¿Qué es un sistema de inventario perpetuo y cómo funciona?
Publicado: 2023-06-09
Imagine la capacidad de evocar sus niveles de existencias con un clic, tener información en tiempo real sobre su inventario a cualquier hora del día y nunca ser sorprendido por una notificación sorpresa de "agotado".
Todo esto es posible gracias alos sistemas de inventario perpetuo .Este enfoque revolucionario de la gestión de existencias ha redefinido la eficiencia y la precisión en las empresas de todo el mundo.
Descubramos sus beneficios y cómo puede transformar su negocio.
¿Qué es el Inventario Perpetuo?
El método de inventario perpetuo es un sistema innovador de contabilidad de inventario que registra meticulosamente las alteraciones en los registros de inventario en el instante en que ocurren .
Ya sea que se trate de un producto vendido, procesado o recién recibido, cada actividad se actualiza inmediatamente en los datos del inventario. El sistema perpetuo esencialmente mantiene una cuenta constante y actualizada de su inventario.
En esencia, un sistema de inventario perpetuo es un enfoque para la gestión de inventario que concilia el inventario en tiempo real.
Este método elimina el desfase entre el inventario físico y los registros contables.
Cada ajuste se refleja instantáneamente en el sistema, ofreciendo una vista integral del estado de su inventario en cualquier momento.
Por otro lado, el sistema de inventario periódico tradicional requiere conteos manuales de inventario físico.
Esto significa que las actualizaciones de inventario no son inmediatas y es posible que los registros no siempre reflejen el estado real de su inventario.
Los conteos manuales pueden presentar el riesgo de errores, demoras e ineficiencias.
Aquí es donde entra en juego el papel del software de inventario perpetuo .
Tan pronto como se produce una transacción, ya sea una venta, una devolución o la adición de nuevas existencias, el software actualiza automáticamente los registros de inventario, eliminando la necesidad de una intervención manual.
Tanto si es propietario de una pequeña empresa que busca optimizar sus procesos de inventario como si es una gran empresa que busca una eficiencia óptima, el sistema perpetuo (respaldado por el software de inventario perpetuo) podría ser su clave para:
- Precisión de inventario mejorada
- Reducción de situaciones de falta de existencias y exceso de existencias
- Rendimiento comercial mejorado
¿Qué es un sistema de inventario perpetuo y cómo funciona?
Una de las principales diferencias entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico es cómo se realiza el seguimiento del inventario.
Miremos más de cerca.
¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?
En términos simples, un sistema de inventario perpetuo es un método de gestión de inventario basado en tecnología que se utiliza para realizar un seguimiento de las existencias a medida que se venden o reciben en tiempo real.
La tecnología que respalda los métodos de inventario perpetuo suele ser una plataforma de comercio electrónico (como Shopify), un sistema de punto de venta computarizado o un software de gestión de inventario dedicado.
Independientemente de la tecnología que se utilice, recopila datos automáticamente y muestra cambios detallados en sus niveles de existencias a medida que ocurren.
¿Qué es un Sistema de Inventario Periódico?
Un sistema periódico, por otro lado, es todo lo contrario. Se realiza físicamente, lo que significa que un miembro del personal debe contar físicamente las existencias antes de poder compararlas con los datos de ventas.
Una manera fácil de recordar esto es que los sistemas periódicos registran datos "periódicamente", mientras que los sistemas perpetuos se ejecutan "perpetuamente" en segundo plano, registrando toda la información de inventario relevante.
Los métodos de inventario periódico dejan mucho margen de error y no son los sistemas de gestión de inventario más ineficientes.
Un ejemplo del mundo real de sistemas de inventario perpetuo y periódico
Estos conceptos pueden parecer abstractos o académicos en teoría, pero veamos un ejemplo de comercio electrónico del mundo real de estos dos sistemas en la práctica.
Imagina que tienes una tienda de comercio electrónico hipotética que vende productos electrónicos personales.
En un escenario de sistema de inventario perpetuo, un cliente solicita un par de auriculares inalámbricos en la tienda en línea.
Cuando se procesa la venta y se confirma el pedido, la base de datos de inventario se actualiza inmediatamente, deduciendo el par de auriculares vendidos del recuento de existencias.
