ระบบสินค้าคงคลังถาวรคืออะไรและทำงานอย่างไร

ลองนึกภาพความสามารถในการคิดเพิ่มระดับสต็อกของคุณด้วยการคลิก มีข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสินค้าคงคลังของคุณทุกชั่วโมงของวัน และไม่เคยถูกบดบังด้วยการแจ้งเตือน "สินค้าหมดสต็อก" ที่น่าประหลาดใจ

ทั้งหมดนี้เป็นไปได้ด้วยระบบสินค้าคงคลังแบบ ถาวรวิธีการปฏิวัติการจัดการสต็อกนี้ได้กำหนดประสิทธิภาพและความแม่นยำในธุรกิจทั่วโลกใหม่

มาเปิดเผยประโยชน์ของมันและวิธีที่มันสามารถเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณ

สินค้าคงคลังถาวรคืออะไร?

วิธีการคงคลังถาวรเป็นระบบนวัตกรรมของการบัญชีสินค้าคงคลังที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงอย่างพิถีพิถันในบันทึกสินค้าคงคลัง ทันที ที่เกิดขึ้น

ไม่ว่าจะเป็นสินค้าที่ขาย แปรรูป หรือได้รับใหม่ ทุกกิจกรรมจะได้รับการอัปเดตทันทีในข้อมูลสินค้าคงคลัง ระบบถาวรจะรักษาบัญชีสินค้าคงคลังของคุณให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

โดยพื้นฐานแล้ว ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรเป็นแนวทางใน การจัดการสินค้าคงคลัง ที่กระทบยอดสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์

วิธีนี้ช่วยลดความล่าช้าระหว่างสินค้าคงคลังและบันทึกทางบัญชี

ทุกการปรับจะสะท้อนให้เห็นในระบบทันที นำเสนอมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับสถานะสินค้าคงคลังของคุณได้ทุกเมื่อ

ในทางกลับกัน ระบบสินค้าคงคลังตามงวด แบบดั้งเดิม ต้องการการตรวจนับสินค้าคงคลังด้วยตนเอง

ซึ่งหมายความว่าการอัปเดตสินค้าคงคลังจะไม่เกิดขึ้นทันที และบันทึกอาจไม่สะท้อนถึงสถานะที่แท้จริงของสินค้าคงคลังของคุณเสมอไป

การนับด้วยตนเอง อาจทำให้เกิดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด ความล่าช้า และความไร้ประสิทธิภาพ

นี่คือที่ มาของ บทบาทของ ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังแบบถาวร

ทันทีที่มีการทำธุรกรรมเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการขาย การส่งคืน หรือการเพิ่มสต็อกใหม่ ซอฟต์แวร์จะอัปเดตบันทึกสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง

ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการสินค้าคงคลังของคุณ หรือองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการประสิทธิภาพสูงสุด ระบบถาวร (สนับสนุนโดยซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังแบบถาวร) อาจเป็นกุญแจสำคัญในการ:

1. ปรับปรุงความแม่นยำของสินค้าคงคลัง
2. ลดสินค้าขาดสต๊อกและสินค้าล้นสต๊อก
3. ปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจ

ระบบสินค้าคงคลังถาวรคืออะไรและทำงานอย่างไร

ข้อแตกต่างหลักประการหนึ่งระหว่างระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรและแบบเป็นงวดคือวิธีการติดตามสินค้าคงคลัง

ลองมาดูกันดีกว่า

ระบบสินค้าคงคลังถาวรคืออะไร?

พูดง่ายๆ ก็คือ ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรคือวิธีการที่ใช้เทคโนโลยีในการจัดการสินค้าคงคลังที่ใช้ในการติดตามสินค้าคงคลังเมื่อมีการขายหรือรับสินค้าตามเวลาจริง

เทคโนโลยีที่สนับสนุนวิธีการคงคลังถาวรโดยทั่วไปคือแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ (เช่น Shopify) ระบบ ณ จุดขายด้วยคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังโดยเฉพาะ

ไม่ว่าจะใช้เทคโนโลยีใด ระบบจะรวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติและแสดงการเปลี่ยนแปลงโดยละเอียดในระดับสต็อกของคุณทันทีที่เกิดขึ้น

ระบบสินค้าคงคลังตามงวดคืออะไร?

