7 consejos esenciales para administrar los correos electrónicos de manera efectiva

La mayoría de la gente cree que Gmail es genial tal como es. Hace lo que dice en la lata: comunicación simplificada, almacenamiento de mensajes y tal vez el chat o la llamada ocasional de Hangouts. Todo está integrado para ahorrarle tiempo y energía. Pero si usted es un usuario avanzado, donde tiene cinco cuentas y maneja su negocio a través de Gmail, su bandeja de entrada puede convertirse en un asesino de la productividad .

Revisar los correos electrónicos, determinar qué hacer con ellos y, de hecho, lidiar con ellos lleva horas. La terrible verdad es que una vez que te detienes, toma alrededor de 23 minutos recuperar tu enfoque (Fuente: WSJ). Debe evitar esto manteniendo su bandeja de entrada organizada y despejada.

Pero bueno, ¡no necesitas reinventar la rueda! NetHunt siempre está aquí para ayudarte. Hemos reunido siete excelentes consejos para usar los correos electrónicos de manera efectiva y estar al tanto de su bandeja de entrada.

1. Seleccione un diseño

A todos nos gusta priorizar las cosas y los correos electrónicos no son una excepción. Seleccionar su diseño preferido debería ser su primer paso para organizar su Gmail. Simplemente haga clic en el símbolo de la rueda dentada en la esquina superior derecha y seleccione "Configuración". Luego elija la pestaña "Bandeja de entrada" y, desde allí, Gmail le ofrece cinco opciones de diseño para su bandeja de entrada:

• Predeterminado: este es el formato estándar que organiza su Gmail por fecha. En esta vista, puede seleccionar diferentes categorías en las que se colocan sus correos electrónicos. Aparecen como pestañas en la parte superior de la pantalla y pueden ser útiles para determinar cuáles de sus correos electrónicos tienen más probabilidades de ser más importantes.
• Importante primero: en esta vista, Gmail intenta predecir qué correos electrónicos son los más importantes y los resalta con un marcador amarillo, mostrando esos mensajes en la parte superior de una bandeja de entrada. Sus mensajes menos importantes se muestran en la bandeja de entrada inferior, hacia la parte inferior de su pantalla.
• No leídos primero: esta vista es similar a la opción Importante primero, sin embargo, la parte superior de su bandeja de entrada incluye los mensajes que aún no ha abierto, mientras que la parte inferior de su bandeja de entrada incluye todo lo demás.
• Destacado primero: la vista Destacado primero también divide su bandeja de entrada en dos campos y muestra solo los correos electrónicos que ha destacado en la vista superior. Todo lo demás aparece en la segunda vista a continuación.
• Bandeja de entrada prioritaria: esta es una combinación de todas las vistas. Gmail utiliza un análisis predictivo para determinar con qué correos electrónicos es más probable que interactúes en función de acciones pasadas. Luego coloca esos correos electrónicos en la vista superior.

Esta característica simple pero poderosa hace frente a dos tareas a la vez. Hace que la apariencia de su bandeja de entrada se vea más ordenada y nunca más le permite perder un correo electrónico importante.

2. Limpia tu bandeja de entrada usando la Búsqueda Avanzada

Demasiado obvio, ¿verdad? Usted podría decir: “ ¡Gran consejo! Pero, ¿qué debo hacer con todo lo que ya está en mi bandeja de entrada? ” sobre varios años de comunicación y notificaciones respaldadas en su bandeja de entrada. Revisar manualmente los correos electrónicos uno por uno para ver que tu bandeja de entrada está vacía no parece una acción para mejorar mi productividad... ¡Pero hay una mejor manera!

Evidentemente, tiene muchos mensajes sin leer o sin archivar y desea limpiarlos. Tendrás que ordenar estos mensajes primero. Como no ha tocado esos correos electrónicos durante meses, probablemente no sean importantes o sean irrelevantes para sus actividades actuales. Básicamente, puede eliminarlos o archivarlos sin pensarlo dos veces. Quite los mensajes que tengan al menos un mes de antigüedad ; los mensajes más nuevos pueden ser aún más relevantes. Hacer esto manualmente sería una tarea, créanos. ¡Debería usar la búsqueda avanzada de Gmail, en su lugar!

