6 أفكار لثقافة العمل عن بعد لبناء فرق منتجة

من الصعب التواصل بشكل هادف مع الزملاء عندما ترى فقط صورة ملفهم الشخصي — نتيجة جلسة تصوير قديمة.

كشفت دراسة أجريت عام 2021 حول تأثير الوباء على القوى العاملة عن هذه الصعوبة. ووجد أن 36٪ من الموظفين يشعرون بالانفصال عن زملائهم. حاول هؤلاء الموظفون التواصل مع زملائهم ، لكن 34٪ وجدوا صعوبة في الحصول على رد عبر قنوات مثل البريد الإلكتروني. هذا التأثير محسوس بشكل أكبر من قبل المنظمات البعيدة. يمكن للعاملين في المكتب والعاملين الهجين الذهاب إلى مكاتب زملائهم في العمل عندما يكون هناك انقطاع في الاتصال - وهو خيار غير متاح لشخص على بعد 500 ميل من أقرب زميل لهم.

بدون ثقافة تؤكد على التواصل الواضح ، يواجه الموظفون المشاكل بمفردهم. يؤدي هذا النقص في التعاون إلى خسائر في الإنتاجية وزيادة الضغط وزيادة معدل دوران الموظفين الذين يشعرون بأنهم غرباء.

يمكن للمنظمات البعيدة تطبيق سبع أفكار للتغلب على هذه التحديات. يساعدك كل منها على بناء ثقافة الشركة حيث يتعاون الموظفون لتحقيق نفس الهدف في وقت أقل.

1. إنشاء إرشادات اتصال واضحة

سماعات خلال يوم عملك؟ عمل عميق. هل تقرأ أثناء وقت الغداء؟ لا وقت للقيل والقال. هذه قاعدتان غير مكتوبين لآداب العمل في المكتب.

لكن القواعد تكون أكثر غموضًا أثناء العمل عن بُعد ، مما قد يتسبب في إساءات غير مقصودة أو إجهاد للموظفين.
وجدت دراسة استقصائية لما يقرب من 2000 عامل أن 70 ٪ يعانون من تواصل غير واضح مع الزملاء مرة واحدة على الأقل في الشهر. عندما لا تكون الرسائل دقيقة ، يضيع الموظفون الوقت في محاولة كسر ما يريده زميلهم أو تنفيذ الاتجاهات الخاطئة. نتيجة لذلك ، يضيع الموظفون أربع ساعات أسبوعيًا في المتوسط ​​في محاولة لحل مشاكل الاتصال هذه.

وجد الاستطلاع نفسه أن 75٪ من الموظفين يشعرون بنقص في التواصل داخل شركاتهم. إذا كان أعضاء الفريق غالبًا ما يستغرقون بعض الوقت للرد فقط لإرسال إجابات غامضة ، فسيكون الموظفون أقل حماسًا لطلب الدعم وأكثر احتمالًا لمحاولة حل المشكلة بأنفسهم. بدلاً من التحديق في الكمبيوتر للحصول على إجابة ، سيبتكرون الحل الخاص بهم ، حتى لو كان شخص آخر يعرف مسارًا أكثر فاعلية.

يمكنك إرفاق قواعد كل قناة تستخدمها للتواصل داخليًا لتوفير اتصالات فعالة وممتعة. يجب أن توضح قائمة المعايير الخاصة بك عند استخدام قناة مناسبة ، وأفضل تردد للمراسلة ، ونصائح لنقل رسالة بوضوح.

فمثلا؛ حفز الموظفين على استخدام الفيديو المباشر لمناقشة المعلومات الحساسة مثل مراجعات الأداء أو الترقيات. يتيح لك هذا التنسيق توضيح شكوك المستمع في الوقت الفعلي ، وتجنب الإساءات غير المقصودة من الرسائل الغامضة. في قائمة المعايير الخاصة بك ، اطلب من المشاركين تشغيل كاميراتهم. تسمح رؤية المتحدث للمشاهدين برؤية لغة جسدهم والثقة في كلماتهم.