ในทางกลับกันระบบธาตุเป็นตรงกันข้าม เป็นการดำเนินการทางกายภาพ ซึ่งหมายความว่าพนักงานจะต้องตรวจนับสินค้าคงคลังก่อนจึงจะสามารถเปรียบเทียบกับข้อมูลการขายได้

วิธีง่ายๆ ในการจดจำสิ่งนี้คือระบบประจำงวดจะบันทึกข้อมูล "เป็นระยะๆ" ในขณะที่ระบบถาวรจะทำงาน "ตลอดเวลา" ในพื้นหลัง โดยจะบันทึกข้อมูลสินค้าคงคลังที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

วิธีการของสินค้าคงคลังตามระยะเวลาทำให้มีข้อผิดพลาดมากมายและไม่ใช่ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ไม่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

ตัวอย่างจริงของระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรและตามระยะเวลา

แนวคิดเหล่านี้อาจดูเป็นนามธรรมหรือเชิงวิชาการในทางทฤษฎี แต่ลองมาดูตัวอย่างอีคอมเมิร์ซในโลกแห่งความเป็นจริงของทั้งสองระบบในทางปฏิบัติ

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นเจ้าของร้านอีคอมเมิร์ซสมมุติที่ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ส่วนบุคคล

ในสถานการณ์ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ลูกค้าสั่งซื้อหูฟังไร้สายหนึ่งคู่จากร้านค้าออนไลน์

เมื่อดำเนินการขายและยืนยันคำสั่งซื้อแล้ว ฐานข้อมูลสินค้าคงคลังจะได้รับการอัปเดตทันที โดยหักหูฟังที่ขายออกจากการนับสต็อก

ไม่จำเป็นต้องรอจนถึงสิ้นวันหรือสัปดาห์เพื่อทราบจำนวนหูฟังที่เหลืออยู่ในสต็อก

ข้อมูลตามเวลาจริงนี้ช่วยให้บริษัททราบเกี่ยวกับเวลาที่ต้องสั่งซื้อใหม่ ป้องกันไม่ให้ สินค้า หมด สต็อก

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อธุรกิจเติมสต็อกหูฟังไร้สาย ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังจะอัปเดตฐานข้อมูลทันทีเพื่อให้สอดคล้องกับระดับสต็อกใหม่

(จะง่ายยิ่งขึ้นหากระบบการจัดการสินค้าคงคลังผสานรวมกับ ระบบสแกนบาร์โค้ด )

ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามทางธุรกิจ ทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกสินค้าคงคลังมีความถูกต้องอยู่เสมอ

ข้อมูลตามเวลาจริงนี้สามารถนำเสนอข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับแนวโน้มและรูปแบบการขาย ทำให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลเป็นหลัก

ตอนนี้ให้เปรียบเทียบสิ่งนี้กับ ระบบสินค้าคงคลังตามงวด

ในสถานการณ์นี้ หากลูกค้าซื้อหูฟังไร้สายคู่เดียวกัน บันทึกสินค้าคงคลังจะไม่ได้รับการอัปเดตทันที

ธุรกิจจะรอจนกว่าจะสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนด (เช่น วัน สัปดาห์ หรือเดือน) จึงจะนับและอัปเดตระดับสินค้าคงคลังด้วยตนเอง

แม้ว่าแนวทางนี้อาจใช้ได้กับธุรกิจขนาดเล็กที่มีธุรกรรมไม่บ่อยนัก แต่ก็มีความท้าทายหลายประการสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซที่กำลังเติบโต

ประการแรก ความล่าช้าระหว่างการขายและการอัปเดตสินค้าคงคลังอาจนำไปสู่ความแตกต่างระหว่างระดับสินค้าคงคลังจริงและที่บันทึกไว้

ซึ่งอาจส่งผลให้ธุรกิจขายหูฟังมากกว่าที่มีในสต็อกโดยไม่รู้ตัว นำไปสู่สินค้าขาดตลาดและลูกค้าไม่พึงพอใจ

นี่เป็นความเสี่ยงอย่างยิ่งเมื่อขายใน หลายตลาด ซึ่งแต่ละแห่งมีระดับสต็อกสินค้าและสินค้าคงคลังที่จัดสรรไว้

ประการที่สอง ระบบสินค้าคงคลังตามงวดอาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

การนับด้วยตนเองอาจไม่ถูกต้องเสมอไป ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในบันทึกสินค้าคงคลัง

นอกจากนี้ หากไม่มีการอัปเดตสินค้าคงคลังตามเวลาจริง ธุรกิจอาจขาดข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจเติมสต็อกอย่างชาญฉลาด หรือระบุและตอบสนองต่อแนวโน้มการขายในทันที

