メールを効果的に管理するための7つの重要なヒント

公開: 2016-10-23

ほとんどの人は、Gmailはそれなりに素晴らしいと信じています。コミュニケーションの簡素化、メッセージの保存、たまにハングアウトのチャットや通話など、缶に書かれていることを実行します。時間とエネルギーを節約するためにすべてが組み込まれています。しかし、5つのアカウントがあり、Gmailを介してビジネスを運営しているパワーユーザーの場合、受信トレイは生産性のキラーになる可能性があります。

電子メールをふるいにかけ、それらをどうするかを決定し、実際にそれらを処理するには、最終的には数時間かかります。ひどい真実は、一度停止すると、焦点を取り戻すのに約23分かかるということです（出典：WSJ）。受信トレイを整理して整理しておくことで、これを防ぐ必要があります。

しかしねえ、あなたは車輪の再発明をする必要はありません！ NetHuntはいつでもあなたを助けるためにここにいます。メールを効果的に使用し、受信トレイを常に把握するための7つのヒントを集めました。

1.レイアウトを選択します

私たちは皆、物事を優先するのが好きで、メールも例外ではありません。 Gmailを整理するための最初のステップは、好みのレイアウトを選択することです。右上隅にある歯車の記号をクリックして、[設定]を選択するだけです。次に、[受信トレイ]タブを選択すると、そこからGmailに受信トレイの5つのレイアウトオプションが表示されます。

デフォルト：これは、Gmailを日付別に整理するための標準形式です。このビューでは、メールが配置されるさまざまなカテゴリを選択できます。これらは画面の上部にタブとして表示され、どのメールがより重要である可能性が高いかを判断するのに役立ちます。
重要な最初：このビューでは、Gmailはどのメールが最も重要であるかを予測し、黄色のマーカーで強調表示して、受信トレイの上部にそれらのメッセージを表示します。重要度の低いメッセージは、画面下部の下部の受信トレイに表示されます。
Unread First：このビューはImportant Firstオプションに似ていますが、受信トレイの上部にはまだ開いていないメッセージが含まれ、受信トレイの下部にはその他すべてが含まれます。
スター付きファースト：スター付きファーストビューでは、受信トレイが2つのフィールドに分割され、トップビューにスター付きのメールのみが表示されます。他のすべては、下の2番目のビューに表示されます。
優先受信トレイ：これは、すべてのビューの組み合わせです。 Gmailは予測分析を使用して、過去のアクションに基づいてやり取りする可能性が最も高いメールを特定します。次に、それらの電子メールをトップビューに配置します。

このシンプルでありながら強力な機能は、2つのタスクを同時に処理します。受信トレイの外観がより整然と見え、重要なメールを二度と見逃すことはありません。

2.高度な検索を使用して受信トレイをクリーンアップします

あまりにも明白ですよね？あなたはこう言うかもしれません。 しかし、すでに受信トレイにあるすべてのものについてどうすればよいですか？ 」受信トレイにバックアップされた約数年間の通信と通知。受信トレイがクリアされていることを確認するために手動でメールを1つずつ確認することは、生産性の向上につながるとは思えません...しかし、もっと良い方法があります。

明らかに、未読またはアーカイブされていないメッセージがたくさんあり、それらをクリーンアップしたいと考えています。最初にこれらのメッセージを並べ替える必要があります。あなたは何ヶ月もそれらの電子メールに触れていないので、それらはおそらくあなたの現在の活動に重要ではないか無関係です。基本的に、何も考えずに削除またはアーカイブできます。 少なくとも1か月前のメッセージを削除すると、新しいメッセージの関連性がさらに高まる可能性があります。これを手動で行うのは面倒です、信じてください。 代わりに、Gmailの高度な検索を使用する必要があります。

Gmailでの検索は非常に柔軟で、同じ条件を満たすすべてのメールを見つけることができます。 1か月前またはそれ以前に受信したメールを検索するには、検索バーに「older_than：1m」と入力します。「1m」は1か月を意味します（念のため2を使用できます）。 「選択」ボタン（チェックボックスのあるボタン）をクリックし、「すべて」を選択します。これにより、最初のページのすべてのメッセージが選択されますが、受信ボックス内のすべてのメッセージを選択する場合は、検索結果の上部にある[この検索に一致するすべての会話を選択してください]をクリックします。これで、すべての古いメッセージをアーカイブまたは削除して、受信トレイをクリーンに保つことができます。

NetHunt CRMのヒント：高度なレコード検索

NetHuntにも同様の高度な検索機能があり、Gmailでの検索を補完します。同じ検索バーを使用して、NetHuntCRMフォルダとレコードを検索できます。検索構文は非常に似ており、フィールドに基づいてレコードを検索およびフィルタリングできます。

3. TouchItOnceメール管理ルール

どのくらいの頻度でメールを開いて読んで…何もしませんか？これは間違いなく私の電子メールの問題点リストのトップです。あなたはあなたの電子メールを開いてそれを読み、あなたは答えを念頭に置いて注意深く考えさえします、そしてそれから…何かがあなたを止め、電子メールはあなたの受信箱にぶら下がっています（時には永遠に！）。

このような場合、「一度タッチする」と呼ばれるもう1つの便利なメール管理ルールがあります。つまり、メールを開いたら、後で待つのではなく、それについて何かをしなければならないということです。必要なものは何でも、返信、アーカイブ、または削除します。受信トレイが乱雑にならないように、何かを実行します。完了する必要のあるタスクの場合は、別の場所（To Doリスト、To Doラベルの貼付、フォローアップの設定など）にメモしてから、アーカイブする必要があります。