No es necesario esperar hasta el final del día o de la semana para saber exactamente cuántos auriculares quedan en stock.
Estos datos en tiempo real mantienen a la empresa informada sobre cuándo volver a hacer un pedido, evitando posibles desabastecimientos .
Además, cuando la empresa reabastece los auriculares inalámbricos, el software de inventario actualiza instantáneamente la base de datos para reflejar los nuevos niveles de existencias.
(Esto es aún más fácil si el sistema de gestión de inventario se integra con un sistema de lectura de códigos de barras ) .
Esta automatización ahorra tiempo y esfuerzo al negocio, asegurando que el registro de inventario sea siempre preciso.
Estos datos en tiempo real pueden ofrecer información valiosa sobre tendencias y patrones de ventas, lo que permite a la empresa tomar decisiones basadas en datos.
Ahora, compare esto con un sistema de inventario periódico.
En este escenario, si un cliente compra el mismo par de auriculares inalámbricos, los registros de inventario no se actualizarán inmediatamente.
En cambio, la empresa esperaría hasta el final de un período establecido (por ejemplo, día, semana o mes) para contar y actualizar manualmente los niveles de inventario.
Si bien este enfoque podría funcionar para empresas más pequeñas con transacciones menos frecuentes, plantea varios desafíos para las empresas de comercio electrónico en crecimiento.
En primer lugar, el retraso entre la venta y la actualización del inventario podría dar lugar a discrepancias entre los niveles de inventario reales y registrados.
Esto podría dar lugar a que la empresa, sin saberlo, venda más auriculares de los que tiene en stock, lo que provocaría desabastecimientos y clientes insatisfechos.
Esto es especialmente arriesgado cuando se vende en múltiples mercados , cada uno con sus propios niveles de existencias e inventario asignado.
En segundo lugar, los sistemas de inventario periódico pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores humanos.
Es posible que los recuentos manuales no siempre sean precisos, lo que podría generar errores en los registros de inventario.
Además, sin actualizaciones de inventario en tiempo real, la empresa podría carecer de los datos necesarios para tomar decisiones informadas de reabastecimiento o identificar y responder rápidamente a las tendencias de ventas.
Entonces, si bien los sistemas de inventario periódico pueden ser más simples y menos costosos al principio, la posibilidad de errores, ineficiencias y falta de datos en tiempo real puede resultar costosa a largo plazo.
Por otro lado, los sistemas de inventario permanente, con sus actualizaciones y automatización en tiempo real, ofrecen un enfoque más eficiente y preciso para la gestión de inventario, especialmente para las empresas de comercio electrónico en crecimiento.
Principales diferencias de los sistemas de control de inventario perpetuo
Aquí hay algunas características clave que distinguen un sistema de control de inventario perpetuo de un sistema de inventario perpetuo simple:
Herramientas de análisis
Un sistema de control de inventario perpetuo generalmente incluye herramientas de análisis que permiten a los usuarios analizar datos de inventario, identificar tendencias y tomar decisiones informadas sobre compras, precios y niveles de existencias.
Apoyo a la toma de decisiones
Un sistema de control de inventario perpetuo puede respaldar la toma de decisiones al recomendar puntos de pedido, niveles de existencias de seguridad y otros parámetros de gestión de inventario.
Capacidades de pronóstico
Algunos sistemas de control de inventario perpetuo incluyen capacidades de pronóstico que permiten a los usuarios proyectar niveles de inventario basados en datos históricos y demanda anticipada.
Integración con otros sistemas
Un sistema de control de inventario perpetuo se puede integrar con otros sistemas, como los sistemas de punto de venta (POS) o los sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM), para proporcionar una visión completa de los niveles y tendencias del inventario.
Informes personalizables
Un sistema de control de inventario perpetuo puede permitir a los usuarios crear informes personalizados que brinden información sobre aspectos específicos de la gestión de inventario, como rotación de inventario, desabastecimiento o artículos de movimiento lento.
Soporte de múltiples ubicaciones
Algunos sistemas de control de inventario perpetuo admiten múltiples ubicaciones, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los niveles de inventario en múltiples almacenes o tiendas.
