6 แนวคิดวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลเพื่อสร้างทีมที่มีประสิทธิผล

เป็นการยากที่จะติดต่อกับเพื่อนร่วมงานอย่างมีความหมายเมื่อคุณเห็นเฉพาะรูปโปรไฟล์ของพวกเขา ซึ่งเป็นผลมาจากการถ่ายภาพแบบเก่า

การศึกษาในปี 2564 เกี่ยวกับผลกระทบของการระบาดใหญ่ต่อแรงงานเผยให้เห็นถึงความยากลำบากนี้ พบว่าพนักงาน 36% รู้สึกขาดการติดต่อจากเพื่อนร่วมงาน พนักงานเหล่านี้พยายามสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน แต่ 34% พบว่าเป็นการยากที่จะได้รับคำตอบผ่านช่องทางต่างๆ เช่น อีเมล ผลกระทบนี้รู้สึกหนักแน่นยิ่งขึ้นโดยองค์กรที่อยู่ห่างไกล พนักงานในสำนักงานและที่ทำงานแบบผสมสามารถเดินไปที่โต๊ะทำงานของเพื่อนร่วมงานได้เมื่อเกิดปัญหาในการสื่อสาร ซึ่งตัวเลือกนี้ไม่มีให้สำหรับผู้ที่อยู่ห่างจากเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดที่สุด 500 ไมล์

หากไม่มีวัฒนธรรมที่เน้นการสื่อสารที่ชัดเจน พนักงานต้องเผชิญกับปัญหาเพียงอย่างเดียว การขาดความร่วมมือนี้นำไปสู่การสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน ความเครียดที่เพิ่มขึ้น และการหมุนเวียนพนักงานบ่อยครั้งขึ้นรู้สึกเหมือนเป็นคนนอก

องค์กรระยะไกลสามารถใช้เจ็ดแนวคิดเพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ แต่ละคนช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมของบริษัทที่พนักงานร่วมมือกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกันในเวลาอันสั้น

1. สร้างแนวทางการสื่อสารที่ชัดเจน

หูฟังระหว่างวันทำงานของคุณ? งานลึก. อ่านหนังสือช่วงกลางวัน? ไม่มีเวลาสำหรับการนินทา นี่เป็นกฎมารยาทในการทำงานในสำนักงานสองข้อที่ไม่ได้เขียนไว้

แต่กฎเกณฑ์จะคลุมเครือมากขึ้นในขณะทำงานจากระยะไกล ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดหรือความเครียดโดยไม่ได้ตั้งใจสำหรับพนักงานได้
จากการสำรวจคนงานเกือบ 2,000 คนพบว่า 70% มีประสบการณ์ในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่ไม่ชัดเจนอย่างน้อยเดือนละครั้ง เมื่อข้อความไม่แม่นยำ พนักงานจะเสียเวลาพยายามถอดรหัสสิ่งที่เพื่อนร่วมงานต้องการหรือดำเนินการผิดทาง เป็นผลให้พนักงานเสียเวลาโดยเฉลี่ยสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการพยายามแก้ปัญหาด้านการสื่อสารเหล่านี้

จากการสำรวจเดียวกันนี้พบว่า 75% ของพนักงานรู้สึกว่าขาดการสื่อสารภายในบริษัทของตน หากสมาชิกในทีมมักใช้เวลาสักครู่ในการตอบกลับเพียงเพื่อส่งคำตอบที่คลุมเครือ พนักงานจะไม่มีแรงจูงใจในการขอความช่วยเหลือและมีแนวโน้มที่จะพยายามแก้ปัญหาด้วยตนเองมากขึ้น แทนที่จะจ้องไปที่คอมพิวเตอร์เพื่อหาคำตอบ พวกเขาจะคิดวิธีแก้ปัญหาของตัวเอง แม้ว่าจะมีคนอื่นรู้เส้นทางที่มีประสิทธิภาพมากกว่าก็ตาม