メッセージに返信し、手動で行うことなくアーカイブする必要がある場合は、[設定]の[全般]タブで[送信してアーカイブ]ボタンを有効にできます。これで、会話に返信するときに、新しい「送信してアーカイブ」ボタンは、通常の「送信」ボタンの横に表示されます。

4.重要なメッセージに星印を付ける

後で特定のメールに戻ることを忘れないようにする方法の1つは、そのメールを未読としてマークすることです。そのため、後で確認します。もう1つの便利なオプションは、メッセージにスターを付けることです。ワンクリックでこれを行うことができ、後でそれらのメッセージを簡単に見つけてグループ化することができます。それは良いオプションですが、それでもある程度の柔軟性が欠けています。

デフォルトでは、Gmailでは単一の黄色い星を設定できますが、受信トレイに順序を追加するために、より多くの星やその他の記号を有効にすることもできます。 [設定]に移動すると、[全般]タブで、使用可能なスターと記号のオプションを管理できます。

ただし、Gmailのスターには明らかな欠点があります。目的のスターに到達する前に、すべてを循環させる必要があります。さらに組織のレイヤーが必要な場合は、Gmailをスターの色で並べ替える方法はありません。

NetHunt CRMのヒント：フォローアップを使用する

NetHunt CRMのフォローアップは、ネイティブのGmailスターに似ていますが、メールや記録をさらに適切に整理するのに役立ちます。レコードと電子メールに色分けされたフラグを設定でき、NetHuntCRMがそれらのフォローアップを作成します。フォローアップの最も優れた点は、フォローアップの日付を設定できることです。これにより、期限付きのタスクをすばやく作成できます。フォローアップはすべて期日ごとにグループ化され、すべてのタスクはGmailに表示され、サイドバーから簡単にアクセスできます。

5.カスタムラベルを作成します

Gmailにはフォルダがありません。不快な驚き。これは疑問を投げかけます：フォルダなしでGmailの受信トレイをどのように管理できますか？別の方法として、Gmailではラベルを使用することをお勧めします。 メールにタグを付け、整理し、それらのタグを使用してすばやく見つけます。フォルダに対するラベルの主な利点の1つは、電子メールに複数のラベルを付けることができる一方で、複数のフォルダの一部にすることはできないことです。これにより、メッセージがさまざまなカテゴリに分類される場合に、メッセージを簡単に分類できます。

デフォルトでは、Gmailには受信トレイ、下書き、アーカイブなどのいくつかの事前設定されたラベルがあり、左側のサイドバーの他のすべては技術的にはラベルです。それでも、独自のカスタムラベルを作成できます。 [設定]に移動し、[ラベル]タブを開きます。下部で、新しいラベルを作成してサイドバーに追加できます。必要なメッセージにカスタムラベルを割り当てることができます。さらに、これらのラベルが受信トレイに表示されます。これはナビゲーションに最適です。

NetHunt CRMのヒント：フォルダ、レコード、および表示フィールド

NetHunt CRMにフォルダを作成して、レコードのフィールドに電子メールやその他の関連情報を添付したレコードを保存できます。フィールドのデータは、ラベルと同様にメール内に表示できます。静的ラベルとは異なり、このデータは常に最新であり、電子メールのステータスを確認できます。たとえば、受信トレイで販売を管理している場合、NetHuntCRMは連絡先がどのパイプラインステージにあるかを示します。

NetHuntは、顧客関係管理システムであることに加えて、効果的なGmailメールマネージャーです。

6.定期的なメッセージに定型応答を使用する

同じメッセージを別の受信者に送信する必要がある場合がよくあります。毎回一から書くことで時間を無駄にしないでください。テンプレートを作成するか、Googleが呼んでいるように、定型の応答を作成して、すでに作成したものを再利用します。

最も人気のあるGmailの受信トレイ管理のヒントの1つは、[設定]に移動し、[ラボ]タブで[定型応答]を有効にすることです。 Canned Responsesを有効にしてメッセージを作成すると、後で使用するためにそのメッセージに名前を付けて保存することができます。作成ウィンドウの左下隅にある矢印をクリックすると、定型の応答を利用できます。これにより、テンプレートにアクセスできるため、頻繁に使用するメッセージをすばやく送信したり、よくある質問に標準化された回答を提供したりできます。

7.検索可能な電子メールの件名を作成します

Gmailの検索機能は優れていますが、検索クエリとして使用するメッセージについて何も覚えていない場合でも、Gmailの検索機能は役に立ちません。いつでも名前や日付で検索したり、検索フィルターを適用したりできます...それでも、メッセージの詳細を覚えている場合はそうです。電子メールから「記憶」部分を完全に削除し、特に中小企業の電子メール管理を改善するには、毎回機能するシステムを使用する必要があります。

メールの件名は、必要に応じて詳細に作成することをお勧めします。メールで販売を管理している場合は、「はじめまして」や「オファーのフォローアップ」などの件名のメッセージを送信しないでください。これらは無関係でスパムのように見える可能性があるだけでなく、組織の実体。

連絡する理由をできるだけ明確に述べてください。「2016年10月21日にJスミスと特別オファーについて会う」のようなテーマでは、すべてがすぐに説明され、少なくともトピック、日付、または人物を覚えているので検索が簡単になり、検索が簡単になります。 Gmailがすぐに正しいメッセージを提案しない場合は、メールのリストに表示されます。

ちなみに、NetHuntでは、件名に基づいて関連するレコードに簡単にリンクできるため、関連する電子メールを見失うことはありません。

最終決定

平均的な人は1日に約120通の電子メールを受信するので、私たちの受信トレイの多くは少し片付ければできると言っても過言ではありません。ラベル付け、主演、並べ替え、無視のいずれの場合でも、虎の巻に従ってまとめてください。

結局のところ、あなたは彼らが言うことを知っています：きれいな受信箱は幸せな受信箱です。