7 wichtige Tipps zur effektiven Verwaltung von E-Mails

Veröffentlicht: 2016-10-23

Die meisten Leute glauben, dass Gmail großartig ist, so wie es ist. Es tut, was es verspricht: vereinfachte Kommunikation, Nachrichtenspeicherung und vielleicht gelegentliche Hangouts-Chats oder -Anrufe. Alles ist integriert, um Ihnen Zeit und Energie zu sparen. Aber wenn Sie ein Power-User sind, etwa fünf Konten haben und Ihr Geschäft über Google Mail führen, kann Ihr Posteingang zu einem Produktivitätskiller werden .

E-Mails zu sichten, zu entscheiden, was mit ihnen zu tun ist, und sie tatsächlich zu bearbeiten, dauert schließlich Stunden. Die schreckliche Wahrheit ist, dass es nach dem Aufhören etwa 23 Minuten dauert, bis Sie sich wieder konzentrieren können (Quelle: WSJ). Sie müssen dies verhindern, indem Sie Ihren Posteingang organisiert und übersichtlich halten.

Aber hey, Sie müssen das Rad nicht neu erfinden! NetHunt ist immer für Sie da. Wir haben sieben tolle Tipps zusammengestellt, wie Sie E-Mails effektiv nutzen und den Überblick über Ihren Posteingang behalten.

1. Wählen Sie ein Layout aus

Wir alle priorisieren gerne Dinge, und E-Mails sind da keine Ausnahme. Die Auswahl Ihres bevorzugten Layouts sollte Ihr erster Schritt zur Organisation Ihres Gmail-Kontos sein. Klicken Sie einfach auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Einstellungen“. Wählen Sie dann die Registerkarte „Posteingang“ und von dort aus bietet Ihnen Gmail fünf Layout-Optionen für Ihren Posteingang:

  • Standard: Dies ist das Standardformat, das Ihr Google Mail nach Datum organisiert. In dieser Ansicht können Sie verschiedene Kategorien auswählen, in die Ihre E-Mails eingeordnet werden. Sie werden als Registerkarten oben auf Ihrem Bildschirm angezeigt und können hilfreich sein, um festzustellen, welche Ihrer E-Mails am wahrscheinlichsten wichtiger sind.
  • Wichtig zuerst: In dieser Ansicht versucht Google Mail vorherzusagen, welche E-Mails am wichtigsten sind, und hebt sie mit einer gelben Markierung hervor, die diese Nachrichten oben im Posteingang anzeigt. Ihre weniger wichtigen Nachrichten werden im unteren Posteingang am unteren Bildschirmrand angezeigt.
  • Zuerst ungelesen: Diese Ansicht ähnelt der Option „Wichtig zuerst“, jedoch enthält der obere Teil Ihres Posteingangs Nachrichten, die Sie noch nicht geöffnet haben, während der untere Teil Ihres Posteingangs alles andere enthält.
  • Zuerst markiert: Die Ansicht „Zuerst markiert“ teilt Ihren Posteingang ebenfalls in zwei Felder und zeigt nur die E-Mails an, die Sie in der oberen Ansicht markiert haben. Alles andere erscheint in der zweiten Ansicht unten.
  • Priorisierter Posteingang: Dies ist eine Kombination aller Ansichten. Google Mail verwendet eine prädiktive Analyse, um basierend auf früheren Aktionen zu ermitteln, mit welchen E-Mails Sie am wahrscheinlichsten interagieren werden. Diese E-Mails werden dann in der oberen Ansicht angezeigt.

Diese einfache, aber leistungsstarke Funktion bewältigt zwei Aufgaben gleichzeitig. Dadurch sieht Ihr Posteingang ordentlicher aus und Sie verpassen nie wieder eine wichtige E-Mail.