2. تحويل القادة إلى دعاة العمل عن بعد

يبحث الموظفون عن القادة للحصول على إرشادات حول كيفية التصرف. تؤثر قيم القائد وعاداته وأدواته على آراء الموظفين في العمل عن بُعد.

لنفترض أن رئيس الفريق يقول باستمرار إنه يفتقد العمل من المكتب بسبب العلاقات الشخصية. قد يتطور لدى الموظفين شعور مماثل بعد سماعهم عن سلبيات العمل عن بعد يومًا بعد يوم. يمكنهم اكتشاف العيوب في الأساليب البعيدة لبناء العلاقات وأحداث التواصل ، معتقدين أنهم لا يستطيعون تكرار الأحداث وجهاً لوجه. مع هذه العقلية ، يصبح بناء العلاقات شبه مستحيل.

لحسن الحظ ، فإن الموقف المعاكس لقائدك يؤثر بشكل إيجابي على الموظفين. القائد القادر على توضيح فوائد أداة العمل عن بعد ، أو سير عمل جديد غير متزامن ، أو حدث افتراضي قادم يذكر الموظفين بمدى فعالية العمل عن بعد.

لبناء فريق يستمتع بالعمل عن بُعد ويتوق إلى التعاون مع الآخرين ، اجعل قادتك يظهرون المعتقدات التي تريدها في ثقافتك. إذا كنت تقدر الصداقات الداخلية ، اطلب من القادة تحديد موعد مكالمة أسبوعية لمقابلة شخص من الشركة. يمكن أن تصل مدة المكالمات إلى 15 دقيقة ، أو يمكن أن تقضي ساعة للتعرف على بعضها البعض. الهدف الأساسي هو إظهار القادة وهم يروجون لنهج نشط للقاء الزملاء.

3. تشجيع التعاون بين الفريق

من الشائع أن يتعاون الموظفون عن بعد مع أقسام الشركة الأخرى بدرجة أقل من تلك غير البعيدة. لا توجد وجبات غداء أو ممرات أو مصاعد لمقابلة أشخاص خارج أقسامهم. يمكن أن يؤدي التعاون والدعم غير المنتظم بين الفريق إلى موظفين غير سعداء وغير منتجين.

وجدت دراسة استقصائية شملت أكثر من 1000 موظف أمريكي في صناعات مختلفة أن العمال الذين لا يشاركون المعرفة يقضون أكثر من خمس ساعات في إعادة العمل الذي كان يقوم به موظف آخر من قبل. في بعض الأحيان ، لا يعيدون العمل ولكنهم يتبعون عملية غير فعالة قام فريق آخر بتحسينها منذ فترة طويلة.

تؤدي هذه الاستثمارات غير الضرورية إلى تأخير المشاريع حيث يكتشف العمال كيفية مواجهة التحدي بأنفسهم. لن تواجه هذه المشكلات بثقافة التعاون عبر الفريق. فمثلا؛ إذا كان لدى كاتب المحتوى سؤال حول أفضل ممارسات التوظيف ، فسيجدون موعدًا لمقابلة مدتها 30 دقيقة مع الموارد البشرية بدلاً من القراءة حول هذا الموضوع لساعات. يؤدي التعاون المتكرر إلى تسريع سير العمل ، مما يمنح الموظفين مزيدًا من الوقت للتركيز على المشاريع عالية التأثير.

قم بإنشاء إرشادات لمشاركة المستندات حول كيفية دعم الموظفين لبعضهم البعض. تشارك التعهدات الخطوات القابلة للتنفيذ التي يمكن للأشخاص اتخاذها للتغلب على التحدي أو الالتزام بمهمة. بفضله ، يعرف الموظفون بالضبط كيفية تحسين الوضع وفوائده.

في بداية COVID-19 ، كتب الرئيس التنفيذي لشركة IBM تعهدًا بناءً على محادثات وتحديات الزملاء. احتوت على الالتزامات التي سيقطعها لتسهيل حياة الموظفين الذين أجبروا على العمل من المنزل. مثل الرئيس التنفيذي لشركة IBM ، اكتب تعهدًا بالإجراءات لجعل العمل عن بُعد أسهل.