ดังนั้น แม้ว่าระบบสินค้าคงคลังตามงวดอาจง่ายกว่าและมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าน้อยกว่า แต่ศักยภาพของข้อผิดพลาด ความไร้ประสิทธิภาพ และการขาดข้อมูลแบบเรียลไทม์สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสูงในระยะยาว

ในทางกลับกัน ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรพร้อมการอัปเดตตามเวลาจริงและระบบอัตโนมัติ นำเสนอแนวทางที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้นในการจัดการสินค้าคงคลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซที่กำลังเติบโต

ความแตกต่างที่สำคัญของระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวร

ต่อไปนี้คือคุณสมบัติหลักบางประการที่ทำให้ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรแตกต่างจากระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรอย่างง่าย:

เครื่องมือวิเคราะห์

โดยทั่วไปแล้ว ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรจะมีเครื่องมือวิเคราะห์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลสินค้าคงคลัง ระบุแนวโน้ม และทำการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการซื้อ ราคา และระดับการเก็บสต็อก

สนับสนุนการตัดสินใจ

ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรอาจสนับสนุนการตัดสินใจโดยแนะนำจุดสั่งซื้อใหม่ ระดับสินค้าคงคลังที่ปลอดภัย และพารามิเตอร์การจัดการสินค้าคงคลังอื่นๆ

ความสามารถในการพยากรณ์

ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรบางระบบรวมถึงความสามารถในการคาดการณ์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถคาดการณ์ระดับสินค้าคงคลังตามข้อมูลในอดีตและความต้องการที่คาดการณ์ไว้

บูรณาการกับระบบอื่นๆ

ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรอาจรวมเข้ากับระบบอื่นๆ เช่น ระบบ ณ จุดขาย (POS) หรือระบบการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM) เพื่อให้มุมมองที่สมบูรณ์ของระดับและแนวโน้มของสินค้าคงคลัง

การรายงานที่ปรับแต่งได้

ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรอาจอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างรายงานแบบกำหนดเองที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของการจัดการสินค้าคงคลัง เช่น การหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง สินค้าหมดสต็อก หรือสินค้าที่เคลื่อนไหวช้า

การสนับสนุนหลายตำแหน่ง

ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรบางระบบรองรับตำแหน่งที่ตั้งหลายแห่ง ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามระดับสินค้าคงคลังในคลังสินค้าหรือร้านค้าหลายแห่ง

การเข้าถึงมือถือ

ระบบควบคุมสินค้าคงคลังแบบถาวรอาจให้การเข้าถึงผ่านมือถือ ทำให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังและตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดในขณะเดินทาง

เมื่อใดที่คุณควรใช้ระบบสินค้าคงคลังถาวรสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ

ระบบสินค้าคงคลังแบบไม่สิ้นสุดคือแนวทางที่ดีที่สุดหากธุรกิจค้าปลีกของคุณจัดการกับยอดขายที่สูงได้ เช่นเดียวกับที่แบรนด์อีคอมเมิร์ซส่วนใหญ่ทำ

อย่างไรก็ตาม แม้ธุรกิจขนาดเล็กจะได้รับประโยชน์จากระบบการจัดการสินค้าคงคลังนี้ เพื่อลดความซับซ้อนและทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังเป็นแบบอัตโนมัติ

ข้อดีและข้อเสียของระบบสินค้าคงคลังถาวร

ระบบสินค้าคงคลังถาวรนั้นเหนือกว่าระบบสินค้าคงคลังตามงวดสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณด้วยเหตุผลหลายประการ ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดที่ไม่มีใครเทียบได้คือช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้อย่างมาก ข้อดีอื่นๆ ได้แก่:

ไม่มีการหยุดทำงาน

เนื่องจากทุกอย่างขึ้นอยู่กับเทคโนโลยี ระดับสต็อกจึงอัปเดตทันทีโดยใช้ระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบถาวร คุณสามารถบอกลางานที่ต้องใช้เวลามากในการตรวจนับสินค้าคงคลังและการหยุดทำงานของธุรกิจและโอกาสในการขายที่พลาดไป

เป็นโบนัส คุณจะได้องค์กรคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและช่วยประหยัดเวลาของพนักงาน คุณยังได้เพลิดเพลินกับต้นทุนห่วงโซ่อุปทานที่ลดลง กระแสเงินสดที่ดีขึ้น และเพิ่มผลกำไรให้กับบริษัทของคุณ