La búsqueda en Gmail es muy flexible, lo que le permite encontrar todos los correos electrónicos que cumplan con los mismos criterios. Puede encontrar correos electrónicos que haya recibido hace un mes o antes ingresando "mayor_de: 1m" en la barra de búsqueda, donde "1m" significa un mes (puede elegir 2 solo para estar seguro). Haga clic en el botón "Seleccionar" (el que tiene una casilla de verificación) y seleccione "Todos". Esto seleccionará todos los mensajes en la primera página, pero si desea seleccionar todos los mensajes en la bandeja de entrada, haga clic en "Seleccionar todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda" en la parte superior del resultado de la búsqueda. Ahora puede archivar o eliminar todos los mensajes antiguos y mantener limpia su bandeja de entrada.

Sugerencia de NetHunt CRM: búsqueda avanzada de registros

NetHunt tiene una función de búsqueda avanzada similar, que complementa la búsqueda en Gmail. Puede buscar en las carpetas y registros de NetHunt CRM utilizando la misma barra de búsqueda. La sintaxis de búsqueda es muy similar, lo que le permite buscar y filtrar registros en función de los campos.

3. Regla de administración de correo electrónico Touch It Once

¿Con qué frecuencia abre un correo electrónico, lo lee y... no hace nada al respecto? Esto, sin duda, encabeza mi lista de puntos débiles de correo electrónico. Abres tu correo electrónico, lo lees, incluso consideras cuidadosamente la respuesta en mente y luego… algo te detiene y el correo electrónico permanece colgado en tu bandeja de entrada (¡a veces para siempre!).

Para tales casos, existe otra regla de administración de correo electrónico útil conocida como " tócalo una vez ". Significa que una vez que haya abierto un correo electrónico, DEBE hacer algo al respecto , en lugar de esperar hasta más tarde. Lo que quieras, responde, archívalo o bórralo; haz algo para que no sature tu bandeja de entrada. Si es una tarea que debe completarse, debe anotarla en otro lugar (su lista de tareas pendientes, ponerle una etiqueta de tareas pendientes, establecer un seguimiento, etc.) y luego archivarla.

En cuanto a las veces que has respondido a un mensaje y necesitas archivarlos sin tener que hacerlo manualmente, puedes habilitar el botón "Enviar y archivar" en la pestaña General de la Configuración y ahora, al responder a una conversación, un nuevo El botón "Enviar y archivar" aparecerá junto al habitual "Enviar".

4. Marca los mensajes importantes con estrellas

Una de las formas de recordar volver a un determinado correo electrónico más tarde es marcarlo como no leído, para que lo revise más tarde. Otra opción más conveniente es destacar un mensaje. Puede hacerlo con un solo clic y le permitirá encontrar y agrupar fácilmente esos mensajes más adelante. Si bien es una buena opción, todavía carece de cierta flexibilidad.

De manera predeterminada, Gmail le permite configurar una sola estrella amarilla, pero también puede habilitar más estrellas y otros símbolos para agregar más orden a su bandeja de entrada. Vaya a Configuración y, en la pestaña General, puede administrar las opciones de estrellas y símbolos disponibles allí.

Pero las estrellas de Gmail tienen desventajas obvias: tendrá que recorrerlas todas antes de llegar a la que desea, y no hay forma de hacer que Gmail clasifique por color de estrella si desea una capa adicional de organización.

Sugerencia de NetHunt CRM: use seguimientos

Los seguimientos en NetHunt CRM son similares a las estrellas nativas de Gmail, pero lo ayudan a organizar los correos electrónicos y los registros aún mejor . Puede establecer banderas codificadas por colores para registros y correos electrónicos y NetHunt CRM creará un seguimiento para ellos. Lo mejor de los seguimientos es que puede establecer una fecha para ellos, lo que le permite crear rápidamente tareas con fechas de vencimiento. Todos los seguimientos están agrupados por fechas de vencimiento y todas las tareas se muestran en su Gmail y se accede fácilmente a ellas en la barra lateral.

5. Crea etiquetas personalizadas

Gmail no tiene carpetas; una sorpresa desagradable. Esto plantea una pregunta: ¿cómo se puede administrar una bandeja de entrada de Gmail sin carpetas? Como alternativa, Gmail sugiere que uses etiquetas. Etiquete correos electrónicos, organícelos y encuéntrelos más rápido con esas etiquetas. Una de las principales ventajas de las etiquetas sobre las carpetas es que un correo electrónico puede tener varias etiquetas, mientras que no puede formar parte de varias carpetas. Esto facilita la categorización de los mensajes cuando pertenecen a diferentes categorías.

