เคล็ดลับ 10 ข้อเพื่อความสำเร็จของ CRM ธุรกิจขนาดเล็ก

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์ทางธุรกิจที่สำคัญที่สุด ระบบ CRM สามารถสร้างหรือทำลายเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ เครื่องมือนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วย แต่คล้ายกับยา อาจมีผลข้างเคียงหรือข้อห้าม แต่เมื่อนำไปใช้อย่างถูกต้อง ระบบ CRM สามารถช่วยคุณและทีมของคุณในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มยอดขาย และกลายเป็นมืออาชีพที่มีการจัดการที่ดีขึ้นโดยรวม ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 10 อันดับแรกสำหรับวิธีใช้ CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การเลือกระบบ CRM

1. อย่าไล่ตามคุณสมบัติเพิ่มเติม

ในการปรับปรุงประสบการณ์ CRM ของคุณ ให้เริ่มต้นจากพื้นฐาน ตามปกติแล้ว มากขึ้นไม่ได้หมายความว่าดีขึ้น เมื่อเลือก CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อย่าตั้งเป้าที่จะรับทุกฟีเจอร์ขององค์กรธุรกิจที่พัฒนาและรวบรวมโดยซอฟต์แวร์ CRM ในช่วง 30 ปีที่ผ่านมา

เมื่อธุรกิจของคุณกำลังพัฒนาเท่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องสร้างลูกค้าเป้าหมายขั้นสูง คุณลักษณะของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ หรือความสามารถในการพัฒนาแบบกำหนดเอง ยึดติดกับพื้นฐาน คุณสามารถเพิ่มส่วนที่ซับซ้อนได้ในภายหลัง ซึ่งช่วยประหยัดเวลา เงิน และอาจช่วยปรับปรุงการนำ CRM มาใช้ในทีมของคุณ

2. ระบุข้อกำหนดที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง

CRM สามารถอวดได้ในการทำหลายร้อยสิ่ง แต่ถ้าคุณไม่สามารถทำสิ่งเดียวที่สำคัญที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ก็ไม่มีประโยชน์อะไรมาก ก่อนเลือก CRM ให้พิจารณาขั้นตอนการทำงานของคุณอย่างพิถีพิถัน และร่างรายการคุณสมบัติและกรณีใช้งานที่ CRM ต้องมีเพื่อทำงานให้กับคุณ

โปรดทราบว่า CRM อาจไม่มีคุณลักษณะเฉพาะอย่างที่คุณเคยจินตนาการหรือคุ้นเคย หากคุณตัดสินใจที่จะทดลองใช้ ให้ถามผู้จำหน่าย CRM ไม่ใช่เกี่ยวกับคุณสมบัติ แต่ให้อธิบายว่ากรณีการใช้งานใดที่คุณต้องการ

3. พิจารณาความสามารถในการบูรณาการ

สิ่งสำคัญของซอฟต์แวร์เกือบทุกชนิดในปัจจุบันคือวิธีการทำงานร่วมกับบริการอื่นๆ ที่คุณใช้เป็นประจำทุกวัน หากคุณกำลังใช้บริการบัญชีบางอย่าง ให้ตรวจสอบว่าโซลูชันที่คุณกำลังพิจารณาสามารถผสานรวมกับบริการดังกล่าวได้หรือไม่ ในกรณีที่คุณใช้บริการหลายอย่างจากระบบนิเวศเดียว คุณควรเลือกระบบ CRM ที่ทำงานร่วมกับบริการเหล่านั้นได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Gmail และ Google ไดรฟ์ NetHunt CRM สามารถช่วยคุณในการเชื่อมต่อระหว่างสิ่งเหล่านี้กับ Google Apps อื่นๆ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการวางบิตของข้อมูล CRM และฟังก์ชันการทำงานลงในแอปที่คุณใช้บ่อยที่สุด

