6 pomysłów na kulturę pracy zdalnej w celu zbudowania produktywnych zespołów

Trudno jest sensownie nawiązać kontakt ze współpracownikami, gdy widzisz tylko ich zdjęcie profilowe — wynik starej sesji zdjęciowej.

Badanie z 2021 r. dotyczące wpływu pandemii na siłę roboczą ujawnia tę trudność. Okazało się, że 36% pracowników czuje się oderwanych od współpracowników. Pracownicy ci próbowali komunikować się ze współpracownikami, ale 34% miało trudności z uzyskaniem odpowiedzi za pośrednictwem kanałów, takich jak e-mail. Wpływ ten jest jeszcze bardziej odczuwalny przez organizacje zdalne. Pracownicy biurowi i pracownicy hybrydowi mogą podejść do biurek swoich współpracowników w przypadku awarii komunikacji — opcja niedostępna dla osoby oddalonej o 500 mil od najbliższego współpracownika.

Bez kultury, która kładzie nacisk na jasną komunikację, pracownicy sami borykają się z problemami. Ten brak współpracy prowadzi do utraty produktywności, zwiększonego stresu i częstszej rotacji pracowników, którzy czują się outsiderami.

Zdalne organizacje mogą zastosować siedem pomysłów, aby przezwyciężyć te wyzwania. Każda z nich pomaga budować kulturę firmy, w której pracownicy współpracują, aby osiągnąć ten sam cel w krótszym czasie.

1. Stwórz jasne wytyczne dotyczące komunikacji

Słuchawki podczas dnia pracy? Głęboka praca. Czytasz w porze lunchu? Nie ma czasu na plotki. To dwie niepisane zasady etykiety pracy biurowej.

Ale zasady są bardziej niejednoznaczne podczas pracy zdalnej, co może powodować niezamierzone wykroczenia lub stres dla pracowników.
Ankieta przeprowadzona wśród prawie 2000 pracowników wykazała, że ​​70% osób przynajmniej raz w miesiącu doświadcza niejasnej komunikacji ze współpracownikami. Gdy komunikaty nie są precyzyjne, pracownicy tracą czas, próbując złamać to, czego chce ich kolega lub wykonując niewłaściwe wskazówki. W rezultacie pracownicy marnują średnio cztery godziny tygodniowo, próbując rozwiązać te problemy komunikacyjne.

To samo badanie wykazało, że 75% pracowników odczuwa brak komunikacji w swoich firmach. Jeśli członkowie zespołu często potrzebują trochę czasu, aby odpowiedzieć tylko na wysłanie niejednoznacznych odpowiedzi, pracownicy są mniej zmotywowani do szukania wsparcia i bardziej skłonni do samodzielnego rozwiązania problemu. Zamiast wpatrywać się w komputer w poszukiwaniu odpowiedzi, wymyślą własne rozwiązanie, nawet jeśli ktoś inny zna bardziej wydajną ścieżkę.

Możesz dołączyć normy każdego kanału, którego używasz do komunikacji wewnętrznej, aby zapewnić wydajną i przyjemną komunikację. Twoja lista norm powinna wyjaśniać, kiedy korzystanie z kanału jest właściwe, jaka jest najlepsza częstotliwość przesyłania wiadomości, oraz wskazówki, jak jasno przekazać wiadomość.

Na przykład; motywować pracowników do korzystania z wideo na żywo w celu omawiania poufnych informacji, takich jak recenzje wyników lub promocje. Ten format pozwala wyjaśnić wątpliwości słuchacza w czasie rzeczywistym, unikając niezamierzonych ataków z niejednoznacznych wiadomości. Na liście norm poproś uczestników, aby włączyli swoje kamery. Zobaczenie mówcy pozwala widzom zobaczyć ich język ciała i zaufać ich słowom.

2. Zmień liderów w zwolenników pracy zdalnej

Pracownicy zwracają się do liderów o wskazówki, jak się zachować. Wartości lidera, nawyki pracy i narzędzia wpływają na poglądy pracowników na pracę zdalną.

Załóżmy, że szef zespołu stale mówi, że tęskni za pracą w biurze z powodu osobistych relacji. Pracownicy mogą mieć podobne odczucia, gdy codziennie słyszą o wadach pracy zdalnej. Potrafią dostrzec błędy w zdalnych metodach budowania relacji i wydarzeń sieciowych, myśląc, że nie są w stanie odtworzyć wydarzeń twarzą w twarz. Przy takim sposobie myślenia budowanie relacji staje się prawie niemożliwe.

Na szczęście odwrotna postawa Twojego lidera pozytywnie wpływa na pracowników. Lider zdolny do przedstawienia korzyści płynących z narzędzia pracy zdalnej, nowego asynchronicznego przepływu pracy lub zbliżającego się wirtualnego wydarzenia przypomina pracownikom, jak efektywna jest praca zdalna.