2. Bereinigen Sie Ihren Posteingang mit der erweiterten Suche

Zu offensichtlich, oder? Sie könnten sagen: „ Toller Rat! Aber was soll ich mit all dem tun, was sich bereits in meinem Posteingang befindet? ” über mehrere Jahre Kommunikation und Benachrichtigungen, die in Ihrem Posteingang gespeichert sind. E-Mails einzeln manuell durchzugehen, um zu sehen, wie Ihr Posteingang geleert wird, scheint keine Maßnahme zur Verbesserung meiner Produktivität zu sein ... Aber es gibt einen besseren Weg!

Offensichtlich haben Sie viele ungelesene oder nicht archivierte Nachrichten und möchten diese bereinigen. Sie müssen diese Nachrichten zuerst sortieren. Da Sie diese E-Mails seit Monaten nicht mehr angefasst haben, sind sie für Ihre aktuellen Aktivitäten wahrscheinlich unwichtig oder irrelevant. Grundsätzlich können Sie diese bedenkenlos löschen oder archivieren. Entfernen Sie Nachrichten, die mindestens einen Monat alt sind , neuere Nachrichten könnten sogar noch relevanter sein. Dies manuell zu tun, wäre eine lästige Pflicht, glauben Sie uns. Verwenden Sie stattdessen die erweiterte Google Mail-Suche!

Die Suche in Google Mail ist sehr flexibel, sodass Sie alle E-Mails finden können, die dieselben Kriterien erfüllen. Sie können E-Mails finden, die Sie vor einem Monat oder früher erhalten haben, indem Sie „älter_als:1m“ in die Suchleiste eingeben, wobei „1m“ einen Monat bedeutet (Sie könnten mit 2 gehen, nur um sicherzugehen). Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“ (die mit einem Kontrollkästchen) und wählen Sie „Alle“. Dadurch werden alle Nachrichten auf der ersten Seite ausgewählt, aber wenn Sie alle Nachrichten im Posteingang auswählen möchten, klicken Sie auf „Alle Konversationen auswählen, die dieser Suche entsprechen“ über dem Suchergebnis. Jetzt können Sie jede alte Nachricht archivieren oder löschen und Ihren Posteingang sauber halten.

NetHunt CRM-Tipp: Erweiterte Datensatzsuche

NetHunt hat eine ähnliche erweiterte Suchfunktion, die die Suche in Gmail ergänzt. Sie können NetHunt CRM-Ordner und -Datensätze mit derselben Suchleiste durchsuchen. Die Suchsyntax ist sehr ähnlich, sodass Sie Datensätze basierend auf Feldern suchen und filtern können.

3. Berühren Sie die E-Mail-Verwaltungsregel „It Once“.

Wie oft öffnen Sie eine E-Mail, lesen sie und … unternehmen nichts dagegen? Dies steht zweifellos ganz oben auf meiner Liste der E-Mail-Schmerzpunkte. Du öffnest deine E-Mail, liest sie, überlegst dir sogar die Antwort genau und dann… irgendetwas hält dich davon ab und die E-Mail bleibt (manchmal für immer!) in deinem Posteingang hängen.

Für solche Fälle gibt es eine weitere nützliche E-Mail-Verwaltungsregel, bekannt als „ Touch it once “. Das bedeutet, dass Sie, sobald Sie eine E-Mail geöffnet haben, etwas dagegen unternehmen MÜSSEN , anstatt bis später zu warten. Was immer Sie wollen, antworten, archivieren oder löschen – tun Sie etwas , damit Ihr Posteingang nicht überladen wird. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die erledigt werden muss, müssen Sie sie an anderer Stelle notieren (Ihre To-Do-Liste, ein To-Do-Label darauf setzen, eine Nachverfolgung festlegen usw.) und sie dann archivieren.

Wenn Sie auf eine Nachricht geantwortet haben und diese archivieren müssen, ohne dies manuell tun zu müssen, können Sie die Schaltfläche „Senden und archivieren“ auf der Registerkarte „Allgemein“ der Einstellungen aktivieren und jetzt, wenn Sie auf eine Konversation antworten, eine neue Die Schaltfläche „Senden und archivieren“ wird neben der üblichen Schaltfläche „Senden“ angezeigt.