Acceso móvil
Un sistema de control de inventario perpetuo puede ofrecer acceso móvil, lo que permite a los usuarios monitorear los niveles de inventario y tomar decisiones informadas sobre la marcha.
¿Cuándo debe usar un sistema de inventario perpetuo para su negocio de comercio electrónico?
Un sistema de inventario perpetuo es la mejor manera de avanzar si su negocio minorista maneja un alto volumen de ventas, como lo hacen la mayoría de las marcas de comercio electrónico.
Sin embargo, incluso las pequeñas empresas se beneficiarán de este sistema de gestión de inventario para simplificar y automatizar las tareas relacionadas con el inventario.
Las ventajas y desventajas de un sistema de inventario perpetuo
Un sistema de inventario perpetuo es muy superior a un sistema de inventario periódico para su negocio de comercio electrónico por varias razones. La mayor ventaja, sin excepción, es que reduce significativamente el error humano. Otras ventajas incluyen:
Sin tiempo de inactividad
Dado que todo depende de la tecnología, los niveles de existencias se actualizan instantáneamente mediante el sistema de gestión de inventario perpetuo. Puede despedirse de la laboriosa tarea de realizar un recuento de inventario físico y el tiempo de inactividad comercial resultante y las oportunidades de ventas perdidas.
Como beneficio adicional, obtiene una organización de almacén que es más eficiente y ahorra tiempo a los empleados. También disfruta de costos más bajos en la cadena de suministro, flujo de caja mejorado y un impulso a los resultados de su empresa.
Mejora tu pronóstico
La previsión precisa es un componente crítico de la gestión eficaz del inventario. Cisco, el gigante de los equipos de red, aprendió por las malas las consecuencias de una mala previsión de existencias en 2001.
Tuvo que cancelar alrededor de $ 2.25 mil millones en componentes de equipos y materias primas como pérdida.
Es posible que su negocio aún no esté en esa escala, pero una pérdida es una pérdida, todavía duele. Con la ayuda de un sistema de inventario perpetuo, puede evitar pérdidas en su negocio.
Debido a que puede realizar un seguimiento de todas las transacciones, puede garantizar la responsabilidad total del producto bajo demanda.
Registros en tiempo real
Un sistema de inventario perpetuo también es másprecisoque un sistema de inventario periódico.
La razón de esto es simple: debido a que las tareas clave de administración de inventario están automatizadas, los datos de ventas e inventario se registran tan pronto como ocurren, lo que tiene aplicaciones positivas para la previsión y auditoría de existencias.
Esto significa que su negocio de comercio electrónico tendrá una cuenta de inventario más precisa cuando sea necesario.
Como resultado, puede tomar medidas para evitar desabastecimientos, así como escasez de productos y producción.
Reducir los costos de gestión de inventario
Un sistema de inventario perpetuo proporciona un conjunto completo de datos de todas las métricas relacionadas con su inventario.
La mejor parte es que una vez que la fórmula del sistema de costos está configurada correctamente, analizar estos datos es relativamente simple (más sobre esto más adelante).
Esto tiene un efecto colateral positivo en la reducción del dinero que gasta en la gestión de inventario. Con los datos, puede pronosticar la demanda con mayor precisión y evitar el exceso de materias primas y existencias.
También puede escalar hacia arriba o hacia abajo el costo de mantener existencias en función de la demanda, asegurándose de no pagar por el almacenamiento que no necesita y viceversa.
Desventajas de los sistemas de inventario perpetuo
Antes de entrar en los contras del sistema de inventario perpetuo, es importante tener en cuenta que, si bien algunos de los siguientes puntos se enumeran como contras, son más inconvenientes menores en comparación con la alternativa (sistema de inventario periódico).
Auditoría anual de existencias físicas
Incluso si tiene un sistema de gestión de inventario perpetuo, debe contar su inventario para sincronizar sus datos físicamente.
Este recuento es necesario porque el inventario registrado puede no reflejar con precisión lo que está físicamente en stock a lo largo del tiempo, y mucho menos contabilizar los envíos no realizados o el inventario solicitado, incluida la contabilización de roturas, bienes robados y pérdidas por contracción (que son riesgos asociados con el stock en stock). tu negocio).
Si está buscando las formas más eficientes de auditar su inventario, consulte nuestra publicación sobre el conteo cíclico .
