有效管理电子邮件的 7 个基本技巧

大多数人认为 Gmail 本身就很棒。 它做到了它在锡上所说的：简化的通信、消息存储，以及偶尔的环聊聊天或通话。 一切都是内置的，可以节省您的时间和精力。 但是，如果您是高级用户，拥有大约五个帐户并通过 Gmail 开展业务，那么您的收件箱可能会变成生产力杀手。

筛选电子邮件、确定如何处理它们并实际处理它们最终需要数小时。 可怕的事实是，一旦你停下来，大约需要 23 分钟才能重新集中注意力（来源：华尔街日报）。 您需要通过保持收件箱井井有条来防止这种情况发生。

但是，嘿，你不需要重新发明轮子！ NetHunt 随时为您提供帮助。 我们收集了七个有效使用电子邮件和掌握收件箱的重要技巧。

1. 选择布局

我们都喜欢优先处理事情，电子邮件也不例外。 选择您喜欢的布局应该是您整理 Gmail 的第一步。 只需单击右上角的齿轮符号，然后选择“设置”。 然后选择“收件箱”标签，Gmail 会从那里为您的收件箱提供五个布局选项：

• 默认值：这是按日期组织 Gmail 的标准格式。 在此视图中，您可以选择放置电子邮件的不同类别。 它们显示为屏幕顶部的选项卡，有助于确定哪些电子邮件最有可能更重要。
• 重要第一：在此视图中，Gmail 会尝试预测哪些电子邮件最重要，并用黄色标记突出显示它们，将这些邮件显示在收件箱顶部。 不太重要的消息显示在收件箱下方，靠近屏幕底部。
• 未读优先：此视图类似于“重要优先”选项，但是，收件箱顶部包含您尚未打开的邮件，而收件箱底部包含其他所有内容。
• 已加星标： “已加星标”视图还将您的收件箱分成两个字段，并仅在顶部视图中显示您已加星标的电子邮件。 其他所有内容都显示在下面的第二个视图中。
• 优先收件箱：这是所有视图的组合。 Gmail 使用预测分析来根据过去的操作确定您最有可能与哪些电子邮件进行交互。 然后它将这些电子邮件放入顶视图。

这个简单而强大的功能可以同时处理两个任务。 它使您的收件箱外观看起来更有条理，再也不会让您错过重要的电子邮件。

2. 使用高级搜索清理收件箱

太明显了吧？ 你可能会说：“好建议！ 但是我应该如何处理我收件箱中已经存在的所有内容？ ” 大约在您的收件箱中备份了几年的通信和通知。 手动逐一查看电子邮件以查看您的收件箱已清除似乎不是提高我的生产力的操作......但是有更好的方法！

您显然有大量未读或未归档的消息，并且想要清理它们。 您必须先对这些消息进行排序。 由于您已经有几个月没有接触过这些电子邮件，因此它们可能与您当前的活动无关紧要或无关。 基本上，您可以毫不犹豫地删除或归档它们。 删除至少一个月前的消息，较新的消息可能更相关。 相信我们，手动执行此操作将是一件苦差事。 您应该改用Gmail 高级搜索！

Gmail 中的搜索非常灵活，可让您找到所有符合相同条件的电子邮件。 您可以通过在搜索栏中输入“older_than:1m”来查找一个月前或更早收到的电子邮件，其中“1m”表示一个月（您可以选择 2 来确定）。 单击“选择”按钮（带有复选框的按钮）并选择“全部”。 这将选择第一页上的所有邮件，但如果您想选择收件箱中的所有邮件，请单击搜索结果顶部的“选择与此搜索匹配的所有对话” 。 现在，您可以归档或删除每条旧邮件并保持收件箱清洁。

NetHunt CRM 提示：高级记录搜索

NetHunt 具有类似的高级搜索功能，是对 Gmail 搜索的补充。 您可以使用相同的搜索栏搜索 NetHunt CRM 文件夹和记录。 搜索语法非常相似，允许您根据字段查找和过滤记录。

3. Touch It Once 邮件管理规则

你多久打开一次电子邮件，阅读它，然后……什么都不做？ 这无疑在我的电子邮件痛点列表中名列前茅。 你打开你的电子邮件，阅读它，你甚至仔细考虑了答案，然后……有些东西阻止了你，电子邮件仍然挂在你的收件箱中（有时永远！）。

对于这种情况，还有另一个有用的电子邮件管理规则，称为“ touch it once ”。 这意味着一旦你打开了一封电子邮件，你必须对它做点什么，而不是等到以后。 无论您想要什么，都可以回复、归档或删除它——做一些事情，以免它弄乱您的收件箱。 如果这是一项需要完成的任务，您需要在其他地方记下它（您的待办事项清单，在上面贴上待办事项标签，设置后续行动等），然后将其归档。

至于您已回复消息并需要存档而无需手动执行的时间，您可以在“设置”的“常规”选项卡中启用“发送和存档”按钮，现在，在回复对话时，一个新的“发送和存档”按钮将出现在通常的“发送”按钮旁边。