คุณสามารถแนบบรรทัดฐานของแต่ละช่องที่คุณใช้ในการสื่อสารภายในเพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและน่าพอใจ รายการบรรทัดฐานของคุณควรอธิบายเมื่อใช้ช่องอย่างเหมาะสม ความถี่ในการส่งข้อความที่ดีที่สุด และเคล็ดลับในการสื่อข้อความอย่างชัดเจน

ตัวอย่างเช่น; กระตุ้นให้พนักงานใช้วิดีโอถ่ายทอดสดเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น การตรวจสอบประสิทธิภาพหรือการส่งเสริมการขาย รูปแบบนี้ช่วยให้คุณชี้แจงข้อสงสัยของผู้ฟังแบบเรียลไทม์ หลีกเลี่ยงข้อความที่คลุมเครือโดยไม่ได้ตั้งใจ ในรายการกฎเกณฑ์ของคุณ บอกให้ผู้เข้าร่วมเปิดกล้อง การเห็นผู้พูดของคุณทำให้ผู้ดูเห็นภาษากายและเชื่อคำพูดของพวกเขา

2. เปลี่ยนผู้นำให้เป็นผู้สนับสนุนงานทางไกล

พนักงานมองหาผู้นำเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติตน ค่านิยมของผู้นำ นิสัยในการทำงาน และเครื่องมือต่างๆ ส่งผลต่อมุมมองของพนักงานเกี่ยวกับการทำงานทางไกล

สมมติว่าหัวหน้าทีมมักพูดว่าพวกเขาพลาดการทำงานจากสำนักงานเนื่องจากความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว พนักงานอาจพัฒนาความรู้สึกคล้ายคลึงกันหลังจากได้ยินเกี่ยวกับข้อเสียของการทำงานทางไกลในแต่ละวัน พวกเขามองเห็นข้อบกพร่องในวิธีการทางไกลในการสร้างความสัมพันธ์และกิจกรรมเครือข่าย โดยคิดว่าไม่สามารถจำลองเหตุการณ์แบบเห็นหน้ากันได้ ด้วยความคิดนี้ การสร้างความสัมพันธ์แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

โชคดีที่ทัศนคติที่ตรงกันข้ามกับผู้นำของคุณมีอิทธิพลเชิงบวกต่อพนักงาน ผู้นำที่สามารถอธิบายประโยชน์ของเครื่องมือการทำงานระยะไกล เวิร์กโฟลว์แบบอะซิงโครนัสใหม่ หรือเหตุการณ์เสมือนที่กำลังจะเกิดขึ้น เตือนพนักงานว่าการทำงานระยะไกลมีประสิทธิผลเพียงใด

ในการสร้างทีมที่สนุกกับการทำงานทางไกลและกระตือรือร้นที่จะทำงานร่วมกับผู้อื่น ให้ผู้นำของคุณแสดงความเชื่อที่คุณต้องการในวัฒนธรรมของคุณ หากคุณเห็นคุณค่าของมิตรภาพภายใน ให้ผู้นำกำหนดเวลาการโทรไปหาคนในบริษัททุกสัปดาห์ การโทรอาจสั้นเพียง 15 นาที หรืออาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงเพื่อทำความรู้จักกัน เป้าหมายหลักคือการแสดงให้ผู้นำส่งเสริมแนวทางที่กระตือรือร้นในการพบปะกับเพื่อนร่วมงาน

3. ส่งเสริมการทำงานร่วมกันข้ามทีม

เป็นเรื่องปกติที่พนักงานระยะไกลจะทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ ของบริษัทน้อยกว่าแผนกที่ไม่ใช่ระยะไกล ไม่มีอาหารกลางวัน โถงทางเดิน หรือลิฟต์เพื่อพบปะผู้คนนอกแผนก การทำงานร่วมกันและการสนับสนุนข้ามทีมไม่บ่อยนักสามารถนำไปสู่พนักงานที่ไม่มีความสุขและไม่เกิดประสิทธิผล

