеспечения.

Прежде всего, познакомьте их с основами: как создавать записи, какие поля заполнять и с какими типами данных, как назначать задачи, проверять статус воронки и т. д. Важно, чтобы вы объясняли не только как , но и почему им нужно это сделать. Это правило применимо к любой организации бизнес-процессов, поскольку оно помогает понять процесс и найти лучшие альтернативы.

Хитрости CRM для малого бизнеса

6. Чем проще, тем лучше

Вы в совершенстве знаете свой процесс продаж настолько детально, что пайплайн в CRM состоял бы из десятка этапов и десяти полей для каждой записи. Но так ли это необходимо? Чрезмерно подробные процессы могут в конечном итоге запутать ваших товарищей по команде и затруднить навигацию по конвейеру или информационной панели.

По возможности старайтесь все упрощать: объединяйте несколько этапов в один, используйте предустановленные данные полей, чтобы сделать выбор проще и точнее, используйте флажки для бинарных полей вместо текста и т. д. Кроме того, не всем в вашей команде нужен доступ ко всем этапам в трубопровод. Скройте их из представления по умолчанию, чтобы не загромождать его, не удаляя неиспользуемые записи.

7. Не заставляйте всех использовать одни и те же представления и отчеты

Хорошая CRM-система может не только помочь в улучшении отношений с клиентами за счет индивидуального подхода. Это также может добавить тот же штрих персонализации для людей, которые работают с системой. Часто гораздо лучше создать один большой конвейер или папку и ограничить некоторые элементы пользователями (в зависимости от их должностных обязанностей).

Например, в NetHunt CRM проще, когда у клиента есть одна запись в папке «Клиенты», вместо того, чтобы создавать свои записи в папках «Продажи», «Поддержка» и «Клиенты». Просто включите все этапы продаж в единый пайплайн и уберите ненужные этапы из поля зрения разных отделов.

8. Всегда переосмысливайте и изобретайте

Что хорошего в CRM-системах, так это то, что они гибки, когда дело доходит до структурирования. Не ожидайте, что ваша первая папка или структура конвейера будут идеальными. Со временем вы можете заметить, что наличие нового поля или сцены может помочь. Или вы можете решить, что вообще не используете некоторые данные CRM, так зачем вы вообще их собираете?

Время от времени просматривайте свои структуры CRM и вносите необходимые коррективы. Кроме того, обсудите это с товарищами по команде. Они могут иметь лучшее представление о процессах (поскольку именно они больше всего работают с системой), иметь свои собственные предложения по улучшению или выступать против изменений, которые могут необоснованно усложнить их работу.

9. Будьте мобильны

Почти каждый сервис сегодня имеет мобильное приложение. CRM-системы не являются исключением. Мобильная CRM может быть не так удобна для работы, как на десктопе, но она, безусловно, помогает иметь возможность проверять или обновлять клиентские данные со смартфона.

Мобильное приложение позволяет быстро найти контактные данные клиента, создать задачу или оставить заметку до того, как вы доберетесь до ПК и забудете подробности. Это особенно полезно для тех, кто работает в этой сфере, например, для агентов по недвижимости, юристов, консультантов и т. д.

10. Помните, CRM в первую очередь для пользователей

Вам, как руководителю проекта или генеральному директору, может понадобиться CRM больше всего. Для аналитики, отчетности, обзоров производительности и других бизнес-идей. Это может быть лучшее программное обеспечение для вас, но имейте в виду, что вы не тот, кто использует его чаще всего. Ваши товарищи по команде, торговые представители, члены службы поддержки — это те, кто на самом деле «скармливает» CRM данные.

Нет ничего хуже для производительности, чем работа с непослушным программным обеспечением, слишком сложным интерфейсом или слишком большим количеством полей для заполнения. Всегда будет сопротивление новому приложению для управления бизнесом или совместной работы, но если вы будете использовать CRM для увеличения продаж, вам нужно сделать его удобным для работы продавцов.