4. Markieren Sie wichtige Nachrichten mit Sternen

Eine der Möglichkeiten, sich daran zu erinnern, später auf eine bestimmte E-Mail zuzugreifen, besteht darin, sie als ungelesen zu markieren, damit Sie sie später überprüfen können. Eine weitere bequemere Option ist das Markieren einer Nachricht. Sie können dies mit einem Klick tun und diese Nachrichten später leicht finden und gruppieren. Obwohl es eine gute Option ist, fehlt es ihr immer noch an Flexibilität.

Standardmäßig können Sie in Google Mail einen einzelnen gelben Stern setzen, aber Sie können auch mehr Sterne und andere Symbole aktivieren, um Ihrem Posteingang mehr Ordnung zu verleihen. Gehen Sie zu Einstellungen und verwalten Sie dort unter der Registerkarte Allgemein die verfügbaren Stern- und Symboloptionen.

Aber es gibt offensichtliche Nachteile von Google Mail-Sternen: Sie müssen sie alle durchlaufen, bevor Sie zu dem gewünschten gelangen, und es gibt keine Möglichkeit, Google Mail nach Sternfarbe sortieren zu lassen, wenn Sie eine zusätzliche Ebene der Organisation wünschen.

NetHunt CRM-Tipp: Verwenden Sie Follow-ups

Nachverfolgungen in NetHunt CRM ähneln den nativen Google Mail-Sternen, helfen Ihnen jedoch dabei, E- Mails und Aufzeichnungen noch besser zu organisieren . Sie können farbcodierte Markierungen für Datensätze und E-Mails festlegen und NetHunt CRM erstellt eine Nachverfolgung für sie. Das Coolste an Follow-ups ist, dass Sie ein Datum für sie festlegen können, sodass Sie schnell Aufgaben mit Fälligkeitsdaten erstellen können. Follow-ups sind alle nach Fälligkeitsdatum gruppiert und alle Aufgaben werden in Ihrem Google Mail-Konto angezeigt und sind in der Seitenleiste leicht zugänglich.

5. Erstellen Sie benutzerdefinierte Etiketten

Gmail hat keine Ordner; eine unangenehme Überraschung. Dies stellt eine Frage: Wie können Sie einen Gmail-Posteingang ohne Ordner verwalten? Als Alternative schlägt Google Mail vor, Labels zu verwenden. Markieren Sie E-Mails, organisieren und finden Sie sie mit diesen Tags schneller . Ein großer Vorteil von Labels gegenüber Ordnern besteht darin, dass eine E-Mail mehrere Labels haben kann, aber nicht Teil mehrerer Ordner sein kann. Dies erleichtert die Kategorisierung von Nachrichten, wenn sie in verschiedene Kategorien fallen.

Standardmäßig hat Google Mail mehrere vorkonfigurierte Labels wie Posteingang, Entwürfe, archiviert, und alles andere in der linken Seitenleiste sind technisch gesehen Labels. Dennoch können Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Labels erstellen . Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie die Registerkarte Etiketten. Unten können Sie ein neues Etikett erstellen und es der Seitenleiste hinzufügen. Damit können Sie jeder Nachricht, die Sie benötigen, benutzerdefinierte Labels zuweisen. Außerdem sehen Sie diese Labels im Posteingang, was sich hervorragend für die Navigation eignet.

NetHunt CRM-Tipp: Ordner, Datensätze und Anzeigefelder

Sie können in NetHunt CRM Ordner erstellen, in denen Datensätze mit E-Mails und anderen relevanten Informationen gespeichert werden, die in den Feldern des Datensatzes angehängt sind. Die Daten aus Feldern können ähnlich wie Labels in E-Mails angezeigt werden. Im Gegensatz zu statischen Labels sind diese Daten immer aktuell , sodass Sie den Status von E- Mails überprüfen können. Wenn Sie beispielsweise Verkäufe in Ihrem Posteingang verwalten, zeigt Ihnen NetHunt CRM, in welcher Pipeline-Phase sich der Kontakt befindet.

