什么是永续盘存系统及其工作原理
已发表: 2023-06-09
想象一下，只需单击一下即可调高您的库存水平，全天候实时了解您的库存，并且永远不会被意外的“缺货”通知吓得措手不及。
永续盘存系统使这一切成为可能。这种革命性的库存管理方法重新定义了全球企业的效率和准确性。
让我们阐明它的好处以及它如何改变您的业务。
什么是永续盘存？
永续盘存法是一种创新的存货核算系统，可以在存货记录发生变化的第一时间详细记录变化。
无论是售出、加工或新接收的产品，每个活动都会立即在库存数据中更新。 永续系统本质上保持一个持续的、最新的库存账户。
从本质上讲，永续盘存系统是一种实时核对库存的库存管理方法。
这种方法消除了实物盘存和会计记录之间的滞后。
每一次调整都会立即反映在系统中，随时提供您的库存状态的全面视图。
另一方面，传统的定期盘点系统需要人工进行实物盘点。
这意味着库存更新不是即时的，并且记录可能并不总是反映库存的实际状态。
手动计数可能会带来错误、延迟和低效率的风险。
这就是永续盘存软件发挥作用的地方。
一旦交易发生——无论是销售、退货还是添加新库存——软件都会自动更新库存记录，无需人工干预。
无论您是希望简化库存流程的小企业主，还是希望实现最佳效率的大型企业，永续系统（由永续库存软件支持）都可以成为您实现以下目标的关键：
- 提高库存准确性
- 减少缺货和积压情况
- 提高业务绩效
什么是永续盘存系统及其工作原理？
永续盘存系统和定期盘存系统之间的主要区别之一是如何跟踪库存。
让我们仔细看看。
什么是永续盘存系统？
简单来说，永续盘存系统是一种基于技术的库存管理方法，用于实时跟踪库存的销售或接收情况。
支持永续盘存方法的技术通常是电子商务平台（如 Shopify）、计算机化销售点系统或专用库存管理软件。
无论使用哪种技术，它都会自动收集数据并显示您的库存水平发生的详细变化。
什么是定期库存系统？
另一方面，周期性系统则完全相反。 它是物理完成的，这意味着库存必须由工作人员进行物理清点，然后才能与销售数据进行比较。
记住这一点的一个简单方法是，周期性系统“定期”记录数据，而永久性系统“永久”在后台运行，记录所有相关库存信息。
定期盘点方法留有很大的错误空间，并不是效率最低的库存管理系统。
永续和定期盘存系统的真实示例
这些概念在理论上可能看起来抽象或学术，但让我们看看这两个系统在实践中的真实电子商务示例。
假设您拥有一家销售个人电子产品的假想电子商务商店。
在永续盘存系统场景中，客户从在线商店订购了一副无线耳机。
处理完销售并确认订单后，库存数据库会立即更新，从库存中扣除已售出的耳机。
无需等到一天或一周结束时才知道究竟有多少耳机库存。
这种实时数据让公司了解何时重新订购，防止潜在的缺货。
此外，当企业为无线耳机补货时，库存软件会立即更新数据库以反映新的库存水平。
（如果库存管理系统与条形码扫描系统集成，这就更容易了。 ）
这种自动化节省了业务时间和精力，确保库存记录始终准确。
这种实时数据可以提供对销售趋势和模式的宝贵见解，使企业能够做出数据驱动的决策。
现在，将其与定期库存系统进行对比。
在这种情况下，如果客户购买了同一副无线耳机，则不会立即更新库存记录。
相反，企业会等到设定的时间段（例如，一天、一周或一个月）结束时才手动计算和更新库存水平。
虽然这种方法可能适用于交易频率较低的小型企业，但它对成长中的电子商务企业提出了多项挑战。
首先，销售和库存更新之间的延迟可能导致实际库存水平与记录水平之间存在差异。
这可能会导致企业在不知不觉中销售的耳机数量多于库存数量，从而导致缺货和客户不满。
这在多个市场上销售时尤其危险，每个市场都有自己的库存水平和分配的库存。
其次，定期盘点系统可能非常耗时且容易出现人为错误。
手动计数可能并不总是准确的，可能会导致库存记录出现错误。
此外，如果没有实时库存更新，企业可能缺乏必要的数据来做出明智的补货决策或及时识别和响应销售趋势。