ช่วยปรับปรุงการคาดการณ์ของคุณ

การพยากรณ์ที่แม่นยำ เป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ Cisco ซึ่งเป็นบริษัทยักษ์ใหญ่ด้านอุปกรณ์เครือข่าย ได้เรียนรู้วิธีการอย่างหนักเกี่ยวกับผลที่ตามมาของการคาดการณ์สต๊อกสินค้าที่ไม่ดีในปี 2544

ต้องตัดจำหน่ายส่วนประกอบอุปกรณ์และวัตถุดิบประมาณ 2.25 พันล้านดอลลาร์จากการขาดทุน

ธุรกิจของคุณอาจยังไม่อยู่ในระดับนั้น แต่การขาดทุนก็คือการขาดทุน — มันยังเจ็บอยู่ ด้วยความช่วยเหลือของระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร คุณสามารถหลีกเลี่ยงการสูญเสียต่อธุรกิจของคุณได้

เนื่องจากคุณสามารถติดตามธุรกรรมทั้งหมดได้ คุณจึงมั่นใจได้ถึงความรับผิดชอบต่อผลิตภัณฑ์ทั้งหมดตามความต้องการ

บันทึกตามเวลาจริง

ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องมีความแม่นยำมากกว่าระบบสินค้าคงคลังแบบเป็นงวด

เหตุผลนี้ง่ายมาก: เนื่องจากงานหลักในการจัดการสินค้าคงคลังเป็นแบบอัตโนมัติ ข้อมูลการขายและสินค้าคงคลังจะถูกบันทึกทันทีที่เกิดขึ้น ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการคาดการณ์และการตรวจสอบสต็อก

ซึ่งหมายความว่าธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณจะมีบัญชีสินค้าคงคลังที่แม่นยำยิ่งขึ้นเมื่อต้องการ

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงสินค้าหมดสต็อก ตลอดจนการขาดแคลนผลิตภัณฑ์และการผลิตได้

ลดต้นทุนการจัดการสินค้าคงคลัง

ระบบสินค้าคงคลังถาวรให้ชุดข้อมูลที่ครอบคลุมของเมตริกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังของคุณ

ส่วนที่ดีที่สุดคือเมื่อตั้งค่าสูตรระบบการคิดต้นทุนอย่างถูกต้องแล้ว การวิเคราะห์ข้อมูลนี้จะค่อนข้างง่าย (เพิ่มเติมในภายหลัง)

สิ่งนี้มีผลในเชิงบวกในการลดเงินที่คุณใช้จ่ายในการจัดการสินค้าคงคลัง ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถคาดการณ์ความต้องการได้แม่นยำยิ่งขึ้น และหลีกเลี่ยงวัตถุดิบและสต็อกที่มากเกินไป

คุณยังสามารถเพิ่มหรือลดค่าใช้จ่ายในการถือครองสต็อกตามความต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ต้องจ่ายค่าพื้นที่จัดเก็บที่คุณไม่ต้องการ และในทางกลับกัน

ข้อเสียของระบบสินค้าคงคลังถาวร

ก่อนที่เราจะพูดถึงข้อเสียของระบบสินค้าคงคลังถาวร สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าแม้ว่าบางประเด็นต่อไปนี้จะถูกระบุว่าเป็นข้อเสีย แต่ก็เป็นเหมือนความไม่สะดวกเล็กน้อยเมื่อเทียบกับทางเลือกอื่น (ระบบสินค้าคงคลังตามระยะเวลา)

การตรวจสอบสต๊อกสินค้าประจำปี

แม้ว่าคุณจะมีระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบถาวร คุณต้องนับสินค้าคงคลังของคุณเพื่อซิงโครไนซ์ข้อมูลของคุณ

จำเป็นต้องมีการตรวจนับนี้เนื่องจากสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้อาจไม่ได้สะท้อนถึงสิ่งที่มีอยู่จริงในสต็อกเมื่อเวลาผ่านไป นับประสาอะไรกับการขนส่งที่ลดลงหรือสินค้าคงคลังตามใบสั่ง รวมถึงการบัญชีสำหรับการแตกหัก สินค้าที่ถูกขโมย และการสูญเสียจากการหดตัว (ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังใน ธุรกิจของคุณ).