اكتشف تحديات تعاون شركتك باستخدام الاستبيانات والمحادثات الفردية مع الموظفين. حواجز تبلغ خطوات تعهدك. إذا عمل فريق واحد لساعات متأخرة عن معظم الآخرين في الشركة ، يمكنك أن تتعهد بقضاء يوم واحد كل أسبوع في العمل في تلك الساعات حتى تتمكن من التفاعل معهم أكثر. تؤدي إضافة هذا العنصر إلى تشجيع الفرق على التعرف على بعضها البعض بدلاً من تجنب الاتصال.

4. بناء فريق على أساس مناطقهم الزمنية

يمكن للشركات البعيدة توظيف المواهب من أي مكان. لكن توظيف الأشخاص في مناطق زمنية متفرقة يمكن أن يبطئ المشاريع ويؤدي إلى الانقسام بين الموظفين.

تعد قنوات الاتصال غير المتزامنة مثل البريد الإلكتروني و Slack خيار الانتقال إلى التعاون للفرق المنتشرة في جميع أنحاء العالم. في حين أن هذه القنوات مريحة لإرسال رسائل سريعة إلى شخص ما ، إلا أنها ليست فعالة في تسهيل الصداقة الحميمة. للتعرف على بعضهم البعض ، سيتعين على الموظفين الدردشة على مدى 10 ساعات + أطر زمنية ، مما يجعل كلا الطرفين يفقد الاهتمام.

هناك مشكلة أخرى تتعلق ببناء فريق في مناطق زمنية مختلفة تمامًا وهي العثور على وقت اجتماع يناسب الجميع. إذا كان نصف فريقك في الولايات المتحدة والنصف الآخر في أوروبا الغربية ، فيمكنك أن تجد وقتًا ليس مبكرًا أو متأخرًا. ولكن ماذا لو كان نصف فريقك في المكسيك والنصف الآخر في هونغ كونغ؟ في هذا السيناريو ، سيتعين على مجموعة واحدة أن تظل مستيقظة لوقت متأخر أو تستيقظ مبكرًا ، مما قد يرهق الموظفين.

يمكنك استضافة جلستين في نفس الاجتماع. لكن افترض أن أعضاء منطقتين زمنيتين لا يرون بعضهم البعض أبدًا. في هذه الحالة ، من غير المحتمل أن يكوّنوا صداقات وإحساسًا بالصداقة الحميمة بين بعضهم البعض.

يتمثل أحد الحلول لفريق عالمي تم حله في توظيف المواهب في غضون سبع ساعات بفارق زمني. لذلك إذا كان فريقك في أمريكا بشكل أساسي ، ولا يمكنك العثور على المواهب في هذه القارة ، فابحث عن مرشحين في أوروبا. يمنح هذا التداخل العمال ساعة واحدة على الأقل للمشاركة في الأحداث غير الرسمية واجتماعات الفيديو ، حيث يمكنهم بناء علاقة مع الزملاء.

5. استخدم مقاطع الفيديو لتقديم أعضاء الفريق الجدد

من الطبيعي أن يشعر الموظفون الجدد بالحرج في العمل خلال الأيام الأولى. قد يكون الوصول إلى شخص غريب أمرًا شاقًا ، مما يجعل التفاعلات غير الرسمية مرهقة. نظرًا لعدم وجود مناطق للقاءات غير الرسمية ، يمكن أن يشعر العمال عن بعد بمزيد من التوتر والوحدة في وظيفتهم الجديدة أكثر من موظفي المكاتب.

في أحسن الأحوال ، سينضم هؤلاء العمال إلى قناة Slack أو اجتماع على مستوى الشركة مليء بالوجوه والأسماء التي لا يعرفونها. ما لم تستضيف حدثًا للتعرف على أعضاء الفريق الجدد ، فلن تتاح لهم الفرصة لمقابلة أشخاص على المستوى الشخصي. يواجه الموظفون الذين ليس لديهم أي شخص للتفاعل معهم وقتًا أكثر صعوبة في مشاركة الأفكار المبتكرة أو التعاون مع الآخرين.

يمكنك أن تطلب من الموظفين الجدد تسجيل أو تحريك مقطع فيديو لمشاركة هواياتهم وتوقعاتهم وخلفياتهم وحقائق غريبة. يمكن لزملائهم مشاهدة هذا الفيديو قبل اليوم الأول للموظف الجديد للتفكير في نقاط الحديث لجعل تعيين الموظفين الجدد أكثر متعة.

في Vyond ، يقوم كل موظف جديد بتحريك مقطع فيديو يقدمون فيه أنفسهم خلال أيامهم الأولى. فمثلا؛ انظروا إلى آسيا التي تلخص حياتها. كما يظهر أنها مضحكة ومحترفة موهوبة. يمكن للزملاء مشاهدة الفيديو للتعرف عليها والعثور على اهتمامات مشتركة للدردشة حولها في اليوم الأول لآسيا. أدت مقاطع الفيديو هذه إلى تحسين علاقات الفريق ومبادرات تطوير منتجاتنا.

6. إعادة إنشاء أنشطة الترابط الجماعي عبر الإنترنت

مشروبات الساعة السعيدة وأعياد الميلاد والاحتفالات الهامة هي أحداث يمكن للموظفين فيها بناء علاقات مع بعضهم البعض. تسمح هذه اللحظات للموظفين برؤية شخصيات بعضهم البعض بدلاً من التفكير فقط في العمل ، وبناء فريق متماسك وبيئة عمل ممتعة. ومع ذلك ، فإن هذه الأحداث ليست متاحة دائمًا للموظفين عن بُعد. من الصعب على الفريق أن يلعبوا الجولف المصغر معًا عندما ينتشرون في جميع أنحاء العالم. يمكنك إنشاء مساحات افتراضية حيث يمكن للأشخاص التفاعل لإثارة صداقات داخلية.

يمكن لأي شركة استضافة أحداث غير رسمية لتسهيل الصداقات الداخلية. فمثلا؛ استضافت علي بابا حدثًا افتراضيًا لصنع اللحاف بعد عدم استضافة حدثهم الشخصي السنوي ، AliDay. عزز الحدث العمل الجماعي وقيم الشركة ، وطور ثقافة الفريق الموحد.

مع توفر العديد من أدوات الاتصال ، من السهل إعادة إنشاء أي حدث شخصي تقريبًا. يمكنك استضافة جلسات صياغة أو موسيقى أو قراءة على برنامج مؤتمرات الفيديو. تتيح هذه الأحداث للأشخاص التواصل مع من لديهم اهتمامات مماثلة.

للحصول على تجربة بناء صداقة فردية ، استخدم برنامج تبريد المياه الذي يجمع الموظفين بشكل عشوائي كل أسبوع. شارك ببعض أدوات كسر الجليد لجعل التعرف على الآخرين تجربة مريحة بدلاً من التنافس على من يتحدث عن الطقس أولاً.

استخدم Vyond لتقوية ثقافة عملك عن بعد

Vyond هي أداة رسوم متحركة يمكن للفرق عن بُعد استخدامها في أنشطة وجهود بناء الفريق. بفضل العشرات من القوالب المجانية الخاصة بنا ، يمكن للقادة إنشاء تدريب مؤثر على الأدوات عن بُعد ، وآداب الاتصال عن بُعد ، ودروس التنوع والإنصاف والتضمين (DEI) دون خبرة سابقة في الرسوم المتحركة. يمكنك أيضًا استخدام الدعائم والبيئات والشخصيات لإظهار المواقف اليومية التي تؤثر فيها التحيزات أو المعتقدات على فرص الموظفين في العمل معًا وأن يصبحوا أصدقاء.

ابدأ نسخة تجريبية مجانية