因此，虽然定期库存系统可能更简单且前期成本更低，但从长远来看，错误、效率低下和缺乏实时数据的可能性可能代价高昂。
另一方面，永续盘存系统具有实时更新和自动化功能，为库存管理提供了一种更高效、更准确的方法，尤其是对于不断发展的电子商务业务。
永续盘存控制系统的主要区别
以下是将永续盘存控制系统与简单的永续盘存系统区分开来的一些关键特征：
分析工具
永久库存控制系统通常包括分析工具，允许用户分析库存数据、识别趋势，并就采购、定价和库存水平做出明智的决策。
决策支持
永续库存控制系统可以通过推荐再订货点、安全库存水平和其他库存管理参数来支持决策制定。
预测能力
一些永续库存控制系统包括预测功能，允许用户根据历史数据和预期需求预测库存水平。
与其他系统集成
永久库存控制系统可以与其他系统集成，例如销售点 (POS) 系统或供应链管理 (SCM) 系统，以提供库存水平和趋势的完整视图。
可定制的报告
永久库存控制系统可能允许用户创建自定义报告，以深入了解库存管理的特定方面，例如库存周转率、缺货或滞销物品。
多地点支持
一些永久库存控制系统支持多个位置，允许用户跟踪多个仓库或商店的库存水平。
移动访问
永久库存控制系统可以提供移动访问，允许用户监控库存水平并在移动中做出明智的决定。
您什么时候应该为您的电子商务业务使用永续盘存系统？
如果您的零售业务像大多数电子商务品牌一样处理高销量，那么永续盘存系统是最好的前进方式。
然而，即使是小型企业也会受益于这个库存管理系统，以简化和自动化与库存相关的任务。
永续盘存系统的优点和缺点
由于各种原因，永续盘存系统远优于电子商务业务的定期盘存系统。 最大的优势，无一例外，是它显着减少了人为错误。 其他优势包括：
无停机时间
由于一切都取决于技术，因此使用永续库存管理系统可以立即更新库存水平。 您可以告别执行实物库存盘点这一耗时任务以及由此导致的业务停机和错失销售机会。
作为奖励，您将获得一个更高效并节省员工时间的仓库组织。 您还可以享受更低的供应链成本、改善的现金流以及提高公司利润的机会。
它可以改善您的预测
准确的预测是有效库存管理的重要组成部分。 网络设备巨头思科公司在 2001 年对库存预测不佳的后果进行了惨痛的教训。
它不得不注销约 22.5 亿美元的设备部件和原材料损失。
您的业务可能还没有达到那种规模，但损失就是损失——它仍然很痛苦。 在永续盘存系统的帮助下，您可以避免对您的业务造成损失。
因为您可以跟踪所有交易，所以您可以确保按需对产品进行全面问责。
实时记录
永续盘存系统也比定期盘存系统更准确。
原因很简单：因为关键的库存管理任务是自动化的，销售和库存数据一旦发生就会被记录下来，这对库存预测和审计有积极的应用。
这意味着您的电子商务业务将在需要时拥有更准确的库存帐户。
因此，您可以采取措施避免缺货以及产品和生产短缺。
降低库存管理成本
永续盘存系统提供与您的库存相关的所有指标的综合数据集。
最好的部分是，一旦正确设置了成本核算系统公式，分析这些数据就相对简单了（稍后会详细介绍）。
这对减少您在库存管理上花费的资金具有积极的连锁反应。 借助这些数据，您可以更准确地预测需求并避免原材料和库存过剩。
您还可以根据需求增加或减少持有库存的成本，确保您不会为不需要的存储付费，反之亦然。
永续盘存系统的缺点
在我们讨论永续盘存系统的缺点之前，请务必注意，虽然以下几点被列为缺点，但与替代方案（定期盘存系统）相比，它们更像是一些小麻烦。
年度实物库存审计
即使您拥有永续盘存管理系统，您也必须清点您的库存以物理同步您的数据。
此计数是必需的，因为记录的库存可能无法准确反映一段时间内的实际库存情况，更不用说考虑直接发货或订单库存，包括破损、被盗货物和收缩损失（这是与库存相关的风险）你的事）。
如果您正在寻找审计库存的最有效方法，请查看我们关于周期盘点的帖子。
收缩的发生有多种原因，包括供应商错误、员工盗窃和文书工作错误。
对于您的企业来说，这是一个代价高昂的问题，可能会导致利润损失：您无法收回库存成本，也无法通过出售库存来产生收入。