La merma ocurre por varias razones, incluido el error del proveedor, el robo de los empleados y los errores de papeleo.
Es un problema costoso para su negocio que puede resultar en una pérdida de ganancias: no puede recuperar sus costos de inventario y no puede vender el inventario para generar ingresos.
La buena noticia es que la merma se puede deducir de sus declaraciones de impuestos personales o comerciales cuando se descubre. Los registros meticulosos proporcionados por un sistema de inventario perpetuo pueden ayudar con esto.
Registro y seguimiento constantes
Más datos significa más responsabilidad. Debido a que los sistemas de inventario perpetuo están diseñados para rastrear y registrar cada transacción de inventario, debe establecer un sistema de seguimiento y mantenimiento de registros igualmente sólido para todos los datos recopilados.
¿Por qué?
Los errores y los artículos escaneados incorrectamente pueden tener un impacto en sus registros de inventario.
Afortunadamente, puede manejar esto matemáticamente usando fórmulas (correcciones) que toman en cuenta la mayoría de estos factores. Llegaremos a eso en un minuto.
Mayores costos de instalación
Los sistemas de inventario perpetuo pueden ser más costosos para implementar el método de gestión de inventario periódico debido a las necesidades de software, equipo y capacitación.
Sin embargo, la configuración inicial cuesta más de lo que se paga por sí misma en actualizaciones de inventario en tiempo real y contabilidad precisa de existencias disponibles.
Estas funciones ayudan a su negocio de comercio electrónico a evitar los desabastecimientos y fomentan un contacto mínimo de los empleados con el inventario.
¿Cómo se rastrea el inventario en un sistema de inventario perpetuo?
Ya hemos establecido que un sistema de inventario perpetuo funciona al actualizar instantáneamente los recuentos de existencias según se compran o se venden. Pero, ¿cómo funciona en la práctica un sistema de inventario perpetuo?
Esta guía se enfoca en cinco funciones críticas de un sistema de inventario perpetuo: nivel de inventario, COGS (costo de los bienes vendidos), puntos de pedido, órdenes de compra y existencias recibidas.
Nota: el proceso puede diferir ligeramente cuando se integra en su negocio y depende de cómo esté estructurada su cadena de suministro. Recomendamos programar una demostración para que podamos personalizar SkuVault para satisfacer sus necesidades específicas.
1. Nivel de inventario
Cuando se vende un producto, se utiliza un RFID (identificación por radiofrecuencia) o un escáner de código de barras para notificar al sistema de gestión de inventario vinculado a su sistema de punto de venta sobre una actualización de débito.
Este cambio luego es registrado por el sistema y distribuido a todos los canales de venta.
2. COGS (costo de los bienes vendidos)
El costo de los bienes vendidos , comúnmente conocido como COGS, es una métrica financiera crítica que indica los costos directos de producir los bienes que vende una empresa.
Esto incluye el costo de los materiales y la mano de obra directamente utilizados para crear el producto.
En el contexto de un sistema de inventario perpetuo, el COGS no permanece como una cifra estática sino que se actualiza y recalcula continuamente en tiempo real, al igual que sus niveles de inventario.
Profundicemos más en cómo funciona esto.
Cada vez que se vende un artículo, el costo asociado con ese producto en particular se agrega al COGS del período.
Esto se hace automáticamente en un sistema de inventario perpetuo. De manera similar, cuando se agrega un artículo a su inventario, también se considera el costo de adquirir o fabricar ese artículo.
Por lo tanto, cualquier fluctuación en su inventario, ya sea una suma o una resta, afecta inmediatamente el COGS calculado.
La actualización en tiempo real de COGS en un sistema de inventario perpetuo ofrece una ventaja significativa. Brinda a las empresas una visibilidad inmediata de los costos directos de los bienes vendidos. Estos datos pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre precios, marketing y estrategias de compra.
Por ejemplo, si el COGS aumenta, es posible que una empresa deba considerar aumentar sus precios de venta o buscar métodos de producción rentables.
O, si el COGS es relativamente bajo, podría indicar una oportunidad para ofrecer descuentos promocionales para impulsar las ventas sin comprometer los márgenes de beneficio.