ดูเคล็ดลับเพิ่มเติมในการเลือกระบบ CRM ที่นี่

กระบวนการดำเนินการ

4. ค้นหาผู้นำ CRM ในทีมของคุณ

อาจมีอย่างน้อย 1 คนในทีมหรือแผนกของคุณที่ชื่นชอบซอฟต์แวร์และแอปใหม่ๆ หรือคนที่คลั่งไคล้องค์กรและชอบที่จะทำทุกอย่างให้เป็นระบบและตรวจสอบ คนเหล่านี้มีความสำคัญต่อการนำ CRM ไปใช้อย่างรวดเร็วในเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ให้พวกเขาทดสอบคุณสมบัติใหม่ที่ออกมาและตรวจสอบว่ามีประโยชน์กับกระบวนการของคุณหรือไม่ ให้พวกเขาเป็นคนที่ทุกคนในทีมตอบคำถามหรือปรับทรัพยากรให้เหมาะสม เพื่อนร่วมทีมดังกล่าวสามารถช่วยคุณในการแปลกระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็น CRM และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือพวกเขาจะทำได้ดีกว่าพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งแบบสุ่ม

5. อย่าโอเวอร์โหลดทีมของคุณด้วยความแปลกใหม่

โดยปกติ ระบบ CRM เป็นซอฟต์แวร์ที่ค่อนข้างซับซ้อนพร้อมรายการคุณสมบัติมากมาย แม้ว่าคุณจะคาดหวังว่าจะใช้ทั้งหมดหรือเกือบทั้งหมด อย่าขอให้ทุกคนในทีมสำรวจทุกซอกทุกมุมของซอฟต์แวร์ใหม่ทั้งหมด

ก่อนอื่น แนะนำให้รู้จักกับพื้นฐาน: วิธีสร้างเรกคอร์ด ฟิลด์ใดที่ต้องกรอก และประเภทของข้อมูล วิธีมอบหมายงาน ตรวจสอบสถานะไปป์ไลน์ ฯลฯ สิ่งสำคัญคือคุณต้องอธิบายไม่เพียงแต่ว่า อย่างไร แต่ยังรวม ถึงเหตุผล ด้วย พวกเขาจำเป็นต้องทำอย่างนั้น นี่เป็นกฎที่ใช้กับองค์กรในกระบวนการทางธุรกิจใด ๆ เนื่องจากช่วยให้เข้าใจกระบวนการและค้นหาทางเลือกที่ดีกว่า

เคล็ดลับ CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

6. ยิ่งง่ายยิ่งดี

คุณทราบกระบวนการขายของคุณเป็นอย่างดีในรายละเอียดว่าไปป์ไลน์ใน CRM จะประกอบด้วยขั้นตอนโหลและสิบฟิลด์สำหรับแต่ละเรกคอร์ด แต่มันจำเป็นจริงๆเหรอ? กระบวนการที่มีรายละเอียดมากเกินไปอาจทำให้เพื่อนร่วมทีมสับสนและทำให้ไปป์ไลน์หรือแดชบอร์ดนำทางได้ยาก

พยายามทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้: รวมหลายขั้นตอนเป็นหนึ่งเดียว ใช้ข้อมูลฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้การเลือกง่ายขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น ใช้ช่องทำเครื่องหมายสำหรับฟิลด์ไบนารีแทนข้อความ ฯลฯ นอกจากนี้ ไม่ใช่ทุกคนในทีมของคุณจำเป็นต้องเข้าถึงทุกขั้นตอนใน ท่อ ซ่อนจากมุมมองเริ่มต้นเพื่อกระจายโดยไม่ลบระเบียนที่ไม่ได้ใช้