好消息是，当发现缩水时，可以从您的个人或企业纳税申报表中扣除。 永续盘存系统提供的细致记录可以帮助做到这一点。
持续的记录保存和监控
更多的数据意味着更多的责任。 由于永续盘存系统旨在跟踪和记录每笔库存交易，因此您必须为所有收集的数据建立同样强大的记录保存和监控系统。
为什么？
错误和不正确扫描的项目可能会影响您的库存记录。
幸运的是，您可以通过使用考虑了大部分这些因素的公式（修正）来从数学上解决这个问题。 我们会在一分钟内解决这个问题。
更高的设置成本
由于软件、设备和培训需要，永续盘存系统实施定期盘存管理方法的成本可能更高。
然而，初始设置的成本高于实时库存更新和准确的现有库存核算。
这些功能可帮助您的电子商务企业避免缺货，并鼓励员工尽可能少地接触库存。
如何在永续盘存系统下跟踪库存？
我们已经确定永续盘存系统的工作原理是在购买或出售时立即更新库存数量。 但是永续盘存系统在实践中是如何运作的呢？
本指南重点介绍永续盘存系统的五个关键功能——库存水平、销货成本（COGS）、再订货点、采购订单和收到的库存。
注意：当集成到您的业务中时，流程可能会略有不同，具体取决于您的供应链的结构。 我们建议安排一次演示，以便我们可以自定义 SkuVault 以满足您的特定需求。
一、库存水平
当产品售出时， RFID（射频识别）或条形码扫描仪用于通知与您的销售点系统链接的库存管理系统借方更新。
然后系统会记录此更改并分发给所有销售渠道。
2. COGS（销货成本）
销货成本，通常称为 COGS，是一项重要的财务指标，表明生产企业销售的商品的直接成本。
这包括直接用于创建产品的材料和人工成本。
在永续盘存系统的背景下，销货成本不会保持静态数字，而是实时不断更新和重新计算，就像您的库存水平一样。
让我们更深入地研究它是如何工作的。
每次售出一件商品时，与该特定产品相关的成本都会添加到该期间的销货成本中。
这是在永续盘存系统中自动完成的。 同样，当一个项目被添加到你的库存中时，获取或制造该项目的成本也会被考虑在内。
因此，库存的任何波动——无论是增加还是减少——都会立即影响计算出的销货成本。
永续盘存系统中 COGS 的实时更新提供了一个显着的优势。 它使企业能够立即了解所售商品的直接成本。 这些数据可以帮助企业做出明智的定价、营销和采购战略决策。
例如，如果 COGS 上升，企业可能需要考虑提高销售价格或寻求具有成本效益的生产方法。
或者，如果销货成本相对较低，则可能表明有机会提供促销折扣以在不影响利润率的情况下促进销售。
此外，实时 COGS 数据提高了财务报告的准确性。 由于 COGS 是计算毛利的关键决定因素（收入 - COGS = 毛利），因此更新 COGS 数据有助于准确计算利润和进行有效的业务分析。
3. 重新订购点
再订货点对于有效的库存管理至关重要，指示何时重新订购产品以保持最佳库存水平。
这些再订货点不仅仅是永久库存管理系统中的固定数字。 相反，它们可以根据历史库存和销售数据动态更新。
从本质上讲，永续盘存系统记录了与每个 SKU 相关的所有交易，从而提供了对销售速度、季节性需求波动和供应商交货时间等模式的宝贵见解。
由于积累了历史数据，系统可以实时智能调整再订货点，以匹配您企业的销售流量。
例如，如果某个产品的销售率因季节性需求突然上升，系统会检测到这一变化并自动降低再订货点，确保及时补货。
相反，如果产品销售放缓，系统可以提高再订货点以防止积压。
这种再订货点的动态调整有助于维持最佳库存水平，降低缺货和积压情况的风险。
它确保您在正确的时间拥有正确的库存，最终提高客户满意度和业务效率。
4.采购订单
在永续盘存系统中创建和发送采购订单变得自动化，进一步简化您的库存管理。
当 SKU 达到指定的再订购点时，一些系统可以自动触发采购订单，无需人工监控和干预。
这意味着当您的特定商品的库存下降到其再订货点时，将生成一个新的交易订单，详细说明该商品的所需数量。
然后该订单会自动发送给您的供应商。
