什麼是永續盤存系統及其工作原理
已發表: 2023-06-09
想像一下，只需單擊一下即可調高您的庫存水平，全天候實時了解您的庫存，並且永遠不會被意外的“缺貨”通知嚇得措手不及。
永續盤存系統使這一切成為可能。這種革命性的庫存管理方法重新定義了全球企業的效率和準確性。
讓我們闡明它的好處以及它如何改變您的業務。
什麼是永續盤存？
永續盤存法是一種創新的存貨核算系統，可以在存貨記錄發生變化的第一時間詳細記錄變化。
無論是售出、加工或新接收的產品，每個活動都會立即在庫存數據中更新。 永續系統本質上保持一個持續的、最新的庫存賬戶。
從本質上講，永續盤存系統是一種實時核對庫存的庫存管理方法。
這種方法消除了實物盤存和會計記錄之間的滯後。
每一次調整都會立即反映在系統中，隨時提供您的庫存狀態的全面視圖。
另一方面，傳統的定期盤點系統需要人工進行實物盤點。
這意味著庫存更新不是即時的，並且記錄可能並不總是反映庫存的實際狀態。
手動計數可能會帶來錯誤、延遲和低效率的風險。
這就是永續盤存軟件發揮作用的地方。
一旦交易發生——無論是銷售、退貨還是添加新庫存——軟件都會自動更新庫存記錄，無需人工干預。
無論您是希望簡化庫存流程的小企業主，還是希望實現最佳效率的大型企業，永續系統（由永續庫存軟件支持）都可以成為您實現以下目標的關鍵：
- 提高庫存準確性
- 減少缺貨和積壓情況
- 提高業務績效
什麼是永續盤存系統及其工作原理？
永續盤存系統和定期盤存系統之間的主要區別之一是如何跟踪庫存。
讓我們仔細看看。
什麼是永續盤存系統？
簡單來說，永續盤存系統是一種基於技術的庫存管理方法，用於實時跟踪庫存的銷售或接收情況。
支持永續盤存方法的技術通常是電子商務平台（如 Shopify）、計算機化銷售點系統或專用庫存管理軟件。
無論使用哪種技術，它都會自動收集數據並顯示您的庫存水平發生的詳細變化。
什麼是定期庫存系統？
另一方面，週期性系統則完全相反。 它是物理完成的，這意味著庫存必須由工作人員進行物理清點，然後才能與銷售數據進行比較。
記住這一點的一個簡單方法是，週期性系統“定期”記錄數據，而永久性系統“永久”在後台運行，記錄所有相關庫存信息。
定期盤點方法留有很大的錯誤空間，並不是效率最低的庫存管理系統。
永續和定期盤存系統的真實示例
這些概念在理論上可能看起來抽像或學術，但讓我們看看這兩個系統在實踐中的真實電子商務示例。
假設您擁有一家銷售個人電子產品的假想電子商務商店。
在永續盤存系統場景中，客戶從在線商店訂購了一副無線耳機。
處理完銷售並確認訂單後，庫存數據庫會立即更新，從庫存中扣除已售出的耳機。
無需等到一天或一周結束時才知道究竟有多少耳機庫存。
這種實時數據讓公司了解何時重新訂購，防止潛在的缺貨。
此外，當企業為無線耳機補貨時，庫存軟件會立即更新數據庫以反映新的庫存水平。
（如果庫存管理系統與條形碼掃描系統集成，這就更容易了。 ）
這種自動化節省了業務時間和精力，確保庫存記錄始終準確。
這種實時數據可以提供對銷售趨勢和模式的寶貴見解，使企業能夠做出數據驅動的決策。
現在，將其與定期庫存系統進行對比。
在這種情況下，如果客戶購買了同一副無線耳機，則不會立即更新庫存記錄。
相反，企業會等到設定的時間段（例如，一天、一周或一個月）結束時才手動計算和更新庫存水平。
雖然這種方法可能適用於交易頻率較低的小型企業，但它對成長中的電子商務企業提出了多項挑戰。
首先，銷售和庫存更新之間的延遲可能導致實際庫存水平與記錄水平之間存在差異。
這可能會導致企業在不知不覺中銷售的耳機數量多於庫存數量，從而導致缺貨和客戶不滿。
這在多個市場上銷售時尤其危險，每個市場都有自己的庫存水平和分配的庫存。
其次，定期盤點系統可能非常耗時且容易出現人為錯誤。
手動計數可能並不總是準確的，可能會導致庫存記錄出現錯誤。
此外，如果沒有實時庫存更新，企業可能缺乏必要的數據來做出明智的補貨決策或及時識別和響應銷售趨勢。