7. อย่าบังคับให้ทุกคนใช้มุมมองและรายงานเดียวกัน

ระบบ CRM ที่ยอดเยี่ยมไม่เพียงแต่ช่วยในการปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านแนวทางส่วนบุคคลเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับผู้ที่ทำงานกับระบบได้อีกด้วย บ่อยครั้งจะดีกว่ามากที่จะสร้างไปป์ไลน์ขนาดใหญ่หรือโฟลเดอร์เดียวและจำกัดองค์ประกอบบางอย่างสำหรับผู้ใช้ (ขึ้นอยู่กับความรับผิดชอบในงานของพวกเขา)

ตัวอย่างเช่น ใน NetHunt CRM จะง่ายกว่าเมื่อลูกค้ามีระเบียนเดียวในโฟลเดอร์ Clients แทนที่จะสร้างระเบียนในโฟลเดอร์ Sales, Support และ Clients เพียงรวมขั้นตอนการขายทั้งหมดไว้ในไปป์ไลน์เดียว และลบขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกจากมุมมองของแผนกต่างๆ

8. คิดใหม่และสร้างใหม่เสมอ

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับระบบ CRM คือมีความยืดหยุ่นในการจัดโครงสร้าง อย่าคาดหวังว่าโครงสร้างโฟลเดอร์หรือไปป์ไลน์แรกของคุณจะสมบูรณ์แบบ เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจสังเกตเห็นว่าการมีฟิลด์หรือเวทีใหม่อาจช่วยได้ หรือคุณอาจตัดสินใจว่าคุณไม่ได้ใช้ข้อมูล CRM เลย เหตุใดคุณจึงรวบรวมข้อมูล

ตรวจสอบโครงสร้าง CRM ของคุณเป็นครั้งคราวและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น ปรึกษาเรื่องนี้กับเพื่อนร่วมทีมของคุณด้วย พวกเขาอาจมีข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการต่างๆ (เนื่องจากพวกเขาเป็นคนที่ทำงานกับระบบมากที่สุด) มีข้อเสนอแนะในการปรับปรุงของตนเองหรือยืนหยัดต่อต้านการเปลี่ยนแปลงที่อาจทำให้งานของพวกเขายากขึ้นโดยไม่มีเหตุผล

9. ไปมือถือ

เกือบทุกบริการในปัจจุบันมีแอพมือถือ ระบบ CRM ก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น CRM บนมือถืออาจไม่สะดวกสบายในการทำงานเหมือนบนเดสก์ท็อป แต่แน่นอนว่าช่วยให้สามารถตรวจสอบหรืออัปเดตข้อมูลลูกค้าจากสมาร์ทโฟนของคุณได้

แอพมือถือช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลติดต่อลูกค้า สร้างงาน หรือจดบันทึกได้อย่างรวดเร็ว ก่อนที่คุณจะไปที่พีซีและลืมรายละเอียดไปได้เลย ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานภาคสนาม เช่น ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ ทนายความ ที่ปรึกษา ฯลฯ

10. อย่าลืมว่า CRM มีไว้สำหรับผู้ใช้ก่อน

คุณในฐานะหัวหน้าโครงการหรือ CEO อาจต้องการ CRM มากที่สุด สำหรับการวิเคราะห์ การรายงาน การทบทวนประสิทธิภาพ และข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจอื่นๆ อาจเป็นซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ แต่จำไว้ว่าคุณไม่ใช่คนที่ใช้มันมากที่สุด เพื่อนร่วมทีม ตัวแทนขาย สมาชิกฝ่ายสนับสนุน คือคนที่ "ป้อน" CRM ด้วยข้อมูลอย่างแท้จริง

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการทำงานกับซอฟต์แวร์ที่ไม่เกะกะ อินเทอร์เฟซที่ซับซ้อนเกินไป หรือฟิลด์ที่มีจำนวนมากเกินกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ จะมีการต่อต้านการจัดการธุรกิจใหม่หรือแอปการทำงานร่วมกันเสมอ แต่ถ้าคุณจะใช้ CRM เพื่อเพิ่มยอดขาย คุณจะต้องทำให้พนักงานขายสะดวกที่จะทำงานด้วย