Aby zbudować zespół, który lubi pracować zdalnie i chętnie współpracuje z innymi, niech Twoi przywódcy wyrażają przekonania, których pragniesz w swojej kulturze. Jeśli cenisz sobie wewnętrzne przyjaźnie, poproś liderów o cotygodniowe spotkanie z kimś z firmy. Rozmowy mogą trwać zaledwie 15 minut lub spędzić godzinę na poznawaniu się. Podstawowym celem jest pokazanie liderom promującym aktywne podejście do spotkań z kolegami.

3. Zachęcaj do współpracy między zespołami

Często zdarza się, że pracownicy zdalni mniej współpracują z innymi oddziałami firmy niż z oddziałami zdalnymi. Nie ma lunchów, korytarzy ani wind, aby spotkać ludzi poza ich działami. Rzadka współpraca i wsparcie między zespołami może prowadzić do nieszczęśliwych i nieproduktywnych pracowników.

Ankieta przeprowadzona wśród ponad 1000 pracowników w USA w różnych branżach wykazała, że ​​pracownicy, którzy nie dzielą się wiedzą, spędzają ponad pięć godzin na przerabianiu pracy, którą kiedyś wykonywał inny pracownik. Czasami nie przerabiają pracy, ale postępują zgodnie z nieefektywnym procesem, który inny zespół zoptymalizował dawno temu.

Te niepotrzebne inwestycje czasowe opóźniają projekty, ponieważ pracownicy sami zastanawiają się, jak stawić czoła wyzwaniu. Nie napotkasz tych problemów w kulturze współpracy między zespołami. Na przykład; jeśli autor treści miałby pytanie o najlepsze praktyki rekrutacyjne, zaplanowałby 30-minutowy wywiad z działem HR zamiast godzinami czytać na ten temat. Częsta współpraca przyspiesza przepływy pracy, dając pracownikom więcej czasu na skupienie się na projektach o dużym wpływie.

Opracuj wytyczne dotyczące udostępniania dokumentów, w jaki sposób pracownicy powinni się wspierać. Przyrzeczenia dzielą się praktycznymi krokami, które ludzie mogą podjąć, aby przezwyciężyć wyzwanie lub zaangażować się w misję. Dzięki temu pracownicy wiedzą dokładnie, jak poprawić sytuację i jakie niesie to ze sobą korzyści.

Na początku COVID-19 dyrektor generalny IBM napisał przyrzeczenie oparte na rozmowach i wyzwaniach współpracowników. Zawierał zobowiązania, które podjął, aby ułatwić życie pracownikom, którzy byli zmuszani do pracy w domu. Podobnie jak dyrektor generalny IBM, napisz zobowiązanie z działaniami, które ułatwią pracę zdalną.

Odkryj wyzwania związane ze współpracą w Twojej firmie, korzystając z ankiet i rozmów 1 na 1 z pracownikami. Przeszkody informują o krokach twojego zastawu. Jeśli jeden zespół pracuje w późniejszych godzinach niż większość innych w firmie, możesz zobowiązać się do spędzania jednego dnia w tygodniu na przepracowaniu tych godzin, aby móc częściej kontaktować się z nimi. Dodanie tego elementu zachęca zespoły do ​​wzajemnego poznawania się, zamiast unikania kontaktu.

4. Zbuduj zespół na podstawie ich stref czasowych

Zdalne firmy mogą zatrudniać talenty z dowolnego miejsca. Jednak zatrudnianie osób w rozproszonych strefach czasowych może spowolnić projekty i wywołać podziały wśród pracowników.

Asynchroniczne kanały komunikacji, takie jak poczta e-mail i Slack, to najważniejsza opcja współpracy dla zespołów rozsianych po całym świecie. Chociaż wygodne jest szybkie przesłanie komuś wiadomości, te kanały nie są skuteczne w ułatwianiu koleżeństwa. Aby się poznać, pracownicy musieliby gawędzić ponad 10 godzin + ramy czasowe, przez co obie strony straciły zainteresowanie.

Innym problemem związanym z budowaniem zespołu w bardzo różnych strefach czasowych jest znalezienie czasu spotkania, który będzie odpowiedni dla wszystkich. Jeśli połowa twojego zespołu jest w USA, a druga połowa w Europie Zachodniej, możesz znaleźć czas, który nie jest ani za wcześnie, ani za późno. Ale co, jeśli połowa twojego zespołu jest w Meksyku, a druga połowa w Hongkongu? W tym scenariuszu jedna grupa musiałaby zostać późno lub wstać wcześnie, co może męczyć pracowników.

Możesz prowadzić dwie sesje na tym samym spotkaniu. Załóżmy jednak, że członkowie dwóch stref czasowych nigdy się nie widzą. W takim przypadku jest mało prawdopodobne, że zbudują między sobą przyjaźnie i poczucie koleżeństwa.

