نهاية التسجيل اليدوي: كيفية ربط سلاسل رسائل Gmail تلقائيًا بملفات تعريف العميل في CRM

"ضريبة إدخال البيانات": لماذا يقتل التسجيل اليدوي إنتاجيتك؟

معظم مندوبي المبيعات لا يستقيلون لأنهم يكرهون البيع؛ لقد استقالوا لأنهم يكرهون "ضريبة إدخال البيانات". هذه هي التكلفة الخفية للحفاظ على نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) - الساعات التي يتم قضاؤها كل أسبوع في نسخ سطور الموضوع يدويًا ولصق النص الأساسي وتسجيل التواريخ "المرسلة" في قاعدة البيانات.

خطر "البيانات المظلمة"

عندما لا يتم ربط رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، فإن شركتك تعاني من "البيانات المظلمة". يحدث هذا عندما يتم احتجاز معلومات حيوية - مثل اعتراض العميل المحدد أو الاتفاق الشفهي الذي تم إجراؤه عبر البريد الإلكتروني - في البريد الوارد الخاص بمندوب المبيعات.

• إذا ذهب أحد أعضاء الفريق في إجازة: فإن بقية أعضاء الفريق يصبحون أعمى.
• إذا ترك أحد المندوبين الشركة: يختفي معهم تاريخهم الكامل مع عملائك.
• النتيجة: أنك تفقد "الذاكرة المؤسسية" لعملك، مما يؤدي إلى طرح أسئلة محرجة ومتكررة لعملائك وضياع الفرص.

رؤية NetHunt: نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الذي يملأ نفسه بنفسه

في NetHunt، نعتقد أنه لا ينبغي عليك العمل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك؛ يجب أن يعمل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لديك لصالحك. رؤيتنا هي بيئة "لا تعمل باللمس".

تخيل عالمًا تضغط فيه ببساطة على "إرسال" في Gmail، ويدرك نظام إدارة علاقات العملاء على الفور أن "هذا البريد الإلكتروني ينتمي إلى صفقة Acme Corp"، ويسجله في المخطط الزمني الصحيح قبل أن تنتقل إلى الرسالة التالية. ومن خلال الربط الآلي بين محادثاتك وسجلاتك، فإننا نلغي "ضريبة إدخال البيانات" بالكامل. يمكنك البقاء في تدفقك، ويظل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك دقيقًا بنسبة 100%، مما يوفر "مصدرًا واحدًا للحقيقة" للشركة بأكملها دون أن تحرك ساكنًا.

كيف يعمل تكامل Gmail الأصلي لـ NetHunt

NetHunt CRM ليس مجرد تطبيق يتصل بـ Gmail؛ إنه جزء هيكلي من صندوق الوارد الخاص بك في Gmail. إنه يعمل عن طريق "تراكب" ذكاء إدارة علاقات العملاء مباشرة على واجهة Google Workspace. هذا هو السحر التقني الذي يحدث خلف الكواليس لجعل التسجيل اليدوي شيئًا من الماضي.

ربط البريد الإلكتروني التلقائي

جوهر التشغيل الآلي لـ NetHunt هو قدرته على التعرف على الأشخاص. في اللحظة التي تصل فيها رسالة البريد الإلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بك، تقوم خوارزمية NetHunt بمسح الحقلين "من" و"إلى".

• المطابقة : إذا كان عنوان البريد الإلكتروني يطابق سجلًا موجودًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، فإن NetHunt تقوم على الفور بإنشاء جسر رقمي.
• السجل: يتم عكس كل رد وإعادة توجيه ومرفق في هذا الموضوع تلقائيًا في المخطط الزمني لملف تعريف CRM الخاص بالعميل.
• تجربة "النقر الصفري" : ليس عليك النقر فوق "حفظ في CRM" أو "مزامنة". إذا كانت جهة الاتصال موجودة، فإن التاريخ موجود. يبدو الأمر كما لو أن نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك هو مساعد غير مرئي يقوم باستمرار بحفظ أوراقك في الخلفية.

قصة العميل في نظرة عامة على الشريط الجانبي

أقوى جزء من التكامل هو الشريط الجانبي لـ NetHunt. عند فتح أي سلسلة رسائل بريد إلكتروني، تظهر لوحة مخصصة على الجانب الأيمن من شاشة Gmail.