หากคุณกำลังมองหาวิธีที่มี ประสิทธิภาพ ที่สุดในการตรวจสอบสินค้าคงคลังของคุณ โปรดดู โพสต์ของเราเกี่ยวกับการนับตามรอบ

การหดตัว เกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ รวมถึงข้อผิดพลาดของซัพพลายเออร์ การขโมยของพนักงาน และข้อผิดพลาดด้านเอกสาร

เป็นปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งอาจทำให้สูญเสียกำไรได้ คุณไม่สามารถชดเชยต้นทุนสินค้าคงคลังได้ และคุณไม่สามารถขายสินค้าคงคลังเพื่อสร้างรายได้

ข่าวดีก็คือการหดตัวสามารถหักออกจากการคืนภาษีส่วนบุคคลหรือภาษีธุรกิจของคุณเมื่อค้นพบ บันทึกที่พิถีพิถันจากระบบสินค้าคงคลังถาวรสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้

การเก็บบันทึกและการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

ข้อมูลเพิ่มเติมหมายถึงความรับผิดชอบที่มากขึ้น เนื่องจากระบบสินค้าคงคลังถาวรได้รับการออกแบบมาเพื่อติดตามและบันทึกธุรกรรมสินค้าคงคลังทุกรายการ คุณต้องสร้างระบบการเก็บบันทึกและการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพเท่ากันสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวม

ทำไม

ข้อผิดพลาดและรายการที่สแกนไม่ถูกต้องอาจส่งผลกระทบต่อบันทึกสินค้าคงคลังของคุณ

โชคดีที่คุณสามารถจัดการกับสิ่งนี้ทางคณิตศาสตร์ได้โดยใช้สูตร (การแก้ไข) ที่อธิบายถึงปัจจัยส่วนใหญ่เหล่านี้ เราจะไปถึงจุดนั้นในอีกสักครู่

ค่าติดตั้งที่สูงขึ้น

ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องอาจมีราคาแพงกว่าในการใช้วิธีการจัดการสินค้าคงคลังตามระยะเวลาเนื่องจากความต้องการซอฟต์แวร์ อุปกรณ์ และการฝึกอบรม

อย่างไรก็ตาม การตั้งค่าเริ่มต้นมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการจ่ายเองในการอัปเดตสินค้าคงคลังตามเวลาจริงและการจัดทำบัญชีสต็อกคงเหลือที่แม่นยำ

คุณลักษณะเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณหลีกเลี่ยงสินค้าหมดสต็อกและกระตุ้นให้พนักงานติดต่อกับสินค้าคงคลังน้อยที่สุด

การติดตามสินค้าคงคลังภายใต้ระบบสินค้าคงคลังถาวรเป็นอย่างไร

เราได้สร้างไว้แล้วว่าระบบสินค้าคงคลังแบบถาวรทำงานโดยการอัปเดตการนับสต็อกทันทีที่ซื้อหรือขาย แต่ในทางปฏิบัติระบบสินค้าคงคลังถาวรทำงานอย่างไร

คู่มือนี้มุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชันที่สำคัญห้าประการของระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร — ระดับสินค้าคงคลัง, COGS (ต้นทุนขาย), จุดสั่งซื้อใหม่, ใบสั่งซื้อ และสต็อกที่ได้รับ

หมายเหตุ: กระบวนการอาจแตกต่างกันเล็กน้อยเมื่อรวมเข้ากับธุรกิจของคุณ และขึ้นอยู่กับโครงสร้างห่วงโซ่อุปทานของคุณ เราขอแนะนำ ให้กำหนดเวลาการสาธิต เพื่อให้เราสามารถปรับแต่ง SkuVault ให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณได้

1. ระดับสินค้าคงคลัง

เมื่อมีการขายผลิตภัณฑ์ ระบบจะ ใช้ RFID (การระบุด้วยคลื่นความถี่วิทยุ) หรือเครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อแจ้งให้ระบบจัดการสินค้าคงคลังที่เชื่อมโยงกับระบบ ณ จุดขายของคุณทราบถึงการอัปเดตเดบิต

จากนั้นระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงนี้และเผยแพร่ไปยังช่องทางการขายทั้งหมด

2. COGS (ต้นทุนขาย)

ต้นทุน ขาย หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า COGS เป็นเมตริกทางการเงินที่สำคัญซึ่งระบุต้นทุนโดยตรงในการผลิตสินค้าที่ธุรกิจขาย

ซึ่งรวมถึงค่าวัสดุและแรงงานที่ใช้โดยตรงในการสร้างผลิตภัณฑ์

ในบริบทของระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร COGS จะไม่ยังคงเป็นตัวเลขคงที่ แต่ได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและคำนวณใหม่ตามเวลาจริง เช่นเดียวกับระดับสินค้าคงคลังของคุณ

มาเจาะลึกลงไปถึงวิธีการทำงาน

ทุกครั้งที่ขายสินค้า ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์นั้นๆ จะถูกเพิ่มใน COGS สำหรับงวดนั้น