4. 用星号标记重要消息

记住稍后回复某封电子邮件的一种方法是将其标记为未读，以便您稍后查看。 另一个更方便的选择是给消息加星标。 您可以一键完成，以后可以轻松查找和分组这些消息。 虽然这是一个不错的选择，但它仍然缺乏一些灵活性。

默认情况下，Gmail 允许您设置一个黄色星号，但您也可以启用更多星号和其他符号以向收件箱添加更多订单。 转到设置，然后在常规选项卡下，您可以在那里管理可用的星号和符号选项。

但是，Gmail 星标也有明显的缺点：在找到所需的星号之前，您必须循环查看所有星标，如果您想要额外的组织层，则无法让 Gmail 按星标颜色排序。

NetHunt CRM 提示：使用跟进

NetHunt CRM 中的跟进类似于原生的 Gmail 星标，但可以帮助您更好地组织电子邮件和记录。 您可以为记录和电子邮件设置彩色标记，NetHunt CRM 将为它们创建后续跟踪。 跟进最酷的地方在于您可以为它们设置日期，让您快速创建具有截止日期的任务。 后续行动均按截止日期分组，所有任务都显示在您的 Gmail 中，并可在侧边栏中轻松访问。

5. 创建自定义标签

Gmail 没有文件夹； 一个不愉快的惊喜。 这就提出了一个问题：如何管理没有文件夹的 Gmail 收件箱？ 作为替代方案，Gmail 建议您使用标签。 使用这些标签标记电子邮件、组织和更快地找到它们。 标签相对于文件夹的一个主要优点是，一封电子邮件可以有多个标签，但它不能是多个文件夹的一部分。 这使得在消息属于不同类别时更容易对它们进行分类。

默认情况下，Gmail 有几个预配置的标签，例如收件箱、草稿、存档，左侧边栏中的所有其他内容在技术上都是标签。 不过，您可以创建自己的自定义标签。 转到设置并打开标签选项卡。 在底部，您可以创建一个新标签并将其添加到侧边栏。 它允许您将自定义标签分配给您需要的任何消息。 此外，您会在收件箱中看到这些标签，非常适合导航。

NetHunt CRM 提示：文件夹、记录和显示字段

您可以在 NetHunt CRM 中创建文件夹，用于存储记录以及在记录字段中附加的电子邮件和其他相关信息。 来自字段的数据可以显示在类似于标签的电子邮件中。 与静态标签不同，此数据始终是最新的，可让您检查电子邮件的状态。 例如，如果您在收件箱中管理销售，NetHunt CRM 将向您显示联系人处于哪个管道阶段。

NetHunt 除了是一个客户关系管理系统外，还是一个有效的 Gmail 电子邮件管理器。

6. 对重复消息使用预设回复

很多时候，您需要将相同的消息发送给不同的收件人。 您不应该每次都从头开始编写它来浪费您的时间。 通过制作模板或谷歌所说的预制回复来重用您已经编写的内容。

最受欢迎的 Gmail 收件箱管理技巧之一是转到“设置”，然后在“实验室”选项卡下启用预设回复。 启用预设回复并撰写消息后，您就可以命名并保存该消息以供日后使用。 单击“撰写”窗口左下角的箭头可以使用预设回复。 这使您可以访问模板，使您可以快速发送常用消息或为常见问题提供标准化答案。

7. 创建可搜索的电子邮件主题

与 Gmail 的搜索功能一样好，如果您不记得用作搜索查询的邮件的任何内容，即使它们也无法提供帮助。 您可以随时尝试按名称、日期或应用搜索过滤器进行搜索……但前提是您还记得有关邮件的一些详细信息。 要彻底删除电子邮件中的“记忆”部分，特别是改善小型企业的电子邮件管理，您需要使用一个每次都能为您工作的系统。

为电子邮件撰写适当的详细主题行总是更好。 如果您通过电子邮件管理销售，请不要发送带有“很高兴认识您”或“跟进报价”等主题的消息，不仅因为它们无关紧要并且可能看起来像垃圾邮件，而且因为它们没有组织实质。

始终尽可能清楚地说明联系的原因。 诸如“2016 年 10 月 21 日与 J Smith 就特别优惠会面”之类的主题会立即解释所有内容，并且更容易搜索，因为您至少会记住主题、日期或人，这样搜索起来会更容易如果 Gmail 没有立即建议正确的邮件，则在电子邮件列表中。

顺便说一句，在 NetHunt 中，您永远不会忘记相关电子邮件，因为它们很容易根据主题行链接到相关记录。

最后说

由于普通人每天会收到大约 120 封电子邮件，因此可以公平地说，我们的很多收件箱只需稍微整理一下即可。 无论您是贴标签、加注星标、排序还是忽略，请按照我们的备忘单进行整理。

毕竟，你知道他们怎么说：一个干净的收件箱是一个快乐的收件箱。