因此，雖然定期庫存系統可能更簡單且前期成本更低，但從長遠來看，錯誤、效率低下和缺乏實時數據的可能性可能代價高昂。
另一方面，永續盤存系統具有實時更新和自動化功能，為庫存管理提供了一種更高效、更準確的方法，尤其是對於不斷發展的電子商務業務。
永續盤存控制系統的主要區別
以下是將永續盤存控制系統與簡單的永續盤存系統區分開來的一些關鍵特徵：
分析工具
永久庫存控制系統通常包括分析工具，允許用戶分析庫存數據、識別趨勢，並就採購、定價和庫存水平做出明智的決策。
決策支持
永續庫存控制系統可以通過推薦再訂貨點、安全庫存水平和其他庫存管理參數來支持決策制定。
預測能力
一些永續庫存控制系統包括預測功能，允許用戶根據歷史數據和預期需求預測庫存水平。
與其他系統集成
永久庫存控制系統可以與其他系統集成，例如銷售點 (POS) 系統或供應鏈管理 (SCM) 系統，以提供庫存水平和趨勢的完整視圖。
可定制的報告
永久庫存控制系統可能允許用戶創建自定義報告，以深入了解庫存管理的特定方面，例如庫存周轉率、缺貨或滯銷物品。
多地點支持
一些永久庫存控制系統支持多個位置，允許用戶跟踪多個倉庫或商店的庫存水平。
移動訪問
永久庫存控制系統可以提供移動訪問，允許用戶監控庫存水平並在移動中做出明智的決定。
您什麼時候應該為您的電子商務業務使用永續盤存系統？
如果您的零售業務像大多數電子商務品牌一樣處理高銷量，那麼永續盤存系統是最好的前進方式。
然而，即使是小型企業也會受益於這個庫存管理系統，以簡化和自動化與庫存相關的任務。
永續盤存系統的優點和缺點
由於各種原因，永續盤存系統遠優於電子商務業務的定期盤存系統。 最大的優勢，無一例外，是它顯著減少了人為錯誤。 其他優勢包括：
無停機時間
由於一切都取決於技術，因此使用永續庫存管理系統可以立即更新庫存水平。 您可以告別執行實物庫存盤點這一耗時任務以及由此導致的業務停機和錯失銷售機會。
作為獎勵，您將獲得一個更高效並節省員工時間的倉庫組織。 您還可以享受更低的供應鏈成本、改善的現金流以及提高公司利潤的機會。
它可以改善您的預測
準確的預測是有效庫存管理的重要組成部分。 網絡設備巨頭思科公司在 2001 年對庫存預測不佳的後果進行了慘痛的教訓。
它不得不註銷約 22.5 億美元的設備部件和原材料損失。
您的業務可能還沒有達到那種規模，但損失就是損失——它仍然很痛苦。 在永續盤存系統的幫助下，您可以避免對您的業務造成損失。
因為您可以跟踪所有交易，所以您可以確保按需對產品進行全面問責。
實時記錄
永續盤存系統也比定期盤存系統更準確。
原因很簡單：因為關鍵的庫存管理任務是自動化的，銷售和庫存數據一旦發生就會被記錄下來，這對庫存預測和審計有積極的應用。
這意味著您的電子商務業務將在需要時擁有更準確的庫存帳戶。
因此，您可以採取措施避免缺貨以及產品和生產短缺。
降低庫存管理成本
永續盤存系統提供與您的庫存相關的所有指標的綜合數據集。
最好的部分是，一旦正確設置了成本核算系統公式，分析這些數據就相對簡單了（稍後會詳細介紹）。
這對減少您在庫存管理上花費的資金具有積極的連鎖反應。 借助這些數據，您可以更準確地預測需求並避免原材料和庫存過剩。
您還可以根據需求增加或減少持有庫存的成本，確保您不會為不需要的存儲付費，反之亦然。
永續盤存系統的缺點
在我們討論永續盤存系統的缺點之前，請務必注意，雖然以下幾點被列為缺點，但與替代方案（定期盤存系統）相比，它們更像是一些小麻煩。
年度實物庫存審計
即使您擁有永續盤存管理系統，您也必須清點您的庫存以物理同步您的數據。
此計數是必需的，因為記錄的庫存可能無法準確反映一段時間內的實際庫存情況，更不用說考慮直接發貨或訂單庫存，包括破損、被盜貨物和收縮損失（這是與庫存相關的風險）你的事）。
如果您正在尋找審計庫存的最有效方法，請查看我們關於週期盤點的帖子。
收縮的發生有多種原因，包括供應商錯誤、員工盜竊和文書工作錯誤。
對於您的企業來說，這是一個代價高昂的問題，可能會導致利潤損失：您無法收回庫存成本，也無法通過出售庫存來產生收入。