Además, los datos COGS en tiempo real mejoran la precisión de los informes financieros. Dado que el COGS es un determinante clave en el cálculo de la ganancia bruta (Ingresos - COGS = Ganancia bruta), la actualización de los datos de COGS contribuye a un cálculo de ganancias preciso y un análisis comercial efectivo.
3. Puntos de reorden
Los puntos de pedido son fundamentales para una gestión eficaz del inventario, ya que indican cuándo volver a pedir productos para mantener niveles óptimos de inventario.
Estos puntos de pedido no son solo números fijos dentro del sistema de gestión de inventario perpetuo. En su lugar, se pueden actualizar dinámicamente en función del inventario histórico y los datos de ventas.
En esencia, un sistema de inventario perpetuo registra todas las transacciones relacionadas con cada SKU, lo que brinda información valiosa sobre patrones como la velocidad de ventas, las fluctuaciones de la demanda estacional y el tiempo de entrega de los proveedores.
Como resultado de estos datos históricos acumulados, el sistema puede ajustar de manera inteligente los puntos de pedido en tiempo real para que coincida con el flujo del volumen de ventas de su negocio.
Por ejemplo, si la tasa de ventas de un producto en particular aumenta repentinamente debido a la demanda estacional, el sistema detectará este cambio y reducirá automáticamente el punto de pedido, asegurando la reposición oportuna.
Por el contrario, si las ventas de un producto disminuyen, el sistema puede aumentar el punto de pedido para evitar el exceso de existencias.
Este ajuste dinámico de los puntos de pedido contribuye a mantener niveles óptimos de inventario, reduciendo el riesgo de situaciones de desabastecimiento y exceso de existencias .
Garantiza que tenga el stock adecuado en el momento adecuado, mejorando en última instancia la satisfacción del cliente y la eficiencia empresarial.
4. Órdenes de Compra
La creación y el envío de órdenes de compra en un sistema de inventario perpetuo se automatizan, lo que agiliza aún más la gestión de su inventario.
Cuando un SKU llega a su punto de reorden especificado, algunos sistemas pueden activar automáticamente una orden de compra, eliminando la necesidad de supervisión e intervención manuales.
Esto significa que en el momento en que su inventario de un artículo en particular cae a su punto de pedido, se genera una nueva orden de transacción que detalla la cantidad requerida del artículo.
Este pedido se envía automáticamente a su proveedor.
Este proceso garantiza el reabastecimiento oportuno y evita posibles desabastecimientos que podrían interrumpir sus operaciones comerciales y afectar negativamente la satisfacción del cliente.
Además, esta automatización minimiza los errores humanos que a menudo se asocian con la creación manual de órdenes de compra, como cantidades incorrectas o detalles incorrectos del proveedor.
También ahorra tiempo y recursos, lo que le permite a su equipo concentrarse en tareas más estratégicas en lugar de monitorear el inventario de rutina.
Publicación relacionada:Cómo usar la fórmula de existencias de seguridad: una guía paso a paso
5. Productos recibidos
La recepción de productos es un paso esencial en el proceso de gestión de inventario. Los sistemas de inventario permanente como SkuVault están diseñados de forma compleja para integrarse perfectamente con el software de gestión de almacenes.
Esto da como resultado un proceso optimizado y eficiente para gestionar el stock entrante.
Así es como funciona: tan pronto como su stock llega a su almacén, se escanea con códigos de barras, códigos QR o etiquetas RFID.
Los datos se comunican directamente a su sistema de gestión de inventario durante este escaneo. Esta automatización garantiza que sus registros de inventario se actualicen de forma inmediata y precisa para reflejar el nuevo stock.
Esta actualización en tiempo real ofrece varias ventajas:
- Asegura la precisión de sus registros de inventario, reduciendo la posibilidad de discrepancias entre el stock físico y los datos registrados.
- Proporciona visibilidad inmediata de los niveles de inventario actuales, lo que le permite tomar decisiones informadas sobre estrategias de reabastecimiento, ventas y marketing.
- Ayuda a agilizar las operaciones de almacén .
Al registrar inmediatamente las existencias entrantes, el software de gestión de almacenes puede guiar de manera eficiente la colocación de productos, optimizar el uso del espacio y facilitar un cumplimiento de pedidos más rápido y organizado.