Jednym z rozwiązań rozwiązanego globalnego zespołu jest zatrudnianie talentów w ciągu siedmiu godzin. Więc jeśli twój zespół jest głównie w Ameryce, a nie możesz znaleźć talentów na tym kontynencie, poszukaj kandydatów w Europie. To nakładanie się daje pracownikom co najmniej godzinę na udział w przypadkowych wydarzeniach i spotkaniach wideo, podczas których mogą budować relacje ze współpracownikami.

5. Wykorzystaj filmy, aby przedstawić nowych członków zespołu

To normalne, że w pierwszych dniach nowi pracownicy czują się niezręcznie w pracy. Docieranie do nieznajomego może być zniechęcające, co sprawia, że ​​nawet przypadkowe interakcje stają się stresujące. Ponieważ nie ma miejsca na przypadkowe spotkania, pracownicy zdalni mogą czuć się bardziej zestresowani i samotni w nowej pracy niż pracownicy biurowi.

W najlepszym razie pracownicy ci dołączą do kanału Slack lub spotkania firmowego wypełnionego nieznanymi im twarzami i imionami. Jeśli nie organizujesz wydarzenia, aby poznać nowych członków zespołu, nie będą oni mieli okazji poznać ludzi na poziomie osobistym. Pracownicy, którzy nie mają nikogo, z kim mogliby się kontaktować, mają trudniejszy czas na dzielenie się innowacyjnymi pomysłami lub współpracę z innymi.

Możesz poprosić nowo zatrudnionych pracowników o nagranie lub animację filmu, w którym dzielą się swoimi hobby, oczekiwaniami, pochodzeniem i dziwacznymi faktami. Ich koledzy mogą obejrzeć ten film przed pierwszym dniem zatrudnienia nowego pracownika, aby pomyśleć o omówieniu kwestii, które sprawią, że wprowadzenie nowych pracowników będzie przyjemniejsze.

W Vyond każdy nowy pracownik animuje film przedstawiający się podczas pierwszych dni. Na przykład; spójrz na Asię, która podsumowuje jej życie. Pokazuje również, że jest zabawną i utalentowaną profesjonalistką. Koledzy mogą obejrzeć film, aby poznać ją i znaleźć wspólne zainteresowania, o których można porozmawiać pierwszego dnia Asi. Te filmy poprawiły relacje w zespole i nasze inicjatywy dotyczące rozwoju produktów.

6. Odtwórz online działania związane z budowaniem więzi w zespole

Napoje Happy Hour, urodziny i obchody kamieni milowych to wydarzenia, podczas których pracownicy mogą budować relacje między sobą. Te chwile pozwalają pracownikom zobaczyć swoje osobowości, zamiast myśleć wyłącznie o pracy, budować zgrany zespół i przyjemne środowisko pracy. Jednak te zdarzenia nie zawsze są dostępne dla pracowników zdalnych. Drużynie ciężko jest grać razem w minigolfa, gdy są rozsiani po całym świecie. Możesz tworzyć wirtualne przestrzenie, w których ludzie mogą wchodzić w interakcje, aby zainicjować wewnętrzne przyjaźnie.

Każda firma może zorganizować niezobowiązujące imprezy, aby ułatwić wewnętrzne przyjaźnie. Na przykład; Alibaba zorganizowała wirtualne wydarzenie z robienia kołder po tym, jak nie było gospodarzem corocznego wydarzenia osobistego, AliDay. Wydarzenie promowało pracę zespołową i wartości firmy, rozwijając jednolitą kulturę zespołową.

Przy tak wielu dostępnych narzędziach komunikacyjnych można łatwo odtworzyć prawie każde osobiste wydarzenie. W oprogramowaniu do wideokonferencji możesz organizować sesje tworzenia, muzyki lub czytania. Wydarzenia te pozwalają ludziom nawiązać kontakt z osobami o podobnych zainteresowaniach.

Aby zbudować przyjaźń 1 na 1, użyj oprogramowania z schładzaczem wody, które co tydzień losowo łączy pracowników w pary. Podziel się lodołamaczami, aby poznanie innych było swobodną rozgrywką, a nie rywalizacją o to, kto pierwszy mówi o pogodzie.

Wykorzystaj Vyond, aby wzmocnić kulturę pracy zdalnej

Vyond to narzędzie do animacji, które zdalne zespoły mogą wykorzystywać w swoich działaniach i wysiłkach związanych z budowaniem zespołu. Dzięki naszym dziesiątkom darmowych szablonów liderzy mogą tworzyć efektywne szkolenia dotyczące zdalnych narzędzi, etykiety komunikacji zdalnej oraz lekcji różnorodności, równości i integracji (DEI) bez wcześniejszego doświadczenia w animacji. Możesz także użyć rekwizytów, środowisk i postaci, aby pokazać codzienne sytuacje, w których uprzedzenia lub przekonania wpływają na szanse pracowników na współpracę i zaprzyjaźnienie się.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny