Üretken Ekipler Kurmak için 6 Uzaktan Çalışma Kültürü Fikri

Eski bir fotoğraf çekiminin sonucu olarak yalnızca profil resimlerini gördüğünüzde iş arkadaşlarınızla anlamlı bir şekilde bağlantı kurmak zordur.

Pandeminin işgücü üzerindeki etkisi üzerine 2021 yılında yapılan bir araştırma, bu zorluğu ortaya koyuyor. Çalışanların %36'sının iş arkadaşlarından kopuk hissettiğini tespit etti. Bu çalışanlar iş arkadaşlarıyla iletişim kurmaya çalıştı ancak %34'ü e-posta gibi kanallardan yanıt almayı zor buldu. Bu etki, uzak kuruluşlar tarafından daha da yoğun bir şekilde hissedilmektedir. Ofis içi ve hibrit çalışanlar, bir iletişim arızası olduğunda iş arkadaşlarının masalarına gidebilirler; bu seçenek, en yakın iş arkadaşlarından 500 mil uzakta bulunan biri için geçerli değildir.

Açık iletişimi vurgulayan bir kültür olmadan, çalışanlar sorunlarla tek başlarına yüzleşirler. Bu işbirliği eksikliği, üretkenlikte kayıplara, artan strese ve çalışanların kendilerini yabancı gibi hissetmelerine neden olur.

Uzak kuruluşlar, bu zorlukların üstesinden gelmek için yedi fikir uygulayabilir. Her biri, çalışanların aynı hedefe daha kısa sürede ulaşmak için işbirliği yaptığı bir şirket kültürü oluşturmanıza yardımcı olur.

1. Açık iletişim yönergeleri oluşturun

İş gününüz boyunca kulaklıklar? Derin iş. Öğle yemeği sırasında okumak? Dedikodu için zaman yok. Bunlar, ofis iş görgü kurallarının yazılı olmayan iki kuralıdır.

Ancak uzaktan çalışırken kurallar daha belirsizdir ve bu da çalışanlar için kasıtsız suçlara veya strese neden olabilir.
Yaklaşık 2.000 çalışanla yapılan bir anket, %70'inin meslektaşlarıyla ayda en az bir kez belirsiz iletişim yaşadığını ortaya koydu. Mesajlar kesin olmadığında, çalışanlar iş arkadaşlarının istediğini kırmaya veya yanlış yönergeleri uygulamaya çalışarak zaman kaybederler. Sonuç olarak, çalışanlar bu iletişim sorunlarını çözmek için haftada ortalama dört saat harcıyorlar.

Aynı anket, çalışanların %75'inin şirketlerinde iletişim eksikliği hissettiğini ortaya koydu. Ekip üyeleri genellikle yalnızca belirsiz cevaplar göndermek için yanıt vermek için biraz zaman alırsa, çalışanlar destek aramaya daha az motive olurlar ve sorunu kendi başlarına çözmeye çalışma olasılıkları daha yüksektir. Bir cevap için bilgisayara bakmak yerine, başka biri daha verimli bir yol bilse bile, kendi çözümlerini üreteceklerdir.

Verimli ve keyifli iletişim sağlamak için dahili olarak iletişim kurmak için kullandığınız her kanalın normlarını ekleyebilirsiniz. Normlar listeniz, bir kanalı kullanmanın ne zaman uygun olduğunu, en iyi mesajlaşma sıklığını ve bir mesajı net bir şekilde iletmek için ipuçlarını açıklamalıdır.

Örneğin; çalışanları performans incelemeleri veya promosyonlar gibi hassas bilgileri tartışmak için canlı video kullanmaya motive edin. Bu biçim, dinleyicinin şüphelerini gerçek zamanlı olarak netleştirmenize, belirsiz mesajlardan kasıtsız suçlardan kaçınmanıza olanak tanır. Normlar listenizde katılımcılara kameralarını açmalarını söyleyin. Konuşmacınızı görmek, izleyicilerin vücut dillerini görmelerine ve sözlerine güvenmelerine olanak tanır.

2. Liderleri uzaktan çalışma savunucularına dönüştürün

Çalışanlar, nasıl davranacakları konusunda rehberlik için liderlere bakarlar. Bir liderin değerleri, çalışma alışkanlıkları ve araçları, çalışanların uzaktan çalışma hakkındaki görüşlerini etkiler.

Bir ekibin başkanının sürekli olarak yüz yüze ilişkiler nedeniyle bir ofisten çalışmayı özlediğini söylediğini varsayalım. Çalışanlar, her gün uzaktan çalışmanın olumsuz yanlarını duyduktan sonra benzer bir duygu geliştirebilir. Yüz yüze olayları çoğaltamayacaklarını düşünerek, uzak ilişkiler kurma ve olayları ağ oluşturma yöntemlerindeki kusurları tespit edebilirler. Bu zihniyetle ilişki kurmak neredeyse imkansız hale geliyor.

Neyse ki, liderinizin karşıt tutumu çalışanları olumlu yönde etkiler. Uzak bir çalışma aracının, yeni bir asenkron iş akışının veya yaklaşan bir sanal olayın faydalarını dile getirebilen bir lider, çalışanlara uzaktan çalışmanın ne kadar etkili olduğunu hatırlatır.

Uzaktan çalışmaktan hoşlanan ve başkalarıyla işbirliği yapmaya istekli bir ekip oluşturmak için, liderlerinizin kültürünüzde istediğiniz inançları sergilemesini sağlayın. Şirket içi arkadaşlıklara değer veriyorsanız, liderlerin şirketten biriyle tanışmak için haftalık bir görüşme ayarlamasını sağlayın. Görüşmeler 15 dakika kadar kısa olabilir veya birbirlerini tanımak için bir saat harcayabilirler. Birincil amaç, iş arkadaşlarıyla buluşmak için aktif bir yaklaşımı teşvik eden liderleri göstermektir.

3. Ekipler arası işbirliğini teşvik edin

Uzak çalışanların, diğer şirket bölümleriyle uzak olmayanlara göre daha az işbirliği yapması yaygındır. Bölümlerinin dışındaki insanlarla tanışmak için öğle yemeği, koridor veya asansör yoktur. Sık olmayan ekipler arası işbirliği ve destek, mutsuz ve verimsiz çalışanlara yol açabilir.

Farklı endüstrilerdeki 1000'den fazla ABD çalışanı üzerinde yapılan bir anket, bilgi paylaşmayan işçilerin, başka bir çalışanın bir zamanlar yaptığı işi yeniden yapmak için beş saatten fazla harcadıklarını buldu. Bazen işi yeniden yapmazlar, ancak başka bir ekibin uzun zaman önce optimize ettiği verimsiz bir süreci takip ederler.

Bu gereksiz zaman yatırımları, işçiler bir zorlukla kendi başlarına nasıl başa çıkacaklarını anladıkça projeleri geciktirir. Ekipler arası işbirliği kültürüyle bu sorunlarla karşılaşmazsınız. Örneğin; Bir içerik yazarının en iyi işe alma uygulamaları hakkında bir sorusu olsaydı, bu konuyu saatlerce okumak yerine İK ile 30 dakikalık bir röportaj planlardı. Sık işbirliği, iş akışlarını hızlandırarak çalışanlara yüksek etkili projelere odaklanmaları için daha fazla zaman tanır.

Çalışanların birbirini nasıl desteklemesi gerektiğine dair bir belge paylaşım kılavuzu oluşturun. Taahhütler, insanların bir zorluğun üstesinden gelmek veya bir görevi yerine getirmek için atabilecekleri eyleme geçirilebilir adımları paylaşır. Bu sayede çalışanlar bir durumu ve bunun faydalarını nasıl iyileştireceklerini tam olarak bilirler.

Kaynak: LinkedIn

COVID-19'un başlangıcında, IBM CEO'su meslektaşlarının konuşmalarına ve zorluklarına dayanan bir taahhüt yazdı. Evden çalışmak zorunda kalan çalışanların hayatlarını kolaylaştırmak için yapacağı taahhütleri içeriyordu. IBM'in CEO'su gibi, uzaktan çalışmayı kolaylaştıracak eylemler içeren bir taahhütte bulunun.

Anketleri ve çalışanlarla bire bir görüşmeleri kullanarak şirketinizin işbirliği zorluklarını ortaya çıkarın. Engeller, taahhüdünüzün adımlarını bildirir. Bir ekip şirketteki diğerlerinin çoğundan daha geç saatlerde çalışıyorsa, onlarla daha fazla etkileşim kurabilmek için her hafta bir gün bu saatlerde çalışmaya söz verebilirsiniz. Bu öğeyi eklemek, ekipleri temastan kaçınmak yerine birbirlerini tanımaya teşvik eder.

4. Saat dilimlerine göre bir ekip oluşturun

Uzak şirketler, yetenekleri her yerden işe alabilir. Ancak dağınık zaman dilimlerinde insanları işe almak projeleri yavaşlatabilir ve çalışanlar arasında bölünmeyi tetikleyebilir.

E-posta ve Slack gibi eşzamansız iletişim kanalları, dünyanın dört bir yanına yayılmış ekipler için ortak işbirliği seçeneğidir. Birine hızlı bir şekilde mesaj göndermek için uygun olsa da, bu kanallar arkadaşlığı kolaylaştırmakta etkili değildir. Birbirlerini tanımak için çalışanların 10 saatlik + zaman dilimleri boyunca sohbet etmeleri gerekecekti ve her iki tarafın da ilgisini kaybetmesine neden olacaktı.

Çok farklı saat dilimlerinde bir ekip oluşturmanın bir başka sorunu da herkes için uygun bir toplantı saati bulmaktır. Takımınızın yarısı ABD'de ve diğer yarısı Batı Avrupa'daysa, çok erken veya geç olmayan bir zaman bulabilirsiniz. Ama ya ekibinizin yarısı Meksika'da ve diğer yarısı Hong Kong'daysa? Bu senaryoda, bir grubun geç kalkması veya erken kalkması gerekir, bu da çalışanları yorabilir.

Aynı toplantıda iki oturuma ev sahipliği yapabilirsiniz. Ancak, iki zaman diliminin üyelerinin birbirini hiç görmediğini varsayalım. Bu durumda, aralarında dostluk ve dostluk duygusu geliştirmeleri pek olası değildir.

Dağıtılmış bir küresel ekibe bir çözüm, yedi saatlik bir zaman farkı içinde yetenekli kişileri işe almaktır. Yani ekibiniz ağırlıklı olarak Amerika'daysa ve bu kıtada yetenek bulamıyorsanız, Avrupa'da aday arayın. Bu örtüşme, çalışanlara iş arkadaşlarıyla yakınlık kurabilecekleri gündelik etkinliklere ve görüntülü toplantılara katılmaları için en az bir saat verir.

5. Yeni ekip üyelerini tanıtmak için videoları kullanın

Yeni çalışanların ilk günlerde işte garip hissetmeleri normaldir. Bir yabancıya ulaşmak ürkütücü gelebilir ve sıradan etkileşimleri bile stresli hale getirebilir. Sıradan karşılaşmalar için hiçbir alan olmadığından, uzaktan çalışanlar yeni işlerinde ofis çalışanlarına göre daha stresli ve yalnız hissedebilirler.

En iyi ihtimalle bu çalışanlar, bilmedikleri yüzler ve isimlerle dolu bir Slack kanalına veya şirket çapında bir toplantıya katılacaklardır. Yeni ekip üyelerini tanımak için bir etkinliğe ev sahipliği yapmadığınız sürece, kişilerle kişisel düzeyde tanışma fırsatı bulamazlar. Etkileşim yapacak kimsesi olmayan çalışanlar, yenilikçi fikirleri paylaşmak veya başkalarıyla işbirliği yapmak için daha zorlu bir zaman geçirir.

Yeni işe alınanlardan hobilerini, beklentilerini, geçmişlerini ve ilginç gerçekleri paylaşan bir video kaydetmelerini veya canlandırmasını isteyebilirsiniz. Meslektaşları, yeni işe alınanların işe alımını daha keyifli hale getirmek için konuşma noktaları hakkında düşünmek için yeni bir çalışanın ilk gününden önce bu videoyu izleyebilir.

Vyond'da her yeni işe alınan kişi, ilk günlerinde kendilerini tanıtan bir videoyu canlandırıyor. Örneğin; Asya'nın hayatını özetleyen bakın. Aynı zamanda onun komik ve yetenekli bir profesyonel olduğunu gösterir. Meslektaşları onu tanımak ve Asya'nın ilk gününde sohbet etmek için ortak ilgi alanları bulmak için videoyu izleyebilir. Bu videolar, ekip ilişkilerini ve ürün geliştirme girişimlerimizi iyileştirdi.

6. Çevrimiçi ekip bağlama etkinliklerini yeniden oluşturun

Happy hour içecekleri, doğum günleri ve dönüm noktası kutlamaları, çalışanların birbirleriyle ilişkiler kurabileceği etkinliklerdir. Bu anlar, çalışanların yalnızca işi düşünmek, uyumlu bir ekip ve eğlenceli bir çalışma ortamı oluşturmak yerine birbirlerinin kişiliklerini görmelerini sağlar. Ancak, bu olaylar her zaman uzaktaki çalışanlar tarafından kullanılamaz. Dünyanın dört bir yanına dağılmışken takımın birlikte mini golf oynaması zor. İnsanların iç arkadaşlıklar kurmak için etkileşimde bulunabilecekleri sanal alanlar yaratabilirsiniz.

Herhangi bir şirket, iç arkadaşlıkları kolaylaştırmak için gündelik etkinliklere ev sahipliği yapabilir. Örneğin; Alibaba, yıllık yüz yüze etkinliği AliDay'e ev sahipliği yapmadıktan sonra sanal bir yorgan yapma etkinliğine ev sahipliği yaptı. Etkinlik ekip çalışmasını ve şirketin değerlerini destekleyerek birleşik bir ekip kültürü geliştirdi.

Mevcut çok sayıda iletişim aracıyla, neredeyse tüm yüz yüze etkinlikleri yeniden oluşturmak kolaydır. Video konferans yazılımında el işi, müzik veya okuma oturumları düzenleyebilirsiniz. Bu etkinlikler, insanların benzer ilgi alanlarına sahip kişilerle bağlantı kurmasını sağlar.

Bire bir arkadaşlık kurma deneyimi için, çalışanları her hafta rastgele eşleştiren bir su soğutma yazılımı kullanın. Başkalarını tanımayı, hava durumu hakkında ilk kimin konuştuğuna dair bir rekabet yerine rahat bir deneyim haline getirmek için bazı buz kırıcıları paylaşın.

Uzaktan çalışma kültürünüzü güçlendirmek için Vyond'u kullanın

Vyond, uzaktaki ekiplerin ekip oluşturma faaliyetlerinde ve çabalarında kullanabilecekleri bir animasyon aracıdır. Düzinelerce ücretsiz şablonumuz sayesinde liderler, daha önce animasyon deneyimi olmadan uzak araçlar, uzaktan iletişim görgü kuralları ve çeşitlilik, eşitlik ve içerme (DEI) dersleri hakkında etkili eğitimler oluşturabilir. Önyargıların veya inançların çalışanların birlikte çalışma ve arkadaş olma şanslarını etkilediği günlük durumları göstermek için sahne dekorlarını, ortamları ve karakterleri de kullanabilirsiniz.

Ücretsiz deneme başlatın