Un sistema de inventario perpetuo se basa fundamentalmente en la recopilación y utilización continua de datos en cada etapa del proceso de gestión de inventario.
Desde las ventas iniciales y el procesamiento del producto hasta los puntos de pedido y la recepción de nuevo stock, cada paso se rastrea meticulosamente y se repite indefinidamente mientras el sistema esté operativo.
Este ciclo de flujo de datos continuo garantiza una cadena de suministro fluida e ininterrumpida, lo que contribuye a operaciones eficientes, errores reducidos y una mayor satisfacción del cliente.
Elimina las conjeturas de la gestión de inventario y las reemplaza con datos precisos en tiempo real que permiten a las empresas tomar decisiones estratégicas e informadas.
Fórmulas en Inventario Perpetuo
Las empresas utilizan varios métodos para contabilizar el costo del inventario disponible. Independientemente, el costo total del inventario facturado permanece constante.
Cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo, estos sistemas o fórmulas de cálculo de costos de inventario brindan una forma más eficiente de realizar un seguimiento de los recuentos de inventario.
A continuación, hemos compilado una lista de los métodos más populares y cómo puede aplicarlos a su negocio.
El enfoque de primero en entrar, primero en salir (FIFO)
El principio que subyace a este enfoque es simple: asegúrese de que las acciones se compren en el mismo orden en que se crearon o compraron.
Este método es útil si tiene a mano productos perecederos.
También es ventajoso almacenar productos no perecederos porque es posible que los artículos almacenados durante un período prolongado deban actualizarse, dañarse o no puedan venderse.
Una de las formas más efectivas de incorporar FIFO en su proceso de inventario perpetuo es agregar nuevos productos desde la parte posterior de su almacén, asegurando que las existencias más antiguas sean las primeras en salir del estante cuando llegue un pedido.
El enfoque de último en entrar, primero en salir (LIFO)
A diferencia del método FIFO, que calcula el costo de los bienes vendidos en el orden en que se recibieron, el método LIFO calcula el COGS (costo de los bienes vendidos) utilizando el costo de la orden de compra de acciones más reciente.
En términos más simples, el inventario se calcula y ajusta en función del costo total de una orden de compra y luego se compara con los datos de ventas, en contraste con los niveles de inventario que cambian con cada venta.
Enfoque de costo promedio ponderado
El enfoque de costo promedio ponderado determina cuánto stock se ha vendido y los niveles de inventario actuales en un momento dado.
Se calcula como COGS/número total de existencias en inventario.
Publicación relacionada:Fórmula de inventario promedio: cuándo usarla y por qué – SkuVault
Enfoque de productos terminados
Las empresas utilizan el recuento de inventario de productos terminados para determinar cuánto stock está disponible para enviar tan pronto como se realiza un pedido.
Es comúnmente utilizado por empresas que almacenan materias primas y productos terminados.
También se utiliza para pronosticar los costos de inventario mediante el cálculo del costo total del inventario (materias primas y productos terminados).
Fórmula: Valor de productos terminados del año anterior + (COGM – COGS)
Cantidad de orden económico
La cantidad de orden económica (EOQ) es la orden de compra óptima de su negocio para su inventario para maximizar el espacio de almacenamiento y minimizar los desabastecimientos.
Se calcula sacando la raíz cuadrada de [2SD] / H = EOQ.
Donde H representa el costo de mantenimiento (por unidad, por año),
S es Tarifas de configuración (por pedido, incluido el manejo y el envío),
D es la tasa de demanda (cantidad promedio de acciones vendidas anualmente).
Pensamientos finales
Brindarle a su empresa mejores herramientas de administración de inventario garantiza su éxito general.
Combinadas con un sistema de inventario perpetuo, estas herramientas son una excelente manera de administrar su inventario de manera efectiva.
Sin embargo, seleccionar un sistema de inventario perpetuo es solo una parte de la ecuación; también necesitará el software, las integraciones y los socios adecuados para optimizar sus esfuerzos logísticos.
SkuVault puede ser su ventanilla única para todo el inventario.
SkuVault le permite dedicar menos tiempo a las tareas de gestión de inventario mientras mantiene una visión completa de su cadena de suministro.
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