此流程可确保及时补货并防止可能中断您的业务运营并对客户满意度产生负面影响的潜在缺货。
此外，这种自动化最大限度地减少了通常与手动创建采购订单相关的人为错误，例如错误的数量或错误的供应商详细信息。
它还可以节省时间和资源，使您的团队能够专注于更具战略意义的任务，而不是例行的库存监控。
相关文章：如何使用安全库存公式：分步指南
5. 收到的产品
产品接收是库存管理过程中必不可少的步骤。 像 SkuVault 这样的永续盘存系统经过精心设计，可以与仓库管理软件无缝集成。
这导致管理进货库存的流程简化、高效。
它是这样工作的：一旦您的库存到达您的仓库，就会使用条形码、二维码或 RFID 标签对其进行扫描。
在此扫描过程中，数据会直接传送到您的库存管理系统。 这种自动化可确保您的库存记录立即准确更新以反映新库存。
这种实时更新有几个优点：
- 它确保了库存记录的准确性，减少了实物库存和记录数据之间出现差异的可能性。
- 它提供对当前库存水平的即时可见性，使您能够就补货、销售和营销策略做出明智的决策。
- 它有助于简化仓库操作。
通过立即登记进货，仓库管理软件可以有效地指导产品放置，优化空间使用，并促进更快、更有条理的订单履行。
永续盘存系统从根本上建立在库存管理过程每个阶段的持续数据收集和利用之上。
从最初的销售和产品处理到重新订货点和接收新库存，只要系统运行，每一步都会被仔细跟踪和无限循环。
这种连续的数据流循环可确保顺畅、不间断的供应链，有助于高效运营、减少错误并提高客户满意度。
它消除了库存管理中的猜测，取而代之的是准确、实时的数据，使企业能够做出明智的战略决策。
永续盘存中的公式
企业使用各种方法来计算可用库存的成本。 无论如何，开具发票的总存货成本保持不变。
使用永续盘存系统时，这些库存成本核算系统或公式提供了一种更有效的方式来跟踪库存盘点。
下面，我们编制了一份最流行的方法列表以及如何将它们应用到您的业务中。
先进先出 (FIFO) 方法
这种方法的基本原理很简单：确保按照创建或购买股票的顺序购买股票。
如果您手头有易腐烂的物品，此方法很有用。
储存不易腐烂的商品也是有利的，因为长期储存的物品可能需要更新、损坏或以其他方式无法销售。
将FIFO纳入永久库存流程的最有效方法之一是从库房后面添加新产品，确保在订单到达时首先下架旧库存。
后进先出 (LIFO) 方法
与 FIFO 方法按收到的订单计算销货成本不同，LIFO方法使用最近的库存采购订单的成本计算 COGS（销货成本）。
简单来说，库存是根据采购订单的总成本计算和调整的，然后与销售数据进行比较，这与库存水平随着每次销售而变化形成对比。
加权平均成本法
加权平均成本法确定在任何给定时间已售出多少库存和当前库存水平。
它计算为 COGS / 库存中的库存总数。
相关文章：平均库存公式：何时使用以及为什么使用它 – SkuVault
产成品法
企业使用成品库存盘点来确定有多少库存可以在下订单后立即发货。
库存原材料和成品的企业通常使用它。
它还用于通过计算存货（原材料和产成品）的总成本来预测存货成本。
公式：上一年的产成品价值 + (COGM – COGS)
经济订货量
经济订货量 (EOQ)是您企业的最佳库存采购订单，可最大限度地利用仓储空间并最大限度地减少缺货。
它是通过 [2SD] / H = EOQ 的平方根计算得出的。
其中 H 代表持有成本（每单位，每年），
S 是安装费（每个订单包括手续费和运费），
D 是需求率（每年平均售出的存货数量）。
最后的想法
为您的公司提供更好的库存管理工具可确保其全面成功。
结合永续盘存系统，这些工具是有效管理库存的绝佳方式。
然而，选择永续盘存系统只是其中的一部分； 您还需要合适的软件、集成和合作伙伴来优化您的物流工作。
SkuVault 可以成为您所有库存的一站式商店。
SkuVault 使您能够在库存管理任务上花费更少的时间，同时保持对供应链的全面洞察。
今天安排一次演示，我们将向您展示我们如何帮助您开展业务而不是参与其中。