NetHunt ist ein effektiver Gmail-E-Mail-Manager und ein Kundenbeziehungsmanagementsystem.

6. Verwenden Sie vorgefertigte Antworten für wiederkehrende Nachrichten

Es kommt oft vor, dass Sie dieselbe Nachricht an verschiedene Empfänger senden müssen. Sie sollten Ihre Zeit nicht damit verschwenden, es jedes Mal von Grund auf neu zu schreiben. Verwenden Sie das, was Sie bereits geschrieben haben, wieder, indem Sie eine Vorlage oder, wie Google es nennt, eine vorgefertigte Antwort erstellen.

Einer der beliebtesten Tipps zur Verwaltung des Gmail-Posteingangs ist, zu den Einstellungen zu gehen und auf der Registerkarte „Labs“ vorgefertigte Antworten zu aktivieren. Nachdem Sie vorgefertigte Antworten aktiviert und eine Nachricht verfasst haben, können Sie diese Nachricht benennen und zur späteren Verwendung speichern. Gespeicherte Antworten sind verfügbar, indem Sie auf den Pfeil in der linken unteren Ecke des Fensters „Verfassen“ klicken. Dadurch haben Sie Zugriff auf Vorlagen , mit denen Sie häufig verwendete Nachrichten schnell versenden oder standardisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen geben können.

7. Erstellen Sie durchsuchbare E-Mail-Betreffs

So gut die Suchfunktionen von Google Mail auch sind, selbst sie sind ratlos, wenn Sie sich an nichts über die Nachricht erinnern, die Sie als Suchabfrage verwenden sollen. Sie können jederzeit versuchen, nach einem Namen oder Datum zu suchen oder Suchfilter anzuwenden ... aber das ist immer noch der Fall, wenn Sie sich an einige Details über die Nachricht erinnern. Um den Teil „Erinnern“ vollständig aus Ihren E-Mails zu entfernen und insbesondere das E-Mail-Management für kleine Unternehmen zu verbessern, müssen Sie ein System verwenden, das jedes Mal für Sie funktioniert.

Es ist immer besser , so detaillierte Betreffzeilen für E-Mails zu verfassen, wie es angemessen ist . Wenn Sie Verkäufe per E-Mail verwalten, senden Sie keine Nachrichten mit Betreffzeilen wie „Schön, Sie kennenzulernen“ oder „Follow-up bezüglich des Angebots“, nicht nur, weil sie irrelevant sind und Spam erscheinen könnten, sondern auch, weil sie nein enthalten organisatorische Substanz.

Geben Sie den Grund der Kontaktaufnahme immer so klar wie möglich an. Ein Betreff wie „Treffen mit J. Smith am 21. Oktober 2016 über das Sonderangebot“ erklärt sofort alles und erleichtert die Suche, weil Sie sich zumindest an das Thema oder Datum oder eine Person erinnern und die Suche erleichtern in der Liste der E-Mails, wenn Google Mail nicht sofort die richtige Nachricht vorschlägt.

Übrigens verlieren Sie in NetHunt nie eine relevante E-Mail aus den Augen, da sie anhand ihrer Betreffzeile einfach mit relevanten Datensätzen verknüpft werden kann.

Letztes Wort

Da die durchschnittliche Person ungefähr 120 E-Mails pro Tag erhält, ist es fair zu sagen, dass viele unserer Posteingänge ein wenig Aufräumen vertragen könnten. Ob Sie kennzeichnen, markieren, sortieren oder ignorieren, folgen Sie unserem Spickzettel und stellen Sie es zusammen.

Schließlich wissen Sie, was sie sagen: Ein sauberer Posteingang ist ein glücklicher Posteingang.