สิ่งนี้ทำโดยอัตโนมัติในระบบสินค้าคงคลังถาวร ในทำนองเดียวกัน เมื่อมีการเพิ่มสินค้าไปยังสินค้าคงคลังของคุณ ต้นทุนของการได้มาหรือการผลิตสินค้านั้นจะถูกนำมาพิจารณาด้วย

ดังนั้น ความผันผวนใดๆ ในสินค้าคงคลังของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการบวกหรือการลบ จะส่งผลต่อ COGS ที่คำนวณทันที

การอัปเดต COGS ตามเวลาจริงในระบบสินค้าคงคลังแบบไม่สิ้นสุดมีข้อได้เปรียบที่สำคัญ ช่วยให้ธุรกิจสามารถมองเห็นต้นทุนทางตรงของสินค้าที่ขายได้ทันที ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจด้านราคา การตลาด และกลยุทธ์การจัดซื้อได้อย่างชาญฉลาด

ตัวอย่างเช่น หาก COGS เพิ่มขึ้น ธุรกิจอาจต้องพิจารณาเพิ่มราคาขายหรือหาวิธีการผลิตที่คุ้มค่า

หรือหาก COGS ค่อนข้างต่ำ ก็อาจส่งสัญญาณถึงโอกาสในการเสนอส่วนลดส่งเสริมการขายเพื่อกระตุ้นยอดขายโดยไม่กระทบต่ออัตรากำไร

นอกจากนี้ ข้อมูล COGS ตามเวลาจริงยังช่วยเพิ่มความแม่นยำในการรายงานทางการเงิน เนื่องจาก COGS เป็นปัจจัยสำคัญในการคำนวณกำไรขั้นต้น (รายได้ – COGS = กำไรขั้นต้น) การอัปเดตข้อมูล COGS จึงมีส่วนช่วยในการคำนวณกำไรที่แม่นยำและการวิเคราะห์ธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

3. จัดลำดับคะแนนใหม่

จุดสั่งซื้อซ้ำ มีความสำคัญต่อการจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งสัญญาณว่าเมื่อใดควรสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่เพื่อรักษาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

จุดจัดลำดับใหม่เหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงตัวเลขคงที่ภายในระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบถาวร แต่สามารถอัปเดตแบบไดนามิกตามข้อมูลสินค้าคงคลังในอดีตและข้อมูลการขาย

โดยพื้นฐานแล้ว ระบบสินค้าคงคลังถาวรจะบันทึกธุรกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ SKU แต่ละรายการ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับรูปแบบต่างๆ เช่น ความเร็วในการขาย ความผันผวนของอุปสงค์ตามฤดูกาล และระยะเวลารอสินค้าจากซัพพลายเออร์

จากข้อมูลประวัติที่สะสมนี้ ระบบจะสามารถปรับจุดสั่งซื้อใหม่แบบเรียลไทม์อย่างชาญฉลาดเพื่อให้ตรงกับการไหลของปริมาณการขายในธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากอัตราการขายของผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่งเพิ่มขึ้นอย่างกระทันหันเนื่องจากความต้องการตามฤดูกาล ระบบจะตรวจจับการเปลี่ยนแปลงนี้และลดจุดสั่งซื้อใหม่โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการเติมสต็อกทันเวลา

ในทางกลับกัน หากยอดขายของสินค้าลดลง ระบบสามารถเพิ่มจุดสั่งซื้อใหม่เพื่อป้องกันการสต๊อกสินค้ามากเกินไป

การปรับจุดสั่งซื้อใหม่แบบไดนามิกนี้มีส่วนช่วยในการรักษาระดับสินค้าคงคลังที่ เหมาะสม ลดความเสี่ยงของ สินค้าหมดสต็อกและสถานการณ์สินค้าล้นสต็อก

ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณมีสต็อกที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าและประสิทธิภาพของธุรกิจในท้ายที่สุด

4. ใบสั่งซื้อ

การสร้างและการส่งใบสั่งซื้อในระบบสินค้าคงคลังแบบไม่จำกัดเวลาจะกลายเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการสินค้าคงคลังของคุณ

เมื่อ SKU ไปถึงจุดที่ต้องสั่งซื้อใหม่ ระบบบางระบบสามารถเปิดใช้ใบสั่งซื้อได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องตรวจสอบและแทรกแซงด้วยตนเอง