การสำรวจพนักงานกว่า 1,000 คนในสหรัฐฯ ในอุตสาหกรรมต่างๆ พบว่าคนงานที่ไม่แบ่งปันความรู้ใช้เวลามากกว่าห้าชั่วโมงในการทำงานซ้ำที่พนักงานคนอื่นเคยทำ ในบางครั้ง พวกเขาไม่ได้ทำงานซ้ำ แต่ปฏิบัติตามกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งทีมอื่นได้ปรับให้เหมาะสมเมื่อนานมาแล้ว

การลงทุนด้านเวลาที่ไม่จำเป็นเหล่านี้ทำให้โครงการล่าช้าออกไป เนื่องจากคนงานคิดหาวิธีจัดการกับความท้าทายด้วยตนเอง คุณจะไม่ประสบปัญหาเหล่านี้ด้วยวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันข้ามทีม ตัวอย่างเช่น; หากผู้เขียนเนื้อหามีคำถามเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติในการจ้างงานที่ดีที่สุด พวกเขาจะนัดสัมภาษณ์กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นเวลา 30 นาที แทนที่จะอ่านหัวข้อนี้เป็นเวลาหลายชั่วโมง การทำงานร่วมกันบ่อยครั้งช่วยเร่งเวิร์กโฟลว์ ทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่โครงการที่มีผลกระทบสูง

สร้างแนวทางการแชร์เอกสารว่าพนักงานควรสนับสนุนซึ่งกันและกันอย่างไร คำมั่นสัญญาจะแบ่งปันขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อเอาชนะความท้าทายหรือทำภารกิจ ด้วยเหตุนี้ พนักงานจึงรู้วิธีปรับปรุงสถานการณ์และประโยชน์ของสถานการณ์อย่างชัดเจน

ที่มา: LinkedIn

ในช่วงเริ่มต้นของ COVID-19 CEO ของ IBM ได้เขียนคำปฏิญาณตามการสนทนาและความท้าทายของเพื่อนร่วมงาน ประกอบด้วยคำมั่นสัญญาที่เขาจะทำเพื่อบรรเทาชีวิตของพนักงานที่ถูกบังคับให้ทำงานจากที่บ้าน เช่นเดียวกับ CEO ของ IBM เขียนคำมั่นสัญญาด้วยการกระทำเพื่อให้การทำงานจากระยะไกลง่ายขึ้น

เปิดเผยความท้าทายในการทำงานร่วมกันของบริษัทโดยใช้แบบสำรวจและการสนทนาแบบ 1 ต่อ 1 กับพนักงาน อุปสรรค์แจ้งขั้นตอนการจำนำของคุณ หากทีมใดทีมหนึ่งทำงานช้ากว่าทีมอื่นๆ ในบริษัท คุณสามารถให้คำมั่นที่จะใช้เวลาหนึ่งวันในแต่ละสัปดาห์ทำงานชั่วโมงเหล่านั้นเพื่อที่คุณจะได้มีปฏิสัมพันธ์กับพวกเขามากขึ้น การเพิ่มรายการนี้สนับสนุนให้ทีมรู้จักกันมากกว่าหลีกเลี่ยงการติดต่อ

4. สร้างทีมตามโซนเวลาของพวกเขา

บริษัทที่อยู่ห่างไกลสามารถจ้างคนเก่งได้จากทุกที่ แต่การจ้างคนในเขตเวลาที่กระจัดกระจายอาจทำให้โครงการช้าลงและทำให้พนักงานแตกแยก

ช่องทางการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เช่น อีเมลและ Slack เป็นตัวเลือกการทำงานร่วมกันสำหรับทีมที่กระจายอยู่ทั่วโลก แม้จะสะดวกที่จะส่งข้อความถึงใครซักคนอย่างรวดเร็ว แต่ช่องทางเหล่านี้กลับไม่มีประสิทธิภาพในการอำนวยความสะดวกด้านความสนิทสนม เพื่อทำความรู้จักกัน พนักงานจะต้องคุยกันมากกว่า 10 ชั่วโมง + กรอบเวลา ทำให้ทั้งสองฝ่ายหมดความสนใจ