بدون ترك البريد الإلكتروني، يمكنك رؤية:

• الملف الشخصي: المسمى الوظيفي ورقم الهاتف وروابط الوسائط الاجتماعية وأي معلومات أخرى لديك عن العملاء.
• الجدول الزمني: سجل قابل للتمرير لكل تفاعل أجراه فريقك معهم - رسائل البريد الإلكتروني السابقة وملاحظات الاجتماع وملخصات المكالمات الهاتفية.
• حالة الصفقة: المسار الذي هم فيه والقيمة الإجمالية لأعمالهم المحتملة.
• المهام: أي مهام قادمة مرتبطة بهذا العميل.

وهذا يعني أنك لن تضطر أبدًا إلى سؤال العميل "ذكرني بما ناقشناه الشهر الماضي؟" الجواب موجود هناك، على بعد بوصات من مسودة ردك.

المواضيع المشتركة مقابل المواضيع الخاصة

الخصوصية هي إحدى أكبر المخاوف المتعلقة بالربط التلقائي للبريد الإلكتروني وإدارة علاقات العملاء (CRM). لا تنتمي كل محادثة إلى سجل CRM مشترك، مثل المراسلات التنفيذية أو المناقشات الداخلية أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالفواتير من العناوين العامة.

تتعامل NetHunt مع هذا بقواعد الاستبعاد الذكية. يمكنك التحكم بدقة في رسائل البريد الإلكتروني التي لا ينبغي ربطها مطلقًا عن طريق تعيين الاستثناءات على مستوى مساحة العمل:

• عناوين البريد الإلكتروني المستبعدة يمكنك تحديد عناوين بريد إلكتروني محددة لا ينبغي أبدًا ربطها تلقائيًا. إذا ظهر عنوان مستبعد في الحقول إلى أو من أو نسخة، فلن يتم ربط البريد الإلكتروني بأي سجل CRM - حتى لو كان المستلمون الآخرون هم جهات اتصال صالحة.
• المجالات المستبعدة يمكنك أيضًا استبعاد المجالات بأكملها. إذا كان أي بريد إلكتروني في سلسلة المحادثات ينتمي إلى مجال مستبعد، فستظل الرسالة غير مرتبطة. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص لتصفية الفواتير أو رسائل البريد الإلكتروني للنظام الآلي أو الاتصالات التنفيذية الحساسة.

الربط اليدوي عندما يكون ذلك مهمًا

على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني المستبعدة لا يتم ربطها تلقائيًا، إلا أنك لا تزال تتمتع بالتحكم الكامل:

• يمكنك ربط بريد إلكتروني يدويًا بسجل CRM عند الحاجة.
• بمجرد الارتباط، سيتم أيضًا ربط جميع الردود في هذا الموضوع تلقائيًا.
• ستظل رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية غير مرتبطة ما لم تقم بربطها بشكل صريح مرة أخرى.

يحافظ هذا الأسلوب على نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك نظيفًا وملائمًا ومتوافقًا.

خطوة بخطوة: إعداد تسجيل البريد الإلكتروني بدون لمس

يعد إعداد NetHunt للتعامل مع عملية التسجيل الخاصة بك بمثابة عملية "تتم مرة واحدة". بمجرد اكتمال هذه الخطوات الثلاث، يتولى النظام المهمة الثقيلة، مما يسمح لك بالتركيز بشكل كامل على محتوى رسائلك.

الخطوة 1: توصيل مساحة العمل الخاصة بك

الخطوة الأولى هي "مصافحة" بسيطة بين NetHunt وحساب Google الخاص بك. عند تثبيت ملحق NetHunt لأول مرة، ستمنح الإذن لإدارة علاقات العملاء (CRM) لعرض البيانات التعريفية لبريدك الإلكتروني.

الخطوة 2: إعداد قواعد "الارتباط التلقائي".

يقوم NetHunt تلقائيًا بربط رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة بسجلات CRM عند وجود حقل مطابق في مجلد - وهو حقل البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا في مجلدات مثل جهات الاتصال أو العملاء المتوقعين أو العملاء .