De forma predeterminada, Gmail tiene varias etiquetas preconfiguradas, como bandeja de entrada, borradores, archivado y todo lo demás en la barra lateral izquierda son, técnicamente, etiquetas. Aún así, puedes crear tus propias etiquetas personalizadas . Vaya a Configuración y abra la pestaña Etiquetas. En la parte inferior, puede crear una nueva etiqueta y agregarla a la barra lateral. Te permitirá asignar etiquetas personalizadas a cualquier mensaje que necesites. Además, verá esas etiquetas en la bandeja de entrada, lo cual es excelente para la navegación.

Sugerencia de NetHunt CRM: carpetas, registros y campos de visualización

Puede crear carpetas en NetHunt CRM que almacenen registros con correos electrónicos y otra información relevante adjunta en los campos del registro. Los datos de los campos se pueden mostrar dentro de los correos electrónicos de forma similar a las etiquetas. A diferencia de las etiquetas estáticas, estos datos siempre están actualizados , lo que le permite verificar el estado de los correos electrónicos. Por ejemplo, si está administrando las ventas en su bandeja de entrada, NetHunt CRM le mostrará en qué etapa de canalización se encuentra el contacto.

NetHunt es un administrador de correo electrónico de Gmail eficaz además de ser un sistema de gestión de relaciones con los clientes.

6. Use respuestas enlatadas para mensajes recurrentes

A menudo, hay momentos en los que necesita enviar el mismo mensaje a diferentes destinatarios. No debe perder el tiempo escribiéndolo desde cero cada vez. Reutilice lo que ya ha escrito creando una plantilla o, como lo llama Google, una respuesta enlatada.

Uno de los consejos de administración de la bandeja de entrada de Gmail más populares es ir a Configuración y, en la pestaña Labs, habilitar Respuestas enlatadas. Una vez que haya habilitado las respuestas almacenadas y haya redactado un mensaje, podrá nombrar y guardar ese mensaje para usarlo más adelante. Las respuestas enlatadas están disponibles haciendo clic en la flecha en la esquina inferior izquierda de la ventana Redactar. Esto le da acceso a plantillas , lo que le permite enviar rápidamente mensajes de uso frecuente o proporcionar respuestas estandarizadas a preguntas frecuentes.

7. Cree asuntos de correo electrónico que se puedan buscar

A pesar de lo buenas que son las capacidades de búsqueda de Gmail, incluso no pueden ayudarlo si no recuerda nada sobre el mensaje para usar como consulta de búsqueda. Siempre puedes intentar buscar por nombre, fecha o aplicar filtros de búsqueda... pero aún así, eso es si recuerdas algunos detalles sobre el mensaje. Para eliminar por completo la parte de "recordar" de sus correos electrónicos, y para mejorar especialmente la administración de correo electrónico para pequeñas empresas, debe usar un sistema que funcione para usted en todo momento.

Siempre es mejor redactar líneas de asunto tan detalladas para los correos electrónicos como sea apropiado . Si está administrando ventas a través de correo electrónico, no envíe mensajes con líneas de asunto como "encantado de conocerlo" o "seguimiento de la oferta", no solo porque son irrelevantes y pueden parecer spam, sino también porque no llevan sustancia organizativa.

Indique siempre el motivo de contacto con la mayor claridad posible. Un tema como "Reunión con J Smith el 21 de octubre de 2016 sobre la oferta especial" explica todo de inmediato y es más fácil de buscar porque recordará al menos el tema, la fecha o una persona y facilitará la búsqueda. en la lista de correos electrónicos si Gmail no sugiere inmediatamente el mensaje correcto.

Por cierto, en NetHunt nunca perderá de vista un correo electrónico relevante, ya que se vinculan fácilmente a registros relevantes según sus líneas de asunto.

última palabra

Dado que la persona promedio recibe alrededor de 120 correos electrónicos al día, es justo decir que muchas de nuestras bandejas de entrada podrían necesitar un poco de orden. Ya sea que esté etiquetando, protagonizando, clasificando o ignorando, siga nuestra hoja de trucos y consígalo.

Después de todo, ya sabes lo que dicen: una bandeja de entrada limpia es una bandeja de entrada feliz.