อีกปัญหาหนึ่งในการสร้างทีมในเขตเวลาที่แตกต่างกันอย่างมากคือการหาเวลาประชุมที่เหมาะกับทุกคน หากครึ่งหนึ่งของทีมของคุณอยู่ในสหรัฐอเมริกาและอีกครึ่งหนึ่งอยู่ในยุโรปตะวันตก คุณสามารถหาเวลาที่ไม่เร็วหรือช้าเกินไป แต่ถ้าครึ่งทีมของคุณอยู่ในเม็กซิโกและอีกครึ่งทีมในฮ่องกง ในสถานการณ์สมมตินี้ กลุ่มหนึ่งจะต้องนอนดึกหรือตื่นเช้า ซึ่งอาจทำให้พนักงานเหนื่อย

คุณสามารถโฮสต์สองเซสชันในการประชุมเดียวกัน แต่สมมติว่าสมาชิกของเขตเวลาสองเขตไม่เคยพบกัน ในกรณีนั้น ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่พวกเขาจะสร้างมิตรภาพและความสนิทสนมระหว่างกัน

ทางออกหนึ่งสำหรับทีมระดับโลกที่ยุบคือการจ้างผู้มีความสามารถภายในเวลาที่แตกต่างกันเจ็ดชั่วโมง ดังนั้น ถ้าทีมของคุณส่วนใหญ่อยู่ในอเมริกา และคุณไม่สามารถหาพรสวรรค์ในทวีปนี้ ให้มองหาผู้สมัครในยุโรป การทับซ้อนกันนี้ทำให้พนักงานมีเวลาอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงในการเข้าร่วมในกิจกรรมทั่วไปและการประชุมทางวิดีโอ ซึ่งพวกเขาสามารถสร้างสายสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานได้

5. ใช้วิดีโอแนะนำสมาชิกในทีมใหม่

เป็นเรื่องปกติที่พนักงานใหม่จะรู้สึกอึดอัดในที่ทำงานในช่วงวันแรก การติดต่อกับคนแปลกหน้าอาจทำให้รู้สึกกังวลใจ แม้แต่การโต้ตอบแบบไม่เป็นทางการก็สร้างความตึงเครียดได้ เนื่องจากไม่มีพื้นที่สำหรับการพบปะสังสรรค์ พนักงานที่อยู่ห่างไกลจึงสามารถรู้สึกเครียดและโดดเดี่ยวในงานใหม่ได้มากกว่าพนักงานออฟฟิศ

อย่างดีที่สุด พนักงานเหล่านี้จะเข้าร่วมช่องทาง Slack หรือการประชุมทั่วทั้งบริษัทซึ่งเต็มไปด้วยใบหน้าและชื่อที่พวกเขาไม่รู้จัก ถ้าคุณไม่จัดกิจกรรมเพื่อทำความรู้จักสมาชิกใหม่ในทีม พวกเขาจะไม่มีโอกาสพบปะผู้คนในระดับส่วนตัว พนักงานที่ไม่มีใครโต้ตอบด้วยมีเวลาท้าทายมากขึ้นในการแบ่งปันความคิดสร้างสรรค์หรือร่วมมือกับผู้อื่น

คุณสามารถขอให้พนักงานใหม่บันทึกหรือสร้างภาพเคลื่อนไหวให้กับวิดีโอที่แบ่งปันงานอดิเรก ความคาดหวัง ภูมิหลัง และข้อเท็จจริงแหวกแนว เพื่อนร่วมงานสามารถชมวิดีโอนี้ก่อนวันแรกของพนักงานใหม่เพื่อคิดเกี่ยวกับประเด็นพูดคุยเพื่อให้การเริ่มงานของพนักงานใหม่น่าพึงพอใจยิ่งขึ้น