ซึ่งหมายความว่าในขณะที่สินค้าคงคลังของคุณสำหรับรายการใดรายการหนึ่งลดลงถึงจุดสั่งซื้อใหม่ คำสั่งธุรกรรมใหม่ที่มีรายละเอียดจำนวนที่ต้องการของรายการจะถูกสร้างขึ้น

คำสั่งซื้อนี้จะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของคุณโดยอัตโนมัติ

กระบวนการนี้ทำให้แน่ใจได้ว่ามีการเติมสต็อกทันเวลาและป้องกันสินค้าหมดที่อาจขัดขวางการดำเนินธุรกิจของคุณและส่งผลเสียต่อความพึงพอใจของลูกค้า

นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่มักเกี่ยวข้องกับการสร้างใบสั่งซื้อด้วยตนเอง เช่น ปริมาณที่ไม่ถูกต้องหรือรายละเอียดของซัพพลายเออร์ที่ไม่ถูกต้อง

นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร ทำให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์มากกว่าการตรวจสอบสินค้าคงคลังตามปกติ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง:วิธีใช้สูตรสต็อคที่ปลอดภัย: คำแนะนำทีละขั้นตอน

5. สินค้าที่ได้รับ

การรับสินค้าเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดการสินค้าคงคลัง ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องเช่น SkuVault ได้รับการออกแบบอย่างประณีตเพื่อรวมเข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการคลังสินค้าได้อย่างลงตัว

ส่งผลให้เกิดกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวในการจัดการสต็อกสินค้าที่เข้ามา

นี่คือวิธีการทำงาน: ทันทีที่สินค้าของคุณมาถึงคลังสินค้าของคุณ สินค้านั้นจะถูกสแกนโดยใช้บาร์โค้ด รหัส QR หรือแท็ก RFID

ข้อมูลจะถูกสื่อสารโดยตรงไปยังระบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณในระหว่างการสแกนนี้ ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกสินค้าคงคลังของคุณได้รับการอัปเดตทันทีและถูกต้องเพื่อแสดงถึงสต็อกใหม่

การอัปเดตตามเวลาจริงนี้มีข้อดีหลายประการ:

1. ช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องของบันทึกสินค้าคงคลังของคุณ ลดความเป็นไปได้ของความแตกต่างระหว่างสต็อกจริงกับข้อมูลที่บันทึกไว้
2. ช่วยให้คุณมองเห็นระดับสินค้าคงคลังในปัจจุบันได้ทันที ทำให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการเติมสต็อก การขาย และกลยุทธ์ทางการตลาด
3. ช่วยให้ การดำเนิน งาน คลังสินค้า คล่องตัว

ซอฟต์แวร์การจัดการคลังสินค้าสามารถแนะนำการจัดวางสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ และอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อที่รวดเร็วและเป็นระเบียบมากขึ้น

ระบบสินค้าคงคลังถาวรถูกสร้างขึ้นโดยพื้นฐานจากการรวบรวมและการใช้ข้อมูลอย่างต่อเนื่องในทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดการสินค้าคงคลัง

ตั้งแต่การขายเริ่มต้นและการประมวลผลผลิตภัณฑ์ไปจนถึงจุดสั่งซื้อใหม่และการรับสินค้าใหม่ แต่ละขั้นตอนจะถูกติดตามอย่างพิถีพิถันและวนซ้ำไปเรื่อย ๆ ตราบใดที่ระบบยังทำงานอยู่

วงจรการไหลของข้อมูลที่ต่อเนื่องนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าห่วงโซ่อุปทานจะราบรื่น ไม่หยุดชะงัก ช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

การจัดการสินค้าคงคลังไม่ต้องคาดเดาอีกต่อไป แทนที่ด้วยข้อมูลเรียลไทม์ที่แม่นยำซึ่งช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และมีข้อมูลเพียงพอ

สูตรในสินค้าคงคลังถาวร

ธุรกิจใช้วิธีการต่างๆ เพื่อบัญชีสำหรับต้นทุนของสินค้าคงคลังที่มีอยู่ ไม่ว่าต้นทุนสินค้าคงคลังทั้งหมดที่ออกใบแจ้งหนี้จะยังคงที่

เมื่อใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร ระบบหรือสูตรการคิดต้นทุนสินค้าคงคลังเหล่านี้ให้วิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการติดตามการตรวจนับสินค้าคงคลัง

ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมรายการวิธีการยอดนิยมและวิธีการนำไปใช้กับธุรกิจของคุณ

แนวทางการเข้าก่อนออกก่อน (FIFO)

หลักการพื้นฐานของแนวทางนี้นั้นเรียบง่าย: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ซื้อหุ้นในลำดับเดียวกันกับที่สร้างหรือซื้อ