好消息是，當發現縮水時，可以從您的個人或企業納稅申報表中扣除。 永續盤存系統提供的細緻記錄可以幫助做到這一點。
持續的記錄保存和監控
更多的數據意味著更多的責任。 由於永續盤存系統旨在跟踪和記錄每筆庫存交易，因此您必須為所有收集的數據建立同樣強大的記錄保存和監控系統。
為什麼？
錯誤和不正確掃描的項目可能會影響您的庫存記錄。
幸運的是，您可以通過使用考慮了大部分這些因素的公式（修正）來從數學上解決這個問題。 我們會在一分鐘內解決這個問題。
更高的設置成本
由於軟件、設備和培訓需要，永續盤存系統實施定期盤存管理方法的成本可能更高。
然而，初始設置的成本高於實時庫存更新和準確的現有庫存核算。
這些功能可幫助您的電子商務企業避免缺貨，並鼓勵員工盡可能少地接觸庫存。
如何在永續盤存系統下跟踪庫存？
我們已經確定永續盤存系統的工作原理是在購買或出售時立即更新庫存數量。 但是永續盤存系統在實踐中是如何運作的呢？
本指南重點介紹永續盤存系統的五個關鍵功能——庫存水平、銷貨成本（COGS）、再訂貨點、採購訂單和收到的庫存。
注意：當集成到您的業務中時，流程可能會略有不同，具體取決於您的供應鏈的結構。 我們建議安排一次演示，以便我們可以自定義 SkuVault 以滿足您的特定需求。
一、庫存水平
當產品售出時， RFID（射頻識別）或條形碼掃描儀用於通知與您的銷售點系統鏈接的庫存管理系統藉方更新。
然後系統會記錄此更改並分發給所有銷售渠道。
2. COGS（銷貨成本）
銷貨成本，通常稱為 COGS，是一項重要的財務指標，表明生產企業銷售的商品的直接成本。
這包括直接用於創建產品的材料和人工成本。
在永續盤存系統的背景下，銷貨成本不會保持靜態數字，而是實時不斷更新和重新計算，就像您的庫存水平一樣。
讓我們更深入地研究它是如何工作的。
每次售出一件商品時，與該特定產品相關的成本都會添加到該期間的銷貨成本中。
這是在永續盤存系統中自動完成的。 同樣，當一個項目被添加到你的庫存中時，獲取或製造該項目的成本也會被考慮在內。
因此，庫存的任何波動——無論是增加還是減少——都會立即影響計算出的銷貨成本。
永續盤存系統中 COGS 的實時更新提供了一個顯著的優勢。 它使企業能夠立即了解所售商品的直接成本。 這些數據可以幫助企業做出明智的定價、營銷和採購戰略決策。
例如，如果 COGS 上升，企業可能需要考慮提高銷售價格或尋求具有成本效益的生產方法。
或者，如果銷貨成本相對較低，則可能表明有機會提供促銷折扣以在不影響利潤率的情況下促進銷售。
此外，實時 COGS 數據提高了財務報告的準確性。 由於 COGS 是計算毛利的關鍵決定因素（收入 - COGS = 毛利），因此更新 COGS 數據有助於準確計算利潤和進行有效的業務分析。
3. 重新訂購點
再訂貨點對於有效的庫存管理至關重要，指示何時重新訂購產品以保持最佳庫存水平。
這些再訂貨點不僅僅是永久庫存管理系統中的固定數字。 相反，它們可以根據歷史庫存和銷售數據動態更新。
從本質上講，永續盤存系統記錄了與每個 SKU 相關的所有交易，從而提供了對銷售速度、季節性需求波動和供應商交貨時間等模式的寶貴見解。
由於積累了歷史數據，系統可以實時智能調整再訂貨點，以匹配您企業的銷售流量。
例如，如果某個產品的銷售率因季節性需求突然上升，系統會檢測到這一變化並自動降低再訂貨點，確保及時補貨。
相反，如果產品銷售放緩，系統可以提高再訂貨點以防止積壓。
這種再訂貨點的動態調整有助於維持最佳庫存水平，降低缺貨和積壓情況的風險。
它確保您在正確的時間擁有正確的庫存，最終提高客戶滿意度和業務效率。
4.採購訂單
在永續盤存系統中創建和發送採購訂單變得自動化，進一步簡化您的庫存管理。
當 SKU 達到指定的再訂購點時，一些系統可以自動觸發採購訂單，無需人工監控和乾預。
這意味著當您的特定商品的庫存下降到其再訂貨點時，將生成一個新的交易訂單，詳細說明該商品的所需數量。
然後該訂單會自動發送給您的供應商。