ที่ Vyond พนักงานใหม่ทุกคนจะทำวิดีโอแนะนำตัวเองให้เคลื่อนไหวในวันแรกๆ ตัวอย่างเช่น; ดูที่เอเชียซึ่งสรุปชีวิตของเธอ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าเธอเป็นคนตลกและเป็นมืออาชีพที่มีพรสวรรค์ เพื่อนร่วมงานสามารถชมวิดีโอเพื่อทำความรู้จักกับเธอและค้นหาความสนใจร่วมกันเพื่อพูดคุยกันในวันแรกของเอเชีย วิดีโอเหล่านี้ได้ปรับปรุงความสัมพันธ์ของทีมและความคิดริเริ่มในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ของเรา

6. สร้างกิจกรรมกระชับทีมออนไลน์

เครื่องดื่มชั่วโมงแห่งความสุข วันเกิด และการเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญคือกิจกรรมที่พนักงานสามารถสร้างความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันได้ ช่วงเวลาเหล่านี้ช่วยให้พนักงานมองเห็นบุคลิกของกันและกันมากกว่าคิดถึงแต่เรื่องงาน สร้างทีมที่เหนียวแน่นและสภาพแวดล้อมการทำงานที่สนุกสนาน อย่างไรก็ตาม เหตุการณ์เหล่านี้อาจไม่พร้อมใช้งานสำหรับพนักงานระยะไกลเสมอไป มันยากสำหรับทีมที่จะเล่นมินิกอล์ฟด้วยกันเมื่อพวกเขากระจายไปทั่วโลก คุณสามารถสร้างพื้นที่เสมือนที่ผู้คนสามารถโต้ตอบเพื่อจุดประกายมิตรภาพภายใน

บริษัทใดๆ ก็สามารถจัดงานแบบสบายๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับมิตรภาพภายในได้ ตัวอย่างเช่น; อาลีบาบาเป็นเจ้าภาพจัดงานควิลท์เสมือนจริง หลังจากที่ไม่ได้จัดงาน AliDay แบบมาด้วยตัวเองประจำปี งานนี้ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและค่านิยมของบริษัท พัฒนาวัฒนธรรมทีมแบบครบวงจร

ด้วยเครื่องมือสื่อสารที่มีอยู่มากมาย คุณจึงสร้างกิจกรรมแบบตัวต่อตัวเกือบทุกครั้งได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถโฮสต์งานประดิษฐ์ ดนตรี หรือเซสชั่นการอ่านบนซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ เหตุการณ์เหล่านี้ทำให้ผู้คนเชื่อมต่อกับผู้ที่มีความสนใจคล้ายคลึงกัน

สำหรับประสบการณ์การสร้างมิตรภาพแบบ 1 ต่อ 1 ให้ใช้ซอฟต์แวร์เครื่องทำน้ำเย็นที่สุ่มจับคู่พนักงานในแต่ละสัปดาห์ แบ่งปันเครื่องบดน้ำแข็งเพื่อให้การรู้จักผู้อื่นเป็นประสบการณ์ที่ผ่อนคลายมากกว่าการแข่งขันว่าใครเป็นคนพูดถึงสภาพอากาศก่อน

ใช้ Vyond เพื่อเสริมสร้างวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลของคุณ

Vyond เป็นเครื่องมือแอนิเมชั่นระยะไกลที่ทีมสามารถใช้ในกิจกรรมและความพยายามในการสร้างทีม ด้วยเทมเพลตฟรีของเรา ผู้นำสามารถสร้างการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับเครื่องมือระยะไกล มารยาทในการสื่อสารทางไกล และบทเรียนความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการรวม (DEI) โดยไม่ต้องมีประสบการณ์ด้านแอนิเมชั่นมาก่อน คุณยังสามารถใช้อุปกรณ์ประกอบฉาก สภาพแวดล้อม และตัวละครเพื่อแสดงสถานการณ์ในชีวิตประจำวันที่อคติหรือความเชื่อส่งผลต่อโอกาสในการทำงานร่วมกันและเป็นเพื่อนกันของพนักงาน

เริ่มทดลองใช้ฟรี