إعداده

لتمكين الارتباط التلقائي لمجلد:

1. انتقل إلى الإعدادات
2. فتح المجلدات وإدارة الحقول
3. حدد المجلد (على سبيل المثال، جهات الاتصال أو العملاء المتوقعون )
4. أضف حقل البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر
5. تمكين الارتباط التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني المستقبلية

بمجرد التنشيط، يتم حفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة لهذا العنوان مباشرة في السجل.

ربط رسائل البريد الإلكتروني للشركات تلقائيًا حسب المجال

يمكن لـ NetHunt أيضًا ربط رسائل البريد الإلكتروني بسجلات الشركة عندما يتواصل عدة أشخاص من نفس المؤسسة.

من خلال تمكين الارتباط التلقائي على عنوان URL أو حقل قائم على المجال، يمكن لـ NetHunt:

• ربط جميع رسائل البريد الإلكتروني من نفس المجال بسجل الشركة الصحيح
• إنشاء سجلات جهات اتصال جديدة تلقائيًا من رسائل البريد الإلكتروني الواردة
• ربط جهات الاتصال هذه بالشركة بنقرة واحدة

يؤدي هذا إلى الحفاظ على تنظيم جميع الاتصالات مع المؤسسة — عبر جهات اتصال متعددة — في مكان واحد.

الخطوة 3: إدارة رسائل البريد الإلكتروني غير المرتبطة

ماذا يحدث عندما يرسل لك عميل محتمل جديد رسالة بريد إلكتروني لأول مرة؟ وبما أنها ليست موجودة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك حتى الآن، فلا يوجد ملف شخصي يمكن الارتباط به. يجعل NetHunt هذا إصلاحًا لمدة ثانية واحدة:

1. افتح البريد الإلكتروني في Gmail.
2. انقر فوق أيقونة NetHunt.
3. اختر المجلد (على سبيل المثال، "العملاء المتوقعون").
4. إنشاء سجل وربط البريد الإلكتروني. بدءًا من تلك المللي ثانية بالضبط، يتم ربط كل بريد إلكتروني مستقبلي مع هذا الشخص تلقائيًا.

ميزات متقدمة لقاعدة بيانات نظيفة

يعد أتمتة الارتباط أمرًا رائعًا، ولكن الحفاظ على نظافة البيانات وتنظيمها هو ما يجعل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ذا قيمة حقيقية. يتضمن NetHunt العديد من الميزات "الخفية" لضمان عدم تعرض قاعدة البيانات الخاصة بك للفوضى.

• منع التكرار: لا شيء يفسد نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) بشكل أسرع من وجود ثلاثة ملفات تعريف مختلفة لـ "جون سميث". يقوم محرك إلغاء البيانات المكررة في NetHunt بالتحقق من عناوين البريد الإلكتروني الموجودة قبل إنشاء سجل جديد، مما يضمن دمج جميع سلاسل الرسائل في ملف تعريف واحد نظيف.
• تكامل تتبع البريد الإلكتروني: عندما يتم ربط بريد إلكتروني بملف تعريف، يقوم NetHunt أيضًا بربط بيانات التتبع. يمكنك أن ترى مباشرة على رسائل البريد الإلكتروني عندما فتحت بريدك الإلكتروني أو نقرت عليه. يؤدي هذا إلى تحويل "بريد إلكتروني مسجل" بسيط إلى معلومات مبيعات قابلة للتنفيذ.

الخلاصة: التركيز على العلاقة، وليس حفظ السجلات

الهدف النهائي لإدارة علاقات العملاء (CRM) هو مساعدتك على بناء علاقات أفضل، ولكن من الصعب أن "تركز على العلاقات" عندما تكون غارقًا في العمل الإداري. ومن خلال أتمتة الارتباط بين Gmail وNetHunt، يمكنك استعادة الساعات المفقودة عادةً أثناء إدخال البيانات.

يمكنك الحصول على فريق متزامن دائمًا، وقاعدة بيانات تظل دقيقة بنسبة 100%، وصندوق بريد يساعدك فعليًا على إتمام الصفقات بدلاً من مجرد الاحتفاظ بالرسائل.

هل أنت مستعد لحذف "يوم الإدارة" الخاص بك من التقويم؟ توقف عن النسخ واللصق وابدأ في الإغلاق. ابدأ تجربة NetHunt CRM اليوم واستمتع بحرية البريد الوارد الذي يقوم بتسجيل نفسه.