此流程可確保及時補貨並防止可能中斷您的業務運營並對客戶滿意度產生負面影響的潛在缺貨。
此外，這種自動化最大限度地減少了通常與手動創建採購訂單相關的人為錯誤，例如錯誤的數量或錯誤的供應商詳細信息。
它還可以節省時間和資源，使您的團隊能夠專注於更具戰略意義的任務，而不是例行的庫存監控。
相關文章：如何使用安全庫存公式：分步指南
5. 收到的產品
產品接收是庫存管理過程中必不可少的步驟。 像 SkuVault 這樣的永續盤存系統經過精心設計，可以與倉庫管理軟件無縫集成。
這導致管理進貨庫存的流程簡化、高效。
它是這樣工作的：一旦您的庫存到達您的倉庫，就會使用條形碼、二維碼或 RFID 標籤對其進行掃描。
在此掃描過程中，數據會直接傳送到您的庫存管理系統。 這種自動化可確保您的庫存記錄立即準確更新以反映新庫存。
這種實時更新有幾個優點：
- 它確保了庫存記錄的準確性，減少了實物庫存和記錄數據之間出現差異的可能性。
- 它提供對當前庫存水平的即時可見性，使您能夠就補貨、銷售和營銷策略做出明智的決策。
- 它有助於簡化倉庫操作。
通過立即登記進貨，倉庫管理軟件可以有效地指導產品放置，優化空間使用，並促進更快、更有條理的訂單履行。
永續盤存系統從根本上建立在庫存管理過程每個階段的持續數據收集和利用之上。
從最初的銷售和產品處理到重新訂貨點和接收新庫存，只要係統運行，每一步都會被仔細跟踪和無限循環。
這種連續的數據流循環可確保順暢、不間斷的供應鏈，有助於高效運營、減少錯誤並提高客戶滿意度。
它消除了庫存管理中的猜測，取而代之的是準確、實時的數據，使企業能夠做出明智的戰略決策。
永續盤存中的公式
企業使用各種方法來計算可用庫存的成本。 無論如何，開具發票的總存貨成本保持不變。
使用永續盤存系統時，這些庫存成本核算系統或公式提供了一種更有效的方式來跟踪庫存盤點。
下面，我們編制了一份最流行的方法列表以及如何將它們應用到您的業務中。
先進先出 (FIFO) 方法
這種方法的基本原理很簡單：確保按照創建或購買股票的順序購買股票。
如果您手頭有易腐爛的物品，此方法很有用。
儲存不易腐爛的商品也是有利的，因為長期儲存的物品可能需要更新、損壞或以其他方式無法銷售。
將FIFO納入永久庫存流程的最有效方法之一是從庫房後面添加新產品，確保在訂單到達時首先下架舊庫存。
後進先出 (LIFO) 方法
與 FIFO 方法按收到的訂單計算銷貨成本不同，LIFO方法使用最近的庫存採購訂單的成本計算 COGS（銷貨成本）。
簡單來說，庫存是根據採購訂單的總成本計算和調整的，然後與銷售數據進行比較，這與庫存水平隨著每次銷售而變化形成對比。
加權平均成本法
加權平均成本法確定在任何給定時間已售出多少庫存和當前庫存水平。
它計算為 COGS / 庫存中的庫存總數。
相關文章：平均庫存公式：何時使用以及為什麼使用它 – SkuVault
產成品法
企業使用成品庫存盤點來確定有多少庫存可以在下訂單後立即發貨。
庫存原材料和成品的企業通常使用它。
它還用於通過計算存貨（原材料和產成品）的總成本來預測存貨成本。
公式：上一年的產成品價值 + (COGM – COGS)
經濟訂貨量
經濟訂貨量 (EOQ)是您企業的最佳庫存採購訂單，可最大限度地利用倉儲空間並最大限度地減少缺貨。
它是通過 [2SD] / H = EOQ 的平方根計算得出的。
其中 H 代表持有成本（每單位，每年），
S 是安裝費（每個訂單包括手續費和運費），
D 是需求率（每年平均售出的存貨數量）。
最後的想法
為您的公司提供更好的庫存管理工具可確保其全面成功。
結合永續盤存系統，這些工具是有效管理庫存的絕佳方式。
然而，選擇永續盤存系統只是其中的一部分； 您還需要合適的軟件、集成和合作夥伴來優化您的物流工作。
SkuVault 可以成為您所有庫存的一站式商店。
SkuVault 使您能夠在庫存管理任務上花費更少的時間，同時保持對供應鏈的全面洞察。
今天安排一次演示，我們將向您展示我們如何幫助您開展業務而不是參與其中。