วิธีนี้มีประโยชน์หากคุณมีสินค้าที่เน่าเสียง่ายอยู่ในมือ

การสต็อกสินค้าที่ไม่เน่าเสียง่ายยังเป็นประโยชน์ เพราะสินค้าที่เก็บไว้เป็นระยะเวลานานอาจต้องปรับปรุง เสียหาย หรือขายไม่ได้

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการรวม FIFO เข้ากับกระบวนการสินค้าคงคลังแบบถาวรของคุณคือการเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่จากด้านหลังห้องเก็บสต็อกของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าสต็อกเก่าจะถูกนำออกจากชั้นวางก่อนเมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามา

แนวทางสุดท้ายเข้าก่อนออกก่อน (LIFO)

ไม่เหมือนกับวิธี FIFO ซึ่งคำนวณต้นทุนของสินค้าที่ขายในคำสั่งซื้อที่ได้รับ วิธี LIFO จะคำนวณ COGS (ต้นทุนขาย) โดยใช้ต้นทุนของใบสั่งซื้อสต็อกล่าสุด

ในแง่ที่ง่ายกว่านั้น สินค้าคงคลังจะถูกคำนวณและปรับปรุงตามต้นทุนรวมของใบสั่งซื้อ จากนั้นจึงเปรียบเทียบกับข้อมูลการขาย ตรงกันข้ามกับระดับสินค้าคงคลังที่มีการเปลี่ยนแปลงในการขายแต่ละครั้ง

วิธีต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก

วิธีต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักกำหนดจำนวนสินค้าคงคลังที่ขายไปแล้วและระดับสินค้าคงคลัง ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง

โดยจะคำนวณเป็น COGS/จำนวนสต็อกทั้งหมดในสินค้าคงคลัง

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง:สูตรสินค้าคงคลังเฉลี่ย: เมื่อใดควรใช้และทำไม – SkuVault

แนวทางสินค้าสำเร็จรูป

ธุรกิจต่างๆ ใช้ การตรวจนับสินค้าสำเร็จรูป เพื่อกำหนดจำนวนสินค้าคงคลังที่สามารถจัดส่งได้ทันทีที่มีการสั่งซื้อ

เป็นที่นิยมใช้โดยธุรกิจที่สต็อกวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป

นอกจากนี้ยังใช้ในการคาดการณ์ต้นทุนสินค้าคงคลังโดยการคำนวณต้นทุนรวมของสินค้าคงคลัง (วัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป)

สูตร: มูลค่าสินค้าสำเร็จรูปของปีก่อน + (COGM – COGS)

ปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจ

ปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจ (EOQ) คือคำสั่งซื้อที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณสำหรับสินค้าคงคลัง เพื่อเพิ่มพื้นที่คลังสินค้าและลดสินค้าคงคลังให้เหลือน้อยที่สุด

คำนวณโดยใช้รากที่สองของ [2SD] / H = EOQ

โดยที่ H ย่อมาจาก Holding Cost (ต่อหน่วย ต่อปี)

S คือค่าธรรมเนียมการติดตั้ง (ต่อการสั่งซื้อรวมการจัดการและการจัดส่ง)

D คืออัตราความต้องการ (ปริมาณการขายหุ้นโดยเฉลี่ยต่อปี)

ความคิดสุดท้าย

การให้เครื่องมือการจัดการสินค้าคงคลังแก่บริษัทของคุณจะช่วยรับประกันความสำเร็จโดยรวม

เมื่อรวมกับระบบสินค้าคงคลังแบบถาวร เครื่องมือเหล่านี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการสินค้าคงคลังของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม การเลือกระบบสินค้าคงคลังถาวรเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสมการเท่านั้น คุณยังต้องการซอฟต์แวร์ การผสานรวม และพันธมิตรที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความพยายามด้านลอจิสติกส์ของคุณ

SkuVault สามารถเป็นร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับสินค้าคงคลังทุกอย่าง

SkuVault ช่วยให้คุณ ใช้เวลาน้อยลงกับงานการจัดการสินค้าคงคลัง ขณะที่ยังคงรักษาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับซัพพลายเชนของคุณไว้อย่างสมบูรณ์

กำหนดเวลาการสาธิตวันนี้ แล้วเราจะแสดงให้คุณเห็นว่าเราสามารถช่วยคุณทำงานกับธุรกิจของคุณได้อย่างไรแทนที่จะเป็นแค่การสาธิต